必要性
1.做好建築工程資料管理工作，是認真貫徹建設工程檔案歸檔規範(GB/T 50328-2014)，確實加強建設工程資料的規範化管理，提高管理水平，確保工程質量的具體體現。
2.建築工程資料是城建檔案館的重要組成部分，是工程竣工驗收，評定工程質量優劣、結構及安全衛生可靠程度，認定工程質量等級的必要條件。因此加強管理，使其能夠全面客觀的反映工程的實際狀況。
3.建築工程資料是對工程質量及安全事故的處理，以及對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建、擴建、工程結算、決算、審計的重要技術依據。
4.加強工程資料管理，可以督促每個單位和個人按照標準、規範和規程進行工作、工程資料不符合有關規定和要求的，不得進行工程竣工驗收。施工過程中工程資料的驗收必須與工程質量驗收同步進行。
5.施工過程中工程資料的保存管理應按有關程式和約定執行，工程竣工後，參建的各方應對工程資料進行歸檔保存，為未來的建設提供參考、積累經驗，是指導未來工程建設的重要信息。
因此，凡在中國人民共和國行政區域內，無論是參與新建、改建還是擴建的建設、勘察、設計、監理和施工的單位，均應做好工程資料的管理工作。
特徵
複雜性
由於建設工程周期長，建設工程中階段性和季節性較強，並且建築材料種類繁多，生產工藝又比較複雜，因此，影響建築工程的因素多種多樣，這就必然導致建築工程檔案和檔案資料具有一定的複雜性。
隨機性
由於建築工程檔案檔案資料產生於工程建設的整個過程之中，無論是在工程的立項審批、勘察設計，還是在開工準備、施工、監理或竣工驗收等各個階段和環節，都會產生各種檔案和檔案資料。尤其是影響建築工程的因素髮生變化時，還會隨機產生一些由於具體事件而引發的特定檔案和檔案資料，因此工程檔案檔案資料還具有一定的隨機性。
時效性
有時工程檔案和檔案資料一經生成，就必須及時傳達到有關部門，否則如果有關單位或部門不予認可，將會產生嚴重的後果。因此建築工程檔案和檔案資料具有很強的時效性。另外，隨著施工工藝水平、新材料以及管理水平的不斷提高，檔案和檔案資料的價值也會隨著時間的推移而衰減，但檔案和檔案資料仍可以被借鑑、繼承，積累經驗。
真實性
建設工程檔案和檔案資料只有全面真實的反應項目的各類信息，包括發生的事故和存在的隱患，才具有實用價值。否則一旦引用會起到誤導作用，造成難以想像的後果。因此，建設工程檔案和檔案資料必須真實的反應工程的實際情況，來不得片面和虛假。
綜合性
由於建設工程項目常常都是綜合的系統的工程，涉及多個專業，多種工種的協同工作才能完成。比如，環境評價、安全評價、建築、市政、園林、公用、消防、智慧型、電力、電信、環境工程、聲學、美學等多種學科，並同時綜合了組織協調、契約、造價、進度、質量、安全等諸多方面的工作內容。可見，建設工程檔案和檔案資料是多個專業和單位的檔案檔案資料的集成，具有很強的綜合性。
基本概念
1.建設工程項目
經批准按照一個總體工程設計進行施工，經濟上實行統一核算，行政上具有獨立組織形式，實行統一管理的工程基本建設單位。它可以是由一個或若干個具有內在聯繫的工程所組成。
2.單位工程
具有獨立的設計檔案，竣工後可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程，並構成建設工程項目的組成部分。
3.分部工程
單位工程中可以獨立組織施工的工程。
4.建設工程檔案
在工程建設過程中，所形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段的檔案、監理檔案、施工檔案、竣工圖和竣工驗收檔案，也可簡稱為工程檔案。
5.工程準備階段檔案
工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段所形成的檔案。
6.監理檔案
監理單位在工程的設計、施工等監理活動過程中所形成的檔案。
7.施工檔案
施工單位在工程的施工過程中所形成的檔案。
8.竣工圖
在工程竣工驗收以後，能夠全面真實地反映建設工程項目施工結果的圖樣。
9.竣工驗收檔案
在建設工程項目竣工驗收活動過程中所形成的檔案。
10.建設工程檔案
在工程的建設活動中，直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。
11.案卷
由互有聯繫的若干檔案組成的檔案保管單位。
