尼堡OA自動辦公系統
尼堡OA辦公自動化(OA:OFFICEAUTOMATION)系統採用JAVA程式語言編寫，系統採用模組化方式開發，功能強大靈活易於擴展。
尼堡OA 尼堡OA—平台介紹
尼堡OA是雅思科技集團旗下的OA辦公系統產品。
尼堡OA 本著易用，易懂，快捷，實用為開發理念，貼合企事業單位的實際需求，實行通用化、標準化、智慧型化、人性化的產品設計，充分體現企事業單位規範管理、提高辦公效率的核心思想，為用戶提供一整套標準的辦公自動化解決方案，產品通過自定義功能，多增值系統輔助的套用，實現深度滿足客戶的辦公自動化需求，並在設定、使用、維護等環節力求直觀簡便，自主操控，以幫助企事業單位迅速建立便捷規範的辦公環境。
尼堡OA-基本特徵
定位於大中型企業和事業單位及大中型社會團隊的高效執行，以組織行為管理、執行力提升、知識管理、團隊管理為核心內容，以實現提高組織績效的目標。
尼堡OA登錄界面 關鍵套用：流程化的團隊建設、制度執行、日常基礎業務管理和執行控制，提高企業的效率和執行結果質量的管理。
特色：基於interent技術，實現跨部門、跨地域的知識、能力、資源的套用，使組織中的每一位成員在任何地點都能享受到組織的支持，是個人和組織共享的信息化套用和管理平台。
優勢：支持大型跨組織部署，全面覆蓋組織行為管理套用，適合於集團總部等。
尼堡OA-用戶類型
套用規模：大中規模的企事業單位
尼堡OA 用戶特徵：大中型工、商、服務業、綜合經營集團、連鎖集團等，可配置的行業特徵實現。
用戶分類建議：追求套用完善的，有完整企業組織管理形態的大中型企業、集團，有異地分支機構進行行政和業務（如報銷、差旅、銷售、採購）審批要求的企事業單位。
尼堡OA-套用價值
以組織行為管理、執行力提升、知識管理為核心內容，以達成提高組織績效、降低管理成本的目標。
尼堡OA 流程化的團隊建設、制度執行、日常基礎業務管理和執行提升為目標，提高企業的效率和執行結果質量的管理。
基於interent技術，實現跨部門、跨地域的知識、能力、資源的套用，使組織中的每一位成員在任何地點都能享受到組織的支持。
支持大型跨組織部署，全面覆蓋組織管理和行為管理套用。
企事業單位全員信息化的全面解決方案，提高全組織的信息化水平，提升信息化為組織的管理和執行平台，成就高質、高效、靈動的企業執行文化，積澱企業信息資產，使信息化逐步成為企業的競爭力之一。
選擇尼堡OA協同辦公管理系統可以解決企業內部存在的以下問題：
1、建立信息發布的平台。在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如：公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發展動態。
2、實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規範各項工作，提高單位協同工作的效率。
3、實現知識管理的自動化。傳統的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子檔案櫃的形式實現文檔的保管，按許可權進行使用和共享。企業實現辦公自動化以後，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他註冊一個身份檔案，給他一個口令，他自己上網就可以看到符合她身份的許可權範圍內的企業內部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓環節。
4、輔助辦公。像會議管理、車輛管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
5、實現協同辦公。就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。
隨著信息化的加強，傳統的決策模式早已不能適應瞬息萬變的信息社會，提高工作效率，加快企業內部信息溝通，領導作為快速，準確地決策，這都需要一個快速有效的辦公自動化系統進行一系列有效之溝通。
尼堡OA協同辦公管理系統本著簡單、適用、高效的原則，貼合企事業單位的實際需求，實行通用化、標準化、智慧型化、人性化的產品設計，充分體現企事業單位規範管理、提高辦公效率的核心思想，為用戶提供一整套標準的辦公自動化解決方案，以幫助企事業單位迅速建立便捷規範的辦公環境、提升企事業單位的管理和信息化套用水平並降低成本。
