“信息許可權管理 (IRM)”使您可以授予某些用戶或組訪問和修改文檔的許可權。除了某些相似性之外，IRM 與“文檔保護”並不相同。IRM 使您可以設定具體操作對於整個文檔的許可權，如列印文檔或將文檔轉發給其他人，以及讀取或編輯文檔。
當您在啟用 IRM 的情況下存儲文檔時，Microsoft Office Word 2003 將把對該文檔具有許可權的每個用戶及其許可權的列表保存到文檔。此信息將被加密，以便只有文檔所有者才可以對其進行訪問。
另外，啟用 IRM 的文檔包含內容許可。內容許可包含電子郵件地址、許可權信息和身份驗證信息。每當有人試圖打開啟用 IRM 的文檔時，Office Word 2003 都將根據該用戶的標識檢查保存在文檔中的內容許可。如果該用戶以前從未打開該文檔，Office Word 2003 將與 IRM 伺服器聯繫，驗證該用戶的標識，為其下載新的內容許可（假設該用戶具有所需的許可權），並將該內容許可保存到文檔。
文檔所有者可以選擇避免將內容許可保存到文檔。但是，如果不將內容許可保存到文檔，Office Word 2003 每次打開文檔時都必須與 IRM 伺服器聯繫。如果 Office Word 2003 沒有連線到網路或者不能與 IRM 伺服器聯繫，將無法打開文檔。
Outlook 2003 中的 IRM
在 Outlook 2003 中，可以使用 IRM 來幫助防止轉發、列印或複製郵件。傳送具有受限許可權的郵件之前，就會自動對它進行加密。附加到具有受限許可權的郵件中的 Office 2003 文檔自動受到限制，除非已為該附加的文檔限制了許可權，而如果是這樣，該附屬檔案會保留其現有的許可權。Word、Excel2003和PowerPoint2003中的IRM
可以基於每個用戶或每個組對 Office 2003 文檔的許可權進行限制（基於組的許可權要求使用 Active Directory 以進行組擴展）。可以根據文檔作者定義的訪問級別為每個用戶或組指定一組許可權：“讀取”、“更改”或“完全控制”。文檔作者具有“完全控制”訪問許可權。與文檔作者一樣，具有“完全控制”訪問許可權的用戶可以選擇限制列印、設定過期日期，甚至給其他用戶授予許可權或更改現有用戶的許可權。授權用戶的文檔許可權過期後，只有文檔作者或具有對文檔“完全控制”訪問許可權的用戶可以打開該文檔。如果將具有受限許可權的文檔轉發給未經授權的人員，會出現一條訊息並顯示文檔作者的電子郵件地址，以使該個人可以申請文檔的許可權。如果文檔作者選擇不包含電子郵件地址，則未經授權的用戶只會看到一條錯誤訊息。