12.立卷
按照一定的原則和方法，將有保存價值的檔案分門別類地整理成案卷的過程，亦稱組卷。
13.歸檔
在檔案形成單位完成其工作任務後，將形成的檔案整理立卷，按照有關規定移交給檔案管理機構的過程。
14.建築工程
為新建、改建或擴建房屋建築物和附屬構築物設施所進行的規劃、勘察、設計和施工、竣工等各項技術工作和完成的工程實體。
15.建築工程質量
反應建築工程滿足相關標準規定或契約約定的要求，包括其在安全、實用功能及其在耐久性能、環境保護等方面所有明顯的和隱含能力的特徵總和。
16.驗收
建築工程在施工單位自行質量檢查評定的基礎上，參與建設活動的有關單位共同對檢驗批、分項、分部、單位工程的質量進行抽樣復驗，根據相關標準以書面形式對工程質量達到合格與否作出確認。
17.進場驗收
對進入施工現場的材料、構配件、設備等按相關標準規定要求進行檢驗，對產品達到合格與否作出確認。
18.檢驗批
按同一的生產條件或按規定的方式匯總起來供檢驗用的，由一定數量樣本組成的檢驗體。
19.檢驗
對檢驗項目中的性能檢測性能進行量測、檢查、試驗等，並將結果與標準規定要求進行比較，以確定每項性能是否合格所進行的活動。
20.見證取樣監測
在監理單位或建設單位監督下，由施工單位有關人員現場取樣，並運至具備相應資質的檢測單位所進行的監測。
21.交接檢驗
由施工的承接方與完成方經雙方檢查並對可否繼續施工作出確認的活動。
22.主控項目
建築工程中的對安全、衛生、環境保護和公眾利益起決定性作用的檢驗項目。
23.一般項目
除主控項目以外的檢驗項目。
24.抽樣檢驗
按照規定的抽樣方案，隨機地從進場的材料、構配件、設備或建築工程檢驗項目中，按檢驗批抽取一定數量的樣本所進行的檢驗。
25.抽樣方案
根據檢驗項目的特徵所確定的抽樣數量和方法。
26.計數檢驗
在抽樣的樣本中，記錄每一個體有某種屬性或計算每一個體中的缺陷數目的檢查方法。
27.計量檢驗
在抽樣檢驗的樣本中，對每一個體測量其某個定量特性的檢查方法。
28.觀感質量
通過觀察和必要的量測所反映的工程外在質量。
29.返修
對工程不符合標準規定的部位採取整修等措施。
30.返工
對不合格的工程部位採取的重新製作、重新施工等措施。
管理職責
通用職責
1.工程的參見各方應該把工程資料的形成和積累納入工程管理的各個環節和相關人員的職責範圍。
2.工程檔案資料應該實行分級管理，由建設、勘察、設計、監理、施工等單位的主管（技術）負責人組織各自單位的工程資料管理的全過程工作。在工程建設過程中工程資料的收集、整理和審核工作應有熟悉業務的專業技術人員負責。
3.工程資料應隨著工程進度同步收集、整理和立卷，並按照有關規定進行移交。
4.工程各參加單位應該確保各自資料的真實、準確、有效、完整、齊全，字跡清楚，無未了事項。所用表格應按相關規定統一格式，若有特殊要求需要增加表格時，應按有關規定統一歸類。
5.工程參見各方所提供的檔案和資料，必須符合國家或地方的法律法規、GB50300-2013建築工程施工質量驗收統一標準、建設工程檔案歸檔規範(GB/T 50328-2014)及工程和同等的相關要求與規定。
6.對工程的檔案、資料進行塗改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失的，應按有關規定給與處罰。情節嚴重的，還應依法追究法律責任。
建築工程資料的編制多以GB50300-2013建築工程施工質量驗收統一標準為依據，具體案例可以參考
建築工程施工質量驗收統一標準填寫範例與指南-GB50300-2013(上下冊)。
建設單位的職責
1.負責本單位工程檔案資料的管理工作，並設專人進行收集、整理、立卷和歸檔工作。
2.在與參建各方簽訂契約或協定時，應該對工程檔案資料的編制責任、套數、費用、質量和移交期限等內容提出明確要求。
3.向勘察、設計、施工、監理等參建各方提供所需的工程資料，並保證所提供的資料真實、準確、齊全。
4.對本單位自行採購的建築材料、構配件和設備等，應該保證符合設計和契約的要求，並保證相關質量證明檔案的完整、齊全、真實、有效。
5.監督和檢查參建各方工程資料的形成、積累和立卷工作。也可委託監理單位或其他單位監督和檢查參建各方工程資料的形成、積累和立卷工作。
6.對需本單位簽字的工程資料應及時簽署意見。
7.及時收集和匯總勘察、設計、監理和施工等參加各方立卷歸檔的工程資料。
