概念
人的記憶和注意力集中是很有限的，沒法同時記著很多事情，做很多事情。如果沒有工具和方法的幫助，可能你會重要的事情到後來才發現沒有分配足夠的時間做好，不重要的事情做了一堆（而且有時正是因為前一件沒做好才會多出後來幾件，進入惡性循環）。
這樣幾次之後，你知道要記住重要的事情，可是平時注意力很容易轉移，心裡又惦記著還有什麼事情，不要不小心忘了...另外，正是因為我們的資源往往不夠，才需要GTD（Get Things Done），這種情況下就要有取捨，沒有條理，就很容易把有限的資源做了不合理的分配。GTD會給你催促自己趕快完成的印象，也許是那個兩分鐘以內的事情要立刻做完這一點，其實這樣正是為了快點解決（或者前進一步，然後放到以後的計畫里），從而不用把本來可以立刻解決的事情也放到計畫里擾人心意。重要的事情不會忘的，等到後果出現的時候自然也回想起來，關鍵就是是否安排好了時間在太晚之前完成。
時間管理是什麼
·將事情整理得有條有理的方法。
如何把主管交辦事項，自己想到的念頭，一些值得參考的事項，整理的有條有理的方法。
·將事項組織化
將這些事項組織化，化成一個個的任務，讓你一目了然。
·將任務化成工作清單
將任務化成一張張的工作清單，並讓你在任何場合都有一份合適的待辦事項清單，有效率地完成工作。
GTD是一種習慣，一種方法，而不僅僅是一種工具，所以無論PDA 還是SmartPhone 都不是最重要的。
GTD工作過程
一、收集(Collecting) 隨便什麼都可以作為收集箱(老闆交辦事項，自己想到的點子，今天收到的喜帖等)。但一定要控制inbox 的數量。inbox 的數量越少越好：初步規劃我的inbox 控制在5 個：outlook 裡面的收件箱，手機備忘錄/草稿本，專用記事本和三層檔案匣，手機任務列表、紙制to do 列表
二、整理(Processing)。從以上5個inbox裡面，循環反覆地進行處理分類。我們收集到一個程度，就需要做某程度的整理工作，例如一天一次或一天數次，GTD 書上說要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事務的程度為整理的頻率。inbox 裡面的東西處理到以下7 個類別中去:
1) 2 分鐘內
這雖然單獨提出了一個分類，但是並沒有讓你建立管理並且維護這個分類的意思，為兩分的事情不值得呀。
2) 等待事項:
無法兩分鐘內完成的，這件事要委託他人完成，所以授權後放入等待清單。(如請老婆去領錢，叫你的下屬完成某件企劃案)
3) 日程
這件事情需要在特定的時間或日期去做，此時要將這件是放在DATEBOOK 或行事曆中紀錄下來。(如參加婚禮，和朋友約會，開會時間)
4) 單步事項
不能在兩分鐘內完成，不能授權出去，並非要在特定時間下完成，需要儘可能快完成的，此時才是列入所謂單步事項。單步事項是你一個人，拿過來就可以一直幹完的。如果你還需要等別人的結果，那就不行；如果你還要去別的地方再拿個東西，那也不行。當你下一步清單超過五十個時，你就不能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做，所以還要分類。目前分類的方式主要是採用地點為主，Home/Office/outdoor/Anywhere 等。如此你的工作效率會大大提升。
5) 多步事項
對於那些在Inbox 裡面的任務不是可以一步做完的，特點就是不能由你一個人決定，要分解成多步在不同的時間和地點完成項目（projects）。
6) 未來/某一天事項
你想到的點子，未來才要實現的計畫等。
7) 參考資料
Inbox 里的信息和資源等。
三、組織(Organizing)。其實要組織的概念就是檔案系統及工作清單兩種概念，整理完inbox裡面的東西後就是管理和組織幾大類中的東西：
1) 2 分鐘內
馬上處理，不要放著了。如轉發郵件給同事。
2) 等待事項:
要有一張清單讓你可以追蹤交辦事項的進度，用outlook 的任務清單自定義屬性管理，自定義“進展狀態”“事項類型”“責任人”。
對於郵件的處理，在收件箱裡建立“等待事項”資料夾，如果需要對方回復採取下一步行動的郵件，同時抄送給自己，設定自動過濾歸入等待事項資料夾，以便提醒自己日後等待對方答覆。
3) 日程
用手機、電腦的日曆或檯曆管理。(如參加婚禮，和朋友約會，開會時間)
4) 單步事項
用outlook 的任務功能，添加自定義屬性來管理，自定義“事項類型”，“任務環境”表示所需地點。當你下一步清單超過五十個時，你就不能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做，所以還要分類。目前分類的方式主要是採用地點為主，Home/Office/outdoor 等。如此你的工作效率會大大提升。
對於郵件工作，在收件箱裡則設定“待讀待覆”，存放需要處理但不緊急的工作。設定“今日事項”存放緊急需要處理的工作。
5) 多步事項
用outlook 的任務功能，添加自定義屬性來管理，自定義“事項類型”，“任務環境”，列出多步事項的清單。另外用項目管理軟體或者xls列出多步事項的計畫單步事項和對應的時間點，分解後的事項又再進入單步事項中進行管理。
6) 未來/某一天事項
用outlook 的任務功能，添加自定義屬性來管理，自定義“事項類型”“任務環境”。
對於郵件工作，在收件箱裡設定“未來事項”資料夾，存放日後某個時刻可能需要處理的工作。
7) 參考資料
需要建立一個可以收藏你所有要參考資料的檔案系統，我有一個依每日每月收藏檔案的系統，也有一個依資料不同收藏資料的檔案系統，電腦資料系統可以搜尋，但要有備份。如此任何檔案我幾乎可以在一分鐘內找到。
