基本簡介
文檔管理文檔管理指文檔、電子表格、圖形和影象掃描文檔的存儲、分類和檢索。每個文本具有一個類似於索引卡的記錄，記錄了諸如作者、文檔描述、建立日期和使用的應用程式類型之類的信息。這些文檔一般歸檔在較便宜的磁帶上，必要時歸檔在可讀寫的光碟上。
在一個法律事務所的案例中，文檔管理跟蹤一個文檔發生的所有活動，如鍵字的數目、校訂和列印等，使客戶為這些服務付費。文本管理系統與面向對象的作業系統緊密相關，如Microsoft Windows的未來版本和IBM/AppleTaligent工程。面向文檔的接口將自動地使一個應用程式基於文檔的信息之上。
文檔管理在法律事務所、保險公司、政府財政部門、廣告代理公司和其它具有大量書面檔案或影象操作活動的商業領域中最為有用。文檔的狀態包含草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。
系統元素
文檔管理在組織中可以創建哪些類型的文檔和其他內容。
對於每種類型的文檔使用哪些模板。
對於每種類型的文檔提供哪些元數據。
在文檔生命周期的每個階段將文檔存儲在何處。
在文檔生命周期的每個階段如何控制對於文檔的訪問。
當團隊成員一起致力於文檔創建、審核、批准、發布或處置時，如何在組織內移動文檔。
要將哪些策略套用於文檔，以便審計與文檔相關的操作，以適當方式保留或處置文檔，以及保護對組織至關重要的內容。
當文檔在其生命周期中從一個階段過渡到另一個階段時，如何轉換文檔。
如何將文檔視為企業記錄，在這種情況下，必須根據法律要求和公司準則保留文檔。
主要步驟
文檔管理確定文檔管理角色 確保您的計畫中包含組織的重要項目負責人的反饋意見，您具有適當的團隊來實現解決方案，並且您知道誰將參與文檔管理過程。有關創建文檔管理規劃團隊的詳細信息，請參閱確定文檔管理參與者和項目負責人。
分析文檔用途 在確定使用文檔的人員後，確定他們使用的文檔類型以及使用方式。有關詳細信息，請參閱分析文檔用途。
規劃文檔的組織結構 您可以將文檔放在庫、團隊網站和門戶網站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文檔組織和存儲功能，從專門的網站（如記錄庫）到自由格式文檔庫（用於特殊文檔創建和協作）。在一個庫中，您可以進一步將內容劃分到資料夾和子資料夾中。有關詳細信息，請參閱規劃文檔庫。
規劃如何在各位置之間移動內容 在文檔生命周期的不同階段中，可能需要將文檔從一個網站或庫移動到另一個網站或庫。例如，發布過程可能包括將文檔從暫存網站移動到公共 Internet 網站。如果在網站之間移動內容時需要將內容從一種格式轉換為另一種格式，則您還需要規劃內容轉換。有關詳細信息，請參閱主題規劃文檔庫中的“規劃內容的流動”。
規劃內容類型 使用內容類型來組織有關文檔類型的信息，如元數據、文檔模板、策略和工作流程。這是幫助您在整個組織中組織文檔和實施一致性所必不可少的步驟。有關詳細信息，請參閱規劃內容類型 (Office SharePoint Server)。
規劃內容控制 您可以為每種內容類型和存儲位置規劃適當的控制級別。例如，對於文檔庫，您可以計畫要求籤入和簽出以及使用信息許可權管理來防止未授權分發文檔。有關詳細信息，請參閱規劃版本控制、內容審批和簽出。