①功能強大：幾十個功能模組，涵蓋個人辦公、企事業單位管理、協作區、溝通交流、商務套用等方面，設計靈活，可訂製程度高，最大程度的滿足企事業單位的辦公需求。
②使用方便：人性化界面設計多種操作導航方式，只要簡單熟悉不需專門培訓即可迅速適應無紙化辦公環境。
③安裝維護簡單：獨有傻瓜型快速安裝和數據備份恢復工具，無需專門技術人員便可輕鬆完成。
④安全可靠：數據可備份、可恢復，完善的許可權控制，保證信息發布、傳輸的保密性。
⑤性能穩定：系統採用JAVA程式語言編寫，系統採用模組化方式開發，功能強大靈活易於擴展，Windows作業系統平台，性能穩定，速度快，容量大。
⑥服務完善：科學的服務體系；郵件、電話、即時通訊、用戶服務專區、知識文檔等多種服務方式。
⑦性價比高：很小的投入便可帶來效益的提升。
使用尼堡OA協同辦公管理系統的平台，可以實現企業所有流程的網上辦理和審批。各地員工線上填寫申請，自動通知相關領導。各級領導只要能連線到網際網路，不論在何時、何地都可以處理提交的申請。後台的流程定義功能，可以對單位內部的各種業務流程進行規範，避免人為因素對業務流程的干擾，極大的方便了領導對內部業務的規範管理。
尼堡OA-平台特點
便捷：尼堡OA的各項功能模組在操作上十分簡便，對信息的處理與傳遞更加快捷，通過簡化的操作和即時通訊來實現強大的功能。
易用：尼堡OA在實際套用中，均具備智慧型提示和幫助功能，流程及設定均採用自定義方式，經過簡單的培訓，客戶即可熟練操作。
直觀：採用圖示布局設計，顯示的功能模組即為當前用戶代辦的工作，與當前用戶無關或未授權的模組則不顯示，使各項操作更為直觀。
可擴展：在計算機硬體及網路支持的前提下，尼堡OA還可實現車輛實時定位，短訊息提醒，手持終端套用，二代身份證信息識別等。
尼堡OA-功能結構
個人資源分系統：電子郵件、待辦事宜、收文管理、個人中心、日程安排、快捷工具。
尼堡OA 訊息分系統：訊息提醒、電子公告、即時通訊、網路通信。
人事管理分系統：人事管理、考勤管理、薪酬管理、差旅管理、用戶管理。
文檔分系統：行文發布、文檔中心、共享資源。
審批管理分系統：流程設定、審批管理、請銷假管理。
公共辦公分系統：辦公用品、固定資產、車輛管理、接待管理、會議管理、信訪辦、精益管理、視頻會議。
財務分系統：財務管理。
單點登入:ERP系統。
保密分系統：原筆記錄入、電子簽章。
尼堡OA-功能特點
1、尼堡獨有的嵌入式OA新概念。
2、客戶機無需安裝專用軟體，使用瀏覽器即可實現全球辦公。
尼堡OA 3、支持設定多級部門（領導）/成員模式，靈活定義角色許可權，全面面向大中型企業套用。
4、內置工作流系統，通過可視化“智慧型表單設計”，實現公司各項業務流程的管理，檔案流轉及審批。
5、工作流程的靈活自定義（可細分為三級子流程，不需要一類公文再設定N個流程）,並可根據公司的管理制度變化而自由設定。
6、內置Office文檔線上編輯控制項，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批註。
7、靈活群發功能（部門+部門；部門+人員；人員+人員、虛擬工作組。
8、發件人可以查看收件人查閱郵件時間的詳細記錄，令溝通更及時。
9、跨部門的工作協調，及時傳達信息。
10、具有公文可以自由設定催督和考核。根據實際審批設定公文在每個環節的審批時間、審批領導和扣分標準，如果中間環節耽誤審批，系統根據設定自動催督並且可以跳過，最後系統自動列出因為耽誤審批而被扣分的人員名單，進行績效考核。
11、具有資料庫數據的導出功能。
尼堡OA辦公系統八大顯性功能及六大秘密功能
八大顯性功能
1、手寫簽名：領導不需要打字，只需要配手寫板即可實現網上公文審批。
2、電子蓋章：公司公章進行國際加密認證，可以實現網上蓋章。
3、自定義表格：公司各種審批表格可以在OA系統中自定義和修改，不需要每次修改都由皓峰公司完成。
4、欄位控制：公司各種檔案的審批需要哪些領導完成，可以由系統中的流程嚴格控制，不會出現冒名簽字等現象。
5、自定義流程：公司的各種審批流程，系統可以任意設定，並根據公司的管理制度變化而設定變化。
6、公文靈活審批：公文可以自由設定催督和考核。根據實際審批需要選擇公文在每個環節的審批時間，最大程度提高工作效率，如果中間環節耽誤審批，系統可以根據設定自動催督並且可以跳過，可以根據情況列出因為耽誤審批而被扣分的人員名單，進行績效考核！
7、角色授權功能：系統根據角色授權，公司的OA系統的流程審批不會因為人員的流動而改動。
8、公文子流程管理：每個類別的公文只需要設定一個流程，然後可以設定子流程，不需要一類公文再設定N個流程。
