高縣人民政府辦公室公文處理辦法
一、發文管理
（一）行文規則。
1．按照隸屬關係和職權範圍行文。凡可由部門行文的不以縣政府或縣政府辦公室名義行文，可由縣政府辦公室行文的不以縣政府名義行文。凡屬縣政府各部門職權範圍的工作，一律由部門行文或相關部門聯合行文。部門公文有涉及其他機關、部門職權範圍的，未經協商一致或未經縣政府批准、裁決，不得各自向下行文；如擅自行文，縣政府有權責令糾正或撤銷。
2．規範性檔案，由縣政府法制辦按縣政府制訂規範性檔案的程式規定辦理。凡未列入縣政府規範性檔案年度計畫的，原則上當年不行文；個別確需行文的，由分管副縣長批轉縣政府法制辦按規定程式辦理。
3．縣政府各部門報請縣政府批轉的檔案，可由縣政府批轉；也可由縣政府授權縣政府辦公室轉發；根據檔案內容，也可經縣政府領導批准後，冠以“經縣政府同意”字樣，由部門發文。
4．市政府各部門的來文，原則上由縣級對口部門發文貫徹；如系幾個部門聯合行文的，原則上由對口縣級部門聯合行文。
5．向上級機關的請示要一文一事，不得用“報告”或其它文種的公文請示問題。請示一般只寫一個主送機關。不得越級請示，因特殊情況必須越級請示的，應抄送越過的直接上級機關。請示、報告必須由主要負責人或主持工作的負責人簽署，並在文尾附註處註明聯繫人及聯繫方式。
6．受雙重領導的機關上報公文，根據公文內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責辦理、答覆。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，應同時抄送該下級機關的另一上級機關。
7．縣政府、縣政府辦公室的公文，不得向黨委機關作指示、交任務；如內容涉及黨的工作，與同級黨委機關聯合行文。
8．已在各類會議上印發的領導講話、會議紀要，一般不再另行發文。經批准在報刊上全文發表的檔案，視為正式檔案依照執行，不另發文。
9．對已頒布實施的法律、法規、規章，各級政府和有關部門要認真組織實施，並根據實施中的情況和問題，在調查研究的基礎上，制訂相應的措施和實施辦法。在無具體措施和實施意見前，縣政府不再行文。
10．經縣政府批准成立的領導小組或委員會等非常設機構，其成員因工作變動需調整時，原則上由領導小組或委員會的辦事機構報經領導小組組長或委員會主任同意後自行發文調整。
（二）公文種類。
1.決議。適用於會議討論通過的重大決策事項。
2.決定。適用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
3.命令(令)。適用於公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批准授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。
4.公報。適用於公布重要決定或者重大事項。
5.公告。適用於向國內外宣布重要事項或者法定事項。
6.通告。適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。
7.意見。適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
8.通知。適用於發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。
9.通報。適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
10.報告。適用於向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。