規劃工作流 通過為組織規劃工作流，當每個參與者在文檔的生命周期中進行協作時，您可以控制和跟蹤文檔在團隊成員之間移動的方式。Office SharePoint Server 2007 包括適用於一般團隊任務的工作流，如審核和批准文檔。Office SharePoint Server 2007 還支持創建和安裝自定義工作流。有關詳細信息，請參閱為文檔管理規劃工作流。
規劃策略 對於每種內容類型，應規劃信息管理策略，以確保文檔獲得適當的審計、保留，或者根據組織的機構要求和法律要求處理文檔。Office SharePoint Server 2007 包含實現審計、文檔保留、標籤和條形碼等的策略（以確保所列印的內容可以與文檔庫中的相應版本相關）。有關詳細信息，請參閱規劃信息管理策略。
管理特點
文檔管理層次展現--層次結構的文檔存儲和展現形式，使得文檔更加容易查閱。
許可權管理--依據層次結構文檔的管理人許可權體系。通過文檔目錄和文檔種類管理人，使得文檔的保密，許可權查閱等需求得到了滿足。
文檔發布--文檔內部發布，使得文檔發布到內部的文檔查閱界面。
導入導出--文檔導入導出，指通過選擇指定的文檔將其從系統中導出，從對應檔案中將其內容恢復到系統轉化為文檔。這使得文檔可以存儲為特定結構的檔案用於備份或資源共享，為文檔備份、文檔遷移、資料共享等提供了很好的途徑。
文檔附屬檔案--文檔附屬檔案改變了文檔僅記錄文字信息的屬性，擴展為通過文檔可以附加存儲檔案、影音資料等。
管理軟體
文檔管理軟體為企事業單位提供一個整體的解決方案，集電子文檔、紙質文檔、數字資產（圖片、CAD圖紙、音頻、視頻）、ISO文控等各類檔案管理於一體，以解決企業文檔管理難題實現高效運營為目標，通過“與Office集成、許可權控制、全文索引、協同編輯、版本管理、網際網路訪問、CAD圖紙預覽、多媒體線上播放、文檔線上借閱、目錄規則套用、審批流程管理和ISO文控”等功能。如致得E6，能夠有效地解決了企業中人員溝通難、圖紙管理散亂查找不易、紙質文檔浪費嚴重、檔案審批周期長效率低、流程管理不規範、異地協同辦公難等問題，幫助企業有效地實現資源整合利用、減少信息安全隱患、促進團隊協作，提高員工溝通和協作效率，同時節省印刷和紙質成本從而降低企業圖紙的管理成本，實現利潤最大化。Teamdoc文檔管理軟體採用C/S的工作模式，主要可以實現以下幾大功能：
文檔安全集中存儲文檔共享文檔版本追蹤文檔線上協同編輯文檔快速索引
主要類型
文檔管理一、重要文檔
單擊“系統選單”中“文檔管理”，進入文檔管理界面。
1、契約文檔
1）進入契約文檔界面
點擊“契約文檔”進入契約文檔界面。
2）填寫、發布契約
在“標題”欄中輸入發布契約信息的主要標題內容。單擊下方“內容”框，輸入所要發布的與主標題相關的信息內容，按回車，點擊“保存”即可。系統除了傳送文本信息以外，還可以傳送HTML頁面信息，傳送頁面信息時只要選中“使用HTML語法”選項框即可。
3）查看契約文檔
點擊所要查看契約的標題即可進入、瀏覽契約文檔信息。
如果顯示超過一頁，單擊“上頁”、“下頁”可以翻頁，在頁碼框中輸入頁號後，按回車鍵或者點擊“轉”按鈕，即可直接進入該頁查看。
在“搜尋”欄中輸入契約的標題的特徵值，單擊“搜尋”，螢幕顯示含有這些特徵值的契約信息。
4）評論
如要對某些契約進行評論，直接點擊該契約標題進入，在發布的內容框中輸入所要評論的內容，單擊“保存”即可。
5）刪除契約信息
找到所要刪除的契約信息的標題內容，單擊標題行後面的藍色“X”即可刪除該契約。
2、人事檔案
1）進入人事檔案界面
點擊“人事文檔”進入人事檔案界面。
2）填寫、發布人事信息