8.組織竣工圖的繪製、組卷工作。可自行完成，也可委託設計單位或監理單位、施工單位來完成。
9.工程開工前，與城建檔案館簽訂《建設工程竣工檔案責任書》，工程竣工驗收前，提請城建檔案館對列入城建檔案館接收範圍的工程檔案，進行預驗收。
未取得《建設工程竣工檔案預驗收意見》的，不得組織工程竣工驗收。
10.在工程竣工驗收後3個月內，將1套符合規範、標準規定的工程檔案原件，移交給城建檔案館，並與城建檔案館辦理好移交手續。
勘察、設計單位的職責
1.按照契約和規範的要求及時提供完整的勘察、設計檔案。
2.對需要勘察、設計單位簽字的工程資料應簽署意見。
3.在工程竣工驗收時，應據實簽署本單位對工程質量檢查驗收的意見。
監理單位的職責
1.應熟悉業務的專業技術人員來負責監理資料的收集、整理、歸檔等方面的管理工作。
2.依據契約約定，在工程的勘察、設計階段，對勘察、設計檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作進行監督和檢查；在施工階段，對施工資料的形成、積累、立卷、歸檔進行監督和檢查，使施工資料符合有關規定，並確保其完整、齊全、準確、真實、可靠。
3.負責對施工單位報送的施工資料進行審查、簽字。
4.對列入城建檔案館接收範圍內的監理資料，應在工程竣工驗收後，及時移交給建設單位。
施工單位的職責
1.負責施工資料的管理工作，實行技術負責人負責制，逐級建立健全施工資料管理崗位責任制。
2.總包單位負責匯總各分包單位編制的施工資料，分包單位負責其分包範圍內施工資料的收集、整理、匯總，並對其提供資料的真實性、完整性及有效性負責。
3.在工程竣工驗收前，負責施工資料整理、匯總和立卷。
4.按照契約的要求和有關規定，負責編制施工資料，自行保存1套。其他幾份及時移交建設單位。
城建檔案館的職責
1.負責對建設工程檔案的接收、收集、保管和利用等日常性的管理工作。
2.負責對建設工程檔案的編制、整理、歸檔工作，進行監督、檢查、指導。
3.組織精通業務的專業技術人員，對國家和省、市重點工程項目建設過程中工程檔案的編制、整理和歸檔等工作，進行業務指導。
4.在工程開工前，與建設單位簽訂《建設工程竣工檔案預驗收責任書》；在工程竣工驗收前，對工程檔案進行預驗收，並出具《建設工程竣工檔案預驗收意見》。
5.在工程竣工後的3個月內，對工程檔案進行正式驗收。合格後，接收入館，並發放《工程項目竣工檔案合格證》 。
施工單位
崗位職責
1.負責施工單位內部及與建設單位、勘察單位、設計單位、監理單位、材料及設備供應單位、分包單位、其他有關部門之間的的檔案及資料的收發、傳達、管理等工作，應進行規範管理，做到及時收發、認真傳達、妥善管理、準確無誤。
2.負責所涉及到的工程圖紙的收發、登記、傳閱、借閱、整理、組卷、保管、移交、歸檔。
3.參與施工生產管理，做好各類檔案資料的及時收集、核查、登記、傳閱、借閱、整理、保管等工作。
4.負責施工資料的分類、組卷、歸檔、移交工作。
5.及時檢索和查詢、收集、整理、傳閱、保存有關工程管理方面的信息。
6.處理好各種公共關係。
收集工程資料的原則
1.及時參與原則
施工單位檔案資料的收集、管理工作必須納入整個工程項目管理的全過程，資料員應該參加有關工程的技術、質量、安全、協調等各方面的會議，並應經常深入施工現場，了解施工動態，及時準確地掌握工程施工管理方面的全面信息，便於施工資料的收集、整理和核對。
2.保持同步原則
資料的收集工作與工程施工的每一道工序密切相關，必須與工程的施工同步進行，以保證檔案資料的準確性和時效性。
3.認真把關原則
與項目經理、施工技術負責人密切配合，嚴把檔案資料的質量關。無論是對企業內部，還是對相關單位之間往來檔案資料都應該認真核查、校對，發現問題，及時糾正。
檔案資料的管理工作
1.整理分類
①按資料的來源不同分類。如分為屬於建設單位的、勘察單位的、設計單位的、監理單位的、材料設備供應單位的、施工總包單位的、分包單位的、有關部門的等等
②按資料歸檔的對象不同分類。如屬於建設單位的、施工單位的、城建檔案館的等等。
③按資料的專業性質不同分類。如屬於建築結構工程的、建築裝飾裝修工程的、建築給排水及採暖工程的、通風與空調工程的、建築電氣工程的、建築智慧型工程的、電梯工程的等等。
④按資料的內容不同分類。如屬於施工管理資料的、施工技術資料的、施工物質資料的、施工測量記錄的、施工記錄的、隱蔽工程檢查驗收記錄的、施工檢測資料的、施工質量驗收記錄的、工程竣工驗收資料的等等。