11.請示。適用於向上級機關請求指示、批准。
12.批覆。適用於答覆下級機關請示事項。
13.議案。適用於各級人民政府按照法律程式向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。
14.函。適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。
15.紀要。適用於記載會議主要情況和議定事項。
（三）公文適用範圍。
高府適用於縣政府上報市政府及上級有關部門的請示、報告；縣政府與市政府部門、各區縣政府等平級機關聯合上報市政府等上級機關的請示、報告。
高府發適用於縣政府或縣政府與平級機關聯合下發有關重大方針、政策和全局性工作部署的通知、通報、決定；縣政府批轉各鄉鎮、各部門提出的重大政策性措施、意見等。
高府函適用於縣政府向市政府有關部門或各區縣政府等平級機關商洽工作、詢問和答覆問題；向有關主管部門請求批准有關事項；辦理回復人民代表建議、意見和政協委員提案；批覆各鄉鎮政府和縣政府各部門請示；通知有關事項等。
高府幹 適用於經縣政府常務會議研究決定的人事任免等事項。
高府國土 適用於縣政府上報的有關國土方面的請示、報告和有關國土方面的批覆。
高府通 適用於縣政府發布公告、通告等事項。
政府令適用於以縣長名義簽署發布縣政府規範性檔案；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。
高府黨組適用於向縣委報告或請示有關工作。
高府辦發適用於縣政府辦公室或縣政府辦公室與平級機關在縣政府的授權下，聯合轉發縣政府有關部門或鄉鎮政府因某些需要加強、需要各地各部門配合、需要落實措施而不涉及改變現行有關規定的事項；印發縣政府領導同志的重要意見或涉及全面工作部署的重要講話；經縣政府授權，向各鄉鎮政府、縣政府各職能部門安排布置某些具體工作，通知、通報有關具體事項；就縣政府辦公室的某項業務工作下達有關規定、辦法或提出要求等。
高府辦函適用於縣政府辦公室向平級和不相隸屬機關商洽工作、詢問和答覆有關問題；向有關主管部門請求批准的事項；經縣政府授權，答覆有關鄉鎮政府和縣政府部門就有關具體問題向縣政府的請示；通知有關具體事項等。
高府辦會適用於通知縣政府會議。
高府辦適用於縣政府辦公室或縣政府辦公室與平級機關聯合上報縣政府或其他上級機關的請示、報告。
會議紀要 適用於縣政府全體會議、常務會議、黨組會議和各種專題會議議定事項的紀要。
（四）發文辦理。
1．擬稿。
縣政府所有承辦公文，包括縣政府和縣政府辦公室的檔案、簡報及縣政府領導講話稿的草擬，本著“誰主辦、誰擬稿”的原則和職責分工、一崗雙責制度，由縣政府業務主管部門和縣政府辦公室文秘股按工作職責負責。
2．審核。
（1）聯繫文秘人員：直接接收、辦理代擬稿、徵求意見稿等發文；重點對發文必要性、內容真實性和數據準確性、是否主動公開等進行審核，並就適用文種、發文範圍、檔案密級和保密期限、緊急程度、信息公開等提出建議，按程式報簽。檔案送縣領導簽發時應出清樣，領導簽發後不得在內容上進行改動。確需改動的，應經簽發檔案領導同意。
（2）文秘股：重點對公文是否附有代擬稿，附屬檔案是否齊全、行文方式是否妥當、是否經過協商、會簽，語言文字是否規範、是否符合行文規則等進行審核。並對發文清樣作最後校核。對校核中發現的問題，文秘股應及時與承辦聯繫文秘人員協商處理。
（3）縣政府辦公室分管文秘工作副主任：按照相關規定和要求，對重要文稿行文、政策法律、內容、文字、體例格式、審簽程式等進行全面審核把關，對不符合發文要求的作退文處理。
