概述
參展計畫應該包括在企業的年度工作計畫中，統籌安排。參展計畫一般包括：展出目標，確定參加展覽會的目的或預期達到的目標。選擇展會，根據展出目標確定要參加的一個或數個展覽會。展出重點，確定所參加的展覽會所要宣傳或展覽的重點項目。相關活動，確定在展會期間開展的各種活動。時限要求，按展覽會的時間確定各項工作的起止時間。人員安排，指定參展項目的管理人員、工作人員以及各自的分工責任。資金計畫，安排全年度用於展覽會的資金使用計畫。籌備工作，確定與所參加展覽會配套的資料準備、展品製作、運輸等其他工作。
展出目標是企業根據自身發展的需要和市場環境，通過參加展覽會預期達到的經營或銷售目標，是為企業總體經營目標服務的。企業參加展覽會的主要目的可以歸納為：產品和行業的市場調研、宣傳企業的新產品和新技術、聯繫客戶和銷售網路、技術和業務交流、建立或增強企業商業形象、擴大貿易機會等幾種，企業應按照總體經營目標根據不同的發展階段和市場情況來確定展出目標。展出目標可以制定成一些量化指標，使展出目標具體化和便於操作。
在年度參展計畫的指導下，針對每一個要參加的展覽會要制訂出詳細的參展方案。參展方案中除了年度計畫中的相應內容以外，還應包括主題、標誌、色彩、文字、照片、圖片、展品、布局等針對展覽會的具體要求，以及對指定的展位設計和施工公司提出的要求。
格式
XX公司參展方案
一，前言：
二，參展時間：2006年日日 （應提前三天安排布展工作）
三，地點：
四，人員：
五，參展背景分析：
1，大會分析：
專業性；
品牌性；
權威性；
國際性；
2，參展商構成：
3，與會者分析：
A，競爭對手：AA、AA等
（競爭對手參展的主題，參展的規模，內容，以及目的。針對競爭對手，進行參展策劃調整。）
B，媒體；
C，世界各地渠道商；
D，其他單位及人員；
五，參展目的：
1.渠道拓展；
A，現有渠道分析：
基於AA的渠道要求重新建立，公司AAAA家代理商也就意味著不包括在內。借全國各地渠道商匯集於此的機會，開拓AA渠道銷售，進行全國範圍內渠道的建立和產品推廣。
渠道特點：
1）AA大會匯集了來自全國各地的渠道商，具有地域性廣的特點，可以很好的拓展全國代理機構；
2）與會者基本上屬於AA行業，具備很高的行業性，招商對象十分明確；
3）產品的優勢性：展會主題為“創新行銷方法?拓展市場渠道?構建代理體系”，其中行銷方式中，AA具有融合了其他AA優勢的特點，且“物美價廉”，有助於渠道的拓展；
2.公司品牌宣傳；
可以通過AA大會很好的傳達這一品牌新形象。
3.終端客戶拓展；
終端客戶的拓展是一個參展的一個小收穫，現場進行演示。
4.新產品（AA）推向市場的造勢和推廣；
此次大會，眾多公司不遺餘力的推出新產品以吸引投資商或者渠道商，進而開拓產品市場，通過此次大會，可以很好的將產品品牌進行市場推廣，為以後的渠道拓展預熱。
5，對市場的信息動態、國家政策、市場需求的深度把握。
AA行業大盛會，信息匯集之處，不僅可以收集很多競爭對手信息，更能了解到市場最新動態，通過與各地域不同的渠道商交流，能了解全國各地不同的市場需求。
六，參展安排：
展前：
A,展台準備：
1，參展主題的確定 ；（待定）
2，展位的確定；
3，展位的布置； （略）
包括：物料準備；展台總體設計（不僅要恢弘大氣，更要體現新穎和創意）；
B,代理商邀請及策略：
1，由渠道人員提前通過傳送邀請函的方法約好意向代理商參加展會，
2，準備一些可以一分為二的禮品，把其中之一在展前先隨邀請函寄給代理商，讓他們必須到展位上才能湊成完整的一份禮品。
3，製作印有公司標誌和名稱的掛繩於現場免費派發給參觀者，由於這些掛繩通常都製作精美，所以大部分參觀者得到這些掛繩後都很樂意換在自己的入場證上，參觀者佩帶著這些醒目的掛繩在場內走動，等於許多流動的廣告牌在免費為我們公司作宣傳。