在outlook 收件箱裡建立一個“GTD 存檔”資料夾，並在其中根據不同項目或郵件內容分別設定子資料夾，將所有日後可能需要作為參考的郵件內容分別歸類存入歸檔資料夾。需要歸檔的郵件是指郵件本身需要存檔，如果只是附屬檔案需要存檔的話，還是將其另外儲存到硬碟上，以免郵件客戶端越來越龐大，降低運行效率；
面對紛繁複雜的任務，如何才能迅速準確地判斷它們對你有多重要，從而對它們進行選擇和排序呢？任務可以分為緊急任務和重要任務，在此基礎上，你就能快速而準確地分辨出哪些是主要任務，哪些是次要任務了。
緊急任務指：如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消失。重要任務指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務的重要程度越高。緊急任務和重要任務有四種不同組合：
1．緊急並且重要的任務這些任務應具有最高的優先權，應該從現在就開始做。
2．緊急但不重要的任務這些任務現在需要時間，但優先權比緊急且重要的任務要低。
3．重要但不緊急的任務它們的優先權不是最高的，但應該在你的時間表中占重要位置。
4．既不緊急又不重要的任務你真的需要做這些事情嗎？
按順序做事對任務進行分類，捨棄不需要的任務，然後把剩下的任務排序，以便優先處理緊急和重要的任務。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優先權。因此要善於區分這20%的有價值的事情，然後根據價值大小，分配時間。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然後才考慮效率。
但是如何排列這些任務的優先權呢？答案是價值觀！
價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎，也是我們進行時間管理的基礎。大多數時候，我們根據自己的價值觀採取行動，雖然往往沒有意識到這一點。
什麼對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需要的是什麼，然後才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。
上一節練習中的事件可以分為幾個類別：
健康——看牙醫，洗澡，等等
家庭——給家裡打電話，等等
友誼——買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等
愛情——準備燭光晚餐，等等
工作——簡報，電視節目，會議，整理材料，考試，等等
金錢——夜間兼職的面試，等等
興趣——看演唱會，等等
重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位，把哪些放在無關緊要的地方。這就是你的價值觀。
目標是我們的需求和願望——我們想得到什麼。它們應該直接源於我們的價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。目標往往不能由單個行動達到，需要花費相當長的時間，並需要採取若干步驟。
例如，周末有一對矛盾：要么去外地拜訪朋友，要么準備星期天的報告。如果你決定去外地訪問朋友，而不為報告做準備，你的目標很可能是：保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。如果你不去訪問朋友，而是準備報告，你的目標很可能是：盡最大努力完成工作。當然，保持友誼和完成工作都是你的目標。但你對它們的重視程度取決於你的價值觀。把友誼放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足源於你的家庭和朋友。把工作放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足來自於追求卓越。
再如，任務表中還有一對矛盾：星期二和星期三晚上，在公司開會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣，捨棄一樣。它們分別代表的是工作、金錢和興趣，對它們如何排序，也完全取決於你的價值觀和目標。一旦明確了自己的價值觀和目標，接下來制訂日程表的過程就很簡單了。
首先安排固定項目首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事先就固定的。其他的活動必須圍繞它們進行。然後安排每天的日常活動，如睡覺和吃飯。把固定的項目安排完以後，你可以看到還剩哪些時間供你支配。注意在項目之間安排休息間隔，例如每工作50 分鐘休息10 分鐘。
(二)根據你的生物鐘安排時間
把重要的任務安排在你效率高、干擾少的時間段。把你的空餘時間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然後，把優先度高的任務分配到分值較高的時間段。例如，用大塊的時間學習新知識。
（三）把較大的任務分割成易於控制的小塊．當你面對一個巨大的任務，被它壓得喘不過氣來的時候，試著把它分成小塊，使它易於管理，然後相應地安排你的時間。這樣做有幾個好處，首先，你明確了完成整個任務的各個步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會減輕；其次，把一個任務拆分為若干塊，可以使你的進度顯得更顯著，並能多次體會達到目標的喜悅；再次，較小的任務段易於估計時間，從而加強對完成時間的控制。
(四)充分利用零碎時間
從時間表中"剪裁"大塊大塊的時間後，剩下的邊角余料可不能浪費。可以用它複習學過的知識、做一兩節操。一個利用小塊時間的技巧是：把你不願做的事情分成小段，然後在做其他事情的間隙每次完成一小片，不知不覺做完討厭的事情。
