OA是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式，是信息化社會的產物。通過網路，組織機構內部的人員可跨越時間、地點協同工作。通過OA系統所實施的交換式網路套用，使信息的傳遞 更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現了辦公的高效率。
計算機所帶來的辦公自動化僅僅是提高了個人工作的效率，幫助文字處理、電子報表，以及進行簡單的人事管理、財務管理等。現在的辦公自動化，是經歷了文字處理工具、MIS系統、網路協同系統等各階段，不斷發展和完善起來的協同辦公平台，是以網路為依託， 在單位內部實現順暢的信息交流。各業務部門成為企業單位信息流中的一個環節，不再是一個一個的信息孤島。單位的組織結構得到簡化，各個部門在信息共享的基礎上進行協作，決策層可以迅速收集、綜合來自各個方面的信息，並以此為依據制定戰略決策，提高執行力和團隊的整體工作效率。
套用背景及現狀分析
任何一所企業，涉及行政管理、生產、銷售、後勤等眾多部門，人員分散，在日常的管理中經常應溝通不及時、不通暢而出現很多問題。日常工作中的溝通主要通過電話、會議、QQ及電子信箱等，但每種方式均存在著時間、人員、環境等特定條件的限制，傳遞信息過程中存在缺陷，使企業的各項工作信息不能及時傳達，造成責任不清等問題。 一個企業的發展需要的不僅是充足的資金、有能力有責任的人才，更需要科學、有效的管理辦法和管理手段。而最有效的管理手段便是網路信息技術手段，辦公自動化管理
現狀分析：
l 信息傳遞不流暢，員工與員工之間、領導與員工之間不能高效地進行工作交流。
l 行政辦公室檔案紙張滿天飛，資料櫃爆滿，造成大量資源的浪費。
l 協同工作能力差，特別是一些需要多部門協作完成的工作，不能及時溝通或者協調力度不夠，導致工作不能很好地完成。
l 單位領導不知道各部門每天在忙什麼，所安排的事情完成的準確進度無法有效的監督。
l 異地分支機構與總部協調做一件事時，電話、傳真不斷，造成高額費用。
泛迅OA協同套用系統是以企業辦公流程、信息管理和內部事務管理為核心，對眾多企業辦公業務進行認真細緻地研究和分析，深入了解和研究企業信息的形成過程和機理，藉助網際網路實現企業的網路辦公，以信息化手段提高企業內部辦公的效率，為企事業單位提供了一套真正意義上的辦公系統軟體。
OA系統的作用
對於企業單位的領導來說OA系統是決策支持系統，能夠為領導提供決策參考和依據；對於中層管理者它是信息管理系統；而對於普通管理者它又是事物/業務處理系統。泛迅OA辦公平台能夠為單位管理人員、工作人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。
幫助企業單位實現信息資源的共享；增強員工協同工作的能力；強化領導的監控管理；有效管理起有形（設備等）、無形(業務信息、知識)資產，避免流失；實現公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規範化，完美整合了組織內部的信息流。
節約運營成本
不用拿著各種檔案、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網路傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中複雜環節，同時將傳統的表格填寫過程電子化，大大降低了、列印、傳真、複印的費用，幫助用戶能夠更快地、準確地完成相關工作節約不僅是紙張還有時間。網路遠程辦公節約紙張、差旅、會議、通訊等方面的費用。
增強領導監控能力
強化領導的監控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態，及時發現問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。
實現工作流程的自動化
變革了單位傳統紙質公文辦公模式，企業單位內外部的收發文、呈批件、檔案管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均採用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現無紙化辦公。不用拿著各種檔案、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網路傳遞手段，發揮信息共享功能來協調單位內各部門的工作，減少工作中複雜環節。
