人民法院行政文書立卷歸檔辦法

人民法院行政文書立卷歸檔辦法是最高人民法院於1991年12月24日發布，自1991年12月24日起施行的法律法規。

第一章總則
第一條為了加強人民法院行政文書檔案的標準化、規範化建設，統一立卷歸檔方法，不斷提高科學管理水平，有效地為審判工作和其他各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《機關檔案工作業務建設規範》等有關規定，結合人民法院行政文書的實際情況，制定本辦法。
第二條人民法院行政文書的立卷歸檔工作，由文書處理部門負責。
第三條本辦法適用於人民法院（含專門法院）除訴訟文書以外的各種行政文書（含黨、政、工、團等文書）的立卷歸檔。第二章行政文書材料歸檔和不歸檔的範圍
第四條凡是反映人民法院工作活動，具有查考利用價值的文書材料，均屬必須歸檔範圍。
1．上級法院，上級或同級黨委、人大、政府召開的會議，制發的檔案（含轉發本院檔案）本院需要貫徹執行的，檢查本地區、本院工作形成的，以及任免、獎懲本院工作人員的檔案，領導人講話。
2．本院黨組會議、院長辦公會議、院務會議、審判委員會會議記錄，以及召開各項專業會議的檔案材料。
3．本院制發（含與其他機關聯合制發）的各種正式檔案的簽發稿、印製件及重要檔案的修改稿，代上級機關起草並被採用的檔案的最後草稿和印製件。
4．本院（含院內各職能部門）在工作活動中形成的計畫、報告、總結、統計報表和條例、辦法、章程、制度、簡則等重要檔案材料。
5．本院黨、團、工會、婦女等組織召開代表大會，及在工作活動中形成的重要檔案材料。
6．本院領導人在公務活動中形成的信件、電報、電話記錄等重要檔案材料。
7．同級機關和非隸屬機關制發本院需要執行的，檢查本院工作以及與本院聯繫、洽商工作形成的重要檔案材料。
8．下級法院報送的重要的工作計畫、報告、總結、請示、典型材料、統計報表。
9．其他必須歸檔的檔案材料。
第五條凡重份的，事務性的，只起臨時性、參考性作用，無查考利用價值的文書材料，不需歸檔。不需歸檔的文書材料，由各部門造具清冊，經部門負責人審批後銷毀。
不需歸檔的文書材料有：
1．上級法院、上級或同級黨委、人大、政府普發或抄送供本院工作參考的檔案，徵求意見的未定稿以及任免、獎懲與本院無關工作人員的檔案材料。
2．本院的重份檔案（含院內各部門間互相抄送的檔案），一般檔案的草稿及修改稿。
3．無查考利用價值的、事務性的，只起參考作用的臨時性檔案，一般的人民來信。
4．本院領導人兼任其他機關職務形成的與本院工作無關的檔案材料。
5．非主管機關召開的會議、制發的檔案本院不需貫徹執行的，無查考利用價值的檔案材料。
6．非隸屬機關抄送的，不需辦理的和一般性的檔案材料。
7．下級法院的《工作簡報》、《情況反映》，各種信息、刊物以及不應抄報、不必備案的檔案材料。
8．其他不需歸檔的檔案材料。第三章行政文書材料的立卷
第六條各級人民法院必須指定專人專管或兼管行政文書材料的立卷工作。立卷工作，文書處理採取分散形式的，由院內各職能部門負責；文書處理採取集中形式的，由辦公室或研究室負責。
第七條行政文書材料的立卷工作，按照分類方案進行。各級人民法院應根據本院內部組織機構的業務範圍和職責分工，採取“年度-組織機構-問題”的結構形式，參照《人民法院行政文書檔案保管期限表》條款，編制本院的分類方案；文書處理採取集中形式的，可用《人民法院行政文書檔案保管期限表》代替分類方案。檔案辦理完結後，按照分類方案“對號入座”，分類立卷。
第八條分類方案的每一條款，就是一組檔案的組合。條款的擬制，應符合“遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用”的總要求，正確運用作者、問題、名稱、時間、地區、通訊者六個特徵，合理組合。
第九條立卷歸檔行政文書材料的種類、份數，每份檔案的頁數，均應齊全、完整。正件與附屬檔案、印製件與定稿、請示與批覆、轉發件與原件、多種文字形成的同一檔案，均應分別立在一起，文電應合一立卷歸檔。
第十條立卷歸檔的文書材料，應放在文書內容針對的年度，不同年度的文書一般不得放在一起。跨年度的請示與批覆在復文年，沒有復文的放在請示年，跨年度的會議，放在會議開幕年，跨年度的規劃、總結，分別放在內容針對的第一年或最後一年，頭年總結與次年計畫寫在一起的，應予分存印製件，定稿放在總結針對年，非訴訟案件，放在結案年。
