內容
(一)物資採購決策應遵循的原則
1.系統原則。物資採購是物資企業經營活動的開始,它對物資的銷售,對企業的經營活動必將產生巨大的影響。系統原則,要求把企業的經營活動看成一個整體,它是由許多相互聯繫、相互作用的要素系統來共同完成的。這就要求物資採購決策要以企業經營整個系統的總目標為核心,求得實現整體的最最佳化。
2.量力而行原則。物資採購決策既要考慮企業的外部環境,即市場變化的規律,未來市場的發展趨勢,同時還必須考慮到企業內部條件,即企業所擁有的優勢和劣勢、經營素質和能力,並把兩者結合起來,從實際出發,量力而行。市場採購決策就是要在兩者之間進行平衡協調,使決策既切實可行,又有較好的經濟效益。
3.民主原則。企業決策解決企業重大問題,往往十分複雜,影響因素多,牽涉面廣。為解決這樣的問題需要多方面的協調,這就是發揚民主,傾聽各方面的意見,集中民眾智慧、經驗,提出不同意見的修改補充,才能保證決策的正確性。決策如能具有廣泛的民眾基礎,有利於轉化為民眾的自覺行動。
4.創新原則。物資採購是與外部環境聯繫非常密切的經營行為,而外部環境複雜多變,使企業經常面臨許多新問題,沒有現成的解決方法。創新,就是要衝破舊框框,丟掉老習慣,發揚創新精神,創建新思想,開闢新路子,尋找新方法。
5.講究效益原則。講究效益是企業經營決策的根本目的,也只有重視決策的經濟效益,才有決策的價值。物資採購的目標是要及時地組織適銷對路的物資,滿足供應任務的需要,最大限度地降低採購成本,增加利潤,最終有利於提高經濟效益。在選擇最佳化方案時,經濟效益的論證是最主要的。應當說明,物資採購經濟效益不僅是企業經濟效益,而且還要考慮社會效益,這是物資企業特有的地位所決定的。
(二)物資採購渠道決策
物資採購渠道是指與物資供應和銷售相關的各種社會產品的來源,即到哪裡去採購物資,向誰去採購物資。由於物資來自國內生產、國外進口、國家儲備、以及社會潛在物資的利用等若干方面,因此,物資企業的採購必然反映出多渠道、多方面特點。
1.物資採購渠道的分類。(1)按分配方式的不同,分為:①計畫內物資分配渠道,即通過計畫分配,企業獲得物資資源的渠道。國家分配物資是通過物資訂貨獲得的。在訂貨會上供需直接見面,經過雙方就具體的供貨條件、供貨時間及一些技術、經濟問題共同研究和協商後,簽訂供需契約和協定;②計畫外物資採購渠道,即計畫分配以外的所有物資資源採購渠道。隨著我國社會主義市場經濟的發展和完善,計畫分配物資的品種和數量越來越少,而市場採購的物資則成為企業物資來源的主導方面。(2)按所有制性質,分為:①全民所有制企業採購渠道;②集體所有制企業採購渠道;③中外合資企業採購渠道;④中外合作企業採購渠道;⑤外商獨資企業採購渠道;⑥國內私營企業採購渠道。在上述若干條採購渠道中,占主導地位的是全民所有制企業和集體所有制企業兩條主要渠道。
(3)按物資的地區來源不同,分為:①地產資源渠道,即本地區生產的物資進貨渠道;②外區調入資源渠道,即由兄弟地區生產的物資,調入本地區作為採購對象時,形成的採購渠道;③國外進口物資資源渠道,即由國家外匯進口,並調給本地區的物資資源和地方外匯進口的物資資源所形成採購對象時的物資採購渠道。(4)按物資的經營分工,分為:①系統內物資採購渠道,即在物資系統內獲得物資資源的渠道;②系統外物資採購渠道,即除了物資系統內所獲得的以外,所有物資資源渠道。(5)按部門不同,分為:①工農業生產部門的物資採購渠道;②國家儲備撥入物資採購渠道;③國外進口物資採購渠道;④社會收購物資採購渠道。
2.物資進貨渠道的選擇。隨著我國社會主義市場經濟的發展和完善,市場採購渠道已成為物資企業主要的進貨渠道。
目前,物資部門、教育部門、工業部門和生產企業等都經銷生產資料,不同的物資供應渠道都具有不同的特點。在進行物資採購時應對各渠道、各供應單位進行充分的了解,並結合企業自身的經營特點,對物資供應者進行對比分析和經濟比較,從中對物資採購渠道進行選擇。