4，代理商參會可以參加抽獎獲得數碼攝像機和手機等獎品。
展中：
產品促銷活動：
A，促銷政策的實施，當場簽訂代理合作的代理商給予一定的優惠（待確定）
B，當場簽訂的代理商可以按條件獲得MP3,攝像機，數位相機等贈品；
媒體報導：
2，公司網站進行同步報導；
3, 深圳、北京等媒體報導；
4，網站各大論壇/BBS/部落格的宣傳；
5，其他活動策劃
展後：
1，代理商的追蹤跟進。
2，這時的宣傳主要是針對展會所洽談的代理商的跟蹤追訪，把在展會上的火熱場面刻成光碟，進行形象整合，再包裝。
3，網站的後續報導；
參展物料：
1、宣傳資料：
A、代理商邀請函；
B、公司簡介；
C、公司廣告服；
D、產品宣傳冊；
E、海報；
F、贈品；
2、洽談資料：
A、名片
B、相關契約書
4、服務資料：
A、客戶資料統計表
B、嘉賓簽到簿
C、名片夾：一是放置本公司工作人員的名片，另外是放置嘉賓名片。
效果預測：
1，AA的渠道將首次開拓，產品開始進入市場，渠道框架的初步構成；
2，公司新名稱藉此平台得到很好的宣傳，公司新形象的推廣。
3，AA品牌得到初步的建立和推廣，在一個高的平台提高了品牌的美譽度。
4，部分終端客戶的簽單；獲得第一步的客戶使用資料，為以後市場推廣提供第一手資料。
參展預算（略）
1，參展費用
2、展示廳的搭建費
3、宣傳物品的製作費用
4、相關禮品的準備
5、媒體費用
6、參展人員的住宿飲食費用．
注意事項：
1、展示期間關注筆記本擺放和演示，防止被人偷竊
2、關注被邀請代理商的行蹤，何時到達並及時接待
3、在展會期間，參展工作人員不能在現場吃東西，要體現出一個國際品牌的水準要求來，保持展廳乾淨整潔。
4、每天閉館後要及時開總結會，總結一天的工作，發現問題及時解決，整理代理意向書，重要的大客戶儘量當天晚上就約見。
5、參展工作人員衣著要統一，體現出公司的良好的精神面貌，和國際品牌的操作要求。
6、去AA前列出物品清單，來去依照物品清單整理東西，防止遺漏。
注意事項
（一）明確參展目標
參展目標的制定要配合企業整體的市場策略，具有實際性和可衡量性。一般來說，企業參展主要會有以下幾個目標：新產品宣傳推廣；融洽客戶關係，維持與老客戶的接觸；接觸更多的潛在客戶和行業人士，認識實力強大的買家；企業形象宣傳，產品品牌提升；收集市場信息，進行實地調研；找到新的市場推銷思路；每次參展的目標不會是單一的，根據各自的實際情況都會有所側重。明確的參展目標是展會行銷成功的關鍵，後續的工作都是圍繞著參展目標展開的。
（二）研究並選擇展覽會
每年，各地同一題材的主題展會都有不少，其內容、規模、功能都會有所差別。到底選擇參加哪些展會，則要結合參展目標，根據公司的市場策略，具體分析、認真選擇。
研究行業動向，了解行業相關的公司?行業協會和行業雜誌都參加了哪些重要的展會，擬定出可能參加的展覽會名單。與各展會經理洽談，了解前幾屆展會的觀眾數量?職業分布、地理分布和交易類別；了解往屆參展商的數量，有哪些知名企業參展及其參展力度。同時，應儘可能要求展會經理寄上一份詳細的招展說明和往屆展會的分析報告，從中判斷各展會的質量和特色。
比較各展會舉辦的時間、地點和展位費用。這些與企業的整體市場計畫是緊密聯繫在一起的。展會舉辦的時間、地點的不同，就會導致企業參加展會的側重目標有所不同。例如，參加一個在企業業務尚未開拓的區域舉辦的展會，其重點可能就會放在產品宣傳推廣、市場調研等方面；而在一個企業業務發展較成熟的區域舉辦的展會，其重點則可能會放在企業形象宣傳、品牌提升，融洽客戶關係等。
