基本準則
凝練平實
信息全面，含義準確； 語氣流暢，邏輯通順； 使用書面用語，符合漢語語法習慣； 杜絕錯字、別字、多字、少字、標點符號誤用和英文拼寫錯誤； 譯文的用詞及語氣須避免有對性別、年齡、種族、職業、宗教信仰、政治信仰、政黨、國籍、地域、貧富以及身體機能障礙者的歧視。本地化的項目絕大多數屬於科技英語的本地化項目，在科技英語項目的本地化翻譯時要掌握以下語言規律和特點：
句子結構嚴謹
從文體上看，大多是論述性、指南性的，多用陳述句、祈使句，平鋪直敘，少有感情色彩。 句子結構簡練嚴謹，常採用省略手法，用短語來代替從句。 辭彙力求短小精悍，常用複合詞，技術性越強，複合詞越多。 在表現手法上力求客觀性，避免主觀性和個人色彩，被動語態使用較多，以使句子緊湊，主語信息豐富，避免重複。 文章結構層次分明，連線詞的使用十分頻繁和重要。 用詞比較正規。
手冊語言活潑
手冊的的語言風格與在線上幫助或界面相比要略顯活潑一些，經常會出現一些疑問句、反問句、感嘆句、俚語等； 在翻譯時要將這些地方譯得文雅而不口語化，傳達出原文要表達的感情，而表達方式又符合漢語的習慣。
範圍
本地化翻譯分為網站本地化和軟體本地化
網站本地化
網站本地化是指對網站的文本、網頁、圖形和程式進行調整，使之符合目標國家的語言和文化習慣。專業的網站本地化服務應該包括網站內容翻譯、網站後台程式本地化、網站音頻、視頻檔案本地化、網站圖像本地化處理和本地化網頁設計製作。
網站本地化是一項極其複雜瑣碎的工作：
語言不同，文化差異 —— 譯文要做適當調整；
市場不同，策略差異 —— 信息要做適當取捨；
檔案不同，文字差異 —— 連結要做適當修改。
經過本地化的網站，一方面要保留總部網站的設計風格和格式，另一方面要在內容上突出本地特色。
軟體本地化
軟體本地化是將一個軟體產品按特定國家或語言市場的需要進行全面定製的過程，它並不只是單純地翻譯用戶界面、用戶手冊和在線上幫助。完整的軟體本地化服務包括翻譯、重新設計和功能調整以及功能測試等。因此，軟體本地化過程還需要額外的技術做為支撐。
名稱地址
人名、地址、公司及客戶名稱 原文中虛擬的人名、地址、公司名稱及客戶名稱若譯成中文，應避免與名人或真實的公司名稱有雷同的情況，亦不得諧音。 地址名在需要的情況下也請使用中文。如有疑問，請IQA或該產品組查詢確認。
產品名稱
原則上正式上市的中文版Microsoft產品，其產品名稱均維持原文格式，不加以翻譯。 在較重要或明顯之處（如手冊的封面、內容第一次提到產品名稱時，或安裝說明中有關作業系統的說明），應使用產品全稱，即應在中文產品名之後加上“中文版”或“中文專業版”字樣，如“Microsoft Office 97中文專業版”、“Microsoft Windows 95中文版”。
世界地名
地理名詞的處理往往涉及到國家的政策，一定要慎重對待。應該以微軟提供的國家和地區翻譯標準檔案（Cntry&Area.xls）為準。 對於檔案中未包含的條目，中國地名請以中國地圖出版社的《中華人民共和國行政區劃分簡冊》為準；外國地名請以中國地圖出版社的《世界地圖集》為準。 注意： 如果遇到“中華民國”、“TaiWan”、或“Republic of China”等字樣，須立即通知項目經理； 對於單詞“國家”，如果是“國家”之意，則無論出現在何處，均需譯為“國家/地區。 Taiwan, Chinese，應譯為“中國台灣地區”。 產品中的這類政治敏感性辭彙，有可能給客戶帶來法律糾紛，因此，這一點非常重要，不能有任何差錯。
商標
所有在商標列表中包括的條目，均應保留英文，不加翻譯。斜體的處理 除特別標明外，英文原文中的斜體字(Italics)在翻譯成中文後改用宋體。 如果原文的斜體是用以表示書籍、手冊、期刊雜誌及報紙的名稱，大型音樂作品的曲名，戲劇及電影的劇名，廣播電視節目名稱，或詩歌的標題，則應依有關規定以書名號（雙角括弧《 》）代替。
