內容簡介
商務寫作力升級本書提供提升商務寫作技巧的方法和策略，讓你在較短時間內寫出更有效的商務檔案。書中內容包括如何清晰有力地表達文章的主旨，如何提高寫作效率，如何贏得客戶的更多好感，以及如何運用恰當的寫作風格等。本書適用於在企業中需要書寫商務往來信函、客戶報告、報表和演示文稿的職場人士。通過書中提供的工具和建議，你可以提升寫作能力，獲得有效寫作帶來的利益，贏得更多的業務，在商務競爭中立於不敗之地。
讀者對象：在企業中需要書寫商務往來信函、客戶報告、報表和演示文稿的職場人士。
目錄
第1章如何寫出具有說服力的商務檔案1
寫出具有說服力的商務檔案是你在商界走向成功的關鍵所在。因為具有說服力的商務檔案能夠讓你擁有競爭優勢，讓你突出自己的業務相關性；另外，它還會幫你保住工作崗位，加強你與客戶之間的聯繫，讓你贏得更多業務。
1．組織好語言，讓自己說話的重點清晰明了2
2．商務檔案中僅包含相關內容7
第2章如何讓讀者真正閱讀你的商務檔案，並做出回應13
你能為讀者提高生產率嗎？你能幫忙讀者以最快的速度獲得檔案中的關鍵信息嗎？你能——如果利用“可視化工具”就可以讓你的信息立刻顯而易見。
1．使用充實的“切記”內容14
2．使用標題和副標題，讓自己的邏輯和想法一目了然15
3．使用多種字型強調關鍵點20
4．使用項目符號和編號突出重要信息22
5．使用圖形和表格表達複雜的金融和技術資料31
第3章如何把文章寫得簡明扼要36
回想一下那些給你的報告作修改、添加內容的經理，是不是每隔一句話，就有這樣的短語——“注意重點”。
1．寫作之前先思考並做好計畫37
2．措辭簡要38
3．去掉陳詞濫調和重複的內容41
4．使用主動句（“把”字句）42
5．把句子長度控制在15～28個字46
第4章如何運用適當的寫作風格48
把複雜觀點轉換成簡單想法可以讓你把文中的信息闡述得清晰明了，這就暗示著你是一個誠實且坦率的人，你對自己的立場和判斷信心十足，這樣能夠引起讀者對你的信任。
1．運用適當寫作風格的關鍵原則49
2．使用能夠讓讀者理解的語言來增加文章的說服力50
3．用更多的代詞增強自己與讀者之間的聯繫50
第5章如何用敘述方式引導自己寫作54
讓你的敘述方式引導你選擇寫作用語。這種寫作方式不同於你用說話的方式去寫作。但是，這種寫作方法和策略允許你的耳朵告訴你在頁面上如何選詞造句。
第6章如何讓文章行文流暢58
記住使文章行文流暢的方法和策略，你就會不由自主地寫出平穩流暢、表達清晰的文章，幫你勢不可當地勝利升職。
1．讓句子的平均長度保持在15～28個字59
2．把主語和動詞放到前面60
3．利用新舊信息流來增強觀點之間的聯繫61
第7章如何讓商務寫作更加具有創造力67
如果你把自己的創造力融入工作中，想方設法地去想一些能夠把自己的意思更加清楚地表達出來的新方法，你就可能成為大家學習的榜樣。如果你這樣做，無論你寫什麼，別人都會讀完並理解你所表達的意思。
第8章如何確定是否需要創建一個正式的大綱69
也許你認為自己需要一個大綱，因為你像我們大多數人一樣，都是從那些自己都不會寫作的人那裡學習的寫作。事實可能正與你在讀國中時所學的如何寫作相反，因為你可以在沒有大綱的情況下就開始寫作。
第9章如何有計畫地開始商務寫作71
本章教給你的策略會使你不用再久坐於計算機螢幕前，還會讓你的思維邏輯清晰明了、文思泉湧，讓你輕鬆地用指尖在鍵盤上敲出自己想要的文章。
1．列出關鍵點，並為其排序72
2．使用工作規劃表72
3．使用模板提高效率和生產力74
4．查看其他人已經寫出的類似檔案77
5．與朋友討論77
第10章如何為高層管理者撰文79
不管你現在寫的是一封電子郵件，還是一份較長的檔案，甚至是政治色彩濃厚的報告，你都可以寫得非常好，你會讓高層管理者以平靜且尊敬的語氣談論你的能力。
1．從最重要的信息開始寫80
2．區分切題與不切題的詳細資訊81
3．請高層管理者確定對複雜檔案的具體期望81
4．查閱類似檔案的範文81
5．從為同一高層管理者撰文的其他作者處尋求反饋信息82
6．段落不要過長82
7．避免寫作風格方面最致命的錯誤：過於非正式或過於
