2003年海員身份證件公約（修訂本）
國際勞工組織大會，
經國際勞工局理事會召集，於2003年6月3日在日內瓦召開了第91屆會議，並
注意到對乘客、船員和船舶的安全以及對國家利益和個人的持續不斷威脅，並
還注意到本組織的核心任務，即促進體面的工作條件，並
認為，鑒於海運業的全球性質，海員需要特別的保護，並
承認《1958年海員身份證件公約》中所載的關於為海員出於上岸休假、過境、轉船或遣返之目的而進入成員國領土提供便利的原則，並
注意到經修正的國際海事組織《1965年便利國際海上運輸公約》，特別是其標準3．44和3．45，並
進一步注意到聯合國第A／R。ES／57／219號大會決議（在打擊恐怖主義時保護人權和基本自由）申明，各國必須確保為打擊恐怖主義所採取的任何措施符合其國際法義務，特別是國際人權、難民和人道主義法律所承擔的義務，並
意識到海員在從事國際貿易的船舶上工作和生活，以及利用岸上設施和上岸休假是海員總體福祉的關鍵因素，進而也是實現航運更安全和海洋更清潔的關鍵因素，並
還意識到能夠上岸對於海員去一艘船上工作和在協定的服務期滿後離開船舶是非常必要的，並
注意到國際海事組織外交大會於2002年12月12日通過的關於加強海上安全和保全特別措施的經修訂的《1974年國際海上人命安全公約》修正案，並
決定就本屆大會議程中關於改進海員身份證件安全性的第7項議題通過若干建議，並
決定這些建議應採取一項國際公約的形式，修訂《1958年海員身份證件公約》，
於2003年6月19日通過以下公約，引用時可稱為《2003年海員身份證件公約（修訂本）》：
第1條範圍
1就本公約而言，“海員”一詞系指在通常從事海上航行的除軍艦以外的船舶上以任何身份受僱或從業或工作的任何人。
2如果對任何類別人員是否應被視為本公約所指海員存在任何疑問，該問題應由此類人員的國籍國或永久居住國的主管當局與相關的船東組織和海員組織協商後按照本公約的規定來決定。
3經與漁船船東和在漁船上工作的人員的代表組織協商後，主管當局可將本公約的規定套用于海洋商業捕撈。
第2條海員身份證件的簽發
1本公約對其生效的各成員國應向身為海員並提出海員身份證件申請的每位國民簽發符合本公約第3條規定的海員身份證件。
2除非本公約另有規定，海員身份證件的簽發條件可服從國家法律和法規為簽發旅行證件所規定的條件。
3各成員國還可以向在其領土內取得永久居留地位的海員簽發第1款所述的海員身份證件。在各種情況下，永久居留者的旅行應符合第6條第7款的規定。
4各成員國應確保及時簽發海員身份證件，避免不當延誤。
5在申請被拒絕的情況下，海員應有權進行行政申訴。
6本公約無損於各成員國根據關於難民和無國籍人員的國際約定所承擔的義務。
第3條內容和格式
1本公約所涉及的海員身份證件在內容上應符合公約附屬檔案Ⅰ中所給出的範本。證書的格式和所用材料應與該範本中所給出的一般規格相符，該規格應基於下文規定的標準。只要符合以下各款，在必要時，特別是考慮到技術的發展，可根據下文第8條對附屬檔案Ⅰ予以修正。通過修正案的決定應具體規定修正案的生效時間，並考慮到需要留給成員國足夠的時間對其國內海員身份證件和程式做出任何必要的修改。
2海員身份證件應設計簡單，使用耐久材料製成，特別考慮到海上的條件並可用機器識讀。所用的材料應：
（a）儘可能防止篡改證件或偽造，並能夠易於發現改動；和
（b）使政府通常能夠以最低的成本獲得，並能夠可靠地達到上文（a）中所列的目的。
3各成員國應考慮到國際勞工組織制定的關於所採用的技術標準的任何已有導則，此種導則將有助於使用共同的國際標準。
4海員身份證件的尺寸應不大於正常護照。
5海員身份證件應載有發證機關的名稱、能夠迅速與該發證機關取得聯繫的說明、證件的簽發日期和地點以及以下聲明：
（a）本證件系國際勞工組織《2003年海員身份證件公約（修訂本）》所指海員身份證件；和
（b）本證件為一獨立證件而並非護照。
6海員身份證件的最長有效期應根據發證國的法律、法規來確定，在任何情況下不得超過10年，第一個5年後需要展期。
7海員身份證件中包括的持證人細節應僅限於以下內容：
（a）全名（視情包括名和姓）；
（b）性別；
（c）出生日期和地點；
（d）國籍；
（e）可有助於辨認的任何特殊體貌特徵；
（f）數碼或原版照片；和
（g）簽字。
