系統概述
基於軟體的視頻會議系統的原理與硬體視頻會議系統基本相同，不同之處在於其MCU和終端都是利用高性能的PC機與伺服器結合的軟體來實現。另外，由於軟體視頻會議完全是依賴於PC，因此在數據共享和套用方面比硬體視頻會議靈活方便。據國際著名的通信研究機構Wainhouse Research近期預測，未來全球硬體視頻會議設備銷售的增長約為18%，而軟體視頻會議的增長則將達到144%，後者將是發展的大趨勢。
技術優勢
1、市場進入門檻相對較低，純軟體系統因為在硬體設備上投入少，維護量小，而使其成為“物美價廉”的解決方案。2、對網路的適應能力非常好，可以穿透防火牆，參加會議的靈活性較好。相比之下，硬體的視頻會議網路要求較高，要求網路中不能存在任何防火牆。3、軟體視頻會議移動性較強，而硬體視頻會議固定性強。
4、投資靈活，根據視頻會議要求效果的不同，軟體視頻會議可以達到會議室級效果或桌面級效果。
5、系統安裝部署方便，易擴容和產品升級。
附屬設備
基於軟體的視頻會議系統中，攝像頭的選擇非常重要。麥克風和音響等設備均屬會議室的正常設備，這裡不再贅述。攝像頭的基本類型有兩種：一種是數字攝像頭，可以獨立與微機配合使用，另一種是模擬攝像頭，要配合視頻捕捉卡一起使用。
（一）數字攝像頭
數字攝像頭是一種數字視頻的輸入設備，它利用光電技術採集影像，而不同於視頻採集卡，先用模擬的採集工具採集影像，再通過專用的模數轉換組件完成影像的輸入。數字攝像頭的優點是使用簡單，一般通過USB連線，即插即用，安裝簡單。整體價格往往比同檔次的模擬攝像頭和捕捉卡便宜。
數字攝像頭根據攝鏡頭元件的不同，可分為CCD和CMOS。CCD是套用在攝影、攝像等方面的高端技術元件，另外還附帶視頻捕捉卡；CMOS則主要套用於較低影像品質的產品中，它的優點在於製造成本、功耗較CCD低，缺點是對光源的要求較高。CCD和CMOS在技術和性能上差距很大，一般來說，CCD效果好，但價格稍貴一些，建議選擇CCD的攝像頭。不過，數字攝像頭也有比較明顯的缺點，由於使用了CMOS作為感光器件，使得其在640×480的解析度以上捕捉速度小於30幀，較慢。現在市場上大多數攝像頭的解析度均在640×480左右，一般攝像頭解析度在352×288時，其捕捉速度可達到每秒30 幀。
（二）模擬攝像頭
模擬攝像頭需與電腦配合工作，要有視頻捕捉卡或外置捕捉卡。視頻捕捉卡的檔次價位差距很大，從六百多元到上萬元價格不等。昂貴的視頻捕捉卡往往帶有實時視頻壓縮功能，適合專業使用。
以中檔配置為例，會議室常用的攝像頭是SONY D31或SONY100，價格基本上在8000元左右，常用的OSPREY200，價格在2000元左右，總體投入一萬元就可以達到會議室級的效果。
發展瓶頸
第一，計算機CPU的處理能力。由於音視頻的編解碼需要很強的運算處理能力，在Intel奔騰處理器推出之前的PC無法滿足音視頻編解碼的運算要求，這在很大程度上制約了軟體視頻會議的發展。目前，Intel公司已在其奔騰Ⅳ晶片中集成了含有SIMD構造的並行指令，在主頻1.7GHz下，就可以解決高清晰的軟體解碼。可見，計算機CPU的處理能力對於軟體視頻會議的發展有著不可忽視的作用。第二，通信網路的頻寬和價格。高質量的視頻信號傳輸需要一定的頻寬，過去寬頻網路的不普及以及高使用成本大大限制了視頻會議的套用。隨著中國電信運營商大規模部署ADSL，寬頻得以普及，進入尋常人家，這極大地促進了軟體視頻會議套用的領域和範圍。