在“標題”欄中輸入發布人事信息的標題內容。單擊下方“內容”框，輸入所要發布的與主標題相關的信息內容，按回車，點擊“保存”即可。系統除了傳送文本信息以外，還可以傳送HTML頁面信息，傳送頁面信息時只要選中“使用HTML語法”選項框即可。
3）查看人事檔案
點擊所要查看人事信息的標題即可進入、瀏覽人事檔案信息。
如果顯示超過一頁，單擊“上頁”、“下頁”可以翻頁，在頁碼框中輸入頁號後，按回車鍵或者點擊“轉”按鈕，即可直接進入該頁查看。
在“搜尋”欄中輸入人事的標題的特徵值，單擊“搜尋”，螢幕顯示含有這些特徵值的人事信息。
4）評論
如要對某些人事情況進行評論，可直接點擊該人事標題進入，在發布的內容框中輸入所要評論的內容，單擊“保存”即可。
5）刪除人事信息
找到所要刪除的人事信息的標題內容，單擊標題行後面的藍色“X”即可刪除該人事信息。
3、固定資產檔案
1）進入固定資產檔案界面
點擊“固定資產檔案”進入固定資產檔案界面。
2）填寫、發布固定資產信息
在“標題”欄中輸入發布固定資產信息的主要標題內容。單擊下方“內容”框，輸入所要發布的與主標題相關的信息內容，按回車，點擊“保存”即可。系統除了傳送文本信息以外，還可以傳送HTML頁面信息，傳送頁面信息時只要選中“使用HTML語法”選項框即可。
3）查看固定資產檔案
點擊所要查看固定資產信息的標題即可進入、瀏覽固定資產檔案信息。
如果顯示超過一頁，單擊“上頁”、“下頁”可以翻頁，在頁碼框中輸入頁號後，按回車鍵或者點擊“轉”按鈕，即可直接進入該頁查看。
在“搜尋”欄中輸入固定資產信息的標題的特徵值，單擊“搜尋”，螢幕顯示含有這些特徵值的固定資產信息。
4）評論
如要對某些固定資產信息進行評論，直接點擊該固定資產信息標題進入，在發布的內容框中輸入所要評論的內容，單擊“保存”即可。
5）刪除固定資產信息
找到所要刪除的固定資產信息的標題內容，單擊標題行後面的藍色“X”即可刪除該固定資產信息。
二、分類文檔
單擊“系統選單”中“文檔管理”，進入文檔管理界面。
1、添加分類
在“添加分類”的名稱欄中輸入分類的名稱，附言欄中可輸入一些相關的附言信息，點擊“新建”按鈕即可。
2、選擇分類文檔
可以建立多個不同的分類文檔，根據需要直接選擇分類文檔中具體文檔進行發布、評論等。分類文檔的使用方法與重要文檔的使用相類似。
市場現狀
文檔管理對信息和知識的獲取和使用已經成為當今社會發展的基本動力，這也是資訊時代的顯著特徵之一。而文字和圖形是信息和知識的最主要載體，特別是利用計算機技術實現的信息和知識的獲取和利用，已經成為21世紀信息化革命的主要特點和標誌。隨著我國信息化建設全面進入內容階段，資料庫、“海量存儲”、信息安全等領域都成為了IT業界關注的重點，IT 產業的重心也已經逐漸轉向信息處理和利用水平的升級。計算機套用的大規模普及，進一步豐富了人們獲取信息和知識的來源，可以說，今天的工作、生活正在被大量的文檔所包圍。
在日常工作中，利用計算機，人們除了可以通過鍵盤直接錄入文字信息，生成和保存檔案，也能很輕易的通過Email、MSN、ICQ來收發文檔，用OCR結合掃瞄器獲取文檔，還可以通過數位相機、錄音筆這些數字輸入設備並輔以必要的軟體來獲取文字圖像資料等等。