8儘管有上文第7款的規定，還應要求海員身份證件上包括符合附屬檔案Ⅰ中規定的規格的持證人生物測定模板或其他生物測定表現形式，但必須滿足以下先決條件：
（a）生物測定可以在不侵犯有關人員的隱私、不為其造成不適、不危害其健康或不傷害其尊嚴的條件下獲得；
（b）生物測定本身應在證件上可見，但須不可能從模板或其他表現形式中重新形成生物測定；
（c）提供與核實生物測定所需的設備應便於使用，並且政府一般能夠以較低的成本獲得；
（d）在主管當局通常進行身份核實的港口和其他地點，包括在船上，核實生物測定的設備能夠方便而可靠地操作；和
（e）使用生物測定的系統（包括設備、技術和使用程式）能為身份真實性的核實提供統一和可靠的結果。
9證件上所記錄的所有關於海員的數據都應肉眼可見。海員應該有方便的機會，使其能夠用機器檢查無法用肉眼讀出的任何數據。此種機會應由發證當局或由代表發證當局者提供。
10海員身份證件的內容和格式應考慮到附屬檔案Ⅰ中所引用的相關國際標準。
第4條國家電子資料庫
1各成員國應確保將其所簽發、暫停使用或吊銷的每一海員身份證件的記錄儲存在電子資料庫中。應採取必要的措施保證資料庫不受干擾或擅自進入。
2記錄中所含的信息應僅限於那些為核驗海員身份證件和海員狀況所必須、符合海員隱私權並符合適用的數據保護要求的細節。這些細節列於附屬檔案Ⅱ，該附屬檔案可按下文第8條規定的方式予以修訂，同時須考慮到需要給成員國以足夠的時間對其國家資料庫系統做任何必要的修改。
3各成員國應建立程式，使其已簽發了身份證件的海員能夠檢查和核對電子資料庫中保有或儲存的與該海員有關的所有數據的正確性並在必要時允許予以改正而不對有關海員收取任何費用。
4各成員國應指定一常設聯絡點負責答覆來自本組織所有成員國的移民或其他主管當局關於由其當局簽發的海員身份證件真實性和有效性的問詢。常設聯絡點的細節應報給國際勞工局，勞工局則應保持一份清單，該清單應通報給本組織各成員國。
5本組織成員國的移民局或其他主管當局應能夠在任何時候，通過電子方式或通過上文第
4款所述的聯絡點立即獲得上述第2款所述的細節。
6就本公約而言，應建立適當的限制確保數據——特別是照片——不被交換，除非存在確保適用的數據保護和隱私標準得以遵守的機制。
7各成員國應確保電子資料庫中的個人數據不被用於除核驗海員身份證件以外的任何其他目的。
第5條質量控制和評估
1關於簽發海員身份證件的過程和程式，包括質量控制程式的最低要求，列於本公約的附屬檔案Ⅲ。這些最低要求確立了各成員國在管理其海員身份證件簽發系統方面必須取得的強制性結果。
2應存在確保以下方面的必要安全性的過程和程式：
（a）空白海員身份證件的製作和交付；
（b）空白和填好的海員身份證件的保管、處理和可靠性；
（c）受理申請、負責簽發海員身份證件的當局和部門將空白海員身份證件製作成具體海員的身份證件，以及海員身份證件的交付；
（d）資料庫的運行和維護；和
（e）程式的質量控制和定期評估。
3在滿足上述第2款的前提下，可以按第8條規定的方式對附屬檔案Ⅲ進行修訂，但要考慮到需要留給成員國足夠的時間對其過程和程式做任何必要的修改。
4各成員國應至少每五年對其包括質量控制程式在內的海員身份證件簽發系統的管理開展一次獨立評估。此種評估的報告在去除了任何保密材料後應提交給國際勞工局局長，一份副本送交該成員國內的船東和海員的代表性組織。本提交報告要求不損害各成員國根據《國際勞工組織章程》第22條所承擔的義務。
5國際勞工局應使各成員國能夠獲得這些評估報告。除本公約準許的情況外，任何披露應取得報告國的同意。
6國際勞工局理事會應根據其安排，在所有相關信息的基礎上批准一份關於完全符合上文第1款中所述最低要求的成員國的名單。
7該名單必須使本組織的成員國可隨時獲得，並在收到信息時做出及時更新。特別是在第8款提及的程式框架中，如果基於確鑿的理由反對將某一成員國納入到名單中，應立即通知各成員國。
8應根據理事會建立的程式做出安排，允許曾經被或可能會被排除在名單之外的成員國，以及有利害關係的批准公約的成員國政府和有代表性的船東組織和海員組織，根據上述安排向理事會表達自己的意見，並使爭議及時得到公平和公正的解決。
9對某一成員國簽發的海員身份證件的承認取決於它對上述第1款所述最低要求的遵守情況。
第6條便利海員上岸休假及過境和轉船