（4）縣政府辦公室聯繫副主任：審核聯繫秘書呈報的發文代擬稿是否符合要求，重點把好法律關、政策關。對公文中的複雜、重要事項，協調有關部門提出處理意見。對符合要求的發文代擬稿，在核報副縣長批示時，應提出供領導參考的明確意見。
3.嚴格發文辦理時限：
1）一般文稿，政府辦文秘人員校核和政府辦領導審核在1個工作日之內完成，縣政府領導審簽原則上不超過2個工作日；
2）重要文稿，政府辦文秘人員校核和政府辦領導審核在0.5個工作日之內完成，縣政府領導審簽原則上不超過1個工作日；
3）特殊文稿和緊急文稿必須隨到隨簽，即收即辦，不得耽誤；
4）縣政府領導審簽文稿，可以實行代簽制，即：需縣長審簽的文稿，若縣長出差不能及時審簽，經文秘人員電話請示後送常務副縣長代簽；需分管副縣長審簽的文稿，分管副縣長出差不能及時審簽，由政府辦聯繫主任電話請示分管副縣長後先行辦理再完善補簽程式。
4．縣政府發文的簽發。
（1）縣長簽發檔案類別及簽發流程：
1）以縣政府名義上報市政府及以上機關的請示、重要事項的報告；
2）以縣政府名義向縣委報送的檔案等相關材料、向縣人大常委會報送的議案，向縣政協通報工作情況的材料；
3）政府全體會議紀要、政府常務會議紀要、政府專題會議（涉及資金、人事和重大事項）紀要；
4）縣政府黨組檔案；
5）以政府或政府辦名義制發及縣委辦、縣政府辦聯合制發的凡涉及資金、人事、編制、目標考核和其他重要事項的公文；
6）縣委、縣政府聯合制發的公文；
7）需鄉鎮和部門主要負責人參加的以縣政府名義召開的會議；
8）涉及兩位或兩位以上副縣長工作的重要檔案；
9）以縣政府名義向中、省、市出具的項目建設承諾函，涉及財政配套資金、土地及相關政策的；
10）上報的重大突發事件信息；
11）縣長直接交辦的其它事項。
縣長簽發檔案流程：主辦單位擬稿並由單位主要負責人審核（含部門會簽）→聯繫該項工作的文秘人員校核→聯繫副主任審核→分管副縣長審簽→縣長簽發。
（2）副縣長簽發檔案類別及簽發流程：除縣長簽發的檔案以外的發文，按照職責分工和一崗雙責制度由各分管副縣長簽發。
副縣長簽發檔案流程：主辦單位擬稿並由單位主要負責人審核（含部門會簽）→聯繫該項工作的文秘人員校核→聯繫副主任審核→分管副縣長簽發。
5．縣政府辦公室發文的簽發。
（1）屬於縣政府授權以縣政府辦公室名義對鄉鎮政府、縣政府部門安排布置工作和轉發縣政府職能部門公文的檔案，由聯繫副主任或分管文秘工作的副主任核稿，縣政府分管副縣長或主任簽發。
（2）屬於縣政府辦公室職責範圍內的檔案由有關聯繫文秘人員核稿，由主任或分管副主任簽發。
6．凡由縣政府辦公室或縣政府部門牽頭草擬，以縣委、縣政府或縣委辦公室、縣政府辦公室聯合行文的檔案，經縣政府辦公室分管文秘工作副主任核稿，縣政府聯繫副主任、主任審核，縣政府領導審簽後，報縣委領導審簽，由縣委辦公室按程式辦理。
7．簡報、信息的簽發。縣政府辦公室編髮的各類簡報、信息，由對口聯繫文秘人員核稿，聯繫副主任簽發。涉及縣政府領導工作的，由縣政府領導簽發。
8．發文審簽堅持按程式逐級審簽；擬辦意見要求提出供領導決策參考的明確意見，文字準確、觀點鮮明、簡明扼要、具有可操作性。
9.發文的覆核。縣政府、縣政府辦公室公文在完成核稿、審核、簽發、編號、排版等程式後，由公文主辦單位和對應聯繫文秘人員共同負責對公文內容進行校稿，重要文稿需由分管文秘工作副主任或主任進行覆核後再交付印發。
二、收文管理
（一）收文原則。
1．堅持歸口收文。
縣政府和縣政府辦公室的所有收文，由文秘股統一接收和分發；外收發室負責紙質公文的接收和分發，內收發室負責電子公文的接收和所有公文的拆封、分送、辦理。除縣政府領導直接交辦的個別事項和確需直接報送審批的敏感絕密事項、重大突發事件以及部分涉外事項外，不得直接報送縣政府領導個人。
2．堅持逐級報文。
