意義
水泥行業屬於主要建築原材料製造業，產量大，銷售業務量大，單靠人為的控制措施，容易出現漏洞，出錯率高，管理起來難度大。電子信息化銷售管理系統，基於信息共享，多部門共同參與管理並相互監督，在保證安全的前提下，使發貨效率大幅度提高，工作出錯率大大減少，同時能及時、準確、方便、快捷地為企業獲得各種信息，以便公司高層隨時掌握企業的運營狀況，做出快速準確的決策。企業信息化管理是現代企業管理的一個必然趨勢。
匯德佳智慧卡管理系統一方面是引入了現代比表成熟的銀行式賬戶管理經驗，為客戶建立資金賬戶，方便客戶交款和提貨。另一方面在發貨流程中的相關部門通過刷卡錄入提貨信息，更快捷、準確，並且形成一環扣一環的流程操作，使各部門相互監督，大大降低了貨物被盜的風險。
具體操作
宗旨該系統建立在以安全為前提條件下，具體如下： 安全、客戶滿意、操作便利。
安全包括杜絕貨物被盜、貨物質量隱患、財務資金風險等。
客戶滿意指在客戶提貨過程中方便快捷，滿意度高，但前提條件是必須確保以上安全性。
值班人員操作便利是指只有在滿足以上兩個條件後才能考慮職工操作的滿意度，即為了方便客戶，可能需要麻煩我們自己。
在考慮安全問題之後，匯德佳儘可能的達到客戶和我們操作方面的滿意程度。只要客戶提出的要求不影響安全問題，就完全滿足；只要我們操作人員的要求既不影響安全問題，又不影響客戶滿意度，我們就滿足。
一、 袋裝水泥 1、 客戶到開票室開提貨單處簽字開戶（可以同時辦理磁卡），到財務收款處往賬戶里交納貨款，回開提貨單處刷卡辦理提貨手續（一式四聯，存根、裝車、出門證、簽收）。若客戶貨款用完後，可以直接到財務原賬戶續交貨款繼續提貨。
2、 客戶提貨車輛憑提貨單直接進廠上磅刷卡過皮重，然後到站台排隊刷卡裝貨。若同一輛車在24小時內第二次進廠提貨，可以憑提貨單直接到站台排隊刷卡裝車。
3、 車輛裝完後到磅房刷卡過毛重（不出磅單），同時可以列印合格證和檢驗報告。若淨重與開票噸數在誤差範圍內，憑提貨出門證聯刷卡出廠。（門衛在車輛出廠時必須刷卡，這是貨物防盜的最重要環節，必不可少。）
4、 契約客戶的貨物簽收單要及時返回。
二、 散裝水泥
1、 客戶到開票室開提貨單處開戶（可以同時辦理磁卡），到財務收款處往賬戶里交納貨款，回開提貨單處刷卡辦理散裝提貨手續（一式二聯，存根、裝車）。
2、 客戶提貨車輛憑提貨單直接進廠上磅刷卡過皮重，然後到站台排隊刷卡裝貨。
3、 車輛裝完後到磅房刷卡過毛重，列印磅單（一式五聯，存根、出門證、簽收、客戶留存、司機留存），同時可以列印合格證和檢驗報告。然後憑出門證聯刷卡出廠。
一、 財務結算
1、 契約管理
負責在系統中錄入契約，負責價格變動時更新契約價格和調整客戶餘款價格。
2、 結算管理
負責開具客戶發票，並準確錄入提貨系統，確保開具實際發票與提貨系統錄入發票的一致性。負責每月核對提貨系統客戶結算數量和金額與出具發票的數量和金額的一致性。
二、 財務收款
負責收繳客戶貨款，為客戶列印收據，準確把客戶貨款金額錄入提貨系統賬戶。每日核對當天客戶所交貨款與錄入提貨系統該客戶賬戶金額是否一致(包括現金、各類電匯及承兌等匯票、抵賬貨款、借貨信用度等)。客戶信用錄入時準確錄入還款時間，信用到期後若客戶未按時還款，必須憑新批示的借貨額度或信用延期手續方可增加信用額度或另續信用期限。客戶按時還款後必須及時消除信用。
三、 開提貨單
為客戶介紹提貨流程，依據契約價格為客戶設立賬戶（開戶人須簽字認可），辦理提貨磁卡，開具提貨單據（監查客戶提貨價格是否正確），回收契約類客戶簽收單並核對回單是否全部收回，登記客戶發貨台賬。負責協調客戶在提貨流程當中出現的各種問題，對於不能解決的要及時反映給主管領導。與站台、門衛核對當日發貨數量，以簽字單據為準。負責為相關部門和領導出具日報表。
負責每月與財務核對提貨系統客戶結算數量和金額與出具發票的數量和金額的一致性。
四、 門衛
憑提貨單放行車輛進廠（不刷卡），對所有出廠車輛必須進行三對照並確認信息一致後方可刷卡放行，具體為負責核對經過站台和磅房同時簽字的出門證單據信息、刷卡調出的電腦系統數據信息、實際出廠的車輛車號和所裝貨物三方面信息是否一致。與開提貨單處核對每日發貨量，以簽字單據為準。特別散裝罐車空車出廠必須由磅房確認後方可放行。
五、 磅房
為散裝水泥車輛出具磅單，核對袋裝水泥淨重與開票噸數是否在誤差允許範圍之內（對超出範圍放行的車輛記錄顯示紅色，以便監察部門查原因）。必須進行三對照並確認信息一致後方可刷卡過磅，具體為負責核對提貨單據信息（重車須有站台人員簽字）、刷卡調出的電腦系統數據信息、實際過磅的車輛車號三方面信息是否一致。關注皮重報警（皮重按月求均值與其比較），有異常會有語音報警，當班人員必須做出處理記錄）。夜班為客戶出具合格證和檢驗報告。
六、 站台
負責車輛秩序的維持，必須進行三對照並確認信息一致後方可簽字裝車，具體為負責核對提貨單據信息（關鍵是品種）、刷卡調出的電腦系統數據信息、實際車輛車號三方面信息是否一致。負責準確錄入提貨水泥編號。負責與開票室核對當日發貨數量和庫存。負責當日發貨台帳的登記。
七、 開檢驗報告
負責為客戶出具合格證和檢驗報告。
1、水泥貨物防盜安全方面 門衛在車輛出廠時，必須刷卡並核對經過站台和磅房同時簽字的出門證單據信息、刷卡調出的電腦系統數據信息、實際出廠的車輛車號及所裝貨物三方面信息是否一致。散裝罐車空車出廠必須經過磅房過磅確認。另外必須配備24小時高清錄像監控設備。此制度需儘快執行。
2、水泥貨物質量安全方面 磅房關注散裝車輛皮重偏差報警，杜絕散裝罐車內遺留其它貨物而引起的質量問題。站台準確核對完品種後裝車，防止發錯品種（站台裝車口應掛有發貨品種標示牌）。
3、水泥貨物資金安全方面 財務收款每日核對當天客戶所交貨款與錄入提貨系統該客戶賬戶金額是否一致（特別是信用的錄入和消除）。客戶借貨信用額度和期限的準確錄入和消除。財務結算人員每月核對提貨系統客戶結算數量和金額與實際出具發票的數量和金額的一致性（此環節決不能省）。
