檔案發布
2003年7月24日深圳市檔案局印發 深檔發〔2003〕83號
檔案內容
第一章 總 則
第一條 為了進一步規範電子檔案的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子檔案安全有效地利用，根據《中華人民共和國檔案法》和《深圳經濟特區檔案與檔案收集利用條例》，制訂本辦法。
第二條 我市各級國家機關、團體、事業單位的電子檔案歸檔及管理，適用本辦法。
企業電子檔案的歸檔及管理，可以參照本辦法執行。
第三條 本辦法下列術語的含義分別為：
（一）電子檔案：以數字形式存儲於磁帶、磁碟、光碟等載體，依賴計算機系統閱讀、處理、存取並可在通信網路上傳輸的檔案。
（二）歸檔電子檔案：指經過鑑定具有保存價值的電子檔案以及相應的支持軟體參數和其他相關數據。
（三）線上式歸檔：指通過計算機網路，在不改變原存儲方式和位置的情況下，實現電子檔案向檔案部門移交的過程。
（四）可卸載式歸檔：指將應歸檔的電子檔案卸載到脫機載體上，向檔案部門移交的過程。
（五）元數據：關於數據的數據，是一種信息資源組織和管理工具，它可以對檔案進行詳細、全面、規範的描述，保證電子檔案能夠被準確理解與有效檢索，支持電子檔案的管理、利用和長期存取。
第二章 組織管理與職責
第四條 市、區檔案行政管理部門按統一領導、分級管理的原則，負責對市、區國家機關、團體、企事業單位產生的電子檔案歸檔及管理實行監督指導。
第五條 各單位應建立電子檔案歸檔管理制度，並指定能勝任工作的專門人員負責電子檔案的歸檔及管理。
第三章 電子檔案歸檔
第六條 電子檔案的歸檔範圍、保管期限和密級劃分均參照國家關於紙質檔案歸檔的有關規定執行。
第七條 電子檔案基本數據類型及其類別代碼分別為：
（一）文本檔案（Text，代碼為T）
（二）圖形檔案（Graphic，代碼為G）
（三）圖像檔案（Image，代碼為I）
（四）視頻檔案（Video，代碼為V）
（五）音頻檔案（Audio，代碼為A）
（六）資料庫檔案（Database，代碼為D）
（七）電腦程式檔案（Program，代碼為P）
（八）多媒體檔案（Multimedia，代碼為M）
歸檔的電子檔案應按本辦法提供的《歸檔電子檔案存儲格式及載體》（參見附錄一）選擇存儲格式和載體，存儲電子檔案的載體應標明載體編號、類別代碼、密級、保管期限等。
第八條 加密的電子檔案歸檔前應做解密處理，明文歸檔。
第九條 歸檔的電子檔案中應包括《電子檔案元數據表》（電子版，參見附錄二）、電子檔案機讀目錄、相關軟體及其他說明等，並且要附上《歸檔電子檔案登記表》（參見附錄三）。
第十條 保管期限屬於“永久”、“長期”的電子檔案，必須製作至少一份該電子檔案的紙質文本同時歸檔，並建立準確、可靠的標識與之對應。
第十一條 電子檔案的歸檔可採用線上式歸檔方式或者可卸載式歸檔方式。
第十二條 電子檔案線上式歸檔應符合以下要求：
（一）電子檔案形成單位應當設定查詢歸檔電子檔案的許可權；
（二）辦理完畢的電子檔案應由經辦人及時註明標識；
（三）歸檔電子檔案的物理地址應由網路管理人員存放在指定的伺服器上，並採取備份措施。
第十三條 電子檔案可卸載式歸檔應符合以下要求：
（一）歸檔電子檔案應下載到本辦法規定的載體上；
（二）經辦過程中的情況隨時記錄在相應的檔案中；
（三）電子檔案辦理完畢後3個月內應進行歸檔。
第四章 歸檔電子檔案的移交
第十四條 市檔案移交單位應當於每年第一季度採用線上式歸檔方式或者可卸載式歸檔方式將上一年度應歸檔的電子檔案移交給深圳市檔案管理中心（以下簡稱市檔案中心）。
各區檔案移交單位暫將應歸檔的電子檔案按上述要求移交給所在區檔案館。
第十五條 歸檔電子檔案的移交內容包括歸檔電子檔案、電子檔案元數據表及有關材料。
專用軟體產生的電子檔案原則上應轉換為通用型電子檔案，若不能轉換，必須將專用軟、硬體及相關技術資料送檔案中心備案，並填寫《專用軟、硬體設備登記表》（參見附錄四）。今後若採用新型軟、硬體設備或系統升級，應當到檔案中心辦理相關手續，並在規定期限內移交原有軟、硬體設備及相關資料。
第十六條 歸檔電子檔案移交前，檔案形成單位必須認真檢測電子檔案，並由檢測人員填寫《歸檔電子檔案移交檢驗表》（參見附錄五）。檢驗表一式兩份，一份由檔案中心或檔案館歸檔保存，一份由電子檔案形成單位保存。
第十七條 檢測人員應檢驗下列項目：
（一）載體外觀檢驗，如載體有無劃痕、是否清潔等；
（二）病毒檢驗，如是否有病毒等；
（三）真實性檢驗，如電子檔案的內容、結構和背景信息經過傳輸、遷移等處理後是否與形成時的原始狀況一致；
（四）完整性檢驗，如電子檔案的內容信息、背景信息、結構信息等是否有缺損；
（五）有效性檢驗，如電子檔案是否具備可理解性和可利用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的兼容性等；
（六）技術方法與相關軟體說明資料檢驗，如技術方法與相關軟體說明資料等是否齊全。
第十八條 向市檔案中心或各區檔案館移交的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地封存保管。
第十九條 市檔案中心保管的電子檔案經市檔案館鑑定後，其中具有永久保存價值的由市檔案館接收進館。
第五章 歸檔電子檔案的保管
第二十條 歸檔電子檔案的保管應符合下列要求：
（一）歸檔載體應做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄塗層；
