教高司函[2010]54號
各現代遠程教育試點高校：自2008年以來，在各試點高校配合下，我部初步建立了網路高等學歷教育新生學籍電子註冊資料庫（以下簡稱新生註冊庫）,並穩步推進網路學歷教育新生學籍電子註冊、網路教育統考和畢業電子註冊一體化的信息化管理。為避免由於新生註冊信息不準確而影響網路教育統考和畢業電子註冊工作，我司與高校學生司經研究，決定對新生註冊庫中2008至2009年的數據開展清理工作（以下簡稱數據清理工作），並從2010年開始嚴格按有關檔案要求執行新生學籍電子註冊制度。現將有關事宜通知如下：
一、數據清理工作內容包括試點高校對數據的核對、修改和補報。清理後的新生註冊庫數據在高校學生司備案後生成網路高等學歷教育學生電子學籍庫。我司將以此學籍庫為基礎建立網路高等學歷教育統考資料庫，高校學生司將以此學籍庫和網路高等學歷教育統考資料庫為基礎建立畢業電子註冊資料庫。我司委託全國高校網路教育考試委員會辦公室負責新生註冊及網路統考的數據日常管理。
二、數據清理工作對象為69所現代遠程教育試點高校2008至2009年在教育部“高校網路教育質量監管系統”進行新生學籍電子註冊時備案的學生數據。同時，對於2008至2009年間的有關年度或招生季尚未進行新生學籍電子數據備案的試點高校（見附屬檔案1），需進行數據補報。
三、數據的修改、補報工作在“監管系統”下進行。請各試點高校在2010年3月25日－6月25日登錄此系統，下載本校2008年以來各批次的招生備案信息及數據修改、補報等表格，並根據表格中必填信息要求完成核對工作。
四、數據的修改、補報工作要先辦理申報手續。各試點高校要以學校公文形式說明修改原因，其中需要補報的，除需單獨說明補報原因外，還請務必說明應補報的招生信息總體情況（招生數、入學時間、專業等），並於2010年6月30日前上報我司。我司同意後才能進行數據的修改、補報工作。補報和修改工作的時間為2010年7月1-15日。
五、2010年新生學籍電子註冊工作分春秋兩季進行，每季均要一次性完成。各試點高校要嚴格按我部教高[2010]4號檔案部署加強新生註冊庫的數據管理，採取措施審查2010年新生入學資格，按要求認真填寫《新生基本情況表》（登錄“監管系統”下載，其中春季和秋季的新生入學時間應分別在表中相應欄目登記為3月和9月），確保春季招收新生的學籍電子註冊工作在5月11－31日間一次性完成，秋季在11月10－30日間一次性完成。
六、數據的修改、補報及2010年新生學籍電子註冊數據上報工作實行CA（數字證書，以下簡稱U-key）身份認證的管理方式。U-key將由技術支持單位於2010年4月15日前發至各試點高校。通過U-key上報、修改的數據即視為試點高校主管領導認可、學校負全責的合法數據。各試點高校應制定並嚴格執行本校數據管理規定，實現U-key的專人專管及數據上報專人負責制，確保本校的數據安全。
各試點高校要高度重視並嚴格按照附屬檔案2的要求進行新生註冊庫2008-2009年數據的清理及2010年的新生學籍電子註冊工作，確保工作如期完成，以免影響學生學籍註冊、統考報考、畢業電子註冊等工作。因不能按要求開展新生註冊庫數據修改、補報等工作或因上報數據不準確、不及時引發的不良後果由試點高校負全責。自2010年起，我司將把此項工作納入對試點高校的年報年檢考核進行管理。
教育部高教司遠程與繼續教育處聯繫人：劉劍青、田智律；聯繫電話：略；地址：北京西單大木倉胡同37號，郵編10086。
技術支持單位聯繫人：楊曄，聯繫電話：略 。
附屬檔案：
1. 需進行招生備案補報的試點高校名單
2. 2008至2009年網路高等學歷教育新生學籍電子註冊數據清理及2010年新生學籍電子註冊的工作要求
教育部高等教育司
教育部高校學生司
二○一○年三月十五日
附屬檔案1：
需進行招生備案補報的試點高校名單2008年招生未備案試點高校名單
春季（13所）：中國石油大學（北京） 華南理工大學 武漢理工大學東南大學東北大學 中央音樂學院對外經濟貿易大學 中國傳媒大學 北京語言大學北京航空航天大學 北京大學 中國地質大學（北京） 上海交通大學
秋季（4所）：
西南交通大學 武漢理工大學 中國傳媒大學中國地質大學（北京）
2009年招生未備案試點高校名單
春季（4所）：西南財經大學 東南大學 哈爾濱工業大學
中國地質大學（北京）