常用工具
軟體本地化包含文字翻譯、軟體編譯、軟體測試和桌面排版等多項工作，需要多種軟體配合才能完成。主要包含作業系統軟體，通用軟體，專用軟體。選擇合適的軟體，可以提高工作效率，創建符合行業格式的檔案。
1．作業系統軟體
2．通用軟體
通用軟體完成軟體本地化的文檔處理和通信交流。選擇的原則是：滿足軟體本地化的格式要求，操作簡便，提高工作效率。
常用的文檔處理軟體包括：
（1）文字處理軟體
（2）表格處理軟體
（3）資料庫軟體
（4）壓縮/解壓縮軟體
(5) 文檔上傳/下載軟體
（6）螢幕捕捉軟體
（7）圖像處理軟體
（8）比較檔案和資料夾軟體
（9）檔案合併與分割軟體
（10） 磁碟分區備份軟體
（11） 計畫管理軟體
（12） 通信交流軟體
3．專用軟體
（1）翻譯記憶軟體
（2）資源提取軟體
(3) 桌面排版軟體
(4) 資源檔案查看和編輯軟體
(5) 文檔格式編輯軟體
(6) 自動測試軟體
(7) 其它根據軟體本地化要求開發的工具軟體
翻譯工具：Translator's Workbench、Clipboard/Excel/PowerPoint 、TagEditor、ForeignDesk、WinAlign、 Alchemhy Catalyst 、S-Tagger for FrameMaker、RC-WinTrans
圖形圖像編輯軟體：Adobe Illustrator 、FreeHand 、Corel Draw、Paint Brush 、PhotoShopPaint、 Shop Pro
編譯軟體：HCW、Robo Help 、HHW Trados、 S-Tagger 、HTML QA
桌面排版系統(DTP)： FrameMaker、Quark Xpress、 FrameMaker + SGML、Page Maker、 InDesign、DreamWeaver 、Adobe Acobat、Advent 3B2、 MS office、Epic Editor
其他工具軟體：Notepad、Beyond compare、UltraEdite-doc 、system
字型：Windows system fonts、Hanyi Fonts 、DynaFont、English vector font
網站技巧
順譯法： 多用於簡單句和直接描述操作的句子。選義譯法 ： 單詞有多種含義時，要根據上下文選擇最恰當的詞義。轉譯法： 在弄清原意的基礎上，根據上下文的邏輯關係和漢語的搭配習慣，對詞義加以引伸。 引伸和轉譯後的詞義雖然和詞典譯義不盡一致，但更能準確地表達原文的思想內容。增譯法： 把英語中省略掉的一些詞或成分恢復，有時還甚至要有意增加一些詞語，以使譯文明白曉暢。 在英文手冊中，有些關於操作的敘述在結果和實現過程之間沒有過渡，翻譯時，應加上“方法是：”。省譯法： 為使譯文簡潔明了，常需省譯一些詞語。比如將帶you/your的從句譯成不帶“您”的短語，使整個複合句變為簡單句。簡譯法： 使用時，應該記錄該語句，在提交檔案時，一起提交； 英漢兩種語言都有大量的習語、成語，特別是漢語中的成語具有非常強的表現力，言簡意賅。簡譯法主要就是運用成語來使譯文收到生動、簡潔、明快的效果。改譯法： 主要包括將被動句改為主動句、雙重否定句譯為肯定句、轉換句子成分和詞性等。 說明： 手冊中有大量的短標題，常常是疑問句或陳述句，但又和後面的正文敘述關係密切，這時如果直譯，則二者間的關係反映得不明顯，因此，應改譯為條件從句。分譯法： 地道的漢語通常使用短句，而英語中卻不乏長句。在這種場合，就要將原文中的一個句子分解為若干個短句，這樣才符合漢語的表達習慣。否則會使讀者在讀完全句之後不得要領。