第三，人們的使用習慣。與傳統的硬體視頻會議相比，軟體視頻會議需要用戶對電腦進行簡單的操作。相比之下，硬體視頻會議操作簡單，維護方便，軟體視頻會議要求有專業的IT維護人員。隨著PC套用的普及，人們的日常生活、工作已和Internet不可分離，這個瓶頸也正在被突破。
發展趨勢
軟體視頻會議系統剛進入中國市場的時候，由於技術研發投入大、套用條件苛刻、兼容性能差、軟硬體要求高等諸多原因造成其價格一直居高不下。即使在今天，軟體視頻會議系統軟體視頻會議系統會議動輒一個連線埠上萬的價格也不是一般企業所能承受的。因此，軟體視頻會議系統會議在大部分人的心目中是高不可攀的。很多企業對軟體視頻會議系統會議有迫切的需求，卻因為沒有充足的資金只好望而卻步。而通過技術的不斷革新，這個局面勢必會被打破。
網頁化
基於WEB技術的網頁版軟體視頻會議系統，大大降低了軟體視頻會議系統的門檻。它與幾乎所有的瀏覽器兼容，無需額外下載安裝，極大地提高了安全性。同時，由於採用的是領先的雲計算技術，大幅度提高了信息傳輸的速度和穩定性。雲計算
雲計算的根本理念是指通過網路提供用戶所需的計算力、存儲空間、軟體功能和信息服務等，使用戶終端簡化成一個單純的輸入輸出設備，並能按需享受“雲”的強大計算處理能力。而的產品設計、產品架構、技術研發、伺服器架構正是基於這種理念，這也是為什麼對客戶端的設備要求極低，使用起來卻非常方便的原因。通過開展軟體視頻會議系統，數據的傳輸、處理、存儲全部由雲伺服器處理，用戶完全無需再購置昂貴的硬體和安裝繁瑣的軟體，只需打開瀏覽器，登錄相應界面，就能進行高效的遠程會議。比起現有的網路軟體視頻會議系統，在方便性、快捷性、易用性上具有更顯著的優勢。這標誌網路軟體視頻會議系統的進入雲計算時代。雲加密為業內保密性最好、安全性最高的加密技術，目前國內外只有很少的視頻會議廠家掌握了這一技術，雲加密理念全程貫穿在視頻會議系統中，從客戶端到網路傳輸，再到雲伺服器始終採用最先進的加密技術，完全免除用戶在數據隱私方面的隱私。
信息總量的海量增長，很大一部分是由於商務領域數據幾何式倍增而產生的，傳統的存儲方式再無法承受這種海嘯式增長，對此，雲存儲將以更高容量、更穩定的存儲方式快速占領商務市場。具體到目前商務領域最主要的辦公方式——視頻會議，也將順應市場要求，全面採用雲存儲的方式妥善保存不斷增長的商務數據。
視頻會議雲存儲的出現，突破傳統存儲方式的性能瓶頸，使雲存儲提供商能夠聯結網路中大量各種不同類型的存儲設備形成異常強大的存儲能力，實現性能與容量的線性擴展，讓海量數據的存儲成為了可能，從而讓企業擁有相當於整片雲的存儲能力，成功解決存儲難題。
藉助雲會議廠家提供的視頻會議雲存儲服務，企業有望擺脫在硬體存儲設備上的巨額投入，減少在系統維護上的人力支出，從而為用戶減少IT費用，快速減輕財政壓力，提升企業競爭力。屆時，用戶只需支付少量的儲存費用，就能把超大容量的數據存在雲端，並根據需要設定相關許可權，隨時隨地共享給需要共享的人員，在減少數據傳輸的時間的同時，藉助廠家更為出色的加密技術，避免傳輸過程中造成的丟包、泄密等事故的產生，全面保證數據的安全性。
對於廠家來說，雲存儲方面的較量，將是一場沒有硝煙的戰爭。相比於財大氣粗的國外廠家，中國視頻會議廠家更多的在理念本土化、技術創新化和服務能力方面領先，所以要想打贏雲儲存這場戰爭，國內廠家除了需要加大力度攻克技術難關，強占市場先機的同時，還須加強自主創新能力，占領雲計算領域制高點，爭奪雲標準話語權，並結合優質的客服體系，迅速搶注用戶心中視頻會議雲儲存的資源，樹立起強有力的品牌效應，才能在未來競爭中勝出。
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