標準條款-4.4.5檔案控制
應對標準和管理體系所要求的檔案進行控制。記錄是一種特殊類型的檔案，
組織應建立、實施並保持一個或多個程式，以規定；
a) 在檔案發布前進行審批，確保其充分性和適宜性；
b) 必要時對檔案進行評審和更新，並重新審批；
c) 確保對檔案的更改和現行修訂狀態做出標識；
d) 確保在使用處能得到適用檔案的有關版本；
e) 確保檔案字跡清楚，易於識別；
f) 確保對策劃和運行環境管理體系所需的外來檔案做出標識，並對其發放予以控制；
g) 防止對過期檔案的非預期使用。如須將其保留，要做出適當的標識。
檔案控制程式舉例
一、檔案收發處理程式
公文辦理包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發、繕印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程式。公文處理必須做到準確、及時、安全、統一。公文由總經理辦統一收發、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。
（一）收文處理
1、對收到的各級各類外來的公司檔案，由公司總經理辦秘書負責收拆、登記、初審、送簽、清退和保管；總經理的收文，由公司總經理辦公室簽收；公司領導的親自收件，一律交收件人親自處理；
2、對公司的收文要進行詳細登記《來文處理箋》，主要包括來文機關、來文標題、送簽領導、擬辦意見等。
3、對需要辦理的公文，由公司總經理辦填寫《來文處理箋》，由辦公室主任提出意見後，送總經理簽批。總經理辦按照總經理的批示做好辦理工作，要求各部門均實行公文催辦制度，負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應做到件件有落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。
4、對只需閱知的公文，由公司總經理辦填寫《來文處理箋》，送總經理、副總經理及有關人員閱知；
5、各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規定期限迅速辦理，不得拖延積壓；
6、總經理辦負責收集國家、相關行業法規以及最新版本的標準，統一編號，裝訂成冊，分發至相關部門使用；
7、公文辦完後，應根據文書立卷、歸檔的有關規定，及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷。當年檔案應於第二年第二季度移交完畢，個人不得私自保存應當存檔的公文；
8、沒有存查必要的公文，經過鑑別和主管領導批准，由總經理辦檔案部門定期銷毀。
（二）發文處理
1、對以公司名義外發的檔案，由公司總經理辦主任擬稿、審核。審核的主要內容：是否符合黨和政府的方針、政策；是否符合文字規範；是否符合公文格式；提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；涉及其它部門、地區的問題是否協調一致；審批手續是否符合要求；文字是否正確地反映了原來的意圖、是否簡明扼要、通俗易懂，文句是否符合語法、合乎邏輯、正確使用標點符號，文字是否規範，文中有無錯漏等。
2、審修後的檔案，由公司總經理辦填寫發文處理箋，經公司總經理辦主任審核後，送總經理簽發。
3、檔案經總經理簽發後，由公司總經理辦文秘人員負責按規範列印、裝訂、用印、發出、存檔（一般存兩份）。
4、檔案列印要按公文格式進行，檔案的字數多少要和紙幅大小相應，儘量避免末頁無正文的現象，如出現這種情況，應在末頁註明“此頁無正文”字樣。
5、字跡要求清晰、整潔、排列勻稱，注意保護原稿，不得塗抹或污損。
6、密級較高的檔案應專人列印，大量印刷應指定專門場所；
7、印刷檔案需認真校對，重要檔案應實行覆核甚至三校，以保證正確無誤。校對後要簽名再交打字員正式印文，印後如還需在公文上修改字句、數字、時間等，應蓋上校對專用章；
二、檔案立卷歸檔及檔案的管理程式