秋季(6所)：
電子科技大學 中國科學技術大學同濟大學北京航空航天大學 中國人民大學 中國地質大學（北京）
附屬檔案2：
2008至2009年網路高等學歷教育新生學籍電子註冊數據清理及2010年新生學籍電子註冊的工作要求為指導現代遠程教育試點高校切實做好“網路高等學歷教育新生學籍電子註冊資料庫”（以下簡稱新生註冊庫）中2008至2009年新生註冊學生信息的核對、修改和補報等數據清理工作（以下簡稱數據清理工作），以及2010年新生學籍電子註冊有關工作，特制訂本工作要求。
第一部分：
關於2008至2009年數據清理工作一、工作對象和內容
數據核對和修改的工作對象是69所現代遠程教育試點高校於2008至2009年在新生學籍電子註冊時備案的學生數據，補報工作的內容是應備案而至今尚未備案的2008至2009年所招學生數據。
二、新生註冊庫數據完善工作分為核對、修改和補報三個步驟
（一）核對工作
數據核對工作的時間為2010年3月25日－6月25日。核對重點為以下兩方面信息：
1.核對校外學習中心信息
（1）核對校外學習中心各項必填信息。請各試點高校即日登錄“高校網路教育質量監管系統”，通過“模板下載”功能，下載表四（即校外學習中心備案表）。登錄“監管系統”下的“陽光招生服務平台管理子系統”（以下簡稱陽光平台子系統），點擊“校外學習中心信息”功能，按年度批次查看、下載本校2008年以來各批次的備案信息，並根據表格中必填信息要求進行核對。
（2）重點核對校外學習中心名稱及編碼。校外學習中心名稱、編碼唯一性是學生基本信息重要內容，是保證學生信息準確性、合法性審核標準之一。校外學習中心數據完整、準確是進行學生信息修改及補報工作的前提。校外學習中心名稱及批文號要嚴格以各省市教育行政部門批文內容為依據進行核對。校外學習中心編碼按照五位試點高校編碼+三位編碼（數字、字母均可）排列方式核對。
為配合試點高校核對校外學習中心資料庫中名稱及編碼信息，“陽光平台子系統”根據2009年秋季上報學習中心名稱、編碼為核對條件，與以往各個批次上報數據進行比對及問題匯總。對有誤學習中心信息按出錯原因進行歸類，供試點高校核對參考。目前出錯原因大致分為三類：
（1）有關批次校外學習中心編碼一致，但名稱不一致。
（2）有關批次校外學習中心名稱一致，但編碼不一致。
（3）有關批次新生註冊庫中學生信息所包含的校外學習中心名稱及編碼在本校對應批次校外學習中心資料庫中不存在。
2．核對學生信息
（1）核對學生各項必填信息。請各試點高校即日登錄“監管系統”，通過“模板下載”功能，下載表一（即新生基本情況表）、表二（即修改表）。登錄“監管系統”下的“新生學籍電子註冊子系統” (以下簡稱新生註冊系統）按年度批次查看、下載本校2008年以來各批次的招生備案信息。新生註冊庫中學生信息與校外學習中心庫、專業庫、民族編碼庫、生源地信息庫相關聯，請按照表格中必填信息要求進行核對。
學生基本信息核對要保證統考考生信息庫（以下簡稱統考信息庫）與新生註冊庫的一致性、完整性和準確性，從2010年7月16日開始，統考考生基本信息採集將直接從新生註冊庫中提取。
（2）核對學生照片信息。2008至2009年新生註冊庫中學生照片規格標準與統考要求一致。請各試點高校按如下步驟認真核對，以免影響學生的統考報名和考試工作。
為配合試點高校核對學生照片信息工作，“新生註冊系統”首先會對2008年以來各批次上報學生數據進行照片自動查漏。試點高校可以使用“新生註冊系統”中“學生照片信息”欄目下的“未上傳照片學生信息”功能，查看沒有照片的學生數據，供試點高校核對。為方便試點高校補報數據，“新生註冊系統”將提供2008至2009年曆次統考考生照片的下載功能。登錄“新生註冊系統”，點擊“學生照片信息”欄目下的“2008至2009年統考照片庫”進行下載。照片根據考生有效證件號命名，供試點高校下載核對後再上報。
2008至2009年新生註冊庫及統考考生信息庫中，在籍學生信息中沒有照片的，於2010年曆次統考報考期間補報、確認照片信息，以免影響學生的統考報名和考試，過期不予補報。
（二）修改和補報工作
