簡介
科技管理信息化所謂科技管理信息化，是指：科技管理信息化之：速度與成本 信息化的產出有很多，直接產出包括工作效率、管理水平、監管力度、全過程管理、由重前期立項向重全過程管理轉變、提高科研經費使用效率、提高領導決策的數位化水平，間接產出包括促進創新能力的提高、促進科技成果的產生和轉化，從而提高經濟社會發展水平，最終有利於促進和諧社會建設。提高科技管理信息化的產出的一個重要手段就是採用“第四代柔性科技管理系統”（詳見筆者的另一篇文章《科技項目管理系統進入第四代》）。
科技管理信息化的投入有四種：資金、時間、受影響的其他工作、重複投入。 無論是作為科研項目還是財政撥款，科技行政部門都要為信息化支出資金。各地在信息化方面的資金投入差別很大，根據信息化的模式不同，投入從幾萬到幾千萬的都有。
但科技管理信息化投入最大的部分還不是直接資金，而是時間投入。時間是有成本的，而當信息化占有的時間是各級領導和專家的時間時，這個時間成本尤其高。如一個科技廳的信息化會涉及到科技廳的政府公務人員50～100人，涉及到相關評審評估專家等100～300人，其中這些投入包括調研時間、方案製作時間、選擇信息化提供商的時間、信息化過程管理協調溝通時間、使用學習時間等，從開始調研到信息化成功一般會用1年到3年時間，想想這是多么大的投入！
由於在信息化期間，相關人員需要投入大量時間在信息化工作上，他們的本職工作並未減少，因此加班加點成為家常便飯，即便如此，原工作也會受到很大影響，這也是信息化的成本。
詳細信息
由於信息化規劃不當，造成了很多重複投入，比如我們常看到一個科技廳同時使用著很多用於不同業務的軟體系統，還有的單位信息化失敗進行第二次信息化等。隨著信息技術的發展，這種重複投入也會越來越少。（詳見筆者的另一篇文章《加大力度，推進科技管理信息化建設》）。在資金、時間、受影響的其它工作、重複投入中，一直以來未被關注的“時間”因素，是科技管理信息化最大的投入。因此，降低科技管理信息化成本的主要措施應是減少時間投入。那么如何減少時間投入呢？解決方案是：在確保成功的前提下，加快信息化速度。如果信息化時間從1～3年減少到3～6個月，信息化成本會減少多少？在前幾年，信息化是一個必須浪費很多時間才能做好的事情；而現在，快速信息化已經成為現實了！
如何實現快速信息化？答案在以下三個方面：
減少從啟動到系統上線時間：通過對成熟產品的個性化實施而非項目定製開發實現；
減少新業務信息化時間：通過在已上線產品上進行柔性實施而非另行開發實現；
減少系統維護升級時間：通過柔性的系統升級而非另行開發實現；
減少從項目啟動到系統上線時間可以顯著降低信息化時間成本。傳統模式下，無論是調研還是方案製作、無論是需求分析還是系統開發、無論是系統試用完善還是學習使用，都會占用科技行政部門大量時間。由於第四代柔性科技管理系統---開普捷報---的出現，這個時間可以大大降低了。這種模式是基於一個柔性的科技管理平台軟體，根據不同科技行政部門的實際需要，進行個性化的配置，一般科技信息化的時間不超過3個月，顯著節約了科技管理信息化時間。這種模式節約信息化時間的關鍵在於，系統不是從零進行程式開發，而是基於成熟的專門的科技管理平台，進行柔性的實施配置，在一個平台上配置出各種滿足實際需要的科技管理系統，簡單實用高效，國內多個科技行政部門已經有了成功的實踐經驗。
減少新業務信息化時間有利於科技管理系統的深入套用。科技管理業務，隨著經濟社會的快速發展，會經常變動，比如有的地方加大對專利申請的支持力度，有的地方重點支持循環經濟領域的科技成果產業化等等。傳統的方式，是當有新的科技業務出現時，便重新立項研發一套新的科技管理系統。這造成了很多信息孤島，影響了綜合管理，甚至有時會制約科技管理改革和降低管理效率。很多科技行政部門同時運行著多套科技業務管理軟體就屬於這種情況。基於上述專門的“開普捷報”科技管理平台，可以隨時方便的配置各種新業務，不需再開發新系統，而是所有套用系統都基於一個平台運行，信息孤島不見了，信息化的優勢得以充分體現，新業務信息化的時間成本也大大降低。
減少系統維護升級時間有利於科技管理系統的持續使用。由於科技業務的變化導致原有系統不適用後，傳統的處理方式是請原軟體開發單位進行升級開發，有時無法通過升級開發滿足就進行系統“換代”，即另行開發一個新系統。每隔幾年就進行系統換代是前些年科技管理系統的另一個特徵。因為國內已經有專門的科技管理平台提供商，他們會每年升級科技管理平台，科技行政部門就可以“年年使用新系統”，就像我們使用的windows從win31到win95，再到win98、win2000、win2003一樣，“開普捷報”科技管理系統也會與時俱進，逐年升級。這種平台升級對科技行政部門的時間占用很少，可以大大降低系統維護升級時間。
通過以上三種措施，可以有效降低50％～80％的科技管理信息化過程中的時間成本，大大提高信息化建設速度和見效速度。同時，這些措施也減少了信息化期間由於工作量大而對其它工作造成的不利影響；並由於採用這些措施後信息化成功率高而不用再重複建設，節約下了重複投資的成本；直接經費投入也會相應降低。
總之，科技管理信息化的成本，除資金成本外，主要是時間成本。降低科技管理信息化的時間成本，關鍵是採用快速信息化的模式，大大降低信息化系統的上線時間、新業務適應時間和系統維護升級時間。時間成本的有效降低，也可直接節約其它三種科技管理信息化成本。