選擇、評價供應單位的一般標準是:(1)物資質量合適。物資質量是實現物資功能的保證。如果質量過低,則會影響到生產和銷路,影響企業信譽,所以在進貨前,必須首先對物資的質量進行考察。但如果物資的質量過高,或功能過於繁多,則經常會伴隨物資價格的提高,這往往是花費一定的代價購買了物資不必要的功能。所以物資的質量要合適,而不是越高越好。(2)價格低。進貨成本在很大程度上影響著企業的經濟效益。如果物資無法以合適的價格訂購,就會直接影響到企業的經營。物資價格偏高,則經營成本偏高,從而直接影響到企業的利潤和物資的銷路。物資價格過低,則可能是物資質量過低,這樣就會減弱所經營產品的市場競爭能力。需要說明的是,價格標準需結合其他選擇標準,如運輸條件、服務質量等因素一起進行綜合評價。(3)費用省。選擇進貨單位時,要全面衡量運輸費用、訂購費用和儲存費用等各項費用支出。有時某一項費用支出增加,會使別的費用支出減少,或某項費用減少,而其他費用增加,因此,應以總費用支出最小作為評價標準。在物資質量、價格等條件合適的前提下,就地就近選擇供應單位,對節省運輸費用和儲存費用有很大好處,也便於加強同供應單位的聯繫。(4)交付及時。供應單位能否按商定的交貨期限或交貨條件組織供貨,會直接影響到物資企業經營活動的連續性,因此它也是選擇供應單位的一個重要標準。交貨及時,信譽高的供應單位,自然是需用單位選擇進貨的重點對象。交貨的及時性一般用契約完成率或委託任務完成率來表示。(5)服務好。物資企業在組織物資採購,選擇供應單位時,還應比較供應單位所能提供的服務。例如,各種技術服務項目、方便訂購者的措施、為進貨者節省費用的措施等。
此外對各個供應單位的生產能力,技術力量,成品儲備能力,生產穩定性,管理水平等方面,也要進行比較,這樣有助於在選擇供應單位、掌握理想的進貨渠道方面作出正確的決策。
(三)物資採購方式決策
物資採購方式是指物資企業作為需方同供貨單位建立買賣關係,實現物資購銷所採取的交貨形式和組織方法。物資採購方式決策則是從採購實現的程度、市場經濟環境、企業人力、物力、財力消耗大小及企業經濟效益等方面,選擇交貨形式和組織方法的過程。不同的採購方式具有不同的特徵和實現條件,在決策採購方式時應具有針對性。
1.按物資管理許可權劃分的採購方式。(1)計畫訂購,是指物資企業按照國家和地方政府下達的計畫分配指標,向指定的生產企業購進物資的一種進貨方式。其供需銜接一般是在物資主管部門召開的訂貨會議上,通過與供貨單位簽訂購銷契約來實現的。(2)市場選購,是指物資企業根據以銷定進的原則和擇優選購的原則,自主購進非指令性計畫分配物資的一種採購方式。其供需銜接是由物資企業和供貨單位雙方在自願互利的基礎上,通過市場來實現的。
2.按購進物資的交割時間劃分的採購方式。(1)現貨採購,是指物資企業同供貨單位協商成交後,即時交割。這種訂購形式靈活性較大,較能適應需要的變化和市場行情的變動。
(2)遠期契約訂購,是指一種預先買賣,供需雙方協商成交,約定交割時間。遠期契約訂購有利於獲得穩定的資源,能加強供需的計畫性,密切供需雙方的關係。通常對需要量大、需用規律明顯的物資,可採用遠期契約訂購方式。
3.按企業內部業務分工劃分的採購方式。(1)集中採購,是指物資企業內部實行進銷分工,專門設立進貨部門,統一負責企業經營範圍內的物資採購工作,然後按進銷銜接計畫分配給各有關銷售部門的採購方式。(2)分散採購,是指物資企業內部實行進銷合一,由各銷售部門根據銷售任務自行組織採購業務的採購方式。
4.按採購時間劃分的採購方式。(1)隨時採購,是指物資企業根據市場狀況和供求關係,隨時到市場採購物資的採購方式。(2)定時採購,是指企業根據採購計畫,確定採購時間的採購方式。也就是說定時採購的周期基本相同。
要求
1.積極收購,促進生產。物資企業的進貨工作,同工業企業的再生產有著密切關係。進貨管理必須從促進生產,保證供應出發,在國家計畫的指導下,加強市場調查和預測,及時反映市場情況,做好產需銜接。根據國家計畫分配指標和市場需要,通過簽訂產銷契約,促進物資生產部門按需生產。同時,積極、及時地收購物資,充分發揮物資企業的“蓄水池”作用,使社會再生產順利進行,國民經濟不斷發展。
2.擴大資源、保證供應。物資企業的中心任務是組織好物資的銷售工作。這首先要有適銷對路的物資和可靠的物資來源。為此,物資企業要在積極支持工業企業挖潛增產的同時,廣泛開展物資節約、綜合利用、協作串換、調度調劑和清倉利庫等工作,千方百計地廣開門路,挖掘資源潛力。要按照市場供應的需要,及時收購數量足夠、質優價廉、適銷對路的物資,以保證市場供應。
