會計憑證附屬檔案

會計憑證附屬檔案是會計資料的重要組成部分,是記錄會計核算過程和結果的重要載體,在一定程度上具有相當大的作用。有效地保證附屬檔案的質量,可以從源頭上治理和防止腐敗。 但在審計中發現,一些單位對會計憑證附屬檔案不夠重視,附屬檔案的取得不夠完整,不能準確地反映財政資金的具體用途,失去了附屬檔案應客觀、充分佐證財政資金支出具體事項的作用,也失去了會計記錄對經濟業務事項的“記載、還原”功能。從一定意義上講,附屬檔案關係到會計秩序和社會經濟秩序,並不是可有可無的,千萬不可忽視。

作用

一、對相關的經濟業務事項進行輔助性說明。如,車輛修理費清單,購置大宗不同類的辦公用品所附的清單,購買商品、資產的驗收單,發放加班加點工資、全勤獎等所附的考勤表,保險公司提供的保險單等等。

二、委託、授權證明。如,辦公用品購置計畫的批覆,主管部門對車輛購置的批覆,主管部門對經濟目標責任制兌現方案的批覆等等。

三、執行依據。如,職工工資晉級人事部門核准的檔案及表格,受援單位對支援工作人員開具的補貼時間及標準的通知等等。

解決措施

要改變對會計憑證附屬檔案不重視這個問題,需從業務經辦者和財務人員兩方面入手,樹立正確認識會計憑證附屬檔案的重要性的思想,作為經辦者,在業務發生時除了要索取發票之外還要有必要詳細的附屬檔案,對業務進行輔助說明。這樣一方面可以有效杜絕虛假列支,也有利於以後的檢查和說明,維護經辦人員自身的權益。另一方面是從財務人員入手,培養他們審核原始憑證附屬檔案的良好習慣,健全單位財務審核制度,對會計憑證附屬檔案缺失的業務拒絕辦理,要求經辦人員出具和補充完整的會計憑證附屬檔案。

同時還要健全制度保障,為了有效地保證會計資料的質量,規範會計資料生成程式,國家制定了一系列的規章制度,對填制會計憑證、登記會計賬薄、編制財務會計報告等問題作出了規定,起到了良好的效果。但是,國家沒有對附屬檔案的生成程式、質量管理等方面作出統一的、明確的規定,這將大大影響會計資料的質量。筆者建議:從行政立法的角度對附屬檔案予以高度重視,完善《會計法》第二章“會計核算”的相關條款,補充《會計基礎工作規範》第五十二條“會計憑證”中對附屬檔案有關規範性的內容。

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