（一）檔案資料管理包括行政文檔、營業檔案資料兩大項內容；
（二）檔案資料管理由總經理辦指定專人負責，編制《檔案資料管理規定》，報總經理辦主任批准執行；
（三）凡已辦理完畢的，並具有保存價值的文書材料（包括收文、發文及底稿、會議記錄、講話稿、重要會議材料、簿冊、照片、錄音錄像等），均應作為檔案保存；
（四）立卷歸檔的範圍要以公司本身形成的檔案為重點，應作為永久保存，上級及相關業務部門來文可作為長期保存；
（五）凡屬歸檔的檔案材料，承辦人應負責收集完整後交檔案專管人員，歸檔檔案材料底稿必須清晰、齊全完整，並符合公文格式，忌用鉛筆、原子筆擬寫和簽發檔案；
（六）檔案材料要按內容的聯繫，合併整理、立卷；
（七）檔案材料要編制完整的目錄，以便於保管、查找和利用；
（八）銷毀檔案要進行登記，要有專人監督，保證不漏銷，不丟失，不泄密。秘密級以上檔案，不準作廢品出售，一律集中銷毀處理。
三、檔案的保存、領用、作廢與銷毀
（一）檔案的保存
1、對企業立卷歸檔的檔案必須由專人保管，專項存放，並且要存放於乾燥通風、安全的地方；
2、各部門的檔案由本部門嚴格保管，總經理辦每季度對各部門檔案保管情況進行檢查；
3、任何人不允許在保存檔案上亂塗亂畫、任意修改，不準私自外借，確保檔案的清晰、易於識別和檢索；
4、企業統一發放使用的檔案，在部門使用時內容如有變動修改，應及時通知總經理辦備案。
（二）檔案的領用
1、檔案領用者應填寫《檔案發放、回收記錄》，經總經理辦負責人審批方可領用；
2、領用檔案因破損無法繼續使用，需要重新領用的新檔案，舊檔案收回，補發新檔案即可；領用檔案因丟失需要補發的檔案，應註明丟失的檔案的分發號失效，重新註冊新的分發號補發檔案，發放部門作好相應的發放簽收記錄。
（三）檔案的借閱、複製
公司對檔案的借閱、複製設立一定的授權範疇，借閱、複製有關檔案時，應填寫《檔案借閱、複製記錄》，由總經理辦主任按規定許可權審批後向資料管理人借閱、複製。
（四）檔案的作廢與銷毀
1、所有失效或作廢的檔案由總經理辦從所有發放或使用部門撤出，加蓋“作廢”印章，確保防止作廢檔案的非預期使用；
2、為某種原因需保留的任何已作廢的檔案，都要做上適當的標識，與其它檔案明顯區分；
3、對要銷毀的作廢檔案，由總經理辦填寫《檔案銷毀申請》，經管理者代表批准後，由辦公室授權相關人員銷毀，銷毀時應由兩人監銷，保證不丟失、不漏銷。
四、記錄表的保存、領用、作廢與銷毀
（一）記錄表的保存
1、對於經營過程中使用的記錄表，填寫要及時、真空、內容完整、字跡清晰，不得隨意塗改，如因某種原因不能填寫的項目，應能說明理由，交將該項用單槓劃掉；各相關欄目負責人簽名不允許空白；
2、相關記錄表如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應採用單槓划去原數據，在其上方寫上更改後的數據，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期，方可有效；
3、各部門必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放於通風、乾燥的地方，所有的記錄要保持清潔，字跡清晰，各部門按規定的期限保存記錄，對於保存一年以上的記錄交質監部保存；
4、由質監部每三個月檢查一次各部門記錄表的使用、管理情況。
（二）記錄表的發放、借閱和複製
1、各部門必須定期每月向質監部領用所需的記錄空白表；
2、各部門保管的記錄表應裝訂成冊，便於檢索，需借閱或複製者要經質監部負責人批准並填寫《檔案借閱、複製記錄》登記備案；
（三）記錄表的作廢與銷毀
1、所有超過保存期或因其他特殊情況需要銷毀的記錄表，必須由質監部負責從各部門撤回，填寫《檔案銷毀記錄》，交總經理辦審核，報管理者代表批准；
2、為某種原因需保留的任何已作廢的記錄表，都要做上適當的標識，與其它檔案明顯區分；
3、對要銷毀的作廢記錄表，由總經理辦授權相關人員銷毀，銷毀時應由兩人監銷，保證不丟失、不漏銷。
