高效協作輕鬆管理需求
高效協作輕鬆管理處於對可持續發展的考慮,根據信息化和電子政務的發展趨勢,以及自身的職能和職責,吉林省外宣辦從實際需求出發,提出要實現一個辦公自動化、管理現代化、決策科學化、服務信息化的協同政務系統。在這樣的原則下,吉林省外宣辦提出了如下需求:
第一,日常辦公的協作問題。吉林省外宣辦的主要職責是貫徹落實中央對外宣傳方針;研究制定全省對外宣傳事業發展的總體規劃和全省有關對外宣傳方面的重大問題、重要活動及突發事件和敏感問題的宣傳計畫、意見和口徑。在吉林省外宣辦的日常工作中存在著大量來自中央、省委、省政府的政策和指示、需要下發的宣傳材料、需要審查的對外宣傳稿件和宣傳品等。如何安全、及時、準確地對這些公文和信息實現流轉、傳遞以及查閱對於提高工作效率,避免對外宣傳失誤而引起的重大政治外事影響具有重要意義。綜上所述,適應省外宣辦的政務平台應該具有安全強大的電子公文交換功能。而且對於省外宣辦而言,這一需求不僅僅局限於其自身日常辦公,還涉及大量的省內宣傳機構和媒體,根據這一需求特點,採用一種通用性、兼容性、移動性強大的檔案傳達模式,是省外宣辦政務平台所必需的。
第二,跨部門、跨組織、跨地域協作問題。吉林省外宣辦負責在省內外、境內外組織舉辦以省政府名義召開的各種形式的對外新聞發布會;組織、邀請和接待外國及港、澳、台新聞媒介記者和中央對外宣傳單位記者的採訪活動;負責省政府在境外、省內外舉辦各種對外貿易和招商引資活動的對外宣傳工作。由於工作的性質,其需要與其他相關政府部門合作完成。有關各個政府部門與管轄的各個企業分布在全省不同的地理位置,組織管理的活動分布在省內外、境內外。彼此之間互動的信息日趨增多,協調管理費用高昂,因此需要適合於跨部門、跨組織、跨地域協作的高效低成本協作平台。
六大套用構建協同平台
高效協作輕鬆管理為了滿足上述多方面的要求,提高系統的性能,降低使用成本,吉林省外宣辦選擇了基於競開協同之星(GK-Star)和競開工作流系統(GK-Workflow)進行定製開發的點擊科技協同政務平台解決方案。該方案的架構是結合了對等網路(P2P網路)、C/S、B/S三種體系結構的混合型系統構架。吉林省外宣辦協同政務平台架構如圖1、圖2所示:
針對吉林省外宣辦日常辦公業務需求,競開工作流系統(GK-Workflow)實現了公文流轉、遠程審批、公文管理三大套用:
一、公文流轉。在公文流轉過程中,發出公文人員隨時可以看到公文流轉的位置和進展情況:領導是否審批、有什麼意見、哪一個環節出了問題,都十分透明,方便公文的催辦和傳達。上級主管還可以查看下級的公文處理情況,便於公文督辦,也大大提高了團隊管理水平。
二、遠程審批。傳統的工作流管理軟體對網路的依賴性非常強,網路一旦癱瘓,工作流就無法使用。工作流系統的大多數功能都可以離線單機完成,用戶可以離線創建新的公文,可以離線審批、離線查詢歷史公文等。吉林省外宣辦所有成員不論是身處何地都可以進行公文的查詢、審批工作,大大提高了工作流的運轉效率。
三、公文管理。當由吉林省外宣辦的成員發起的公文被別人處理完畢,或者由別人發起經吉林省外宣辦成員處理完畢的公文,會自動進入相應的歷史公文目錄中存檔。這樣吉林省外宣辦的所有成員不僅可以有效地管理、查詢歷史公文,還可以實時察看公文流轉的狀態,便於督辦和催辦。而且系統還提供列印輸出功能,滿足紙樣存檔的需要。
針對吉林省外宣辦跨地域、跨組織、跨部門的業務需求,競開協同之星系統能夠實現綜合通訊、協同工作、關係管理
三大套用
高效協作輕鬆管理在普通的電子郵件功能之外,系統提供了創新的語音郵件,遠程管理,郵件加密,數字簽名,發件人管理,垃圾郵件過濾等增強功能。配合郵件伺服器,可以形成完整的企業信箱系統。由於內置了即時通訊模組,並使之適應嚴肅的政務套用。不僅實現了互發留言、互傳檔案、實時語音通話、通話記錄查詢等,還提供了額外的手機簡訊群發功能。省外宣辦的領導人員之間、下屬機構與合作機構之間可以隨時傳送留言、以文字或語音形式進行溝通,還可以傳送手機簡訊,手寫郵件或錄製語音郵件,或者直接傳送檔案。全面改善了通訊系統,降低了政府運作成本,改善了政府溝通方式,提高了政府運作效率。
系統提供了創新的多人協作工具,一個自助式的團隊工作空間——協作區。通過結契約步協作功能(線上感知、即時訊息收發、網路會議、白板、共同瀏覽等)和異步協作功能(BBS論壇、名片共享、團隊日程、文檔共享等)以達到信息互動和檔案共享。
協作區特別適合于吉林省外宣辦各下屬單位和相關機構跨地區、多部門的組織現狀,不論是領導層還是普通工作人員都可以很方便的創建協作區,根據團隊需要組織與特定項目相關的內容和信息,自主決定成員結構,控制訪問許可權。同時根據不同的活動內容可以組織不同部門不同人員參加,增加了靈活性和活動的時效性,對於應急聯動的反應快捷性。 另外,系統提供了基於名片庫的關係管理功能,它將個人資料、交往過程、通訊記錄、日程安排、文檔記事等信息相互關聯,可對名片進行分組、網上更新、小組共享等高級功能,一鍵啟動與聯繫人的通訊、記事、日程管理、協同工作等。這些創新套用不僅提高了吉林省外宣辦內部的溝通效率,也為領導層和普通工作人員提供了簡單實用的關係管理工具,真正體現了“以人為中心”的設計和套用理念。
針對區域網路、網際網路,窄帶、寬頻,無線、有線等多種網路環境,協同辦公系統提供離線、P2P、C/S、VPN等多種網路模式,還特別支持最新的OCC技術,保證數據同步或異步地更新到用戶的電腦上。嚴格的AES加密有效保證數據存儲安全;數據傳輸經過SSL自動加密,有效防止數據在傳輸過程中泄密;先進的公開密鑰和數字簽名技術,實現數據防偽、身份認證與定向接收功能,一定程度上滿足了吉林省外宣辦對有關檔案進行保密的需求。
吉林省外宣辦協同套用系統,實現了依託信息化進行科學管理、提高業務效率、充分利用資源的原定目標。投入套用後,充分發揮了吉林省外宣辦作為省委省政府對外的視窗和喉舌作用。
顯著收益
協同政務平台投入套用後,吉林省外宣辦在以下幾個方面取得顯著收益:
一是日常公文流轉效率大為提高。公文上傳下達準確率及時率有高度改善。吉林省外宣辦與下屬所有機構、各媒體之間通過電子政務平台能夠及時、快速的交換信息、處理緊急事件。甚至在離線方式下,都可以進行信息的查詢與編輯,提高了吉林省外宣辦與下屬機構和各省內外媒體的溝通效率。
二是方案有效地解決了吉林省外宣辦實際工作中的跨部門、跨組織、跨地域溝通與協作問題,滿足了不同部門、不同組織、不同地域人員之間工作、溝通的需求。
