報表程式主要有三大系統：一是報表定義，即建立描述檔案；二是報表輸出，即根據描述檔案計算並列印報表、匯總表、分析表等多種報表；三是報表維護，它是為了保證程式的正常運行而做的輔助工作。
進行報表定義時，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什麼樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什麼，有多少行，表尾有什麼，我們可以在螢幕上畫一張空白的表格，並將其保存在一個檔案里。我們稱這個檔案為報表格式檔案。二是要知道這張表的每欄數據是怎么來的，可以有兩個來源：其一是從賬目中取得某個科目的餘額或發生額或年初數，我們稱之為“取數公式”；其二是從前期的報表或其他報表或本表中經過加減乘除等計算而來，我們稱之為“計算公式”。把兩個公式分別存在兩個檔案中，一個叫“取數公式檔案”，一個叫“計算公式檔案”。最後，還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關係進行描述，將其存在一個檔案中，稱之為“校驗公式檔案”。因此，要建立一張報表，就要有報表格式、取數公式、計算公式和校驗公式這樣四個檔案。因為這些檔案都是描述某張報表的，故而統稱為“描述檔案”。
一張報表就要有四個檔案來描述它，如果要出多種報表，就要有許多描述檔案。那么，到底哪四個檔案是用來描述同一個檔案的?為了使這些描述檔案與實際列印的報表建立起聯繫，就要建立一個表格信息檔案，即讓操作者告訴計算機列印哪張報表，使用哪些描述檔案，這就要建立一個管理檔案，我們稱之“表格管理檔案”。
這樣，進行報表定義時，就需要建立“報表格式”、“取數公式”、“計算公式”、“校驗公式”、“表格管理”等五個檔案。
進行會計報表定義時還應注意如下兩個問題：
第一，為了取數方便，應在設定會計科目時，根據需要，多設明細科目。因為有些會計報表欄目中的數值，是根據一個或幾個一級會計科目的餘額相加而形成的，例如：資產負債表中“貨幣資金”項目，是根據“現金”、銀行存款”、“其他貨幣資”科目的期末餘額合計填列的。有的會計報表欄目中的數據要進行分析才能填列，例如：現金流量表中的“固定資折舊”項目，反映企業年度內累計提取的折舊，本項目應根據“累計折舊”科目的貸方發生額中屬於本期提取的計入成本費用的折舊數分析填列。如果是手工記賬，編制報表時可以把賬簿中的“累計折舊”賬翻出來一頁一頁地看，通過查看摘要內容，將本年度購買的舊的機械設備等固定資產中所含的折舊結轉數剔除，填列到現金流量表即可，而使用計算機時情況就不同了，公式很難根據摘要來設定；從“累計折舊”的貸方發生額中，又很難進行邏輯判斷，哪些是本年計提的計入成本費用的折舊，哪些是增加設備轉入的折舊。這樣就需要增設三個二級科目：“計入成本費用的折舊”、“非經營性計提的折舊”、“其他折舊結轉”，在編制現金流量表時，對於“固定資產折舊”欄就可以根據“計入成本費用的折舊”數來填列。
第二，應細緻認真地描述公式。運算符號除了主要的+、－、×、÷、=等以外，還有(大於)、≠(不等於)、≥(大於或等於)、≤(小於或等於)等邏輯運算符，在定義時不應出現錯誤。同時也要注意取數的借方貸方。例如：資產負債表中“資產總額”的年初數等於“負債及所有者權益”的年初數；“資產總計”的年初數等於“負債及所有者權益”的年初數；“資產總計”的期末數應等於“負債及所有者權益”的期末數。