正式，過度使用法律術語，過於冗長83
8．只要有可能就去重新閱讀以前檔案被修正或改變過的地
方，了解高層管理者的喜好及其所關注之事83
9．小心謹慎地選擇是否要跟高層管理者爭辯84
10．不要想當然地認為高層管理者沒有向你反饋信息，就是
他們非常喜歡你的文章84
第11章如何分享技術資料85
本章講述的方法，使你既可以幫助對技術有些了解的讀者，又能使外行讀者不用絞盡腦汁便能理解你在技術類檔案中所講解的技術。
1．使用格式化工具讓讀者迅速了解你的文章要點86
2．使用普遍都知道的語言，對你必須使用的技術術語
做好解釋89
3．從你們的技術解決方案能給讀者帶來的收益開始寫89
4．使用主動句92
5．組織好文章的內容，以便能讓內行和外行讀者都看得懂93
第12章如何撰寫規章、程式95
幫助他人在較少時間內以較低的錯誤率完成工作的同時，你也是在幫助自己的公司實現目標。
1．確定規章、程式的總體目標96
2．用數字編號、項目符號和粗體字列出每個主要措施和
所有分項措施96
3．明確每條程式措施和步驟由誰來負責98
4．用標題和副標題確定不同的程式和步驟措施100
5．使用表格和圖形對某個過程或某套規章、程式進行解釋
和說明102
第13章如何規避電子郵件中的風險104
永遠都不要傳送那些違反法律和職業道德的郵件：你要做的不是傳送不良電子郵件，而是應該保護你自己遠離法律訴訟及其給你帶來的痛苦，使你遠離因此招來的羞辱。
1．絕對不要傳送那些如果你在報紙頭版上看到也會感覺不舒服
的信息104
2．絕對不要傳送你公司或收件人認為敏感的信息105
3．絕對不要傳送或刪除那些關係到調查或即將發生調查
的電子郵件105
4．絕對不要認為你可以傳送匿名電子郵件，哪怕只有十
億分之一秒這樣的想法也不行106
第14章如何傳達壞訊息107
雖然傳達壞訊息或讓人失望的訊息從來都不是一件易事，但是你的溝通可以幫助你提高顧客的忠誠度，並保住業務往來——顧客還可能會感激你帶來的訊息，而不是憤怒和痛苦。
1．把消極問題轉化為機遇，以建立客戶的滿意度和忠誠度108
2．勇於承認自己的問題和錯誤112
3．了解如何以及何時道歉會對你不利113
第15章如何為高層管理者撰寫財務檔案115
提高你行文的組織結構和視覺安排能力，以便你把信貸事宜描述得清晰明了，讓人一目了然。
1．將分析報告的篇幅和交易風險的統計數據相結合116
2．在寫作之前草擬貸款的相關事宜，提高寫作效率118
3．使用策略規劃組織關鍵的判斷和觀點，並在交易模板的
每個部分羅列支撐該觀點和判斷的詳細資訊和信息119
4．從最重要的信息開始寫，以增加文章的說服力120
5．使用視覺策略讓重要、關鍵的主旨及重大的問題和爭論
點一目了然124
6．僅包含相關的詳細資訊，有助於讀者對交易的理解126
7．刪除不必要的重複，減少讀者的閱讀時間129
8．讓句子的平均長度保持在28個字以下，以此增加文章
的可讀性129
9．使用較為簡單的詞語，讓句子更加容易理解130
10．評估交易的整體質量131
11．在提交之前先作校對133
第16章如何寫出具有說服力的演示文稿134
PPT是一個工具，可以明確清晰地組織內容和寫作。與其讓PPT指導你，不如用這款工具讓客戶快速訪問關鍵信息，提高自己文章的說服力。
1．優先組織和安排與客戶最相關的信息134
2．使用標題信息突出文章中的關鍵點137
3．只包含與客戶或讀者的需求和目標相關的信息139
4．將你公司的優勢與客戶需求連線起來141
5．創建令人印象深刻的圖像報告142
6．創建有效的演示文稿144
第17章如何撰寫成功的執行摘要、銷售信函
及電子郵件146
為了寫出能夠區分你和競爭對手，並增加自己勝算比率的執行概要、銷售信函和電子郵件，你應該著重組織安排和展示介紹，並寫出你能夠提供的價值和利益。
1．使用執行概要突出提交建議的整體價值147
2．在銷售信函和電子郵件中強調你能提供的利益154
3．使用簡單易懂的語言與客戶聯繫，增強說服力157
4．改編曾經發出的有效的銷售信函或電子郵件163
5．為客戶設計可以讓他們瞬間讀取有用信息，並能夠
