酒店會議

酒店會議

酒店會議的流程包括了會前準備、會中服務、會後收尾三個部分,流程部分並不複雜,但卻考驗你的操作性,必須要求負責人員有面面俱到的細心

服務流程

會前準備

1、了解會議基本情況:包括了會議的人數、會議類型、名稱、時間、會議的特殊要求、與會者的風俗習慣,付款方式和收費金額等。

2、會桌的要求:很多會議根據性質、人數、類型的不同直接影響會桌的選擇,組織人員必須在會前就了解這一信息,以免因為臨時的更改延誤會議。

3、物件排放:這一份沒有特殊要求,一般就好能預留出超過與會人數的10%作為備量,確保物品乾淨整潔,沒有破損。

會中服務

1、迎賓服務:迎賓人員最好在會議開始前半小時就在門口處迎接賓客,正確引導參會人員到達指定地點是保證會議良好次序的關鍵。

2、檢查相關的設備設施:會議開始半小時前就要開啟會場燈光,並保持燈光明亮,話筒、音響等設施都要確保能正常工作。

3、會中服務細節:服務期間要安排服務員勤觀察,保證及時發現以及解決會中問題,保證會議的正常進行。

4、茶歇服務:在會議休息開始前至少5分鐘,將會議茶歇的各種飲品、茶品、用具等準備齊全,人員做好服務準備,結束後整理餐檯,恢復原貌,撤走並送洗餐具。

會後收尾

1、禮貌送客:打開所有的門,並及時為客人叫好電梯。

2、檢查與清理會場:等待所有客人離場之後,仔細檢查會場是否有客人遺下物品,並予登記歸還,清掃衛生、歸位桌椅,撤下會議所用設備設施用品,分類歸位。

會議廳選擇

了解會議廳

在選擇會議廳之前,必須做足功課,充分的了解與會人數、附近的交通情況等等,同時要事先預計與會人數、與會人員的背景情況,以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。在選擇會議廳前,根據會議需求,選擇合適的會議廳,有利於會議的進行與完成。

會議器材

會議攝像機、投影機等現代會議器材為會議的開啟帶來了極大的便利,並逐漸成為了會議活動中不可或缺的存在,在選擇酒店會議廳之前,必須先行了解其是否能提供完備的會議器材,如果沒有,另行租借是否方便,以免臨時的需求而手忙腳亂。

會議類型

商務會議、度假會議、政治性會議在選擇會議廳時都有各自的標準,如果你正在湊辦一個商務會議,你要考察的就不僅僅是會議廳了,可能你要將酒店的其他環境條件一同考慮在內,因為商務會議一般都會伴隨著餐宴,所以一個擁有配套大型宴會廳的會議酒店將會是一個不錯的選擇。

宴會接待

1、宴會開啟前、除了做全常規服務的準備工作之外,會場工作人員必要對於客戶的其他的要求,並將其列在備忘錄上,同時做好跟進服務,爭取做到每一位客戶的要求都能被滿足。

2、宴會開啟前都對宴會會場中的各部分進行檢查並確認正常,其中包括了會場布置、會場的清潔以及會場設備功能的正常使用。

3、宴會服務,宴會開始前應該將服務人員的分配區域劃分好,並配備好足夠的服務人員,同時檢查餐桌上的擺設是否一致或者有所遺漏。

4、請客戶宴會、會議負責人提前到達檢查場地,若有不甚滿意之處,可即協商更正;告訴宴會、會議負責人你會一直留在宴會中,若有需要之處,請他隨時找你5、若是重要宴會、會議,提前安排美工到場拍攝。

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