⑤按資料的先後順序分類。對同一類型的資料應按其形成時間的先後順序進行排序。
2.存放保管
施工單位及項目經理部應配置適當的房間、器具（如檔案筐、資料夾、檔案盒、檔案櫃）等來存放檔案資料。並加強管理和增強防範意識，做好“防火、防盜、防漏、防蟲、防塵”等工作。
3.嚴格履行借閱手續
應建立健全完善的關於檔案及資料的收集、分類、整理、保存、傳閱、借閱、查閱等制度，嚴格按照規定的程式辦理，避免檔案資料的丟失損壞。工作過程中，收文應記錄檔案名稱、檔案摘要、發放部門、檔案編號、收文日期、收文人員應簽字；借閱或傳閱應註明日期，借閱人名，傳閱責任人，傳閱範圍及期限，借閱或傳閱人應簽字認可，到期應及時歸還；借閱或傳閱檔案借（傳）出後，應在資料夾的內附目錄中做出標記。
4.及時組卷、移交、歸檔
對收集、整理後的檔案資料應及時組卷，按照契約和有關規定，及時把需要建設單位、施工單位、城建檔案館保存收藏的竣工資料，分別進行移交，完好歸檔。
處理好各種公共關係
1.處理好與項目經理之間的責任承包關係
2.處理好與技術負責人之間的業務直接領導與被領導的關係
3.處理好與技術員、施工員、材料員、質檢員、安全員、造價員等之間的協同工作關係
4.處理好與工程項目經理部及公司主管部門之間的局部與整體之間的關係
5.處理好與勘察單位、設計單位之間的業務往來關係
6.處理好與監理單位之間的監理與被監理的關係
7.處理好與城建檔案管理部門之間的監督、指導與被監督、指導的關係
資料歸檔
歸檔範圍
凡是與工程建設有關的重要活動，能夠記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體的檔案和資料，都應收集齊全並整理組卷後，向相應部門歸檔，其詳盡的歸檔範圍和要求參照《建設工程檔案歸檔整理規範》GB/T 50328-2014、GB50300-2013建築工程施工質量驗收統一標準，尤其應按當地的相關標準或規程來執行。
向城建檔案館報送資料範圍
1.民用建築工程
①住宅建築
②辦公用房：機關、企業、其他。
③文化：圖書館、檔案館、博物館、影劇院、文化宮、俱樂部、舞廳、其他。
④教育：高等院校、中專、技校、中學、國小、幼稚園等。
⑤醫療保健：醫院、療養院、防疫站等
⑥體育：體育場、游泳館、其他
⑦商業：商場、商店、其他
⑧金融：銀行、保險公司等
⑨服務：賓館、飯店、、旅社、其他
⑩科技信息：情報中心、信息中心等
?政治、紀念性建築：會堂、紀念碑、紀念塔、紀念堂、故居等。
2.工業建築工程
①冶金工業：鋼鐵廠、軋鋼廠、冶煉廠、加工廠等
②機械工業：機械廠、工具機廠、製造廠、修理廠等
③石化工業：煉油廠、化工廠、橡膠廠、塑膠廠等
④輕紡工業：紡織廠、造紙廠、針織廠、印染廠等
⑤電子儀表：計算機廠、電子儀表廠、機電設備廠等
⑥建材工業：水泥廠、磚廠、建材廠等
⑦醫藥工業：製藥廠、製劑廠、衛生保健用品等
⑧食品工業：糧食加工場、食用油加工廠、飲料加工廠等
⑨其他：礦山、採石廠等
3.改建、擴建或抗震加固的工程
凡是民用建築、工業建築工程，需要進行較大規模的改建、擴建或採取抗震加固措施等的，均應報送工程檔案。
保管要求
保管的期限劃分
工程資料保管期限可分為永久、長期、短期三種期限
所謂永久性是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等於該工程的施工壽命。短期是指工程檔案保存20年一下。
如果在同一按卷內，同時存在有不同保管期限的檔案和資料時，則該案卷保管期應以保管期限較長的為準。
密級的劃分
工程資料保管密集可劃分為絕密、機密、秘密三種。如果在同一案卷內有不同密級的檔案，則應以其中最高的密級作為該卷的密級。
載體形式
載體形式
1. 紙質載體
是以紙張為基礎，在實際工作中套用最多和最普遍的一種載體形式。
2.縮微品載體
是以膠片為基礎，利用微縮技術對工程資料進行收集、保存的一種載體。
3.磁性載體
是以磁帶、磁碟等磁性記憶材料為基礎，對實際工程的各種活動聲音、圖像以及電子檔案、資料等進行收集、保存的一種載體形式。
4.光碟載體
是以光碟為基礎，利用現代計算機技術對實際工程的各種活動聲音、圖像以及電子檔案、資料進行收集、存儲的一種載體形式。