六大秘密功能
1)全方位績效考核；
2)全方位人力資源管理；
3)全面計畫與任務管理；
4)報表自定義功能；
5)歷史追溯管理；
6)獨特的部門領導管理。
尼堡OA-發展前景
當前企業為什麼要選擇OA協同辦公管理軟體、搭建信息化管理平台？
尼堡OA 一、企業信息化管理是發展的必然
公司隨著不斷的發展，進入了網路時代，信息化管理需求大大增加，傳統的辦公模式已經極大地束縛了人的創造力和想像力，埋沒了人的智慧和潛能，使員工耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重複的工作。手工模式無法滿足新形勢下發展的需要，需要用先進的生產工具來提高企業的辦公效率。
二、企業規範化的管理是發展的需要
傳統的管理方式造成整個公司辦公環境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發生，管理成本、辦公費用居高不下，不但給公司帶來了嚴重的經濟負擔，而且也不能營造一個和諧的辦公環境。領導在日常繁忙的工作中，不能及時、有效的對各項工作按輕重緩急來處理，給許多領導帶來了繁重的工作壓力。因此需要一套規範化的管理模式，讓所有的工作不但能有條不紊，還能節省時間、成本並提高效率。
三、提高辦公效率和質量是企業的追求
如何提高本公司的辦公效率已經成為一項重要而緊迫的任務，而傳統的辦公模式卻成為制約效率提升的最大瓶頸，比如通信、檔案下發、批覆、歸檔，繁多的會議等使辦公人員陷入忙亂無效的工作中，無法快速提升辦公效率和辦公質量。
四、遠程申請、審批是目前無法解決的難題
公司現在在各地都有許多分支機構和下屬部門，檔案的上傳下達、申請、審批都受到了時間的限制，領導異地出差、開會同樣會導致公司的一些緊急、重要的檔案得不到審批，可能會給公司帶來巨大的損失。
五、節約辦公成本
針對公司辦公耗材浪費的情況，通過OA系統的實施，可以大大節省這方面的開銷。
隨著信息化的加強，傳統的決策模式早已不能適應瞬息萬變的信息社會，提高工作效率，加快企業內部信息溝通，領導作為快速，準確地決策，這都需要一個快速有效的辦公自動化系統進行一系列有效之溝通。實施OA協同辦公系統後，可解決以下五點主要問題：
一、建立信息發布的平台
在內部建立一個有效的信息發布和交流的場所，例如：公告、論壇、規章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在公司內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解公司的發展動態。
二、實現工作流程的自動化
這牽涉到流轉過程的實時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。各個部門都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規範各項工作，提高部門之間協同工作的效率。
三、實現知識管理的自動化
傳統的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子檔案櫃的形式實現文檔的保管，按許可權進行使用和共享。實現辦公自動化以後，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他註冊一個身份檔案，給他一個口令，他自己上網就可以看到符合她身份的許可權範圍內的所有工作內容，這樣就減少了很多培訓環節。
四、輔助辦公
像會議管理、車輛管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。
五、實現協同辦公
就是可以支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現在來講，各分公司及辦事處的地域分布越來越廣，移動辦公和協同辦公成為很迫切的一種需求，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。
可以實現所有流程的網上辦理和審批。各地員工線上填寫申請，自動通知相關領導。各級領導只要能連線到網際網路，不論在何時、何地都可以處理提交的申請。
尼堡OA-實施的具體步驟和措施
OA協同辦公管理系統可對公司進行全面的管理，涵蓋公司管理全部業務流程，包括企業資金流、物流、信息流的全面一體化管理。實施是一個系統工程，涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此，我們應該有一個科學的方法作指導，來嚴格規範我們的實施過程，規避不可控因素造成的影響，以期達到最好的結果。根據我們公司的管理模式，特制定以下實施方案：
