庫存材料的清查
在編制年度決算報告前要進行全面清查外,在年度中間還要分不同情況,對材料進行清查盤點,重點抽查或定期清查.當保管人員工作變動時,也要進行盤點,並據以辦理交接手續.
庫存材料清查採用實地盤點的方式,由資產管理部門會同財務部與材料管理人員共同進行,通過點數,過磅等實地盤點方法確定實存數量.在確定材料實際結存數量的同時,還應查明造成材料短缺,積壓等方面的原因.
庫存材料清查的結果,應編制"庫存材料盤點報告表","庫存材料盤點報告表"要詳細列明各種材料的賬面數,實存數,盤盈盤虧的數量和金額以及盤盈盤虧的原因.經審批後交財務部進行賬務處理.
庫存材料的自然損耗,應根據本公司(部門)的具體情況規定一個合理的損耗範圍.對超規定的損耗部分,則應根據具體情況進行不同的處理,若超定額損耗的材料可查出有關責任人,則應由責任人負責賠償,屬於保險責任範圍內的,應向保險公司索賠.
庫存材料的計價
行政單位庫存材料雖然較少，但要根據工作需要設專職或兼職人員管理，每年至少清點一次。如發生盤虧、盤盈，應當查明原因，作為增加或減少當期支出的會計處理。
購入、有償調入的庫存材料，分別以購價、調撥價及其運雜費入賬。材料採購、運輸過程中的差旅費等不計入材料價格，直接作為有關支出處理。出庫材料可以根據其實際情況，採用先進先出法或加權平均法確定其成本。
庫存材料的核算
行政單位庫存材料的核算，可通過“庫存材料”賬戶。本賬戶屬於資產類賬戶，其借方登記入庫材料的實際成本，貸方登記發出材料的實際成本，期末借方餘額表示庫存材料的實際成本。年終借方餘額結轉下年。該賬戶按材料的類別、品種等有關項目設定明細賬，進行明細分類核算，並根據材料入庫、出庫單逐筆登記。
下面舉例說明行政單位庫存材料的核算。
【例】某行政單位發生以下業務：
1.某行政單位以轉賬支票支付購買備用的修理材料計15 000元，並以現金支付差旅費260元，材料驗收入庫。根據有關憑證編制會計分錄如下：
借：庫存材料——甲材料 15 000
貸：銀行存款 15 000
借：經費支出——公務費 260
貸：現金 260
2.某行政單位修理設備領用材料價值5 000元，根據有關憑證編制會計分錄如下：
借：經費支出——公務費 5 000
貸：庫存材料——甲材料 5 000
3.某月對庫存進行盤點時，發現甲材料盤盈600元，報經單位領導批准，作為增加庫存材料減少當期經費支出處理。根據有關憑證編制會計分錄如下：
借：庫存材料——甲材料 600
貸：經費支出——公務費 600
4.盤點時發現庫存材料乙材料短缺500元，報經單位領導批准，作為減少庫存材料、增加當期支出處理。根據有關憑證編制會計分錄如下：
借：經費支出——公務費 500
貸：庫存材料——乙材料 500
庫存材料的檢查
(一)庫存材料數量的檢查
庫存材料數量的檢查，一般應建立在實地盤點的基礎上，審查企業是否存在賬實不符的情況。企業賬實不符的問題有兩種，即實際結存數量多於賬面結存數量，或賬存數量多於實存數量。前者一般是由於外購材料驗收入庫但未辦理估價入賬；領用材料退庫不辦理退庫手續；外借人材料未作賬務處理；收發料計量不準，多收料，少發料，不報升溢；盤盈未入賬等引起的。後者則是外借出、讓售、自用、私分材料不結轉或少結轉材料數量，收料數量以少記多，發料數量以多記少造成的。
對上述問題檢查時，應對大宗教材料和貴重材料採用實地盤點的方法。按實地盤點的數量與賬面結存數量進行一一核對，如發現不符的情況應查明原因。屬於料到單未到，沿估價入賬或借入借出材料沒進行賬務處理的，應予以調整；屬於升溢和盤虧的應分析具體情況，按規定處理；屬於多轉或少轉材料成本應沖轉生產成本或銷售成本。對於其他材料一般可採用賬盤法，以財會部門的明細賬為主核對倉庫的明細賬和車間的保管賬，同時與倉庫定期報送的“材料收發存月報表”、“原材料清查盤點表”相核對，如有疑點或賬賬不符，應進一步檢查有關憑證，查明問題分別情況處理。
(二)庫存材料成本的檢查
1.面長餘額的檢查。'