由於縮微品載體和磁性載體資料的耐久性不如光碟載體，因此紙質載體、光碟載體的資料都是檔案、資料檔案保存的主要形式。然而，無論是那種載體形式的工程資料，都是在工程建設的實際工作過程中形成、收集和整理而成的。
光碟載體的電子工程檔案的歸檔
1.存檔保管單位尤其是城建檔案館在接受工程檔案時，首先應該對紙質載體的工程檔案進行仔細、嚴格的驗收；驗收合格後，進行電子工程檔案的核查，核查無誤後，方可進行電子工程檔案的光碟刻錄。
2.電子工程檔案的封套、格式必須按照存檔保管單位或城建檔案館的要求進行。
資料分類
1.建築工程資料的分類是按照檔案資料的來源、類別、形成的先後順序以及收集和整理單位的不同，來進行分類的，以便於資料的收集、整理、組卷。
從整體上把全部的資料劃分為4大類，即分為建設單位的檔案資料、監理單位的檔案資料、施工單位的檔案資料、竣工圖資料。其中，建設單位的檔案資料又分為立項檔案、建設規劃用地檔案、勘察設計檔案、其他檔案等8小類；監理單位的檔案資料劃分為監理管理資料、監理質量控制資料、監理進度控制資料、監理造價控制資料等4小類；施工單位的檔案資料劃分為施工管理資料、施工技術資料、施工物資資料、工程測量記錄、施工記錄、隱蔽工程檢查驗收記錄、施工檢測資料、施工質量驗收記錄、單位（子單位）工程竣工驗收資料等9小類；竣工圖資料劃分為綜合竣工圖、室外專業竣工圖、專業竣工圖等3小類。每一小類中，再細分為若干種檔案、資料或表格。
2.施工資料的分類應根據類別和專業系統來劃分。
3.施工資料的分類、整理和保存除執行《建設工程檔案歸檔整理規範》或地方標準及規程外，尚應執行相應的國家法律法規及行業或地方的有關規定。
資料編號
對各大類的編號
分貝用大寫的英文字母“A”、“B”、“C”、“D”來表示建設單位的檔案資料、監理單位的檔案資料、施工單位的檔案資料。即分別編為A類、B類、C類、D類等4大類資料。
對各小寫的編號
對於A類資料中所含的8小類資料，分別按照A1、A2、A3、A4、A5、A6、A7、A8的順序來依次排列編號；B類資料中所含的4小類資料，分別按照B1、B2、B3、B4的順序來依次排列編號；C類資料中所含的9小類資料，分別按照C1、C2、C3、C4、C5、C6、C7、C8、C9的順序來依次排列編號；D類資料中所含的3小類資料，分別按照D1、D2、D3的順序來依次排列編號。
編號
在每一小類中，再細分的若干種類的檔案、資料或表格等的編號，按如下原則編寫。
若是A1中的第9個種類資料，就編號為A1-09，如果是B2中的第10個種類資料，編號就為B2-10。
建設單位
立項檔案
1.發改部門批准的立項檔案
2.項目建議書
3.立項會議紀要
4.項目建議書的批覆檔案
5.可行性研究報告及附屬檔案
6.項目評估研究資料
7.可行性報告的批覆檔案
8.初步設計審批檔案
9.專家對項目的有關建議檔案
10.年度計畫審批檔案或年度計畫備案材料
建設規劃用地檔案
1.建設項目選址意見書
2.規劃線測圖
3.建設項目用地定位通知書
4.建設用地規劃許可證及附圖
5.建設用地預審
6.徵用土地的批准檔案和使用國有土地的批准意見
7.建設用地批准書
8.土地使用證
9.拆遷安置方案及有關協定
勘察設計檔案勘察、設計檔案
1.工程地質（水文）勘察報告
2.設計方案（報批圖）
3.審定設計方案（報批圖）的審查意見
4.建築工程規劃許可證、附屬檔案及附圖
5.初步設計及說明
6.施工圖設計及說明
7.設計計算書
8.施工圖審查合格證書
工程招投標及契約檔案
1.勘察、設計、施工、監理等各種招投標檔案及中標通知書
招標檔案由建設單位自行編制或委託具有相應資質的招投標代理機構編制，投標檔案分別由勘察、設計、監理、施工單位編制，中標通知書由建設單位或招標代理機構編制而成，監管部門備案。由編制單位負責提供。
2.勘察、設計、監理、施工契約檔案
由建設單位分別與勘察、設計、監理、施工單位協商簽訂而成，併到建設主管部門備案。由參與簽訂的單位負責提供。
工程開工檔案
1.驗線合格檔案
2.建築工程竣工檔案責任書
3.工程質量監督手續
4.建築工程施工許可證
商務檔案
1.工程設計概算
由建設單位自行編制或委託工程造價諮詢單位負責編制，也可能是設計單位編制的。由編制單位負責提供。
2.施工圖預算
由設計單位負責編制，也可能是由建設單位自行編制或委託造價諮詢單位負責編制的檔案，有編制單位提供。
3.工程結、決算
由建設單位和施工單位即契約的雙方編制並認可後形成的檔案。
工程竣工驗收及備案檔案
1.建設工程竣工檔案預驗收意見
