工作流軟體
工作流軟體 Workflow Software工作流軟體的目的是，在一個機構內通過用電子文檔來替換紙張文檔系統，從而實現文檔處理過程的自動化。區域網路可以提供將文檔從一些存儲設備中移進或移出，以及在需要時觀察、修改文檔，或對文檔進行簽署(表明它們具有權威性)的用戶之間進行路由選擇。工作流軟體通過自動完成工作流程，從而消除人員必須的交接走動，鼓勵工作組的協作辦公。
典型的工作流應用程式結合了具有電子訊息傳遞功能和高級安全性功能的文檔。其中高級安全性功能包括電子簽名，以提供這個文檔確實是來自特定來源的證據，並且提供它們已經被指定的某些關鍵人物進行了確認的證據。
在財務管理環境，文檔通常是從出納員通過不同的處理和確認後轉交到主管會計那裡的。工作流分組可以為出納員顯示機構使用的一些特定表格。這個表格的一些域可以根據這一工作，以及這個出納員管理這個表格的性質自動填寫。可以對這些表格預定義路由選擇，從而消除在手工紙張流中不可避免的一些頭痛的管理問題。這些表格可以被直接傳送到處理過程中下一個進行處理的那位人員那裡。自動處理的功能可以避免在表格處理中可能出現的耽擱情況。例如，可以提醒用戶必須按時處理，否則就會出現過期或其它由於沒有按時處理而出現的問題。出版是協作環境的另外一個例子，它也可以利用工作流軟體來提供工作效率。文檔可以按步從作者到編輯再到印刷，其中通過使用網路和它的資源來進行存儲，並且最終列印出完成的工作。
關鍵特徵
下面是工作流軟體的一些關鍵特徵：文檔根據預定義的路由進行分發。
一些用戶可以根據需要來訪問和修改這個文檔。每次修改都必須簽上進行這次修改的人員姓名。可以加上一些希望哪些人員再閱讀的注釋。
文檔跟蹤使得用戶可以輕易得知文檔在系統中流動時的位置，並且可以向那些耽誤傳送文檔的用戶傳送催促信號，甚至可以撤消這個文檔。
工作流軟體通常包括中央管理和檔案處理系統，管理人員可以使用它們來授予不同級別的訪問和安全性許可權，以及建立工作流處理過程和跟蹤工作流。
鎖定處理使得用戶可以以一種安全的形式來完成和前遞文檔。當使用一次鎖定時，其它用戶就不能對這個用戶進行的修改再進行改變了。它還不僅僅保護完成上述修改的用戶，還保護接收方不會看見他或她沒有進行過的修改。
安全性是通過鑑別和數字簽名來實現的。
接收方可以確信傳送方的正確性，可以證明這個文檔是傳送方發出的，並且可以證明它在傳輸過程中沒有被改變。
傳送方可以確信由接收方對該文檔進行過的任何變動都可以檢查出來。
從管理的角度來看，工作流軟體可以幫助一個機構跟蹤信息是如何流動的，以及如何更好地管理這種流動。工作流軟體可以消除許多費時的活動，以及經常發生的昂貴的活動，例如會議、電話呼叫和特快專遞。但是一旦用戶轉向使用這種新的軟體，所需的頻寬就會增加。工作流軟體允許用戶來觀察大型的圖象檔案、圖形、聲音，甚至可以觀看視頻文檔。這種類型的通信量將會使網路飽和。
可以從許多廠商獲得工作流軟體，例如Action Technologies(Alameda，California)，DEC(Maynard，Massachcusetts)、IBM(White Plains，New York)、Lotus Development(Cambridge，Massachusetts)等等。象Windows這樣的圖形用戶環境非常適合工作流應用程式，其中圖形、文本和其它來自許多不同應用程式的元素都被以對象的方式集成到複合文檔中。Windows具有內置工作流功能，例如它的對象連結和嵌入(OLE)功能，並且Windows for Workgroups產品就是一種包括郵件和調度軟體的網路群件包。
Internet多功能函件傳遞擴展標準(MIME)是一種Internet標準，它為在電子函件訊息中包括不同類型的數據(例如圖形、音頻、視頻和文本等)提供了一條途徑。其中，格式化功能允許用戶指定字型類型、字號和文檔的頁的布局，因而它們就可以被其它系統中的不具有類似套用的用戶進行閱讀和翻譯。
