一、收文辦理
1、收文辦理指公文的簽收、拆封、登記、簽批、轉呈、傳遞、承辦、催辦、辦復等程式。
2、凡署名“西南大學”簽收的外來公文函件，均由校辦公室(以下簡稱校辦)文秘人員驗收、拆封並填寫收文處理箋，統一編號、登記後，送校辦主管主任簽批。
3、上級機關直接寄到有關行政職能部門的公文，以及外出參加會議帶回的上級行政部門的公文，應將原件交校辦統一編號、登記，按收文手續處理，各部門不得積壓或自行處理。
4、公文由校辦主管主任簽批後送呈有關校領導閱批，送有關部門承辦。公文的轉呈、轉送由校辦文秘直接與有關領導或部門交接，並做好登記。校領導、各部門相互之間不得橫向轉送檔案。
5、各部門文秘人員對校辦傳送的公文應核對、簽收、登記並及時送本部門負責人閱批和處理。如認為有錯轉或誤批，應及時同校辦聯繫，由校辦根據情況確定處理辦法，各部門不得自行轉送其它單位或拖延積壓。需要幾個部門共同閱處的公文，各個部門應及時閱處和清退，以加快檔案的傳閱辦理速度。
6、檔案的承辦部門，要認真辦理，及時答覆;凡涉及多個部門的，主辦部門要積極向相關部門協商，並根據協商意見單獨或聯合答覆，並在備註欄內註明辦復情況。
7、檔案在一個部門原則上不超過三天。急件應隨到隨辦，有限期的公文必須按期結辦。
8、學校收文的催辦工作主要由校辦負責，各部門文秘人員對本部門辦理的收文也要進行經常性的催辦。要特別注意一些限期辦復公文的時限要求，杜絕公文的漏辦和延誤。
9、各部門人員要愛護公文，防止破損，禁止在檔案上書寫與檔案無關內容。
二、發文辦理
10、發文辦理的程式主要有:擬稿、核稿、簽發、編號、列印、校對、用印、登記、分發等環節。
11、綜合性文稿，如學校年度工作計畫、總結等由校辦擬稿;其餘屬職能部門業務範圍內的文稿，由職能部門擬稿。擬稿的第一頁須用“西南大學發文稿紙”。
12、以“西南大學”名義傳送的公文，經承辦單位負責人核稿簽名，相關職能部門會簽 (含意見、姓名、時間)後，送校辦審簽。各單位送校辦審簽的文稿(含急件)，最遲應於報送前兩天送達。
13、經校辦簽審後的文稿，由校辦文秘人員送主管校領導簽發。公文文稿送校領導簽發之前，必須送校辦審核，未經校辦主管主任簽審的文稿，職能部門不能直接送主管校領導簽發。
14、學校公文必須經校領導審批簽發。重要公文應由分管校領導會簽，最後由校長簽發；一般性檔案可由分管該項工作的校領導簽發；屬日常工作性質的公文，亦可由校辦負責人簽發；幾個部門聯合擬定的檔案，需由相關部門負責人會簽。
15、向上級部門報送的請示、報告，對內帶全局性的重要事項的檔案，對外辦理重要事項的公文，均以“西南大學”檔案發文，蓋“西南大學”印。學校對內日常性工作檔案，如開會通知、工作安排等，由西南大學校辦公室發文。以“西南大學”名義的發文，均由校辦統一編號，並用“西南大學檔案”公文紙列印。
16、各職能部門處理學校內部日常工作的公文，以各職能部門名義內部發文、按規定自行編號，用“西南大學部處函件”公文紙列印，蓋各職能部門印。
17、檔案的擬稿和簽字一律用黑色或藍色墨跡的鋼筆（或簽字筆）書寫，且不得在文稿裝訂線外書寫。
18、撰擬的文稿應邏輯嚴密，語言通順，表達準確，層次分明，並將文稿錄入後報盤或傳送電子郵件到校辦。
19、公文主題詞應置於公文末頁注釋以下，抄送機關以上頂格寫，公文的主題詞最多不超過7個。標引順序是先標類別詞(反映公文主要類別的)、再標類屬詞(反映公文具體內容的)、文種詞 (反映公文種類的)。每個主題詞之間空一個字。
20、抄送機關：指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和平級以及不相隸屬的機關。抄送機關名稱標註於主題詞下方，同一階層部門之間用“、”隔開，不同階層部門之間用“，”隔開，最後用“。”。
21、各單位起草的以“西南大學”名義印發的公文，由校辦負責印製、用印;主辦單位負責校對、裝訂、分發，原稿 (含附屬檔案)和兩份列印件留校辦存檔。
22、發文是公文運行的最後一道關口，要做好分發、登記、封袋、遞送、清退等項工作。學校公文的寄發由主辦單位負責。發文時要切實做好登記工作。
三、立卷歸檔和保密
23、機關的公務文書，經過公文處理各個環節，辦理完畢之後，應當立卷歸檔。學校每年的收文和發文，由校辦於次年第一季度內統一整理、立卷、歸檔。各單位於當年末向校辦清退所有由校辦傳遞的公文，最遲不得超過次年的一月底。
24、公文處理應嚴格遵守保密制度，確保公文安全。各單位如需翻印上級部門的公文，須經校辦主任或校領導簽字同意。各類檔案原則上在辦公室內閱處，內部檔案和涉密檔案不得帶離辦公室。各單位在擬定文稿時需明確該檔案是否保密，並確定密級。
25、本實施細則由校辦公室負責解釋。
26、本實施細則從下發之日起實行。