2.規劃、消防、環保等部門出具的認可檔案或準許使用檔案
3.房屋建築工程質量保修書
4.單位工程竣工驗收備案表
5.單位工程竣工驗收報告
其他檔案
1.建築工程概況表
2.工程竣工總結
3.工程開工前、施工過程中、竣工時錄像及照片
4.住宅使用說明書
監理單位
監理單位檔案資料的管理是指監理工程師受建設單位的委託，在其進行監理工作期間，對工程建設實施過程中所形成的與監理相關的文檔進行收集積累、加工整理、組卷歸檔和檢索利用等進行的一系列工作。
建立檔案資料管理的對象是監理檔案資料，它們是工程建設監理信息的主要載體之一。建設工程監理檔案檔案管理的主要內容包括：建立檔案資料的收發與登錄，監理檔案資料的傳閱與發文，監理檔案資料的分類存放，監理檔案資料的借閱、更改與作廢、
監理管理資料
1.監理規劃
《監理規劃》應在簽訂監理契約、收到施工契約、施工組織設計、設計圖紙檔案一個月內，由總監理工程師主持專業監理工程師參加編制完成，並必須經過監理單位和建設單位審核批准。該工程項目的監理規劃，經監理公司技術負責人審核批准後，在監理交底會前報送建設單位。監理規劃的內容應有針對性，做到控制目標明確、措施得力有效、工作程式合理、工作制度健全、職責分工明確，對監理工作確實有指導作用。並應有時效性，在建設項目實施過程中，應根據情況的變化做出必要的調整和修改，並在經原審批程式批准後，報送建設單位。
《監理規劃》的內容包括工程項目特徵（如工程名稱、建設地點、建設規模、工程特點等），工程相關單位名錄（如建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位、分包單位等），監理工作的主要依據，監理範圍和目標，工程的進度、質量、造價、安全控制，旁站監理方案，契約及其他事項的管理，項目監理機構的組織形式、人員構成及職責分工，項目監理部資源配置一覽表，監理工作的程式、工作方法、措施、管理制度等。
2.監理實施細則
對於技術比較複雜、專業性有較強的工程建設項目，還應有專業監理工程師負責編制《監理實施細則》，並經總監理工程師審核批准。《監理實施細則》必須符合監理規劃的要求，結合施工項目的專業特點，做到具體、詳盡，具有可操作性。《監理實施細則》也要根據實際情況的變化進行必要的修改、補充、完善，並再經總監理工程師審核批准。
《監理實施細則》（表B1-02）包括專業工程特點，監理工作流程，監理工作的控制要點及目標值，監理工作的方法及措施等。
3.監理月報
《監理月報》一般可根據工程建設規模的大小來決定匯總內容的詳細程度。具體如下：
1.工程概況
2.當月工程的形象進度
3.工程進度
4.工程質量與安全
5.工程質量與工程款支付
6.契約及其他事項的處理情況
7.當月的監理工作小結
4. 監理會議紀要
監理會議紀要應由項目監理部根據會議記錄整理，經過總監理工程師審閱，應經過與會各方代表會簽。再發至有關參建各方，並應做好籤收手續。
監理例會是參見各方為了相互的溝通情況、交流信息、協調處理、研究解決各自在契約履約過程中存在的方方面面問題的一種主要協調方式。其會議紀要由項目監理部根據會議記錄整理，內容主要包括：
1.例會的地點與時間
2.會議主持人
3.與會人員的姓名、單位、職務
4.例會的主要內容、決議事項，及其負責落實的單位、負責人與時限要求
5.其他事項
5. 監理工作日誌
《監理工作日誌》以項目監理工作為記載對象，自該項目監理工作開始起至該項目監理工作結束止，應由專人負責逐日如實記載。
主要記錄：
1.每日人員、材料、構配件、設備的變化情況
2.每日施工的具體部位、工序的質量、進度情況，材料的使用情況，抽檢、復檢情況，施工程式執行情況，人員、設備的安排情況等。
3.對與發生的施工問題，當時是否要求施工單位及時糾正，是否發了監理通知單。
4.施工單位提出的問題，監理人員的答覆等
5.每日的施工進度執行情況，索賠情況，安全文明施工情況。
6.記錄發生爭議時的各方的相同和不同意見以及協調情況。
7.每日天氣和溫度情況，天氣和溫度對工序質量的影響及採取的措施情況。
6.監理工作總結
監理工作總結可分為專題總結、階段總結和竣工總結。施工階段監理工作結束後，監理單位向建設單位提交項目監理工作竣工總結。是否寫專題總結、階段總結可視情況而定。
《監理工作總結》的內容更包括工程概況，監理組織機構，監理人員和投入的監理設施，監理契約履行情況，監理工作成效，施工過程中出現的問題及處理情況和建議，必要時還可以附上工程照片或錄像等。