1持有由公約對其生效的成員國根據本公約的規定簽發的有效海員身份證件的任何海員應被承認為本公約意義上的海員，除非存在明確理由懷疑海員身份證件的真實性。
2為確保根據以下第3至6款或7至9款要求入境的海員是根據本公約的要求籤發的海員身份證件的持證人所需進行的核實和任何相關的詢問和手續不應由海員或船東承擔費用。
上岸休假
3隻要主管當局在合理的時間內提前收到了持證人到達的通知，上文第2款中所述的核實和任何相關的詢問和手續應該儘可能在最短的時間裡完成。關於持證人到達的通知應包括附屬檔案Ⅱ第1部分中規定的細節。
4當船舶在港口時，除非有明確理由懷疑海員身份證件的真實性，本公約對其生效的成員國應儘可能在最短的時間內允許那些為臨時上岸休假而請求人境的持有有效海員身份證件的海員進入其領土。
5隻要船舶抵達手續已經完成，且主管當局沒有公共衛生、公共安全、公共秩序或國家安全方面的理由拒絕上岸，應允許此種入境。
6就上岸休假而言，不應要求海員持有簽證。任何不能完全履行此要求的成員國應確保其法律法規或實際做法提供實質上等效的安排。
過境和轉船
7本公約對其生效的各成員國還應儘可能在最短的時間內允許持有有效海員身份證件並輔以護照的海員出於以下目的而要求入境時進入其領土：
（a）回到船上或轉到另一艘船舶；
（b）過境到另一國上船，或為遣返之目的或有關成員國當局批准的任何其他目的而過境。
8除非有明確理由懷疑海員身份證件的真實性，只要主管當局沒有公共衛生、公共安全、公共秩序或國家安全方面的理由拒絕入境，應允許此種入境。
9在允許出於上文第7款所述目的之一而進入其領土之前，任何成員國可要求提供令人滿意的證據，包括證明海員的意圖和執行該意圖能力的書面證據。成員國也可將海員的停留限制在就有關目的而言被認為合理的期限內。
第7條連續持有和吊銷
1海員身份證件應一直由海員持有，但經海員書面同意，由有關船舶的船長出於妥善保管目的而保存的情況除外。
2如果發證國肯定，持有海員身份證件的海員不再符合本公約對其簽發所要求的條件，則該發證國應立即將該身份證件吊銷。暫停使用或吊銷海員身份證件的程式應與海員和船東的代表組織協商制定，其中還應包括行政申訴的程式。
第8條附屬檔案的修正
1除需符合本公約的有關規定外，附屬檔案可由國際勞工大會根據國際勞工組織適當組成的三方海事機構的建議來修正。此決定需要有出席大會並投票的三分之二多數代表做出，其中至少包括批准本公約的成員國的一半。
2批准本公約的任何成員國均可在此種修正案通過之日後六個月內書面通知國際勞工局局長，修正案對該成員國不生效，或只有在隨後書面通知後的某一較晚日期才生效。
第9條過渡性規定
作為《1958年海員身份證件公約》當事國並根據《國際勞工組織章程》第19條採取措施以便批准本公約的任何成員國。可將其臨時實施本公約的意圖通知國際勞工局局長。由這樣的成員國簽發的海員身份證件應被視為根據本公約而簽發的海員身份證件，條件是充分滿足本公約第2至5條的要求，且有關成員國接受根據本公約簽發的海員身份證件。
最終條款
第10條
本公約修訂《1958年海員身份證件公約》。
第11條
本公約的正式批准書應送請國際勞工局局長登記。
第12條
1本公約應僅對其批准書已經國際勞工局局長登記的國際勞工組織成員國有約束力。
2本公約應自兩個成員國的批准書已經局長登記之日起六個月後生效。
3此後，對於任何成員國，本公約應自其批准書已經登記之日起六個月生效。
第13條
1凡批准本公約的成員國，自本公約初次生效之日起滿10年後可向國際勞工局局長通知退出，並請其登記。此項退出應自登記之日起12個月後生效。
2凡批准本公約的成員國，在前款所述10年期滿後的一年內未行使本條所規定的退出權利者，即需再遵守10年，此後每當10年期滿，可依本條的規定退出本公約。
第14條
1國際勞工局局長應將各成員國所交送的所有批准書、聲明和退出書的登記情況通報全體成員國。
2在將本公約的第二份批准書的登記情況通報全體成員國時，局長應提請各成員國注意本公約開始生效的日期。
3局長應將根據第8條對附屬檔案的任何修正案以及有關聲明的登記情況通知全體成員國。
第15條
國際勞工局局長應將其按照以上各條規定所登記的所有批准書、聲明和退出書的詳細情況，按照《聯合國憲章》第102條的規定，送請聯合國秘書長進行登記。
第16條
國際勞工局理事會在其認為可能必要時，應將本公約的實施情況向大會提出報告，並審查應否將公約的全部或部分修訂問題列入大會議程，同時要考慮到第8條的規定。
