元規劃(Metaplan)
釋義
元規劃中的主持人(Moderators),擔負著討論促進角色,他不僅管理者整個討論組,而且還要保證討論過程中的有效溝通、互相合作以及充分理解, 並在恰當的時間為討論組成員提供恰當的交流工具。 通過運用元規劃法法,團組的討論交流效率非常高,並將獲得最終成功。
元規劃法通過將一個較大的問題切分為幾部分,以及將一個較大的討論組分成幾個討論小組,以此來最大化團組成員的參與度。這些不同規模的討論組肩負著不同的使命,大組(由全體成員組成),負責明確目標任務,以及回顧討論結果;中組(由20-25人組成),不僅有自己的討論任務,而且負責收集點子和主意。 小組(右4-6人組成),具體負責中組討論任務所包含的具體事項。
在討論過程中,還要用到一些特殊的、適用的交流工具,包括:
一些具體物品(標準的橢圓型卡片,以及顏色各異的雲朵型卡片和長方形卡片)
彩色記號筆
掛圖展示板
一系列標準化的匯講(Presentation)
展示規則(確保展示清晰、易懂)
團組交流、投票規則(確保高效)
起源(歷史)
元規劃技術由德國兩兄弟Wolfgang和Eberhard在1970年代開發,他們原先專業生產辦公家具和設備,現已發展成為一家知名的國際諮詢公司。 “元規劃”(Metaplan)是其公司(Metaplan Thomas Schnelle GmbH)名下商標之一。
運用(套用)
元規劃法典型地適用於大規模的團組討論交流活動,如50-200人,當然它也同樣可以用於促進小組討論。元規劃可以用於以下領域:
主意的產生、收集、結構化、存儲以及可視化等。
研討會的人員介紹。
關聯性分析。
因果分析。
優先方案設定。
為變革活動提供動力和支持。
評估。
步驟
典型的元規劃討論活動一般包括以下步驟:
1. 活動方案介紹。 布置會場、介紹基本原理、描述活動目的。
2. 鼓勵促進參與。 討論組成員在卡片上寫下自己的主意和想法,不同顏色的卡片用於不同的細分問題(Sub Issues)。
3. 主持人收集寫有成員意見的卡片。 並將卡片貼上到事先準備好的展示板上。
4. 將討論組拆分為中組(Subgroups)。 小組成員任意選擇自己感興趣的議題,加入相應的中組。
5. 中組成員對選定的議題進行討論。
6. 分享討論結果。 各中組代表進行簡短匯講(3分鐘),使得全體成員對所討論的議題形成整體印象。
7. 對所列議題進行優先選擇。 在全體成員中間進行投票(工具:帶顏色的貼紙。)
8. 中組繼續討論工作。 集中於議定的優先事項,產生行動方案草案。
9. 中組代表再次向全體成員匯講(10分鐘)。 全體成員集中討論(20分鐘)。 形成支持決議。
10. 總結。 形成行動方案。
元規劃優勢(優點)
這一技術的典型優勢是:
有廣泛的參與性,包括了每一名組織成員的共享, 對活動過程中的分析討論和決策制定有著積極的影響。
同時,避免了參與度高的討論活動往往帶有的冗長、雜亂、費時、且無定論的弊端。
能夠為客戶提供緊湊、詳盡的行動方案。
元規劃的局限(缺點)
使用專門設施、設備,成本較高。
卡片上的手寫輸入內容可能不易閱讀。
投票公開進行,成員能夠看到對方投票結果。
部分成員可能會受到他人投票結果影響(Groupthink團體迷思, Spiral of Silence沉默的螺旋)。
儘管有些人是有能力、有思想的,但他們可能不習慣公開發表意見。
相反,有一些人可能會誇誇其談。 他們過分地展示自己,可能會讓其他成員厭煩。
要避免過分關注方法結構及形式。
需要一位經驗豐富、能力較強的主持人。