《監理工作總結》應由總監理工程師主持編寫並批准，然後報送建設單位和本監理單位。
7.工程技術檔案報審
施工單位編寫的工程技術檔案，須經施工單位相關部門審批後，填寫《工程技術檔案報審表》報項目監理部。總監理工程師組織專業監理工程師審查，填寫審查意見，由總監理工程簽署審核結論。
8.分包單位資質報審
施工總承包單位應選擇具有承擔分包工程施工資質和能力的單位，填寫《分包單位資格報審表》報項目監理部，專業監理工程師審查總承包單位報送的分包單位有關資質資料，符合有關規定後，報總監理工程師審批。
9.監理通知
當監理工程師或總監理工程師發現施工過程中存在一定問題時，總監理工程師簽發《監理通知》。
10.監理通知回復單
施工單位在接到《監理通知》之後，根據通知中提到的問題，，認真分析，制定措施，及時整改，並把整改結果填寫《監理通知回復單》，經項目經理簽字，項目經理部蓋章後，報項目監理部複查。
11.工作聯繫單
《工作聯繫單》用於工程有關各方之間的傳遞意見、決定、通知、要求等信息。
12.工程變更單
《工程變更單》用於工程變更。工程一旦變更，往往會增加或減少費用，此時應由施工單位填寫《工程變更單》，報給項目監理部。項目監理部進行審核，並與施工單位及建設單位協商後，由總監理工程師簽認，建設單位批准。當工程變更與設計有關時，尚需設計代表簽字。
13.竣工移交證書
工程竣工驗收完成後，由項目總監理工程師和建設單位代表共同簽署《竣工移交證書》，並加蓋監理單位、建設單位公章。
監理質量控制資料
一 . 施工測量放線報驗
1.施工單位應將施工測量方案，紅線樁的校核成果，水準點的引測結果填寫《施工測量放線報驗表》，並附上《工程定位測量記錄》報項目監理部查驗。
2.施工單位在施工場地設定平面坐標控制網（或控制導線）及高程控制網後，也應填寫《施工測量放線報驗表》報項目部查驗。
3.對施工軸線控制樁的位置，各樓層牆軸線、柱軸線、邊線、門窗洞口位置線、水平控制線、軸線豎向投測控制線等放線結果，施工單位也應填寫《施工測量放線報驗表》，並附《樓層放線記錄》報項目監理部查驗。
4.沉降觀測報驗
《沉降觀測記錄》也應採用《施工測量放線報驗表》報項目監理部查驗。
二.工程物資進場報驗
工程物資進場後，施工單位應根據有關規定對使用的主要原材料、構配件和設備進行檢查，合格後填寫《工程物資進場報驗表》，並附出場質量證明檔案、、進場複試報告、商檢證等相關資料，報項目監理部，監理工程師簽署審查意見。
三、分部（子分部）工程施工質量驗收報驗
單位工程完成分部（子分部）工程施工，經過自檢合格後，填寫《分部（子分部）工程施工質量驗收報驗表》，並附《分部（子分部）工程施工質量驗收記錄》和相關附屬檔案，報項目監理部，總監理工程師應組織驗收並簽署意見。
四、監理抽檢
當監理工程師對工程巡視檢查或對質量有懷疑進行抽檢時，填寫《監理抽檢記錄》。
《監理抽檢記錄》由監理工程師負責填寫，總監理工程師審定。若是需要發生費用的檢查，應事先徵得建設單位的同意。
五、不合格項處置
監理工程師在隱蔽工程驗收和檢驗批驗收中，針對不合格的工程填寫《不合格項處置記錄》，監督施工單位整改。
簽發人為發現問題的監理工程師或總監理工程師，驗收人應是簽發人或總監理工程師。
六、旁站監理
監理人員在實施旁站監理時填寫《旁站監理記錄》，並由旁站監理人員及施工單位現場專職質檢員會簽。
七、單位（子單位）工程施工質量竣工於驗收報驗
施工單位在單位（子單位）工程完工，經自檢合格並達到竣工預驗收條件後填寫《單位（子單位）工程施工質量竣工預驗收報驗表》，並附相應的竣工資料報項目監理部，申請工程竣工預驗收。總監理工程師應組織項目監理部人員與施工單位人員，根據有關規定共同對工程進行竣工預驗收。對於存在的問題，施工單位應及時整改，整改合格後由總監理工程師簽署《單位（子單位）工程質量竣工預驗收報驗表》。
八、見證取樣和送檢見證人備案書
（1）每個單位工程都應該按照有關規定，設定取樣和送檢見證人員，見證人員應由該工程的監理單位或建設單位具備崗位資格的專業技術人員擔任，並由該工程監理單位或建設單位填寫《見證取樣和送檢見證人備案書》，施工單位項目負責人簽字，報送負責該工程的質量監督機構和檢測試驗單位備案。
（2）單位工程施工前，監理單位應根據施工單位報送的施工試驗計畫編制見證取樣和送檢計畫，內容包括施工單位工程應有見證取樣和送檢的項目，取樣的原則與方式，應做的試驗，檢測總數及見證試驗，檢測次數等。