立刻採取行動的提案、銷售信函或電子郵件165
第18章如何寫感謝信或跟進說明166
一封小小的感謝信就可能會讓你花去半個下午的時間。當然並不是只有你認為寫出這些東西很難也很耗時，每個人都這樣。如果你想快速完成一封感謝信或後續跟進郵件，這裡有些小竅門會幫助你節省時間，並保持與客戶的聯繫。
1．制定一個日常工作的習慣，讓撰寫感謝信和跟進說明
成為你每天或每周工作的一部分167
2．使用具體的細節信息，讓每位客戶都能感覺自己受到
了重視，避免發出內容籠統的信件169
3．展現自己良好的一面172
第19章如何撰寫能引起別人注意的簡歷和求職信174
你的潛在僱主想要知道的是，你的技能會為他們帶來什麼樣的好處。所以你要將陳述重心從自己的身上移開，展示你的才能將會如何給公司帶來利益。
1．簡歷175
2．求職信180
第20章如何確定什麼情況下不適合傳送電子郵件184
雖然電子郵件有其優勢，如簡單容易、方便快捷，但是電子郵件還有其特有的缺點。事實上，當它被濫用時，電子郵件就是行政上的炸彈，而其引起的“爆炸”會讓人們把你排除在可信任的範圍之外。
什麼情況下不要傳送電子郵件184
第21章如何從學術寫作飛躍到商務寫作187
如果知道指導商務寫作的關鍵策略，你就能夠確保自己的作品表達出你的想法，而且你還會立刻在公司樹立起良好的形象。
1．以讀者需要的關鍵信息開頭，即使他們沒有閱讀整篇
檔案或電子郵件也會了解其中的大概內容188
2．利用視覺工具提高文章說服力並減少讀者的閱讀時間191
3．只包含讀者所必需的關鍵信息、行動、程式步驟和細節192
4．寫作要有智慧和正確的意識194
第22章如何確保自己撰寫的文章是正確的198
你要撰寫的東西是使客戶——內部和外部的客戶都包括在內——相信他們做出決定的正確性。把你當成自己的讀者！
1．組織結構198
2．內容199
3．視覺上的排版安排199
4．行文風格200
前言
如果一個人所闡述的內容缺乏真實性，他就應該避免在作品中對該內容加以論證。
——喬治艾略特
在現實生活中，很多人為了在最後期限到來之前完成任務，忙得焦頭爛額，長時間地坐在計算機前繁忙地敲打鍵盤，直至午夜才停止工作。所以，他們中的大多數人都需要痛哭一場，來一杯馬提尼酒，再好好地睡上一覺，這並不是什麼奇怪的事情，是因為他們的工作壓力太大。
那些閱讀商務檔案的人雖然跟你們不是一類人，但是他們也像你們一樣壓力很大，在閱讀了很糟糕的商務檔案之後，他們也希望能夠痛哭一場，來一杯馬提尼酒，再好好地睡上一覺。放眼四顧：大多數商務寫作都是大量空洞無物的言語雜亂地掩埋了有用的信息，而讓我們錯失良機。
當然，這並不是說商務人士不知道良好寫作的重要性，也不是說他們不能寫出好東西，而是他們不知道如何寫出有價值的作品。在每個工作日中，那些廢話都會像有毒的廢氣一樣被噴射出來。這些廢話抹殺了人們潛在的思考和討論，拖延了付諸行動的時間，阻礙了企業可以做成的業務。
本書旨在幫助大家把商務檔案寫得既快又好，讓你徹底擊敗對手。如果你明白寫作不只是每個人都能學會的一種技能，那么本書適合你。如果你把寫作看成一種經濟引擎，那么本書更適合你，因為本書將幫你：
增加利潤。
影響結果。
有助於貴公司的職業聲譽。
有助於貴公司實現戰略目標。
你已經了解如何寫作
因為你已經了解了如何進行寫作，所以不需要再去學習新的寫作方法了。你所需要的是能夠幫助自己促進寫作技巧的方法和策略，以此讓你在較短時間內寫出更加具有效力的檔案。你需要的是有助於提高自己所提建議影響力的策略，你需要的是能夠幫自己實現預期經營業績的策略。
忘記你在學校里學過的東西
如果你想提高自己的產出率，就請忘記學校里學過的東西：不要再用羅馬數字去作概述，不要再去發表獨創性意見，不要再困擾在瑣碎的問題之中，比如，是不是該在一連串的“和”之前加上逗號。把注意力放到有價值的東西上，放到那些有利於讀者理解的事情上，以便達到自己想要的結果。使用本書，無論你翻到其中的哪一頁，你都可以利用其中的方法和策略，幫助自己獲得有效寫作帶來的利益：贏得更多的業務，獲得新利益，得到更多的職業滿意度和專業安全性。