3.正確處理產銷矛盾,搞好工、物關係。物資進貨體現著工業企業和物資企業之間的產銷關係。由於工、物雙方在社會再生產中所處的地位不同,在根本利益上一致的前提下存在各自相對獨立的經濟利益,因而,物資的生產和需求之間總會存在某些矛盾。工物雙方在銜接產銷關係時,就必然會出現這樣和那樣的矛盾,如物資數量多少、質量好壞、價格高低、交貨早晚等,這就要求工物雙方應當遵循社會生產原則,密切協作、互相支持、共同協商,以求得正確解決。物資企業在進貨工作中,要從支持生產、促進生產出發,及時反映市場供求變化情況,並主動同工業生產企業一起處理好產銷矛盾和相互關係,做好產銷平衡工作,以保證生產和流通的正常進行。
4.做好進貨組織工作,保證進貨計畫的實現。物資進貨是一項十分細緻複雜的業務活動,在進貨管理中,要建立和健全進貨機構和進貨制度,採用科學的進貨管理方法,科學地做出進貨決策和編制進貨計畫,正確選擇進貨渠道和進貨方式,認真簽訂進貨契約,經常監督檢查進貨計畫和契約的執行情況,及時解決進貨業務中的問題,以不斷提高進貨業務水平和工作效率,保證進貨計畫的順利實現。
影響因素
(一)決策者與採購者
物資企業採購決策的制定、採購結果的好壞,主要取決於物資採購的決策者。人們說,企業競爭的本質是人才的競爭,在物資採購決策上同樣表現為決策者的水平。決策對於物資企業具有戰略性質,決策正確與否,對企業的發展方向和經營成果具有決定性作用。物資企業採購的決策者是企業負責分管採購的經理與採購管理負責人等共同組成的群體,他們要對社會經濟形式、市場狀況等做出正確的判斷,提出物資採購的總體決策。在總體決策下,由分管各品種物資的負責人,進一步做出具體採購決策,並制定採購計畫。
採購者是具體執行採購業務的人員。他們的主要任務是落實領導,即採購決策人所制定的採購計畫,與市場進行業務銜接。應當說明,採購者同時也是決策者。當市場發生變化,採購者要對採購的形式做出判斷,並在決策總目標的前提下,決策具體的採購業務的實施。
(二)市場變化因素
隨著社會主義市場經濟的發展,物資市場變得更加活躍,同時也更加複雜,物資採購要經常研究、分析影響物資採購決策的市場變化因素。社會需求為物資企業經營提供了生存和發展的機會,但由於社會需求受各種複雜因素的影響而不斷變化,它能給經營者提供機會,但與此同時往往又孕育著風險。影響採購決策的市場變化因素隨著經濟的發展而日趨複雜,採購決策應在複雜的市場環境中牢牢把握以需求為中心的原則,特別要把消費者的社會需要和企業本身的資源和特長結合起來,揚長避短地開展經營活動。有市場,就有競爭,而競爭者的存在使企業制定採購決策戰略更顯得必要。變化的市場、變化的競爭者要求經營者要有相應變化的戰略和戰術,只有這樣才能在採購競爭中取得或保持自己的優勢。
(三)採購決策的一般過程
1.確定決策目標。是指企業經營活動所希望實現的成果或完成的任務,它既是決策的出發點,又是決策的歸宿。採購決策目標應規定得具體明確,即要求:(1)目標是單義的。對目標只能有一種理解,不能說可以這樣解釋,又可以那樣解釋。
例如,採購什麼物資,採購物資的質量標準等。(2)目標是能層層分解、層層落實的。採購目標要能具體落實到科室班組,以至每個職工,使基層的採購目標為企業的總採購目標服務。(3)明確達到採購目標的衡量標準。
2.擬定各種可行性方案。是指針對採購這一經營問題,具體實施的構想方案。在採購決策中,必須儘可能多地尋找可行性方案,以便進行選擇。如果只有一個方案,就無選擇餘地,那么就不稱其為決策了。在擬定採購決策方案時,要求做到:(1)儘可能找到各種可供選擇的採購方案,即所謂整體的詳盡性。如有遺漏,則在選擇方案時,就可能不是最佳方案。(2)備選的方案之間要有差別,相互排斥,即相互排斥性。選用甲方案就不用乙方案,只有這樣才能防止漏掉方案。構想的初始方案,需要進一步加工。例如,對採購的費用、資源的可能、人員的配備等都應反覆的測算,嚴格的論證,從而使決策方案更加完備。
3.選取最佳方案。在物資採購的各種方案擬定出來後,需進一步對其進行全面詳盡的論證和評價,以便從中選取最佳方案。在評價物資採購決策方案時應從方案的效果、利益、可行性等多方面進行考察。由於物資採購的有些目標不能完全定量化、且經營形式又是經常變化的,有時常常不具備選擇最佳方案的條件,此時應在多個可行方案中選出認為最滿意的方案。
4.實施和執行決策方案。確定了採購決策的最佳方案後,決策過程並沒有結束,還必須落實執行最佳方案。一方面要按照採購的任務和目標,層層分解,落實到人;另一方面,在執行中建立完善的採購信息反饋系統,收集執行情況與預定決策方案的目標對比情況,發現問題,查明原因,及時採取措施,予以控制和協調,以保證全面實現採購決策目標。