九、工程質量評估報告
工程竣工預驗收合格後，由項目總監理工程師向建設單位提交《工程質量評估報告》。《工程質量評估報告》包括工程概況、施工單位基本情況、主要採取的施工方法，工程地基基礎和主體結構及各分部的質量狀況，施工中發生過的質量事故和主要質量問題及原因分析和處理結果；對工程質量的綜合評估意見。
評估報告由項目總監理工程師及監理單位技術負責人簽字，並加蓋公章。
十、質量事故處理資料
施工中發生的質量事故，應按有關規定上報處理，項目總監理工程師應將《質量事故處理資料》書面報告有關部門。
監理進度控制資料
一、工程開/復工報審表
（1）當現場具備開工條件且已做好各項施工準備工作後，施工單位應及時填寫《工程開/復工報審表》報項目監理部審批。總監理工程師審批後報建設單位。
（2）無論由何方原因造成的工程暫停，在暫停原因消失具備復工條件時，施工單位應及時填寫《工程開/復工報審表》報項目監理部審批。總監理工程師審批後報建設單位。
二、施工進度計畫報審表
施工單位應根據建設工程施工契約的約定，及時編制施工總進度計畫、年進度計畫、月進度計畫，並及時填寫《施工進度計畫報審表》報項目監理部審批。總監理工程師應及時審批後報建設單位。
三、（ ）月工、料、機動態表
施工單位每月25日前，報《（ ）月工、料、機動態表》；主要施工設備進場調試合格後開始使用前也應填寫本表報項目監理部。塔吊、外用電梯等的安全資料及計量設備檢定資料作為本表的附表，監理單位留存備案。
四、工程延期報審表
工程發生延期事件時，施工單位在契約約定的期限內，向項目監理部提交《工程延期報審表》，在項目監理部最終評估出延期天數並與建設單位協商一致後，總監理工程師才給予批覆。
五、工程暫停令
總監理工程師根據實際情況，按契約規定簽發《工程暫停令》
監理造價控制資料
1. 工程進度（結算）款報審表
2. 工程變更費用報審
3. 費用索賠報審
4. 臨時簽證報審
5. 工程款支付報審表
資料管理
施工單位
檔案資料形成過程施工單位檔案資料的形成過程如圖5-1、圖 5-2、圖5-3、圖5-4、圖5-5、圖5-6、圖5-7 所示 。
施工管理
在建築工程的各類內資料中，最為複雜、重要且比較容易出現問題的當屬施工資料。根椐相關規定，在施工過程中所成的內業資料，應該按照報驗、報審程式，通過施工單位的有關部門審核後，再報送建設單位或監理單位進行審核認定。施工資料的報驗、報審具有時限性的要求，與工程有關的各單位宜在契約中約定清楚報驗、報審的時間及應該承擔的責任。如果沒有約定，施工資料的申報、審批應遵守國家和當地建設行政主管部門的有關規定，並不得影響正常施工。
對於有分包的工程，總承包方應在與分包方簽訂的分包契約中，明確施工資料的提交份數、時間及質量等要求。分包方應在工程完工時，按照契約的約定將施工資料及時移交給總承包方。
1．施工管理資料
施工管理資料是施工單位制定的管理制度，控制質量、安全、工期措施，對人員、物資組織管理等的資料。
1）施工現場質量管理檢查
施工單位應該按照《黑龍江省建築工程施工質量驗收標準》統一標準DB/711—2003的規定，填寫《施工現場質量管理檢查記錄》報項目監理工程師（或建設單位項目負責人）審核確認。
2)建設工程特殊工種上崗證審查工程開工前，施工單位應該填寫《建設工程特殊工種上崗證審查表》，並附相應證書複印，報監理單位審核。
3)施工日記
施工日記應由項目經理部確定專人負責填寫，記錄從工程開工之日起至竣工之日止的全部技術質量管理和生產經營活動。其主要內容包括：
（1）生產情況：施工部位、施工內容、機械作業、班組工作以及生產存在問題等。
（2）技術質量安全活動：技術質量安全措施貫徹實施、檢查評定驗收及發生的技術質量安生問題等 。
4）工程開/復工報審
施工單位在完成施工準備並取施工許可證之後，應填寫《工程開/復工報審報表》，向監理（建設）單位提出開工申請，監理（建設）單位應及時審批。
5）工程停/復工報告
在施工過程中由於某些原因而導致工程需要停工，或停工後經採取措施重新具備施工條件時，施工單位應填寫《工程開/復工報告》，報監理（建設）單位審批。
編制幫助
建築工程資料的編制多以GB50300-2013建築工程施工質量驗收統一標準為依據，具體案例可以參考
建築工程施工質量驗收統一標準填寫範例與指南-GB50300-2013(上下冊)。