同時，還可以通過上門或電話拜訪一些與自己沒有競爭的參展企業、相關的行業協會和雜誌社，以了解展會主辦機構的組織能力、展會的觀眾特徵等；從以往的展會目錄中，可以知道哪些公司參加過該展會，比較這些公司是否每屆都參展及參展的力度。
（三）參展準備工作
在企業確定好要參加的展會後，就進入到了參展準備這個事務性的工作階段。組織經驗較豐富的展會主辦機構此時一般都會向參展企業提供一份詳細的參展商手冊，對其在該階段應該完成的準備工作和時間期限都會提出要求。
企業參展負責人應保持與展會經理的聯繫，充分做好以下幾個方面的工作：展位的選擇與確認；展位的設計與搭建；展品運輸；各種宣傳資料、贈品或禮品等的準備；工作人員和展位人員的培訓。
（四）展前促銷
市場競爭的日益激烈，使得展前促銷在整個展會行銷計畫中變的越開越重要，其效果也更顯突出。一個策劃良好的展前促銷能夠象廣告一樣達到很好的宣傳效應，增大參展企業在展會期間受關注的力度。一般的展前促銷計畫有：直接郵寄：在展會前，通過電子邀請、郵寄宣傳材料，或者與主辦機構合作在其對外的郵寄資料中宣傳，讓你的合作和潛在的客戶知道你將參加的一些行業展會和具體攤位號，在他們心目中樹立良好的形象。要注意把握好直接郵寄的時間與方式。
媒體宣傳：制定周密的媒體聯繫計畫，選擇恰當的時間通過報紙、行業刊物傳遞企業的參展信息和參展動態。內容力求新穎、明了。
展位贈品：恰當選擇的展位贈品會給企業的展位帶來活力，有助於品牌認知度的建立和招徠更多的潛在目標客戶。贈品要有個性，這樣才能走進客戶的心裡。還要注意所選用的贈品的數量和質量。高質量的贈品會給與會者留下深刻的印象，數量上則要根據觀眾類別數據作充足的準備。
同時，還應該特別注意贈品的派送方式。營造贈品稀缺的氛圍以激活贈品的生命力，提高客戶對它的價值感。不要讓參觀者隨意拿取贈品，而應該把它作為一種"酬謝"贈送給那些和公司代表交談或留下名片，填寫客戶信息，觀看產品演示的專業觀眾。總而言之，創新的運用各種獎勵方法，能夠事半功倍，為你的展位吸引更多的注意力。
贊助活動：在展會舉辦期間，成功的展會主辦機構會組織各類活動，以使展會靈動起來，錦上添花。參展企業可以根據需求與展會主辦機構事先共同設計一些個性化的贊助活動，增加公司對行業人士的曝光機會，提升形象！
例如，由廣東鞋業廠商會和顯輝國際展覽有限公司於2004年6月在廣州主辦的第十四屆"廣州國際鞋類、皮革及工業設備展覽會"，在展會期間義大利一家皮革生產商與主辦機構共同策劃了"潮流走廊"，以展示義大利皮革及鞋類設計的潮流信息，為該參展企業吸引了不少眼球，同時也為展會增添了許多亮色。
展會時間短，現場環境嘈雜、擁擠，要獲得最佳效果，應注意以下幾個事項:
（一）現場安排。對於攤位相對較小而參展人員較多的企業來說，在展會現場和觀眾洽談的空間會顯得比較狹窄、擁擠，很難實現交易的順利進行，有必要在展館周圍的賓館、酒店租用會議室，或者在下榻的賓館的房間與客戶接洽，這不僅可以創造較為寬鬆的環境，而且可以利用夜晚等閉館時間更廣泛、更深入地接觸經銷商。
（二）統一應對。洽談的原則是所有的人都應統一口徑，不能出現招商政策不一致的錯誤，否則會招致客商的不滿。這就需要事前的溝通，就引起誤解的招商政策進行深入的交流，某一具體問題該使用什麼樣的說辭，面對不同經銷商該如何處理，這都需要給出細緻明確的方案。
（三）合理分配。根據參展人員的能力、經驗，分配工作任務，商務談判、對外聯絡、後勤保障、展會信息蒐集等，凡事都應具體到人，主次分明，這樣才能在實戰中分工合作，相輔相成。
（四）形象禮儀。任何一個參展人員都是代表企業面對客戶，個人行為舉止如何，對企業品牌而言，並非小事一樁。做市場首先是做人，經銷商再有實力，如果素質太差就不能將其發展為代理商；同樣，好的經銷商也會這樣考察企業。員工的素質反映企業文化，企業文化差勁的公司經銷商也會敬而遠之。因此，所有參展人員都應注意自身形象，面對客戶不卑不亢。在衣著上，最好是統一穿著企業商務裝。