第17條
1如大會通過一項新公約對本公約做全部或部分修訂，除新公約另有規定外，則：
（a）如果新修訂公約生效並在其生效之時，成員國對於新修訂公約的批准，依法應構成對本公約的立即退出，而不需按照上述第13條的規定；
（b）自新修訂公約生效之日起，本公約應即停止開放接受成員國的批准。
2在任何情況下，對於那些已批准本公約而未批准修訂公約的成員國，本公約以其實際形式和內容仍對其有效。
第18條
本公約的英文本和法文本具有同等效力。
附屬檔案Ⅰ
海員身份證件範本
海員身份證件的格式和內容列於下文。證件應盡實際可能（如考慮到成本等）採用一般公眾不易獲得的優質材料製成。除為包含公約規定的信息所必需外，證件應不留多餘空間。
證件應包含發證國的名稱和以下聲明：
“本證件為國際勞工組織《2003年海員身份證件公約（修訂本）》所指海員身份證件。本證件為一獨立證件而非護照。”
下文用黑體列出的證件數據頁應以壓膜或貼面加以保護，或採用能夠同樣防止相片和其他個人數據被替換的影像技術和底面材料來保護。
所用材料、證件尺寸和數據的印製應符合國際民航組織（ICAO）檔案9303第3部分（2002年第2版）或檔案9303第1部分（2003年第5版）中所載的規格。
其他安全特徵應至少包括以下特徵中的一種：
水印、紫外線安全特徵、採用特殊油墨、專門的顏色設計、打孔圖形、全息圖、雷射刻印、微型印刷和薄膜熱封。
放入海員身份證件數據頁的數據應僅限於：
Ⅰ．發證機關：
Ⅱ．發證機關的電話號碼、電子信箱和網址：
Ⅲ．發證日期和地點：
海員的數碼或原版相片
（a）海員全名：______________________________________________
（b）性別：__________________________________________________
（c）出生日期和地點：________________________________________
（d）國籍：__________________________________________________
（e）可有助於辨認該海員的任何特殊體貌特徵：__________________
（f）簽字：__________________________________________________
（g）失效日期：______________________________________________
（h）證件種類或名稱：________________________________________
（i）惟一的證件號碼：________________________________________
（j）個人識別號碼（可選）：__________________________________
（k）基於指紋的生物測定模板（印成符合將制定的標準的條形碼數字）：____________
（1）符合上述檔案9303中的ICAO規格的機讀區。
Ⅳ．發證機關的鋼印或蓋章。
數據的說明
上述數據頁上各條目的名稱可譯成發證國的語言。如果本國語言不是英文、法文或西班牙文，這些名稱應使用其中一種語言錄入。證件所有條目均應使用羅馬字母。
上述信息應具有以下特點：
Ⅰ．發證機關：發證國的ISO編碼、簽發海員身份證件機關的名稱和完整地址以及發證授權人的姓名和職務。
Ⅱ．電話號碼、電子信箱和網址應該與公約中所述聯絡點的連結相一致。
Ⅲ．發證日期和地點：日期應按日／月／年的格式以兩位阿拉伯數字書寫——例如：31／12／03；地點的書寫方式應與本國護照相同。
肖像照片的尺寸：按上文所述的國際民航組織檔案9303中的規格
（a）海員全名：在適當時，先寫姓，後接海員的其他名字；
（b）性別：男性標明“M”或女性標明“F”；
（c）出生日期和地點：出生日期應按日／月／年的格式以兩位阿拉伯數字書寫；地點的書寫方式應與本國護照相同；
（d）國籍聲明：寫明國籍；
（e）特殊體貌特徵：任何有助於辨認的顯著特徵；
（f）海員簽字；
（g）失效日期：按日／月／年的格式以兩位阿拉伯數字書寫；
（h）證件種類或名稱：證件種類字元代碼，用羅馬大寫字母（S）書寫；
（j）惟一的證件號碼：國家編碼（見上文Ⅰ）後加不超過9個字元的字母數字簿記編號；