檢查庫存材料金額通常與檢查庫存材料結存數量同時進行。除了由於材料結存數量不實，影響庫存材料的金額外，還會出現數量相符而金額不符的情況。這主要是：發出材料單位成本計價不這造成的。檢查方法，是以材料明細賬賬面結存的單位價格，與該項材料按照有關計價方法計算的單價比較。計算公式如下：
庫存材料賬面單價=庫存材料結存金額/庫存材料結存數量
如果上項計算的結果是正數，說明壓低了庫存材料的成本，多轉了發料成本應將其差額調整為借記“原材料”科目，貸記領料各部門的有關科目；如果是負數，說明少部門各有關科目，貸記“原材料”科目。
2.賬面餘額紅字的檢查。
對於餘額發生紅字的材料，原因是多方面的，有的貨到單未到，未估計入賬而材料已損耗；有的則因計量計價不實或因厴年盤盈材料未入賬等原因造成的。檢查時，應根據賬面餘額的表現形成，分析其可能發生的問題，分別處理。一般是：
(1)賬面餘額數量、金額都是紅字。這種現象除因借用材料和貨到單位未到等情況外，一般都是對生產發出材料計量計價偏高、多轉發料成本所致變色鏡轉成本的計算公式為：
多轉發料成本=材料單價×庫存材料實際數量+賬面結存紅字金額-借入、應估價入賬材料金額
賬務調整為借記“原材料”科目，貸記“本年利潤”科目。做到賬實相符。
(2)賬面數量是藍字，金額是紅字。同樣屬於發料計價偏高多轉成本的現象，計算調整同上。
(3)賬面數量結存是紅字而金額為藍字。屬於發料計價偏低少轉材料成本的現象。當查明該項材料確無庫存時，應將數量紅字沖銷，並將全部藍字金額轉入生產成本或調減利潤。
3.材料盤盈盤虧處理的檢查。
在核定企業盤點表之後，還必須檢查企業盤盈盤虧的處理情況，這是審定盤點表的又一項重要內容。企業盤點時發生的盤盈盤虧，按照制度規定，先按實際盤點數額調整材料賬戶，並作待處理財產損溢處理，同時報請企業領導或上級部門審批，經批准後，根據批准規定進行賬務處理。但在執行過程中，往往發生盤點和入賬、規定和處理不相一致的問題。因此，在檢查時，必須注意以下幾點：
(1)庫存材料盤盈的檢查。對其貸方對照“材料盤點報告表”，核對盤盈材料是否如數入賬，有無出入；以其借方對照上級批准處理材料盤點的批件，查看企業有無不經批准或不按批件處理，以及違反規定擅自處理的問題，如長期掛賬不處理(表現為借方無發生額)，或轉和“應付福利費”等。
在“待處理賬產損溢——流動資產損溢”賬戶與“材料盤點報告表”對照時，如果發現“材料盤點報告表”中有盤盈材料，而在“待處理財產損溢”賬戶中的貸方沒有反映出盤盈數額，在這種情況下，就要審查分析，確定有無將盤盈材料金額有直接記入“應付福利費”賬戶或持在往來結算賬戶的問題。對此，應將其發生額從原入賬賬戶中轉出，作為利潤的增。若存貨按計畫成本計價，盤盈盤虧的存貨需分攤成本差異，使：“待處理財產損溢”科目反映實際損溢。
(2)庫存材料盤虧的檢查。即以其借方對照“材料盤點報表”，核對盤虧和損毀的材料數額有無出入，以其貸方對照審查上級批准處理材料盤點的批件處理，以及違反規定擅自處理的問題。發生盤虧和毀損的庫存材料，批准以前先結轉到“待處理材產損溢”賬戶的借方，批准以後，再根據造成虧損的原因，分別以下情況進行賬務處理：
Ⅰ屬於自然損耗產生的定額內合理的虧損以及日常收發計量上的差錯，經批准後即可轉作管理費用，借記“管理費用”科目，貸記“待處理財產損溢”科目。
Ⅱ屬於超定額短缺以及庫存材料毀損形成的虧損，能確定過失人的應由過失人負責賠償，屬於保險責任範圍的，應向保險公司索賠，扣除過失人或保險公司賠款和殘料價值後，計入管理費用，借記“管理費用”科目，貸記“待處理財產損溢”科目。
Ⅲ屬於非常損失所造成的存貨毀損，扣除保險公司賠款和殘料價值後，計入營業外支出，借記“營業外支出——非常損失”科目，貸記“待處理財產損溢”科目。
(3)審查盤點表的計價。將盤點匯總表與“原材料”、“產成品”、“產成品”等明細賬對照，核對計價使用的單價是否正確。對於盤盈時壓價，盤虧時抬價，虛虧短盈，以盈補虧和自行削價、擅自報損等問題，均據這調整，增加利潤。