信息核對工作結束後，需修改、補報的，請以學校公文形式說明原因，於2010年6月30日前上報高教司辦理數據修改、補報申請手續，根據申請同意後開通系統許可權。其中需補報的除在公文中單獨說明原因外，還請務必說明應補報的招生信息總體情況（招生數、入學時間、專業等）。逾期未向高教司辦理申請的試點高校將不能進行數據的修改、補報工作。修改和補報工作的時間為2010年7月1日-15日。
1.CA數字證書的使用
“新生註冊系統”、“陽光平台子系統”需使用CA（數字證書，以下簡稱U-key）身份認證方式登錄系統，進行數據修改和上報工作。僅使用用戶名和密碼登錄系統的用戶只有數據查詢和下載功能。數據的修改、上報操作全過程必須保持U-key的插入狀態，系統會不斷檢測U-key的存在性，操作中途拔掉U-key，修改、上報操作將無法完成。各試點高校只有一把U-key，使用U-key 登錄系統可以添加多個具有數據查詢和下載功能的用戶。
U-key由技術支持單位統一製作、下發，於2010年4月15日前下發至各試點高校。通過U-key修改、上報的數據即視為試點高校主管領導認可、學校負全責的合法數據，各試點高校應制定並嚴格執行本校數據管理規定，建立數據修改、上報專人負責制，實現U-key的專人專管，確保本校數據安全。
2.添加新生電子註冊學生註冊號
為加強數據管理，保證新生註冊庫內學生信息的唯一性和不同部門進行數據管理時數據的一致性，“新生註冊系統”將對網路高等學歷教育新生數據進行統一註冊編號管理。註冊號與學生的各項基本信息關聯，具有唯一性，是系統進行庫內學生數據管理的標識。學生註冊號自左至右排列方式為：兩位入學年份（例如：2009年入學即09）+W1（W1即網路教育編碼）+一位培養層次編碼（1高起本；2高起專；3專升本；4專業碩士；5本科第二學位；6研究生課程進修；7其他）+五位試點高校編碼+八位隨機數（數字編碼）。
為加強對本次數據核對、修改工作的管理，“新生註冊系統”對庫內已備案的學生數據自動增加新生電子註冊18位註冊號，試點高校下載本校學生數據進行核對和修改時，不要對此註冊號進行修改。按通知要求需補報的學生數據，由試點高校自行添加18位學生註冊號後再上報。自2010年開始，新生學籍電子註冊上報學生數據時，試點高校自行添加學生註冊號。
3.修改工作
試點高校應首先修改校外學習中心信息，保證對應年度及批次可招生校外學習中心信息正確、完整，與省市教育行政部門所批校外學習中心名稱等信息一致，最後修改學生信息。
（1）修改校外學習中心庫中信息，需使用U-key登錄“監管系統”下的“陽光平台子系統”，在“校外學習中心信息”功能中修改。
第一步，先行修改上文所述三類有誤學習中心信息，操作步驟是：登錄系統後，閱讀確認《網路高等學歷教育新生學籍電子註冊數據管理承諾書》（以下簡稱承諾書）。點擊“校外學習中心信息”下“查看有問題的學習中心”功能，根據有誤學習中心出錯原因整理正確信息，點擊“更新”功能進入修改界面，逐一修改學習中心各項信息，點擊“保存並關閉”功能完成信息修改，系統自動更新至正確校外學習中心資料庫中。
第二步，修改上文所述三類有誤信息以外的校外學習中心信息，操作步驟是：登錄系統後，閱讀確認《承諾書》。點擊“校外學習中心信息”下“查看”功能，選擇對應年度及批次，點擊“更新”功能進入修改界面，逐一修改學習中心各項信息，點擊“保存並關閉”功能完成信息修改。系統默認最後一次修改結果。
第三步，如有在讀學生要變更校外學習中心信息的，例如：某學生2008年春季在北京大學校本部學習，2009年春季變更至天津某學習中心學習，需在下述“修改學生信息”流程中操作。
（2）修改學生信息，使用U-key登錄“監管系統”下的“新生註冊系統”，在“學生基本信息”功能中修改，其中照片在“學生照片信息”功能中修改。
登錄系統後，閱讀確認《承諾書》。根據《修報表》模板要求，整理數據，形成數據修改上報Excel表格，點擊“學生基本信息”下“批量修改”功能，選擇對應年度及批次，上報修改數據。系統將修改的學生信息與原備案的學生信息進行核對，試點高校確認修改內容後完成數據修改。其中，修改學生照片，點擊“學生照片信息”下“修改照片”功能，上傳正確照片信息，點擊“替換照片”功能，完成照片修改。《修改表》及照片會在系統做備份，點擊“學生基本信息修改統計”功能，審核修改數據匯總結果及明細。各試點高校列印修改數據匯總結果，自行備案。
修改2008至2009年在籍學生註冊信息，屬於姓名、有效證件號、培養層次、照片關鍵信息變更的，須由學生提供合法性證明材料，試點高校嚴格審核修改並備案證明材料，待日後審查。