（五）靈活掌握招商政策。農化產品的地區表現差異較大，不同地區氣候差異、作物布局、用藥習慣、農業生產水平高低、經濟發達程度，對農化產品的品種、包裝、供貨時間、首次供貨數量需求都不相同，這就不能強求經銷商必須遵照同樣的條款才能獲得代理資格。面對這些情況，企業需要在權衡整體利弊的情況下靈活套用招商政策。
調研事項
該次展覽能滿足我們市場拓展的需要嗎？
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★展會日期是否合適？
★同期有別的展會舉辦嗎？
★展會地點是否便利？
★有多少與會者是來自目標市場的？
★有多少與會者是來自我們主要的服務地區的？
★組展機構怎樣推廣展會？
★該展覽以往的業績如何？
★哪些競爭對手將參展？
★展會組織是否提供以往參展商的聯繫方法？
★公司中有人曾參加過這個展會嗎？
★我們可為此展會投資多少？
★展會組織對參展商的推廣會提供什麼樣的協助？
★組展機構可以提供參觀買家專業性的保證嗎？
★我們希望通過參展得到多少回報？
★該展會能為我們現行的市場策略服務嗎？
我們的需求是下面哪一項：提高現有市場的產品和服務？向現有市場推出新產品或服務？將現有的產品或服務投向新的市場？將新的產品或服務投向新的市場？增強公司在現有市場的形象？將公司推向新的市場？
★需要展出什麼產品？
★在這次展會上誰是我們的目標觀眾？
★我們參展的目的是什麼？
★我們有書面的參展計畫嗎？
★參展預算已確定了嗎？
★我們的展位已確定了嗎？
★訂金或必要的保證金已支付了嗎？
★怎樣的展位設計符合我們的要求？
★我們能使用現有的展示品嗎？
★我們需要新的展示品嗎？
★我們需要新的宣傳畫嗎？
★我們需要預定以下哪項展覽服務：楣板？電氣？地毯？視聽器材？給排水？展位清潔服務？植物擺設？電話？電腦？印表機？垃圾簍？家具？
★安全服務是否必要？
★是否安排好展位的安裝與拆卸？
★怎樣安排貨運？
★有什麼需要了解的當地政策條款？
★保險怎樣安排？
★酒店服務預訂好了嗎？
★注意展位付款的最後期限了嗎？
★需要提供展位信用卡交易方式嗎？
★需要營業執照嗎？
★指引卡片已設計並列印好了嗎？
★展前推廣如何進行？
是否做了以下事情：發個人邀請函（包括介紹和回復函）？做廣告（貿易出版物，當地媒體）？直郵廣告？電話推廣？公關？
★我們的展位號有否包含在展前的推廣材料中？
★需要印製額外的傳單、目錄和價目表嗎？
★印刷品準備好了嗎？
★對其他的公關活動做好了計畫嗎？
★我們的展覽指引條款已完成並寄出了嗎？
★怎樣的贈品能取得更好的效果？
★我們要組織以下什麼樣的現場推廣活動：機場廣告/戶外廣告板？酒店電視廣告？運輸廣告？展會每日廣告？酒店房間推廣？展會目錄廣告？
★要預訂多少門票？
★歡迎儀式籌備好了嗎？
★展位上需要多少工作人員？
★誰是代表公司的最佳人選？
★展位經理指定了嗎？
★參展人員的培訓準備好了嗎？
★定好展前會議的時間了嗎？
★參展人員熟悉展出的商品和服務嗎？
★是否組織好一個演示會？
★是否有一個準備回答問題的技術代表？
★是否為參展人員預訂了足夠的證件？
★參展人員是否有足夠的名片？
★展位時間表是否制定好？
★誰負責監督展位的安裝和拆卸？
★該負責人是否清楚展會的出入程式？
★是否為參觀者提供引路服務？
★是否制定了每天的總結會時間？
★是否會向登記的參觀者寄出感謝信？
★怎樣監管展會上的銷售？
★參展工作人員會得到怎樣的獎勵？
★展覽費用是否在預算之內？
★是否應修改下一年的預算？
★還有什麼別的國內、國際展覽嗎?