（j）個人識別號碼：可選填的海員個人識別號碼；識別號碼不超過14個字母數字字元；
（k）生物測定模板：準確的規格有待制訂；
（I）機讀區：按照上文所述的國際民航組織檔案9303。
附屬檔案Ⅱ
電子資料庫
各成員國依據本公約第4條第1、2、6和7款而保存在電子資料庫中的每條記錄將提供的細節應限於：
第1部分
1身份證件上註明的發證機關。
2身份證件上寫明的海員全名。
3身份證件的唯一證件號碼。
4身份證件的失效或暫停使用或註銷日期。
第2部分
5身份證件上標明的生物測定模板。
6照片。
7關於海員身份證件的所有查詢的細節。
附屬檔案Ⅲ
關於簽發海員身份證件的要求以及建議程式和做法
本附屬檔案列出了各成員國根據本公約第5條將採用的關於海員身份證件（以下稱“海員證”）簽發程式的最低要求，包括關於質量控制程式的最低要求。
A部分列出了每個成員國在實施海員證簽發系統時作為最低要求必須實現的強制性結果。
B部分建議了實現這些結果的程式和做法。各成員國要對B部分給以充分考慮，但B部分不是強制性要求。
A部分強制性結果
1空白海員證的製作和交付
具備確保空白海員證的製作和交付的必要安全性的過程和程式，包括：
（a）所有空白海員證質量統一，內容和格式規格符合附屬檔案Ⅰ的規定；
（b）制證所用的材料受到保護和控制；
（c）在製作和交付過程中，空白海員證受到保護、控制、識別和跟蹤；
（d）制證者具備妥善履行其關於製作和交付空白海員證的責任的手段；
（e）空白海員證從製作者到發證機關的運輸安全有保障。
2空白和填好的海員證的保管、處理和可靠性具備確保空白和填好的海員證的保管、處理和可靠性的必要安全性的過程和程式，包括：
（a）空白和填好的海員證的保管、處理受到發證機關的控制；
（b）空白、填好的和作廢的海員證，包括那些用作樣本的海員證受到保護、控制、識別和跟蹤；
（c）參與這一過程的人員滿足其崗位所要求的可靠、可信和忠誠標準並經過適當培訓；
（d）授權官員的責任劃分能夠防止擅自簽發海員證。
3受理申請；海員證的暫停使用和吊銷；複議程式
具備確保受理申請、負責簽發海員證的當局和部門將空白海員證製作成具體海員的海員證，以及海員證交付安全性的過程和程式，包括：
（a）對於第一次申請海員證和海員證展期的情況，核對和批准的過程確保海員證只在以下基礎上籤發：
（i）申請書上提供了附屬檔案Ⅰ要求的全部信息，
（ii）符合發證國的法律和做法的申請人的身份證明，
（iii）國籍或永久居留證明，
（iv）申請人為第1條意義中的海員的證明。
（v）確信申請人，特別是那些不止有一國國籍或具有永久居留地位的申請人，不會發給不止一本海員證。
（vi）核查申請人不構成保全風險，但要妥善尊重國際檔案規定的基本權利和自由。
（b）該過程要確保：
（i）在簽發海員證的同時將附屬檔案Ⅱ中的每項細節錄入資料庫，
（ii）從申請人處收集的數據、照片、簽字和生物測定與申請人相符，且
（iii）從申請人處收集的數據、照片、簽字和生物測定在海員證的整個受理、簽發和交付過程中與申請書放在一起；
（c）當所發的海員證被暫時停用或吊銷時，要迅速採取行動更新資料庫；
（d）建立展期和（或）換新系統，對海員需要對其海員證展期或換新的情況，以及海員證丟失的情況做出規定；
（e）海員證可被暫時停用或吊銷的條件要與船東和海員組織協商確定；
（f）具備有效和透明的申訴程式。
4資料庫的操作、安全和維護
具備確保資料庫操作和維護的安全性的過程和程式，包括：
（a）資料庫安全，能防止篡改和非授權進入；
（b）資料庫的及時更新，防止丟失數據，並可隨時通過聯絡點查詢；
（c）資料庫不能被填加、複製、連結或寫入到其他資料庫；資料庫內的信息不被用於核驗海員身份以外的目的；
（d）尊重個人權利，包括：
（i）在收集、儲存、處理和傳遞個人數據時的隱私權；和
（ii）有權進入關於其本人的數據，對任何不準確的信息及時予以改正。
5程式質量控制和定期評估
（a）具備通過程式質量控制和定期評估確保必要的安全性的過程和程式，包括對過程的監控，確保所要求的以下行為標準得以滿足：
（i）空白海員證的生產和交付，
（ii）對空白、無效和已按個人填寫的海員證的保管、處理和可靠性，
（iii）負責簽發和交付海員證的當局和部門受理申請、將空白海員證製作成具體海員的海員證，
（iv）資料庫的運行、安全和維護；
