格式與內容
1．標題
標題通常有三種寫法：即接待XX代表團前來洽談業務的方案，X×代表團前來洽談業務的接待方案，對XX代表團前來洽談業務的接待方案。
2．正文
(1)介紹來訪緣由，需要說明是應我方邀請，還是來訪者的要求。
(2)來訪者的職務、一行人、負責人、訪問時間、目的、對象、任務等。
(3)接待工作的原則及具體接待安排。
(4)接待方案需呈報上級審批，需以“以上安排妥否，請批示”等作結束語。
3．附屬檔案
附屬檔案說明接待人員及客人名單。
4．落款
署上編制方案單位及日期。
方案範文
XX酒業公司總經理前來洽談業務的接待方案
應我公司邀請，XX酒業公司總經理等一行3人，將於本月6日到達我公司洽談業務，時間暫定3天。
該公司是我國西南地區的大型酒類生產廠家，產品在國內外市場上一直供不應求。該公司與我公司有多年的業務聯繫，系供應我X×酒的唯一廠家，對我公司業務往來積極，態度友好，每年均與我公司有成交實績。
對他們此次前來洽談業務，我方擬本著友好、熱情、多做工作的精神予以接待，望洽談卓有成效。
具體安排如下：
1．客人抵、離京時，由有關業務人員迎送。
2．由我公司總經理、副總經理會見並宴請兩次。
3．由我方總經理負責與其洽談。
4．客人在京期間適當安排參觀遊覽、文化娛樂活動。
5．客人在京費用由我公司承擔。
以上意見妥否，清公司領導指示。
附屬檔案：XX酒業公司客人名單(略)
本公司接待人員名單(略)
上海XX百貨公司公關部
20XX年X月X日