第一階段：實施前期調研階段
1、進行各部門調研工作，了解各部門對實施OA的需求和使用人員計算機操作技能等情況。
2、成立OA項目的實施小組，以配合OA提供方的工作。
第二階段：實施準備階段
這個階段非常重要，關係到oa實施的成敗。這個階段的工作主要是：1、系統管理員培訓
由OA提供方對系統管理員需要進行系統的培訓。
2、召開OA項目啟動會議
任務：明確OA實施的意義，說明OA實施成功的關鍵因素。項目啟動會除雙方項目組成員及有關人員參加外，應有公司高層領導成員參加。
主要內容：由公司主要負責人作項目總動員，說明公司管理改造的期望、領導的決心。對各部門的積極配合以及OA提供方提出具體要求。宣布我們公司項目組成員組成。由OA提供方說明實施該OA的意義、實施OA的風險等，宣布實施項目組的成員組成。確定OA實施計畫，啟動會上，OA提供方應提出OA實施計畫、實施方案等與我們公司項目組進行充分交流和溝通，並最終確定OA實施計畫。
3、擬訂實施進度計畫
任務：由OA提供方制定實施計畫，並在OA實施過程中根據我們的情況作及時的更新與維護。
主要內容：OA提供方根據前期的調研情況及OA啟動會議紀要，制定出實施計畫表，以供公司領導層調配資源及確定OA總體進度的參考依據。實施計畫表將是雙方項目組工作的日程準則。除非有不可抗力等其他因素，實施計畫不能作變更。
4、確定項目實施組織
項目組人員職責與要求：具備較強的計算機套用能力及理解接受能力；熟悉本部門或公司的業務流程及需求。
項目經理：負責本項目實施中與OA提供方的協調及實施工作安排，掌握項目實施進度，確認OA提供方提交的相關實施報告、成果及實施顧問工作記錄單;並參與實施的重要階段工作。
第三階段：項目建設階段
1、系統安裝與初始化配置
在公司伺服器上安裝OA軟體，進行初始化設定，OA軟體能正常運行
2、註冊用戶並構建組織機構
註冊OA使用人員，並根據公司組織機構圖構建單位組織機構。
3、業務流程調研
業務流程調研是實施中的關鍵步驟。實施人員在調研、分析過程中首先要從細著手，了解公司各種業務的操作流程及其所涉及到的各種單據，以及單據在各個部門之間是如何傳遞的、各個崗位人員的職責是什麼、每個人員乾哪些工作等等，也就是說調研要對公司的業務處理了解足夠的細，只有這樣才能在軟體實施中有的放矢，制定出詳細的實施解決方案。
實施人員還應對軟體的調研過程有一個總體的把握，也就是說實施人員不能僅僅局限於具體業務的處理中，而應該從總體的業務流程上進行分析，把各個部門零散的業務處理結合成一個整體，把各個斷開的業務連貫起來，這就要求實施人員的思想必須達到一定的高度，只有這樣才能從巨觀的角度來把握調研、分析的進程，保證此階段工作順利完成。
4、核心模組定製
定製業務流程所需各種表單;實現業務流程流轉順暢並滿足實際需求;實現檔案的有序管理。
5、輔助模組定製
完成系統各輔助模組的定製。
6、系統調試
項目小組在基本掌握軟體功能的基礎上，將各種必要的數據錄入系統，項目小組進行實戰性模擬，對於實施方案中不合理處，提出解決方案，並及時進行調整。
第四階段：切換準備階段
1、OA培訓
OA培訓分為領導培訓及一般用戶培訓，領導培訓需要掌握OA系統的基本使用並了解OA系統的許可權設定;一般用戶培訓需要掌握OA系統的基本使用。培訓完成後對各學習人員進行考核，考核合格方可進行系統模組的模擬操作。
2、模擬運行
由我們參於培訓過的人員，進行實際操作OA系統進行試用，熟悉OA軟體的使用。以我們真實的業務為實例進行並行運行。內容包括系統可靠性測試、安全性測試，數據運行的正確性測試等。並行運行中發現問題、歸納總結進行詳細記錄形成文檔。
第五階段：OA驗收
OA實施進入正常狀態後，要進行業績評價，OA實施驗收。
在項目正式驗收之前，OA提供方需要整理項目實施文檔、實施表單等文檔。待準備工作完成後，OA提供方向我們提出驗收申請，確認驗收時間、地點、與會人員等。
驗收會上，需介紹OA實施的歷程、移交所取得的各階段性成果、並對OA實施結果做出評估，最終完成驗收報告，雙方確認簽字。
以上OA實施各個階段是密切相關的，一個階段沒有做好，決不可操之過急進入下一個階段。
在整個OA產品實施過程中，還需要強調的一點是：實施進程中角色的逐漸轉換，並不是整個實施過程全部由OA提供方完成，當實施工作進行到一定程度的情況下，就要有意識地切換角色，由我們在OA提供方的指導下完成。
