正確寫法
發文機關標識下空2行，用3號 仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應採用四位阿拉伯數字標識的公曆年份並置於六角括弧“〔〕”中；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
發文字號發文字號位於檔案名稱稱下方居中處，在檔案名稱稱和橫隔線之間。發文字號由發文機關代字、年份和序號三部分組成。發文代字由發文機關自行擬定，固定使用，不能經常更改。年份用六角括弧括起，順序號不用括弧。如“國辦發〔1996〕2號”，即說明這是 國務院辦公廳在1996年所發出的第2號檔案；“人外發〔1994〕1號”即為人事部外事司1994年發出的第1號檔案。
機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦檔案的部門的代字。如 鐵道部檔案的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部檔案的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了檔案的主辦部門是誰，可以比較準確地對檔案進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如 國務院發文的機關代字有“國發”、 “國函”，“國”代國務院，而“發”和“ 函”則代“國務院檔案”和“國務院函”這兩種發文形式。有的檔案機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但儘量以簡化為好。
發文字號中的年度代碼須用四位阿拉伯數字標識的公曆年份，不應簡化，如使用“87”、“93”等均屬標識不正確。年度代碼應置於六角括弧“〔 〕”中。發文字號中的六角括弧不是數學公式的中括弧或方括弧。
公文中發文字號為什麼要用六角括弧、是從何時出現的基本上沒有人進行過歷史探源，因為六角括弧是怎么來的、為什麼發文字號要用六角括弧，無論其答案如何，都不影響現行的規定。六角括弧的出現實際上是為了適應蘇維埃時期、邊區政府時期所使用的印刷技術和印刷設備，並不具有什麼特殊的含義。在此後的歷史演進過程中，由於六角括弧在黨和國家機關公文書中的長期使用，使得六角括弧與發文字號及公文書有了強烈的聯繫感，一定程度上代表了正規、正統、公信力和國有單位，同時六角括弧也具有一定程度上的防偽性，提高了仿造難度，於是在後來直至現今的公文處理條例和習慣中沿用下來了。公文中使用的六角括弧不具備數學意義，部分網路信息中所謂使用六角括弧作為公文發文字號是為了避免所謂”違反了低級符號中不得包合高級符號的原則”，或者說使用六角括弧是為了“基於與數學的中括弧相區別”，等等說法都是個別人的揣測，民國以來的歷屆政府及有關公文處理的歷次版本的條例中從未出現類似或相關說法。這些說法的出現，無從稽考。
序號是發文的流水號。一般都是按檔案的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按檔案內容劃分編序號，是一種較 繁瑣的辦法。國家標準規定序號不編虛位，不加“第” (有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用。
常見錯誤
發文字號中的機關代字、年號和序號三部分要完備，缺一不可，不能在三者之間隨意加“字”“第”等字樣。如某市財政局發文字號寫成“X市財發〔1992〕字第36號”，其中的“字”“第”就是多餘的。年號和序號的括弧不能濫用，如寫成“（1995）12號”“（1995）（12號）”“（1995）（12）號”“[1995][12號]”“1995年[12]號”等，都是錯誤的。