第十一條立卷歸檔的文書材料，按照本院與文書制發機關的關係，分為上級、本院、同級和下級，不同級別的文書，應適當分開立卷，與本院有緊密聯繫的文書，不得分開。
不同保管期限的文書材料，一般也應分開立卷。
第十二條文書材料立卷，必須分類準確，口徑統一，前後保持一致。一文涉及兩個以上問題的，應放在反映主要問題的卷內，卷內文書材料過多的，可適當分開立卷。第四章行政文書卷宗的裝訂與編目
第十三條卷內的文書材料，必須依其形成的規律和特點進行系統排列。通常是：批覆在前，請示在後；正件在前，附屬檔案在後；印製件在前，定稿在後；轉發件在前，原件在後；非訴訟案件結論性材料在前，依據性材料在後，其他文書材料，按重要程度或時間順序排列。
第十四條卷內文書材料，應按排列順序，用阿拉伯數字在有文字或圖表的畫面頁上，逐頁依次編號。頁號的位置，統一在每頁正面的右上角，背面的左上角。
不裝訂的卷宗，應在每份文書首頁的右上角加蓋檔號章，逐件編號。
第十五條卷內文書目錄的編制，卷內目錄，由順序號、文號、責任者、文書題名、文書日期、所在頁號和備註等項目組成。
1．順序號。填寫卷內文書排列先後順次的序號。
2．文號。填寫文書制發機關的發文號。
3．責任者。即文書作者，填寫文書的署名者。
4．題名。即文書標題，一般應照實抄錄。沒有題名或原題名不能反映文書內容的，可在原題名後寫上自擬題名，外加方括弧〔〕。
5．文書日期。填寫文書製成日期。
6．所在頁號。卷內文書材料所在頁的編號，除最後一件需填寫起止號外，其餘可填寫起號。
7．備註。對卷內文書材料變化所作的說明。
卷內文書目錄一式兩份，一份訂入卷內；一份歸檔後彙編全引目錄。
第十六條卷內備考表的編制。卷內備考表，由本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷日期等項目組成。
1．本卷情況說明。填寫卷內文書缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
2．立卷人。由責任立卷者簽名。
3．檢查人。由案卷質量審核者簽名。
4．立卷日期。填寫立卷完成的日期。
第十七條卷宗封面的填寫。卷宗封面應一律用毛筆或鋼筆填寫，體式要一致，文字要規範，字跡要工整、清晰。
卷宗封面，由全宗名稱、類目名稱、卷宗題名、時間、保管期限、件頁數、歸檔號、檔號組成。
1．全宗名稱。填寫立檔人民法院的全稱。
2．類目名稱。填寫分類方案的第一級類目名稱。按“年度-組織機構-問題”分類的，填寫卷宗所屬組織機構；按“年度-問題”分類的，填寫卷宗所屬類別。
3．卷宗題名。即卷宗標題。一般由責任者、問題、名稱三要素組成，結構要完整，文字要簡煉、明確，能準確地概括卷內文書材料的制發機關、內容和文種。
責任者的擬寫。卷內責任者不多的，可一一標出。責任者較多，可擇其中主要的標出：法院與其他機關的聯合發文，可只標法院；黨委、政府及其所屬職能部門，可只標黨委、政府。責任者名稱過長的，可採用通用簡稱。但不能使用“本”、“省”、“市”等概念不清的語句。
問題的擬寫。文字要簡煉，概括要準確，對永久和長期保存的卷宗，應力求單一。
文種的擬寫。文書名稱不多的，可標出；文書名稱較多的，可按名稱的重要程度順序，兼顧不同性質名稱，標出二三個即可。
4．時間。卷內文書材料所屬的起止年月。
5．保管期限。立卷時對卷宗劃定的保管期限。
6．件、頁數。裝訂的卷宗卷內總頁數或不裝訂的卷宗卷內的總件數。
7．歸檔號。立卷人填寫的文書處理號。
第十八條卷宗的裝訂必須牢固、整齊、美觀，便於保管和利用。卷宗裝訂前必須去掉金屬物，對破損和訂口有字跡的要托裱和接邊，字跡擴散的要複製，過大的要按十六開折迭。以地腳和翻口取齊，用三孔一線裝訂，長度為160毫米左右。第五章卷宗目錄的編制與歸檔
第十九條人民法院的行政文書卷宗，必須按照分類方案分類，區別不同的保管期限，兼顧卷宗之間的聯繫和重要程度進行排列，依次編定歸檔號，以固定卷宗位置。
卷宗的分類方案和排列方法必須統一，前後應保持一致，不能隨意改動。
第二十條編制卷宗目錄。編定歸檔號的卷宗，應依次載入卷宗目錄，一份目錄內，不得出現重複的卷宗號。
第二十一條卷宗目錄一式三份。文書處理部門向檔案管理部門歸檔時，必須按照卷宗目錄逐卷點交，由雙方簽字後，二份交檔案管理部門，一份由文書處理部門保存。
第二十二條人民法院當年的行政文書檔案，必須於次年六月底前向本院檔案管理部門歸檔。第六章附則
第二十三條各高級人民法院在必要時可根據本辦法規定和本地區的實際情況，制定補充辦法，並報最高人民法院備案。