1．公文的分類
公文一般可以分為兩類：密件公文和一般的公文。密件公文上面有一個秘章，表示這是機密檔案，機密檔案的抬頭必須要寫某某人親啟，親啟意味著只有本人才能拆啟，就是秘書也不能代勞，所以秘書在收到這樣的信時要把信件交給上司本人；一般性的公文是用來傳遞平常的信息的，例如某某公司舉辦活動，寄上一份公函，邀請大家到公司來參觀等。
公文寫作技巧2．公文寫作的原則與注意事項
在寫作公文的時候，有一些注意事項需要了解：
公文的結構要嚴謹，主題不能過多，一個公文儘量只有一個主題，如果主題太多，就會使接到公文的人不知道哪個是重點，哪個是非重點。所有的公文都要簡明扼要，而且要採用條例式的格式，明確地指出自己的主旨是什麼，目的是什麼，內容是什麼。
【舉例】
一家企業要舉辦新春酒會，發邀請函給各個業內同行，邀請函的格式簡短，內容非常明確，第一，誠懇邀請各公司的總經理蒞臨指導，共享喜慶；第二，公司準備了明年的新產品樣本，要贈送給來賓，所以請各位準時參加。
Æ用詞得當
公文格式簡短，更要注意用詞得當，平常多學習一些成語，正所謂“話不在多”，有時候一個成語就可以完全表達我們要說的一大段話，所以多用成語可以讓公文簡短有力。
Æ使用正確的提稱語
如果公文是呈交給上級單位的，提稱語要用“呈”，例如要送到政府機構的公文，信函上要註明“呈交某某單位”；如果公文是平行傳送或者發到下級單位，那么提稱語用“函”。標頭的提稱語不可以弄錯，如果給政府單位的公文上寫著函，就是對主管單位的不尊重了。
3．公文的格式
一般的公文具有固定的格式，主要包括版頭、發文字號、標題、主送機關、正文、附屬檔案、發文機關、成文時間、附註、抄送及印發時間。剛開始學習寫公文的時候，可以參考以下範例，寫了幾次之後，就會熟能生巧，很快做到流暢化、規格化了，然後再在文筆上下一番功夫，就能寫出很好的公文來。
公文寫作技巧圖10－1 公文的格式簡表示意圖
【本講小結】
本講介紹了企劃案的撰寫與公文寫作。首先，講解了對企劃案的認識，指出企劃案的存在範圍和作用；然後，以舉辦促銷宣傳活動為例，說明了企劃案的組織格式，一一講解了企劃案的12個組成部分的要求，並提出了做企劃案的兩個注意事項，即使用圖表說明和掌握執行時間；最後，介紹了公文寫作的技巧，包括公文的分類、公文的寫作原則與注意事項、公文的格式簡表三個部分。一位優秀的秘書應具備全面的素質與技能，寫作就是其中最重要的能力之一，專業秘書一定要有意識地鍛鍊自己的文筆，寫出最完美的報告與公文。