學生信息電子註冊嚴格按實際學籍狀態進行標註，對放棄入學資格、取消入學資格、退學、畢業等形式已離校的學生做好學籍狀態標註。確保資料庫中每個學生的學籍客觀、真實，實現在校學生信息有進有出、有始有終的全程化管理。
4.補報工作
（1）首先確認有關年度及批次可招生校外學習中心數據完整性。如補報校外學習中心信息，需使用U-key登錄“監管系統”下的“陽光平台子系統”，在“校外學習中心信息”功能中補報。其中，校外學習中心名稱要嚴格按照各省市教育行政部門所批名稱填報，校外學習中心編碼由本校統一編制。
（2）補報學生信息，需使用U-key登錄“監管系統”下的“新生註冊系統”，在“學生基本信息”功能中補報，其中照片在“學生照片信息”功能中補報。要先上報學生基本信息，再上報學生照片。
登錄系統後，閱讀確認《承諾書》。根據《新生基本情況表》模板要求，整理數據，形成數據上報Excel表格。點擊“學生基本信息”下“批量上報”功能，選擇對應年度及批次，上報補報數據。點擊“註冊確認”功能下“上報選中項”完成數據補報。點擊“註冊確認”功能後，所上報學生數據已納入新生註冊庫管理。補報學生照片的，先點擊“學生照片信息”下“上報照片”功能，選擇對應年度及批次，上報補報照片，點擊“確認照片”功能，完成照片上報。數據上報完成後，點擊“學生基本信息註冊統計”功能，審核上報數據匯總結果及明細。各試點高校列印“學生基本信息註冊統計”上報數據匯總結果，自行備案。
三、生成網路高等學歷教育學生電子學籍庫
信息核對、修改和補報工作完成後，庫內數據在學生司備案後生成網路高等學歷教育學生電子學籍庫（以下簡稱學籍庫）。高教司將以此學籍庫為基礎建立網路高等學歷教育統考資料庫，學生司將以此學籍庫和網路高等學歷教育統考資料庫為基礎建立畢業電子註冊資料庫。學生學籍庫將加強對學習年限和統考合格資格的審核。添加學生最低畢業年限、統考合格標識，作為學生畢業資格審核重要依據。
完善的2008至2009年學籍庫，屆時供試點高校查看、下載，完善本校學生庫。
第二部分：
關於2010年新生學籍電子註冊有關工作一、嚴格審查新生入學資格
各試點高校要採取有效措施開展新生入學資格審查工作，確保避免錄取不符合學歷要求的考生。各校應在每季發放新生錄取通知之前的環節中，自行開展新生入學學歷的審核工作，尤其是專升本學生專科學歷的驗證工作。對於學歷不符合入學資格的數據，各試點高校不得進行新生學籍電子註冊，並不能納入學籍庫。如自行註冊備案，引發的影響此批學生參加網路統考和畢業電子註冊等問題，由試點高校負全責。
二、嚴格執行新生學籍電子註冊制度
我司即日起把新生學籍電子註冊制度執行情況納入對各試點高校的年報年檢考核進行管理。各試點高校要高度重視此項工作，對於註冊數據不及時、不準確或遺漏引發的影響學生參加網路統考和畢業等問題，由本校負全責。2010年春季招生的新生學籍電子註冊要在5月11－31日間完成，秋季在11月10－30日間完成。
註冊工作須通過U－key登錄“高等學校網路教育質量監管系統平台”中的“新生學籍電子註冊子系統”進行。數據報送表格《新生基本情況表》及其填報要求從監管系統下載。註冊數據上報。在所有進行註冊的數據中，對於已通過學歷驗證的數據，請務必在表格相應欄目中標註驗證機構編制的驗證碼。此外，春季和秋季的新生入學時間應分別在數據報送表格相應欄目中登記為3月和9月。
三、嚴格新生學籍電子註冊數據管理
2010年的註冊數據經學生司備案後將導入學籍庫進行管理。2011年及以後的新生學籍電子註冊管理辦法另行通知。
我司委託全國高校網路教育考試委員會辦公室負責網路高等學歷教育學生註冊數據及統考數據的日常管理。鑒於網路高等學歷教育學生註冊數據和統考數據的重要性，為強化管理，將成立專門的專家組織負責數據管理中的相關工作。
此外，對於已報2010年春季校外學習中心信息，請各試點高校參照上述要求進行核對、修改和補報工作。
第三部分：
其他事項在上述所有系統操作中，系統會自動記錄用戶操作日誌。在系統中，對於每一個登錄用戶，所有操作進行全程日誌記錄，其中包括用戶登錄時間、登錄時IP、運算元據詳細信息、退出時間等。數據按周進行異地備份，按日進行增量備份。
本操作指南的解釋權在教育部高等教育司。北京希普無憂教育科技有限公司負責此項工作的技術支持。