正是通過以上種種方式，人們在工作生活中面對的文檔數量在迅速地增長。因此，對文檔的管理變得尤為重要，可以說文檔管理已經與我們的工作生活息息相關。在日常套用中，隨著信息化浪潮撲面而來，人們對處理大量的錄入文檔的需求也越來越迫切。或許用戶有時會有如下的經歷：面對大量掃描錄入的文檔信息，不知道如何合理有序地分類存放，因此有時候想找到某個文檔，頗有一種大海撈針的感覺；或者網頁里有許多自己感興趣的數據，這些數據都存在一定的規律，並且數據量很大，如果通過手工方式把這些數據保存出來，工作量可想而知，不但勞神費力，並且時間一長，還容易出錯，平添許多煩惱。而文通鑑的出現則解決了用戶的這些難題。
據文通鑑開發人員介紹，文通鑑就可以把用戶的紙質文檔原文“複印”到電腦，而且變成可編輯的文本，供用戶查找，滿足了用戶在文檔輸入、編輯、存儲、套用過程中的各種需求。利用TH-OCR技術，“文通鑑”可以識別包括中文簡體、繁體、日文、韓文、英文在內的多種文字，同時還能準確地將紙質文檔“一鍵錄入到WODR”；利用“文通鑑”，用戶還能實現PDF格式文檔的生成以及PDF與其他格式文檔之間的自由轉化，並能輕鬆對PDF格式文檔增加批註和標籤；通過“文通鑑”提供的文檔管理平台，用戶還可以直接通過縮略圖的方式預覽包括掃描檔案、Word檔案、電子表格、PDF 檔案及數碼照片。此外“文通鑑”還能實現文檔的關鍵字/全文智慧型檢索、自動獲取電子表格等多項功能。
基於全球領先的電子文檔管理理念，“文通鑑”面向中文電子文檔管理全過程，滿足了用戶在文檔獲取、文檔處理、文檔存儲、文檔套用等各個環節的不同需求，能夠輕鬆完成紙介質文檔向電子文檔的轉換、不同格式的電子文檔的自由轉換和調用、快速全文檢索和文檔原文再現等複雜套用，大幅度提升了用戶的文檔信息化管理效率。
雖然文檔管理蘊藏著巨大的市場，但是如何才能激發用戶的這種需求？於是文通信息想到了免費試用。文通信息總經理沙建輝表示：加深用戶對文通鑑這種套用性極強的軟體產品的認可，產品試用是最好的手段之一。據了解，在活動期間，文通信息總共發放免費光碟2萬餘張，試用用戶覆蓋了教育、政府機關、醫院、科研機構、廣告、媒體等行業。而且據文通鑑銷售人員介紹，文通鑑的文檔管理功能得到了不同行業用戶的充分認可，而且這些用戶還針對各自的套用，開發了很多新的套用點。比如從某廣告公司利用文通鑑將各類紙質彩頁通過文通鑑掃描進電腦，然後進行全文檢索，這樣只要輸入要查找的關鍵字就能輕易找到需要的文案，效率是以前的10倍；某整形醫院在試用了文通鑑之後，不僅將病人的病例實現了電子化，而且還將很多整形方面的文章、資料、圖片通過文通鑑輸入了電腦，建立了電子資料庫，有效的實現了資源共享。而在教育行業，無論是製作課件、網上批改試卷還是建立電子資料庫，文通鑑的文檔管理功能發揮的更是淋漓盡致。除了行業市場，文通鑑對個人的文檔管理也非常出色，據文通信息介紹，對於個人用戶，文檔管理不僅僅是報紙、雜誌這些文檔，比如一位來自北京的用戶在購買了文通鑑之後，將家中的各種單據、票據、各種證件等等通過文通鑑“複印”到電腦，然後逐一建立索引，不僅查找方便，而且還可以直接在電腦實現這些文檔資料的列印、傳輸。
從活動結束後的用戶反饋信息來看，文檔檢索、pdf轉換、紙質文檔的錄入識別是文通鑑最受關注的三個方面。特別是文通鑑強大的文檔檢索功能更是得到了許多用戶青睞而這也是目前多數用戶文檔管理最常用的方面之一。對於這一結果，文通信息總經理沙建輝表示：從人們的日常工作習慣來看，每天需要文字識別的資料很少，而文檔的查找和檢索卻是人們每天都在套用的。因此，作為一款文檔管理解決方案，我們對文通鑑的套用前景非常有信心。而從目前試用活動取得的巨大反響來看，也更加堅定了我們進軍文檔管理市場的決心。
