企業OA定義
簡介
企業OA也稱為辦公自動化(Office Automation)，是一門綜合性的科學技術，興於70年代後的美國和日本。按照美國麻省理工學院M.C.季斯曼教授的定義：OA就是將計算機技術、通信技術、系統科學與行為科學套用於用傳統的數據處理技術難以處理的量非常大而結構又不明確的那些業務上的一項綜合技術。
作用
在我國，OA的快速發展始於80年代中期。1985年全國召開了第一次辦公自動化規劃會議，對我國辦公自動化建設進行了規劃。會議對OA進行了最早定義：利用先進的科學技術，不斷地使人的一部分辦公業務活動物化於人以外的各種設備中，並由這些設備與辦公人員構成服務於某種目標的人機信息處理系統。目的是儘可能充分地利用線上信息資源，提高生產率、工作效率和質量，輔助決策，求取更好的經濟效果，以達到既定目標。
推動企業信息化的捷徑
國內中小企業受到自身條件以及意識方面的限制，信息化起步較晚。由於OA系統屬於信息化管理基礎套用系統，使用簡單、投入相對較小，大多數中小企業往往選擇從OA著手，逐步進入信息化。過去我們發現，中小企業實施OA系統容易走進兩個極端，一種是對企業信息化管理缺乏信心，抱著淺嘗輒止的態度，去選擇那些價格便宜、功能一般的OA產品，這樣實施的結果往往是：OA產品功能有限、性能不穩定，系統上線後作用不明顯，企業失去進一步信息化的信心。另一種是對企業信息化管理過分自信，貪大求全，選擇那些功能繁多、名氣頗大、價格不菲的OA產品，這樣的企業往往容易陷入OA系統的套用困境，花費過多精力在OA系統，信息化被嚴重擱置。
企業在進行信息化建設時，往往一方面深感其必要性、緊迫性，另一方面又感覺基礎不足，實施過程複雜，周期長，缺乏把握與信心。而這時企業OA正是推動企業信息化的捷徑。
企業OA優點
1、效果直接：通過OA系統可以直接提高工作效率，加強企業的快速反應能力
2、易於理解實施：OA系統要比其他系統更容易理解，以企業信息化基礎薄弱時更為切實可行。
3、投資風險小：一方面企業OA系統的投資金額相對較小，另一方面OA系統的選擇比較容易，如果功能齊全、廠商有較強的實力、產品能支持二次開發，就能確保實施成功。
4、能有效推動企業整體信息化水平的提升：通過直接見效的OA系統，可以有效地提升企業人員對信息化的認識與熟悉程度，從心理上、技能上都能更好地接受信息化，也可以使企業積累信息系統的實施經驗，從而為實施更加複雜的ERP、CRM等系統打下良好基礎。
因此，當企業在進行信息化建設、特別是套用系統建設過程中出現猶豫時，可以把企業OA系統作為一條捷徑，來推動企業信息化建設的前進。
業內人士建議：中小企業信息化，首先應該認清形勢，然後結合自身管理現狀，最後制定相應的實施規劃，從OA系統開始，分階段的實施，由淺到深循序漸進，才能取得全局的勝利。
主要功能
1、建立信息發布的平台。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如：公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。
2、實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規範各項工作，提高單位協同工作的效率。
3、實現知識管理的自動化。傳統的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子檔案櫃的形式實現文檔的保管，按許可權進行使用和共享。企業實現辦公自動化以後，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他註冊一個身份檔案，給他一個口令，他自己上網就可以看到符合她身份的許可權範圍內的企業內部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓環節。
4、輔助辦公。像會議管理、車輛管理等與日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
5、實現協同辦公。就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。
