工作流管理系統是“一種在工作流形式化表示的驅動下，通過軟體的執行而完成工作流定義、管理及執行的系統”，其主要目標是對業務過程中各活動發生的先後次序及同活動相關的相應人力或信息資源的調用，進行管理而實現業務過程的自動化。
結構在企業的日常工作中，絕大多數屬於流程類工作，比如業務的分級審批工作、各類申請表單、公文簽審、業務處理等。通過現代的技術手段將企業內諸多繁瑣複雜的業務流程自動化，並對其進行有效地管理便是工作流需要解決的問題。
傳統的系統設計方式將業務流程以編碼的方式固化在套用系統中，在業務流程和組織結構發生改變的情況下，需要將系統進行重大修改，甚至重新設計。實際上，業務流程的改變是導致許多套用系統失敗的最主要的原因。
工作流管理系統的出現使得上述情況發生了改變。套用系統的開發人員通過可視化的方式分析和設計業務流程，並將各個套用模組聯接在一起。在組織結構和業務流程發生變化的時候，能夠在很少修改甚至不修改原來套用的情況下，僅僅通過適當調整或重新定義工作流程就能適應變化了的情況。
採用工作流管理系統有以下優點：
目標 1、提高系統的柔性，適應業務流程的變化，建設各類信息系統的重要工作之一就是發現用戶的工作流程，進行分析建模，並把它體現到信息系統的設計中。
2、企業都在隨著時間不斷地改革工作流程，使企業各部門能夠更好地發揮服務職能、提高工作效率。
3、提高企業工作效率，企業許多流程在自動化過程中會省去一些不必要的步驟
4、較好的流程控制，通過標準的工作方法和跟蹤審計，提高了業務流程的管理
5、跨越流程的軟體控制，使流程可以按照業務的靈活設計。
6、業務流程的改進，對流程的關注，使它們趨向於流暢和簡單。
流程固化的優點：
1、確保當一個企業的核心員工流失的時候，很多關鍵技術不流失，因為很多知識已經被夠固化下來。
2、當企業到一定規模的時候，需要協調的業務增加後不會降低協調的效率。
3、當企業業務較多或者業務複雜時避免互相推諉。
功能概述4、當企業的管理從直線管理到矩陣管理演變過程中，保持原來的效率。
5、可以使企業從人治跨向制度管理，確保企業制度執行力度。
6、確保當業務繁忙時，確保步調統一。
7、規避風險，業務不依賴於個人表現。
8、確保從全局查看、監督企業業務表現。
易協工作流管理系統主要功能：
1、零編程-快速搭建企業協作套用平台
eCollabWFMSuite從流程建模，到流程的部署，流程的自動化，流程的運行控制，以及流程的管理監控，形成完整的流程管理體系。利用相關子系統進行組織機構建設、表單定製、流程編制並發布後，即可在終端用戶套用-協作門戶(eCollabPortal)中進行協同辦公。
2、引入並套用崗位
崗位是eCollabWFMSuite授權及套用的核心元素，支持一人多崗，一崗多人。人員許可權是從崗位自然繼承而來，從而職責更加明確。
3、支持組織機構歷史
確保任一時刻的業務辦理信息有據可查，確保任一時段的工作統計信息無誤。
4、支持工作組樹
不僅支持工作組，而且工作組也可是一個樹形結構的虛擬組織機構，並且擁有自己的崗位信息。
5、支持分級管理
系統支持分級管理，實現管理協作。
6、工作完全可控，同時受到職責約束
所有的流程信息都具有可追溯性，留有痕跡。從流程的發起，到流程的運行、結束、歸檔，整個過程接受監督，可進行督辦並支持自動催辦。同時所有操作均覆蓋在職責（許可權）的範圍之內。
7、工作流引擎
支持串列、分支、並行、動態並行、會審、聚合原則、會審原則、上下游流程等運轉模式，支持自由流，支持同步、異步活動。
8、表單自定義
可視化界面設計並具有資料庫訪問功能。許可權粒度細到每個數據項。支持多種控制項，支持運行時輸入驗證以及運行時動態用戶互動等。支持版本控制。
9、圖形化易用的流程編制
圖形化拖拽式快速編制企業流程，支持多種流程模式，具有豐富的參與人設定參數。支持版本控制並能無縫集成表單設計器設計的表單。
10、自動業務訊息提醒功能
支持多種訊息提醒方式，支持離線訊息提示，並具有回覆功能。
11、流程檢索、統計、分析，以及流程圖、環節規則等。