（b）開展定期審查，確保發證系統和程式的可靠性和與本公約要求的符合情況；
（c）具備保護其他成員國提供的定期評估報告中所含信息的保密性的程式。
B部分建議程式和做法
1空白海員證的製作和交付
1．1為了海員證的安全和統一，主管機關應選擇一個有效的貨源來製作該成員國發證用的空白海員證。
1．2如果空白證是在負責簽發海員證的機關（“發證機關”）內製作，則適用下文第2．2節。
1．3如果選用外部企業，主管機關應：
1．3．1核查該企業信譽、財務穩定性和可靠性是無可置疑的；
1．3．2要求企業具體指定所有將參與空白海員證製作的員工；
1．3．3要求企業向發證機關提供表明存在著確保每一指定員工的可靠性、值得信任和忠誠品質的適當的系統的證明，並使發證機關相信企業已經為這些員工提供了足夠的生計手段和充分的工作保障；
1．3．4與企業達成一項書面協定，在不妨礙發證機關自己對海員證所負責任的前提下，應特別確定下文第1．5節提及的規格和指示並要求企業：
1．3．4．1確保只有已經承擔嚴格保密義務的指定員工才能從事空白海員證的製作；
1．3．4．2對將空白海員證從其製作場地運至發證機關採取一切必要的保全措施，發貨人不能以其並未在這方面出現疏忽為由而免除責任；
1．3．4．3每批託運貨物均有準確的內容聲明；該聲明應特別註明每包所裝的所有海員證的參考號碼；
1．3．5確保協定中包括關於在原始承做者不能繼續時允許完成的條款；
1．3．6在簽訂協定前確信企業擁有妥善履行所有上述義務的手段。
1．4如果空白海員證是由成員國境外的機關或企業提供的，成員國主管機關可以委託外國的一個合適的機關確保達到本條所建議的要求。
1．5除其他事項外，主管機關還應：
1．5．1規定製作空白海員證所用全部材料的詳細規格；這些材料應符合本公約附屬檔案Ⅰ規定的一般規格；
1．5．2根據附屬檔案Ⅰ規定空白海員證格式和內容的準確規格；
1．5．3如果以後使用不同的印刷廠，確保這些規格能夠使所印製的空白海員證保持格式一致；
1．5．4按照附屬檔案Ⅰ的要求，就順序印在空白海員證上的唯一證件號碼提供明確的號碼生成指示；和
1．5．5確定製作期間保管所有材料的準確要求。
2空白和填好的海員證的保管、處理和可靠性
2．1與發證過程有關的一切活動（包括空白、無效和填好的海員證的保管、製作海員證所用的工具和材料、申請的受理、海員證的發放以及資料庫的維護和安全）應該在發證機關的直接控制下進行。
2．2發證機關應準備一份對所有參與發證過程的官員的評估，為每個人建立可靠、可信任和忠誠記錄。
2．3發證機關應確保介入發證過程的官員彼此不是直系親屬。
2．4介入發證過程的官員的個人責任必須由發證機關給予充分明確。
2．5不應讓一位官員單獨負責海員證申請受理和相應海員證準備中的所有工作。向負責發證的官員分配申請書的官員不應介入發證過程。被指定承擔有關受理申請和簽發海員證的不同職責的官員應該進行輪換。
2．6發證機關應制定內部規章，確保：
2．6．1空白海員證必須鎖好，只將為滿足預期的日常作業所需數量的證件取出並只交給負責填寫海員證使之成為個人證件的官員和擁有專門授權的任何官員；每天結束時退還沒有用完的空白海員證；所述的“鎖好”措施應該被理解為包括防止擅自進入和偵測闖入者的其他設備；
2．6．2用作樣本的任何空白海員證予以損毀外皮並做相應的標記；
2．6．3對每本空白海員證和尚未發出的每本個人海員證的下落逐日進行記錄，該記錄要存放於安全的地方，同時清點鎖好的海員證和由指定的官員掌管的海員證；應由不參與處理空白海員證或尚未發出的海員證的官員負責保管記錄；
2．6．4除了填寫空白海員證的官員和任何擁有專門授權的官員外，任何人不應有機會接觸空白海員證和填寫海員證所需的工具和材料；
2．6．5鎖好每本已個人化的海員證並只交給負責海員證發放的官員及任何擁有專門授權的官員；
2．6．5．1上述擁有專門授權的官員應限於：
（a）獲發證機關常務負責人或其正式代表書面授權行事的人員，和
（b）下文第5節所指監控員和被任命行使審計或其他控制職能的人員；
2．6．6嚴格禁止官員介入其家庭成員或密友申請海員證的發證過程；
2．6．7對於任何盜竊或企圖盜竊海員證或將其個人化所用的工具或材料的案件應立即向警察機關報告以便開展偵查。
2．7發證過程中的錯誤應使相關海員證無效（若未經改正而發出）。