實現文檔管理的自動化
可使各類文檔（包括各種檔案、知識、信息）能夠按許可權進行保存、共享和使用，並有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現電子化，通過電子檔案櫃的形式實現文檔的保管，按許可權進行使用和共享。實現文檔管理自動化以後，如企業單位來了一個新員工，只要管理員給他註冊一個身份檔案，給他一個口令，他自己進入系統就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術檔案等等，只要他的身份符合許可權可以閱覽的範圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓環節。
實現分散式辦公
變革了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網路連線隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。
企業OA定義
企業OA也稱為辦公自動化(Office Automation)，是一門綜合性的科學技術，興於70年代後的美國和日本。按照美國麻省理工學院M.C.季斯曼教授的定義：OA就是將計算機技術、通信技術、系統科學與行為科學套用於用傳統的數據處理技術難以處理的量非常大而結構又不明確的那些業務上的一項綜合技術。 在我國，OA的快速發展始於80年代中期。1985年全國召開了第一次辦公自動化規劃會議，對我國辦公自動化建設進行了規劃。會議對OA進行了最早定義：利用先進的科學技術，不斷地使人的一部分辦公業務活動物化於人以外的各種設備中，並由這些設備與辦公人員構成服務於某種目標的人機信息處理系統。目的是儘可能充分地利用信息資源，提高生產率、工作效率和質量，輔助決策，求取更好的經濟效果，以達到既定目標。推動企業信息化的捷徑
國內中小企業受到自身條件以及意識方面的限制，信息化起步較晚。由於OA系統屬於信息化管理基礎套用系統，使用簡單、投入相對較小，大多數中小企業往往選擇從OA著手，逐步進入信息化。過去我們發現，中小企業實施OA系統容易走進兩個極端，一種是對企業信息化管理缺乏信心，抱著淺嘗輒止的態度，去選擇那些價格便宜、功能一般的OA產品，這樣實施的結果往往是：OA產品功能有限、性能不穩定，系統上線後作用不明顯，企業失去進一步信息化的信心。另一種是對企業信息化管理過分自信，貪大求全，選擇那些功能繁多、名氣頗大、價格不菲的OA產品，這樣的企業往往容易陷入OA系統的套用困境，花費過多精力在OA系統，信息化被嚴重擱置。
企業在進行信息化建設時，往往一方面深感其必要性、緊迫性，另一方面又感覺基礎不足，實施過程複雜，周期長，缺乏把握與信心。而這時企業OA正是推動企業信息化的捷徑。

 ◆日常辦公：通知公告、內部郵件、個人日誌、檔案傳輸、部門信息、工作報告、日程安排、常用工具。
◆行政辦公：網路硬碟、會議管理、內部論壇、車輛信息、辦公用品、固定資產、通訊錄、線上調查。
◆工作流管理：流程申請、流程審批、審批監控、流程自定義、表單自定義、流程歸檔。
◆行政公文管理：收文管理、發文管理、公文擬稿、公文審核、公文簽發、公文分發、公文歸檔、公文監控。
◆業務信息：項目管理、銷售活動、客戶關係、產品信息、商務信息。
◆教務信息：教管管理、教案管理、課件管理、學籍管理、成績管理。
◆人力資源：人事檔案、調動記錄、獎懲信息、員工培訓、線上考勤。
◆報表統計：發文情況統計、收文情況統計、考勤報表統計、員工外出統計、其他情況統計 、工作日誌統計、。領導活動統計、工作流報表分析。
◆輔助辦公：線上尋呼、線上論壇、線上會議、媒體播放、郵編區號、萬年曆、記事本、投票管理。
◆特色功能：電子簽名、電子印章、手寫批註、線上編輯、痕跡保留、手機簡訊、移動OA、網路傳真、OA小精靈、VPN安全套用、U盾安全認證。
◆簡訊群發中心：批量簡訊傳送、郵件到達通知、公文催辦、會議通知、待辦事宜、重要事情、日程提醒等均可通過手機簡訊方式及時通知相關人員，會議通知支持與會人員簡訊回復參會回執；系統還提供簡訊群發功能，是產品促銷、客戶回執的重要幫手，極大提高辦公效率。
