會計科目編碼的通用原則
萬變不離其宗，與其它財務管理軟體相同，用Excel實現的財務管理也需要對會計科目進行編碼，並遵循同樣的編碼原則：一方面要能夠起到區分會計科目的作用；另一方面，要便於會計人員的識別與計算機的輸入。一級會計科目的編號一般採用四位純數字表示，其中：第一位數字（即千位）表示會計科目的類別，其中1表示資產類，2表示負債類，3表示所有者權益類，4 表示成本類，5為損益類；第二位數字（即百位）可以劃分大類下面小類；剩餘兩碼為流水號。為便於會計科目的增減，一般情況下，編碼要考慮到未來的擴展性，在編碼間，留有一定的間隔。
二級會計科目一般採用六位編碼，其中前四位為一級科目的代碼，後兩位為流水號。如：銀行存款（編碼為1002）下根據銀行的不同，設定多個二級別科目，諸如“中國建設銀行”、“中國工商銀行”、“中國農業銀行”等等，則可分別編碼為：
100201中國建設銀行100202中國工商銀行100203中國農業銀行
一般情況下，二級科目都是根據企業的需要來設定。但無論一級科目、二級科目如何設定，其前提都必須要保證編碼的唯一性。因此，為了確保會計科目的唯一，數據保存時的檢驗動作必不可少
在Excel中建立總帳會計科目表
確定會計科目的編碼後，就需要在Excel中建立相應的“總帳會計科目表”。在做此表格時，總結出來如下經驗：① 會計科目隨需錄入：
不同企業的所需要的會計科目有多有少，在錄入過程中，沒必要全部錄入，只要錄入企業要用到的會計分錄，這不但可以減少輸入的時間，還有利於以後查詢操作；
② 新加了一個欄位，用來統計會計科目的數量：
在單元格D2中，輸入公式：=COUNTA(B:B)-1，就可以統計會計科目的數量。
公式備註：
（1）公式中的參數使用了B:B，而不是習慣用的B1：B100，因為B：B是對B列的所有數據進行計數。而B1：B100隻是對前100行進行計數。若會計科目超過100個的話，又要重新設計公式，還不如一勞永逸，對全列進行計數。
（2）最後減掉的是1而不是2。因為A1，B1，C1，D1單元格進行了合併，使用公式進行計數時，不會把合併的單元格計入在內，所以，只要減掉1。若減2，就少算了一個。
③ 數據的唯一性檢測
會計科目必須保證唯一，這方便後續的操作。
A列的所有數據必須具有唯一性，只需要以下操作：單擊單元格A1，執行“數據”→“有效性”命令，在“允許”下拉列表框中選擇“自定義”。在公式框內，輸入：=COUNTIF(A:A,A1)=1即可，再在錯誤提示信息中，輸入標題與提示信息。此時，若輸入的數據有重複，則保存時，系統會有錯誤提示。
同時對B列名稱也進行相同的設定，以保證會計科目的唯一性。
在Excel中，建立總帳會計科目明細表
在下一張表中，分別輸入一級科目對應的二級科目，來建立總賬會計科目明細表。做了如下工作：1、唯一性檢驗
明細科目也必須唯一，所以也同樣要對二級科目進行唯一性檢驗。
2、自動編碼
新建明細科目，能否讓Excel進行自動編碼呢？這樣既可以減少工作量，又不會有錯誤發生。
如想實現在科目名稱中，輸入內容時，在編碼處自動編碼，則可進行如下操作：
在A3單元格處，輸入公式：=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2))
但是，如此設定，編號是從1開始，而不是我們想要的100201開始。我們需要輸入一些比較長的序號，如493948830001、493948830002、493948830003……，前面的數字都是一樣的，只是後面的按照序號進行變化。
則需要選中要輸入這些複雜序號的單元格，接著點擊選單“格式”、“單元格”，在彈出的對話框中點擊“數字”標籤，在分類下選擇“自定義”，然後輸入“100200”完成後點擊“確定”按鈕。此時，在名稱處，輸入名稱的話，編碼就會自動填充。對原材料等明細科目也可同樣處理
連線兩級會計科目
不同種類的二級科目在同一張表上，因此，要把兩級科目用超連線關聯起來，用一般的超連線是無能為力的。這裡倪小君通過插入名稱功能來實現兩級科目之間關聯動作。
首先，選中銀行存款的所有二級科目，然後點工具列上的“插入”，點“名稱”，點“定義”，在彈出的對話框內，輸入名稱：銀行存款明細。然後，再回到一級科目中，進行超連線設定。選中銀行存款單元格，右鍵滑鼠，選擇超連線，選擇本文檔中的位置，並選擇定義名稱下的“銀行存款明細”，按確定即可。如此，就建立起了兩者之間的聯繫。對其他會計科目也進行類似的操作，以建立起科目之間的關聯。