(五)為每件事情設定明確的起止時間，這樣可以防止項目之間互相干擾，也可以防止你把事情拖到最後一分鐘才做。
(六)留出充分的休息和娛樂時間
在制訂時間表時，千萬不要“虐待”自己。要制訂一個切實可行的計畫，就應該為生活中真實的你“度身訂做”，預留出你需要的休息和娛樂時間，使你保持良好的狀態和愉快的心情。否則，執行的時候會不斷打亂計畫，不但沒有節省時間，反而使其他事情也脫離預定軌道。
(七)留出機動時間，不要把所有的時間都填滿。為突發事件預留時間。一個填得滿滿當當的計畫表是沒有“防震”性能的，稍有意外，整個計畫都會“破碎”，無法執行。訂完計畫後，按下面的標準逐條檢查，修改計畫：
i. 事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？先處理重要的和緊急的事情，發展型任務優於維持型任務。是否有根本不需要做的事情列入了時間表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。
ii. 每天應有用於自省和修訂計畫的固定時間。如果遺漏了這一部分，請在時間表中補上。
iii. 對於有截止期的任務，是否有足夠的時間在時限內完成？沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間，為它們留下充裕的時間。
iv. 把用於生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應保持平衡。很多時候，在時間表的各個單項中看不出來的問題，會在合計數字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低於合理的比例，請進行調整。
下面總結了二十個節省時間的方法，請根據你的需要選用它們：
1) 對目標、任務、會議等事件分別按優先權進行排序。
2) 從優先權最高的事物著手。
3) 和拖延做鬥爭，如果事情重要，從現在開始做。
4) 把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。
5) 為自己創造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。
6) 找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閒的辦公室。
7) 當你有重要的事情要處理時，學會對別人說“不”。
8) 學會委派別人做事。
9) 歸納相似的事情，把它們放在一起處理。
10) 減少例行事務：它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優先權很低的任務。
11) 避免完美主義。記住80/20 定律。
12) 避免作出過多許諾。對你在有限時間內能完成的工作持現實態度。
13) 不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發事件。
14) 設定時間限制。例如，做某些決定時，不應超過3 分鐘。
15) 聚精會神地做手頭的事情。
16) 處理重要事情時，使用大塊的時間。
17) 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變容易。
18) 文書工作爭取只處理一次。
19) 在行動以前，徹底地思索整件工作。
20) 第一次就做好。
進行時間管理，就好像拋雞蛋，你要不停地把手中的一隻雞蛋換成另一隻，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動作，需要耐心、毅力、練習和計畫。進行良好的時間管理，同樣需要這些品質。當雞蛋越來越多，情況越來越糟的時候，你要有能力控制局面，把握好間隔和規律——這正是時間管理的內容。
工作時，要持之以恆地進行時間管理。你要參加業務會談，要趕在截止期前完成工作。時間管理的意義不僅在於幫助你達到工作上的目標，它能使你最大程度地發揮自己的作用，並在工作和個人生活之間保持平衡。
四、回顧( review)與檢討（checking）
organize 完畢後，就是review以上6個大類裡面的東西。最好是每天17:30check 一遍，每周review 一次。
五、執行（DO）
實際上在do 的階段，do 的內容只有三個：do 你GTD系統裡面設定好的東西；do 你系統裡面沒有但出現在你面前需要你作的東西；第三就是整理你下一步要do 的東西（就是GTD裡面的前4 步）。
六、GTD之所以稱之為'無壓力’，只是因為你在do 的時候，不要再傷腦筋去想著其它事情了；因為你所有的事情都在你的GTD系統裡面或者即使沒有在你系統裡面，一般情況下就算出現也無傷大雅而可以納入系統或者及時處理。
七、GTD之所以更多地被我認為是一種習慣：是因為你在任何時點的工作都是已經計畫好了的。只要有了空閒時間，就先看看日程；沒事的話，再看看地點相關的單步事項；再沒事的話，就看看多步事項，選取某個事項做項目分解；還是沒事的話，就找找someday裡面的東西有沒有可以現在來作的了；還是沒有的話，就只好開始蒐集任務了。總而言之，你要養成好習慣：儘量不要乾你GTD系統以外的事情；除非你的GTD系統不夠完善，很多事情你根本沒有計畫進來，那么這個時候，你就需要對你現在，今後短時間內，中長時間類，甚至一生的事情作一個規劃，並且把它們納入到你的GTD中來。
八、善用checklist：很多東西都可以做成checklist，包括一些項目的流程，比如出差這種項目，一旦有條件激發這類已經流程固化的項目，則可以直接調用已經設定好的checklist，按流程走下去，一個action 一個action地去完成。