3受理申請；海員證暫停使用或吊銷；申訴程式
3．1發證機關應確保負責審查海員證申請的所有官員曾經受過欺詐偵測和計算機技術使用方面的訓練。
3．2發證機關應制定規章確保海員證只在以下基礎上籤發：由有關海員填寫和簽署的申請表；身份證明；國籍或永久居留證明和關於申請人是海員的證明。
3．3申請表應包含本公約附屬檔案Ⅰ所規定的所有強制性信息。申請表應該要求申請人注意，蓄意做出虛假聲明將受到起訴和刑事制裁。
3．4在首次申請海員證時，以及以後在延期時被認為有必要時：
3．4．1申請人應將已經填好但未簽字的申請表親自遞交發證機關指定的官員；
3．4．2數碼或原始相片的拍攝和生物測定的採集應在該指定官員的監控之下；
3．4．3應該當著該指定官員的面簽署申請表；
3．4．4申請表隨後應由該指定官員直接轉交發證機關處理。
3．5發證機關應採取充分的措施確保數碼或原始相片和生物測定的安全和保密。
3．6申請人提供的身份證明應符合發證國的法律和實踐。這種身份證明可以包括一張申請人的近照，由船東或船長或申請人的其他僱主或申請人培訓機構負責人證明照片與申請人本人真正一致。
3．7國籍或永久居留證明一般由申請人的護照或作為永久性居者的入境許可證構成。
3．8應要求申請人申明其所擁有的所有其他國籍，確認其沒有從其他成員國獲得頒發海員證以及沒有向其他成員國申請海員證。
3．9如果申請人已擁有一本海員證，不應再向其簽發另一本海員證。
3．9．1應有一個提前換證系統，以適用於海員提前意識到在其服務期間無法在海員證過期之日或換證之日提出申請的情況；
3．9．2應有一個展期系統，以適用於出現不可預見的服務期延長而要求海員證展期的情況；
3．9．3應有一個替補系統，以適用於海員證丟失情況。可以簽發臨時證件。
3．10關於申請人是本公約第1條所指海員的證明應至少包括：
3．10．1以前的海員證，或海員的派遣書；或
3．10．2適任、資格或其他相關培訓的證書，或
3．10．3具有同等說服力的證據。
3．11在認為必要時，應要求補充證明。
3．12所有申請應至少接受海員證簽發機關主管官員所做的下列核查：
3．12．1核查申請書填寫完整並且沒有會導致對所做聲明的真實性產生懷疑的矛盾之處；
3．12．2核查所提供的細節和簽字與申請人護照或其他可靠證件相符；
3．12．3向護照頒發機關或其他主管機關核查護照或所出示的其他證件的真實性；如有理由懷疑護照的真實性，應將原件寄給有關機關；另外，也可寄出有關頁的複印件；
3．12．4將所提供的相片與上文第3．4．2段規定的數碼相片做比較；
3．12．5核查上文第3．6段所述的證明的明顯真實性；
3．12．6核查上文第3．10段所述的證明證實申請人的確是海員；
3．12．7核查本公約第4條所述的資料庫，以確保與申請人相符的人尚未獲得海員證，如果申請人擁有或可能擁有多重國籍或在國籍國以外擁有任何永久性居留資格，還應向其他有關國家的主管機關做出必要的問詢；
3．12．8核查發證機關可以訪問的任何有關的國家和國際資料庫，以確保資料庫中與申請人相符的人不構成可能的安全風險。
3．13上文第3．12段中提及的官員應做出簡短記錄，說明上述各項核查的結果並提請注意支持申請人是海員結論的事實。
3．14一旦全面檢查完畢，申請表連同支持性檔案和記錄一併轉交負責完成填寫將發給申請人的海員證的官員。
3．15然後將填寫好的海員證連同發證機關的相關文檔一併轉交該機關的高級官員審批。
3．16高級官員只有在至少檢查了記錄後確信已合適地遵守了程式且向申請人簽發海員證是合理的時，才能發給海員證。
3．17批准應採用書面形式，並附上有關申請中需特別考慮的任何特點的說明。
3．18海員證（連同所出示的護照或類似證件）應直接交給申請人並請其簽收，或通過要求收訖回執的可靠郵政通信寄給申請人或應其本人要求寄給其船長或僱主。
3．19在將海員證發給申請人後，應將本公約附屬檔案Ⅱ規定的細節輸入本公約第4條所規定的資料庫。
3．20發證機關的規章應規定一個從寄出到收到的最長期限。如果沒有在該時間內收到收訖回執，在收到海員的正式通知後，應在資料庫中做出適當的注釋，將該海員證正式掛失，並通知該海員。
3．21在海員證的有效期間以及以後的三年，應在安全的地方保存所有做過的注釋，特別是簡短的記錄（見上文第3．13段）和第3．17段所述的說明。這些注釋和第3．17段所要求的說明應錄入單獨的內部資料庫並允許下列訪問：（a）負責監督各項工作的人員；（b）參與海員證申請審查的官員；和（c）出於培訓的目的。
