基本介紹
資料整理是根據調查研究的目的，運用科學的方法，對調查所獲得的資料進行審查、檢驗，分類、匯總等初步加工，使之系統化和條理化，並以集中、簡明的方式反映調查對象總體情況的過程。資料整理是資料研究的重要基礎，是提高調查資料質量和使用價值的必要步驟，是保存資料的客觀要求。資料整理的原則是真實性、合格性、準確性、完整性、系統性、統一性、簡明性和新穎性。
整理分類
社會研究所蒐集的資料一般可分為數據資料和文字資料。前者是通過結構化的調查問卷及訪問表格得來的，它涉及大量調查對象，對此可進行統計分組和匯總；後者多為無結構的觀察、訪談材料和文獻資料，一般是少數典型或個案的材料。這兩類資料的整理過程大致相同，但整理方法不同。
文字資料
在社會調查研究中，定性資料基本上都是文字資料，因此一般也把文字資料整理稱作定性資料整理。由於文字資料在來源上存在差異，所以其整理方法也略不同。但是通常情況下可劃分為審查、分類和彙編三個基本步驟。以於文字資料的審查，主要解決其真實性、準確性和適用性問題。對於文字資料的分類，就是將資料分門別類，使得繁雜的資料條理化、系統化，為找出規律性的聯繫提供依據。分類的方法有兩種，即前分類和後分類。對於文字資料的彙編，主要是指根據調查研究的實際要求，對分類完成之後的資料進行匯總、編輯，使之成為能反映調查對象客觀情況的系統、完整的材料。
資料整理對於通過觀察、訪問和文獻蒐集得來的文字材料的整理，步驟如下：①對資料的真實性、可靠性進行檢查、核對，如觀察記錄是否帶有個人偏見、被訪者是否如實反映情況、文獻來源是否可靠等等。②從原始材料中摘取與研究目的有關的主要內容，對資料進行簡化。這兩步也稱為“去偽存真、去粗取精”。③按主題、人物或時間對資料進行分類整理、建立資料檔案。其作用一是便於查找，二是便於作進一步的定性分析，如類型比較分析或時間序列分析。還可以將文字材料的內容轉換為數據形式，進行定量化的內容分析。
資料整理是從調查階段過渡到研究階段、由感性認識上升到理性認識的重要環節；也是提高調查研究的信度與效度的重要步驟，直接關係到資料分析和研究結論的可信性與準確性。因此，科學地、合理地整理資料對於社會學研究來說具有重要的意義和作用。
數據資料
數據資料是調查研究中心定量分析的依據，因此數據資料的整理也叫定量資料的整理。在資料的整理階段，為了便於得出正確的調查結論，需要對數據資料作進一步的處理，其一般程式包括數字資料檢驗、分組、匯總和製作統計表或統計圖幾個階段。檢驗，主要是對數字資料的完整性和正確性進行檢驗，以確保更加準確的研究結果。分組就是把調查的數據按照一定的標誌劃分為不同的組成部分。匯總就是根據調查研究目的把分組後的數據匯集到有關表格中，並進行計算和加總，集中、系統地反映調查對象總體的數量特徵。數據的匯總可分為手工匯總和機械匯總。經過了匯總的數字資料，一般要通過表格或圖形表現出來，最常見的方式就是統計表和統計圖。
為保證調查研究的質量，在將整理過的資料實際用於分析研究之前，仍有必要對它們進行最後的檢驗。
數據資料的整理大體可分為以下幾步：
①對原始資料進行認真、細緻的檢查。從邏輯上檢查資料的準確性和完整性；從內容上檢查是否有遺漏、筆誤或邏輯錯誤，若發現問題應及時採取必要的補救措施。
②選擇合適的分組標誌，對原始資料科學地進行分類分組。這步工作很重要，分類分組不合理、不科學，將不能正確反映被研究現象的本質特徵。標誌可分為數量標誌和屬性標誌。凡用數量界限將總體各部分區別開來的標誌稱為數量標誌，如按年齡大小分為若干組。凡按屬性類別不同，將總體各部分區別開來的標誌稱為屬性標誌，如按性別不同分為男、女兩類。選擇分組標誌的原則是：從研究目的出發;從反映現象本質的需要出發;根據研究對象的特點而定。分組標誌還應滿足窮盡性和互斥性的要求。
③統計匯總。把數據資料按一定的格式分門別類地匯集起來。匯總的方法主要有：手工匯總和計算機匯總。手工匯總可採用:a.劃記法。按已確定的標誌繪製匯總表,將同類型的標誌值用點線符號記入表中再進行統計。b.卡片登錄法。用特製的登錄卡片進行分組匯總。這種方法的準確程度較高，但工作量較大。手工匯總一般要自己編制統計圖表。統計圖有圓形圖、直方圖、曲線圖等多種形式。統計表可分為簡單表、分組表和複合表。統計圖表能以直觀、清晰、簡化的形式將匯總的數據資料表現出來。
計算機匯總的步驟是：編碼、登錄、輸入和程式編制。編碼的主要任務是用不同的數字元號標記調查內容的不同類別，編碼可在調查前或調查後進行。登錄是將編好碼的調查資料過錄到資料卡片或登錄表上，以便輸入到計算機中儲存起來。輸入的主要方式有打孔卡輸入和鍵盤輸入，前者現已很少採用。被輸入的所有數據資料稱為資料庫。以後只要編制（或調用）一定的統計程式給計算機發出指令，計算機就可以用統計表的格式輸出所需要的匯總資料。
怎么整理資料
整理原因
一般來說，現在的資料不便傳播的原因有這樣幾個：資料的語言不是能夠容易理解的中文；資料僅僅是掃瞄器得到的圖片資料，並不是更易傳播的文字格式；由於年代久遠，書的排版方式不適合現在的閱讀習慣，或者文字是繁體字；或者書籍本身既沒有圖片資料，更不要說錄入完成的文字資料。
整理方法
所以，資料整理大致有這樣幾方面的工作：將有價值的外文資料翻譯為中文；將圖片的書籍資料轉化為文字格式，為了減少工作量，可以將較為清晰的圖片版書籍首先用識別軟體轉化為文字，再根據原有圖片資料校對文字；如果字型為繁體字，書的圖片資料不清晰，排版方式較老，那么就需要直接根據圖片資料錄入文字；將現在網際網路上沒有的書籍資料掃描並錄入形成可供傳播的電子版資料；對錄入完成或者校對好的文字進行進一步的校對；將錄入並校對好的文字整理成為完善的chm或其他格式的電子書。
這些工作對恆心的要求高於所謂的“能力”。除了翻譯需要一定的外語基礎，文字資料整理成電子書的工作需要一定的技術基礎外，掃描、錄入和校對都不需要什麼特別的能力。任何工作都是越做越熟練，資料整理的能力也會在不斷的練習中增長。但資料整理這樣的基礎性工作，在短時間是看不出效果的，只有積少成多才顯出它的力量。每天從自己空閒的時間中抽出一到兩個小時，一個月就是數十個小時。那么十個人呢？一百個人呢？而且，“空閒時間”是相對的，如果避免一些沒有意義（雖然看起來很有意義）的事情，能抽出來的時間會更多。
