優缺點
這種方式可以給人一種正規嚴肅且合法的印象，同時也將本方所願意承擔的義務表達清楚詳盡。但這種方式基本上否定了談判雙方磋商的可能。白紙黑字客觀上成為本方承擔責任的憑據，顯得呆板而缺乏彈性。
步驟
報價單報價確認系雙方對各自提出的交易條件從理解上予以確認，以免誤解。確認相當於“唱一下價”，使對方“聽明白”，不是承認對方條件的意思。確認程式是磋商中其餘四個步驟的前提。
二、討價
討價，即向對方提出改善價格的要求。
另外，還有一種策略性討價，即不論對方講的是否實在、明白，為爭取有利己方的條件，仍然堅持要求對方出新的交易條件。
書面討價應抓重大問題或對手明顯的缺陷，藉以讓對方為修補這些問題或缺陷而提出新的交易條件。其次，從市場角度(如老市場時，要數量飛折扣而出新價;新市場時，要首次進入的優惠價)要求最佳化條件;最後，從關係、面子、政策角度提出新條件。
三、還價
還價系應被討價人的要求，或針對對方返回的交易條件直接表明己方交易條件的行為。
書面還價意在縮小雙方立場的差距，力求減少反覆。書面文字應以倫理為原則。例如，某商品買賣，賣方出價960美元/噸，而買方起始價為900美元/噸。若買方承認市場上確有賣方的出價，即被市場承認的價，那么，賣方討價時，買方還價在920～930美元/噸，即可望成交。實際業務中，該筆交易以930美元/噸成交。可見，買賣雙方相互講理，效果即佳。
除了理性還價外，也還有策略性還價，只不過策略中蘊含理性。例如，一套包括槽、箱、控制錶盤、通風裝置的清洗設定，結構不甚複雜，使用塑膠較多。賣方出價10多萬美元。買方認為構造成本不值，在以成本估價差距的指導下，還價僅為賣方報價50%左右。這一還價較低，但系根據對方解釋的確認給出，除非理解有誤，尚可議論。這樣在大幅度還價中，尚有繼續理解、討論的餘地。
四、討價還價
討價還價系交易各方一來一往的報價，是討價、還價之後，一定階段中出現的較為激烈的再討價和再還價的行為。如果說討價和還價是“直拳”那么討價還價即為“組合拳”。
書面談判的討價還價，不如面談那么容易，但可以進行。尤其在網上更容易進行。首先，函電應依談判的意圖，或分內容討價還價，或總體討價還價，且內容要準確無誤，文體要變化多彩。其次，語氣視情況可硬可軟。若對方有理，己方無理，但想再討回點便宜時，函電語氣要柔和動人;反之，若對方無理，己方有理，必須擺個公道時，語氣禮貌，但態度強硬。出文要十分慎重，要反覆核對方可發出。白紙黑字，不易反改，即便誤會也難以說清。如果問題十分複雜，還可以輔之以電話談判，然後再文電確以。
五、妥協
妥協系指討價還價之後，談判各方根據自己的目標和力量，對解決雙方尚存的分歧所做的最後努力。當然，每一次討價還價均會有所改進，反映談判各方的妥協行為。但作為一個談判的階段，妥協為最後的一擊，是終局的討價與還價。
由於妥協系交易各方的最後一搏，所以，在進入該階段時應有“火候”即條件。條件一，是雙方討價還價後距離已很小，或分歧僅在枝節處，啟動妥協程式有利結束“拉鋸戰”。條件二，是雙方態度十分強硬、拖下去不會有結果，於是提前進入妥協程式，以求“置之死地而後生”，或圖“做不熟飯趕快撤火”。
妥協性的函電可由主持談判的人署名，也可由高級領導署名。“署名”遊戲的原則為：在大局已定，基本達成一致，或者大局已定、尚存局部分歧的情況下，談判主持人，即原來負責函電談判的業務人員署名即可。分歧嚴重，甚至討價還價已進入僵局時，作為策略性妥協，即打破僵局以啟動新的討價還價程式的妥協，可由高一級的領導署名。
不過，無論妥協屬什麼性質，也無論由誰簽署，在發出的函電中，應包括對已談條件的歸納，即雙方已談過什麼，達成的一致有什麼，分歧是什麼，在此條件下，妥協的內容是什麼。不清理、不歸納談判成果的妥協是糊塗妥協，既不具妥協性質，更無妥協效果，因為對方會把你的妥協視為一次還價或討價還價中的一個反應，當他宣布進入妥協階段時，還有權要求你表現妥協的誠意，屆時你就會付出更大的代價。