（二）歸檔載體應直立存放於防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中；
（三）環境溫度控制範圍是17℃—20℃，濕度控制範圍是35%—45%。
第二十一條 歸檔電子檔案有效性的保證措施：
（一）每滿1年對電子檔案涉及的形成單位和檔案館的設備更新情況進行一次檢查登記；
（二）對磁性載體每滿2年，光碟每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低於40%，如果發現問題應及時採取恢復措施。
（三）設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，同時，原載體保留時間不少於3年。
（四）磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少於4年。
第二十二條 市檔案館、市檔案中心、各區檔案館、各單位檔案部門應定期對電子檔案的接收、利用和銷毀等情況進行統計。
第六章 歸檔電子檔案的利用與銷毀
第二十三條 歸檔的電子檔案的封存載體不得外借，未經批准，任何單位和個人不得擅自複製電子檔案。
第二十四條 利用時使用拷貝件。對具有保密要求的歸檔電子檔案採用網路方式提供利用時，應採取身份認證、許可權控制等安全保密措施，並遵守國家有關保密規定。
第二十五條 歸檔電子檔案的銷毀需編制銷毀清冊，並報本單位主管領導批准。
第二十六條 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬於保密範圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀，並在網路中徹底清除。
第七章 附 則
第二十七條 本辦法自2003年8月1日起施行。
附錄一
歸檔電子檔案存儲格式及載體
（一）歸檔電子檔案存儲格式
基本數據類型 格式
資料庫 DBF
文本 DOC WPS TXT PDF RTF
聲音 MP3 WAV MIDI
圖形 DXF
圖像 GIF TIFF JPEG BMP XBM
視頻 RM AVI MPEG-2 MPEG-4
網頁 SGML HTML XML
幻燈片 PPT
課件 DRC
表格 XLS
（二）歸檔電子檔案存儲載體
載體名稱 規格 用途
CD-R 650M 脫機保存
CD-RW 650M 數據交換
DVD-R 4.7G 數據交換
磁碟< 軟碟、硬碟 數據交換
附錄二 電子檔案元數據表
第 頁
編號 元素類型 元數據元素 說 明 元數
據值
1 標識符 分類號* 檔案分類中的類目代號
2 全宗號* 分配給每個全宗的編號
3 檔案號* 分配給每份檔案的唯一識別編號
4 背景信息 檔案形成單位* 形成檔案的單位
5 檔案責任者* 對檔案形成承擔責任的人
6 檔案形成時間* 檔案產生、簽署和批准的時間
7 接收單位 接收檔案的單位
8 接收人 對檔案接收承擔責任的人
9 接收時間 接收單位收到檔案的時間
10 關聯 對相關檔案的參照
11 覆蓋範圍 檔案內容體現的相關法律、時間性和/或地域性等特徵
12 語種 記錄檔案內容所用的語言種類
13 使用日誌 對檔案使用情況的記錄
14 檔案標題* 表明檔案的主題內容和性質
15 主題詞* 描述檔案主題的規範化詞組
16 內容描述 內容摘要或文本描述
17 密級* 檔案機密程度等級
18 用戶許可權 用戶利用檔案的限制或規定
19 保管期限* 在採取處置行為前，檔案必須保存的時間期限
20 處置授權機構 具有檔案處置授權權利的機構
21 處置責任者 事實處置行為的責任人
22 處置行為 保管期限期滿時對檔案採取的處置行動
23 處置時間 對檔案採取處置行為的時間
24 保存日誌 檔案長期保存中對所有操作日期及行為的記錄和描述
25 結構信息 載體* 檔案存儲的物理性載體
26 載體規格* 關於載體的技術參數
27 數據類型* 關於檔案數據的類別信息
28 數據格式* 構成檔案的數據的邏輯格式
29 存儲位置 檔案存儲的物理/邏輯位置
30 套用環境 檔案創建時的硬體環境（主機、網路伺服器型號、製造廠商等）
檔案創建時的軟體環境（作業系統、資料庫系統、套用軟體的型號、版本等）
31 加密方式* 如何對檔案進行加密的信息
註：凡標有*的為必選項，要求認真填寫
附錄三
歸檔電子檔案登記表
第 頁
檔案編號 題名 形成時間 載體
編號 保管
期限 備註
附錄四
專用軟、硬體設備登記表
登記人：
登記時間：
單位
情況 單位名稱 聯繫人 聯繫
電話
單位地址
設備環境特徵 硬體環境（硬體設備名稱、型號、製造廠商等）
軟體環境（軟體型號、版本等） 作業系統
資料庫系統
套用軟體
電子檔案特徵 檔案數據類型 ○文本檔案 ○圖形檔案 ○圖像檔案
○資料庫 ○聲音檔案 ○視頻檔案
○表格 ○多媒體檔案 ○其他
檔案格式（doc、dbf、pdf、txt、jpeg等）
其他相關資料 硬體相關資料
（說明書等）
軟體相關資料
（使用說明書等）
移交情況登記 〇完整移交 移交時間
〇不完整移交 移交時間
不完整情況登記
備註
附錄五
歸檔電子檔案移交檢驗表
檢驗項目 檢查情況
載體外觀檢驗
病毒檢驗
真實性檢驗
完整性檢驗
有效性檢驗
技術方法與相關軟體說明資料檢驗
填表人（簽名）
年 月 日
審核人（簽名） 移交單位 接收單位
年 月 日
年 月 日
單位（印章）
年 月 日
年 月 日