3．22如果收到信息表明海員證被錯發，或其頒發的條件已經不再相符，應立即將此情況通知發證機關以便迅速將其吊銷。
3．23如果海員證被暫時停用或被吊銷，發證機關應立即更新其資料庫，指明該海員證目前不被承認。
3．24如果對海員證的申請被拒絕，或做出了關於海員證被暫停使用或被吊銷的決定，應正式通知申請人具有申訴的權利，並將所做決定的理由詳細告知。
3．25申訴的程式應儘可能快捷，並符合給予公平和全面考慮的需要。
4資料庫的操作、安全和維護
4．1為了實施本公約第4條，發證機關應做出必要的安排和規章，以特別確保：
4．1．1本公約第4條第4、5和6款所要求的，每周7天，每天24小時能夠接通聯絡點，或通過電子方式訪問；
4．1．2資料庫的安全；
4．1．3在數據的儲存、處理和數據通信中尊重個人的權利；
4．1．4尊重海員核查有關其本人數據的準確性以及及時對發現錯誤予以修改的權利。
4．2發證機關應擬定資料庫的妥善保護程式，包括：
4．2．1要求對資料庫定期進行備份，將備份儲存於發證機關場地以外的安全地點的介質上；
4．2．2一旦數據錄入官員已經確認一條記錄，對該記錄修改的許可只限於擁有特別授權的官員。
5程式質量控制和定期評估
5．1發證機關應任命具有公認正直、忠誠和可靠品質、不介入海員證保管或處理的高級官員擔任監控員，以：
5．1．1連續監督這些最低要求的實施；
5．1．2立即提請注意實施中的缺陷；
5．1．3就改進海員證的簽發程式向常務負責人和有關官員提出建議；和
5．1．4就上述問題向管理部門提交質量控制報告。如有可能，監控員應該熟悉所監督的所有業務工作。
5．2監控員應直接向發證機關的常務負責人匯報。
5．3應責成包括常務負責人在內的發證機關全體官員向監控員提供監控員認為與完成其任務有關的所有文獻或信息。
5．4發證機關應做出適當安排，確保各級官員可以自由地與監控員談話而無受害之虞。
5．5監控員的職權範圍應該要求特別注意下列任務：
5．5．1核查資源、場地、設備和員工保證足以有效履行發證機關的職能；
5．5．2確保空白海員證和已經完成海員證的安全保管安排是合適的；
5．5．3確保按照上述第2．6、3．2、4和5．4段的要求制定合適的規章、安排或程式；
5．5．4確保有關官員熟知和理解這些規章和程式及安排；
5．5．5對隨機選出的特定個案，詳細監督從收到海員證申請到發證程式結束過程所處理的每項業務，包括監督相關的注釋和其他記錄；
5．5．6核查用於保管空白海員證、工具和材料的保全措施的有效性；
5．5．7核查以電子方式儲存的信息的安全性和正確性以及保持24小時全天候訪問的要求，如有必要，可在一可信賴專家的協助下進行；
5．5．8調查可能誤發海員證或可能製造假海員證或以欺詐方式獲得海員證的任何可靠報告，以便查清可能導致或協助誤發、造假或欺詐的內部瀆職行為或制度上的缺陷；
5．5．9調查有關不能充分訪問根據本公約第4條第2、3和4款要求應該可以訪問的資料庫細節的投訴或這些細節有誤的投訴；
5．5．10確保發證機關常務負責人及時、有效地就關於確定發證程式需改進之處和缺陷領域的報告採取行動；
5．5．11保存所開展的質量控制檢查的記錄；
5．5．12確保對質量控制檢查進行管理性審查並保存這些審查的記錄。
5．6發證機關的常務負責人應確保對發證系統和程式的可靠性以及符合本公約要求的情況定期進行評估。這種評估應該考慮到下列方面：
5．6．1對發證系統和程式所做的任何審計結果；
5．6．2關於就報告的缺陷或違反保全的做法的糾正行動效果的調查和其他發現的報告和結果；
5．6．3海員證的簽發、遺失、註銷或損毀記錄；
5．6．4與質量控制運作相關的記錄；
5．6．5電子資料庫可靠性或安全性問題記錄，包括對資料庫的查詢；
5．6．6技術進步或海員證發放程式的革新對發放系統和程式的變化影響；
5．6．7管理性審查的結論；
5．6．8對程式進行審計，確保其適用方式符合尊重國際勞工組織有關檔案所體現的基本原則和工作權利。
5．7應具備防止非經授權泄露其他成員提交的報告的程式和過程。
5．8所有審計程式和過程都應確保包括庫存控制程式在內的製作技術和保全做法足以達到本附屬檔案的要求。