報送縣政府的公文，應按程式逐級審批，由各鄉鎮政府、縣政府工作部門或直屬事業單位向縣政府報送。縣政府工作部門、直屬事業單位所屬單位、縣屬企業和行業協會原則上不直接向縣政府請示或報告工作，確有需要請示或報告的事項應由主管部門向縣政府報文；遇有緊急或特殊情況，向縣政府請示或報告工作時，應同時報送主管部門。
3．堅持一文一事。
報送縣政府的請示事項應一事一報，並在文尾附註處註明聯繫人及聯繫方式。報告中不得夾帶請示事項。請示、報告必須由主要負責人或主持工作的負責人簽署。
（二）收文範圍。
1．上級和不相隸屬機關發來的檔案、簡報、電報等；
2．各鄉鎮政府報送縣政府的公文；
3．縣級各部門報送縣政府的公文；
4．縣屬國有企業報送縣政府的公文；
5．各鄉鎮、縣政府各部門報送縣政府辦公室的公文。
（三）辦理原則。
1．嚴格收文辦理時限：
1）文秘股收文登記時限：急件1小時以內，一般辦件2個小時以內，傳閱件1個工作日以內；
2）政府辦領導審批時限：急件2小時以內，一般辦件1個工作日以內，傳閱件2個工作日以內；
3）縣政府領導審批時限：急件1個工作日以內，一般辦件3個工作日以內，傳閱件5個工作日以內；
4)部門具體承辦時限：急辦件3個工作日以內辦結，一般承辦件10個工作日以內辦結；
5)對有特殊時限要求的特急檔案，嚴格按規定時限辦理，所有經手和審批人員（含縣領導）即收即辦，不得以任何理由延緩辦理。
2.堅持誰主管誰負責。
應由縣政府審批的事項，由業務主管部門提出意見，按照職責分工和一崗雙責的制度報經縣政府分管副縣長同意後由縣政府批覆（若涉及資金、人事、編制、目標考核和其他重要事項須經縣長簽發），也可由縣政府授權縣政府辦公室函復，或冠以“經縣政府批准（同意）”字樣由業務主管部門答覆。
3．堅持保密制度。公文處理人員必須嚴格按照有關規定，切實做好保密工作，確保公文安全。
（四）辦理流程。
1．凡接收的抄送件，除上級公文外可不列入收文登記，作為閱知性文書，根據內容和工作需要，分送有關領導和股室或組織傳閱。中、省、市重要來文、來電，縣外重要來文、來電由文秘股完成收文登記後，報縣政府辦主任（主任外出時送委託主持工作領導）批轉有關人員按程式辦理。
2.縣政府接收的主送件，不符合上報公文規定的，由文秘股完成審核登記後，填寫縣政府辦公室退文單，報縣政府辦公室分管文秘工作領導審定同意後退文；符合上報公文規定的，列入收文登記。其中需辦理的公文，文秘股完成收文登記後，進入送簽程式。
3．縣政府收文的審簽。
（1）縣長簽批的收文類別：
1）資金件；
2）涉及兩位或兩位以上副縣長工作的重要收文；
3）各鄉（鎮）人民政府、縣政府各部門主要領導的出國、出境請假單、任務件審批表；
4）縣財政局編制的財政總決算報表、有關專項決算報表；
5）縣長直接交辦的其他事項。
（2）副縣長簽批的收文類別：除縣長簽批的公文以外的收文，按照職責分工和一崗雙責制度由各分管副縣長簽批。
4．縣政府收文簽批流程：
（1）非資金件：
1)縣長簽批檔案流程：縣政府辦文秘股收文登記→縣政府辦聯繫該項工作的副主任提出擬辦建議→縣政府分管領導審簽→縣長簽批→轉由相關部門和鄉鎮具體辦理、縣政府辦行文批覆或者提交會議研究後按程式辦理。
2)副縣長簽批檔案流程：縣政府辦文秘股收文登記→縣政府辦聯繫該項工作的副主任提出擬辦建議→縣政府分管領導簽批→轉由相關部門和鄉鎮具體辦理、縣政府辦行文批覆或者提交會議研究後按程式辦理。
（2）資金件：縣政府辦文秘股收文登記→縣政府辦主任提出擬辦建議→縣政府分管領導審簽→縣政府主要領導簽批→財政局具體執行（或轉財政局核提意見後再報縣政府主要領導簽批）。
5．縣政府辦公室接收的主送件，列入收文登記。其中需辦理的公文，文秘股完成收文登記後，按照以下程式辦理:
（1）縣人大或送縣政府黨組公文，轉報縣政府辦公室主任閱；
（2）會議通知或“12345”市民熱線，轉報縣政府辦公室分管文秘工作副主任、主任閱；
（3）一般來文根據縣政府辦公室主任、副主任分工，轉報縣政府辦公室相關領導閱；
（4）縣政府辦公室或辦公室領導的請帖、邀請函，轉報縣政府辦公室主任統籌安排。
（五）擬辦原則。
1．意見提出。
國務院、國務院辦公廳、省政府、省政府辦公廳、市政府、市政府辦公室及以上政府部門傳送縣政府或縣政府辦公室的公文，平級機關或不相隸屬機關傳送縣政府或縣政府辦公室的公文由縣政府辦公室主任提出承辦意見。縣政府所屬部門或下級機關主送縣政府或縣政府辦公室的公文由辦公室分管文秘工作副主任或相關聯繫副主任提出擬辦意見。
2．意見要求。
（1）抓住重點。一是弄清公文主送和抄送機關，初步確定批辦和閱知範圍。二是根據公文的標題和內容，確認公文是請示性還是報告性檔案，有請示事項需要答覆的為送批，僅為情況報告無需答覆的為送閱。三是弄清公文的內容與何人、何部門有關係，從而根據職責分工確定主送、分送領導和部門。四是弄清公文的密級和緊急程度，本著方便工作、有利保密的原則，確定分送範圍。
（2）規範表述。一是歸納來文要點，將來文的主要內容準確摘錄、整理。二是提供來文背景，如來文的原因、過程、依據等。三是提出處理建議，確定承辦部門等。對需轉有關部門研究的來文，提出主辦、協辦部門和辦理建議，明確直接辦復還是由主辦部門提出意見後報縣政府審定；對需縣政府或縣政府辦公室直接審定的來文，提供有關規定和決策依據並酌情提出建議。四是提出閱批範圍，根據領導分工和來文單位及來文內容確定閱批人，並視情況確定是否需要閱批人以外的領導或部門閱知。
（六）承辦原則。
縣政府領導簽批明確的交辦意見後，相關聯繫文秘人員半個工作日內，將承辦公文交承辦單位承辦，承辦單位按照縣政府的要求，按時反饋承辦意見。
三、退文條件
縣政府辦公室對各鄉鎮、縣級各部門報送代擬稿、檔案有下列情形之一的，予以退回：
1.公文格式不規範，不符合行文規則的；
2.“請示”、“報告”等文種使用不當的；
3.“請示”不符合一文一事要求、“報告”夾帶“請示”事項的；
4.“請示”、“報告”沒有簽發人或沒有註明聯繫人、聯繫電話的；
5.不符合“三合”審查規定的；
6.不遵循規定的檔案報送渠道，直送縣政府領導個人或不按照公文無紙化傳輸及辦理要求報送紙質公文的；
7.無特殊情況越級報送的；
8.請示、報告事項表述不清的；
9.附屬檔案不完整或附屬檔案質量低劣的；
10.上報縣政府的請示、報告性檔案，發文字號帶“發”字或加有本單位業務字號的；
11.請求縣政府批轉的報告或發文代擬稿，涉及有關鄉鎮或其他部門工作，特別是涉及財政、國土、城建、人事、目標考核等工作的，事前未協商或無會簽意見的；
12.其他不符合公文處理規定的情形。
四、檔案管理
（一）公文歸檔。
1．會議原始記錄。
縣政府黨組、縣政府常務會、縣政府全體會、例會、重要會議以及專題匯報會的原始記錄，按照辦公室相關制度規定保存，並按時移交文秘股。
2．公文。
縣政府、縣政府辦公室發文的底稿及公文原件由文秘股文印室負責收集、保存，一年進行一次集中清理，並按時移交檔案室，組織整理（立卷）、歸檔。上級政府公文以及縣政府黨組、縣政府常務會、縣政府全體會等重要會議資料，由文秘股保存，並按時移交檔案室，組織整理（立卷）、歸檔。
3．其他檔案。
人事檔案歸檔由行政股負責。財務檔案歸檔由行政股負責。照片、影像、錄音、電子檔案等檔案歸檔由信息股負責。基建檔案歸檔由行政股負責。
（二）公文保密管理。
1．密碼電報管理。密碼電報的使用和管理，信息股和文秘股嚴格按縣機要局有關規定以及有關保密要求執行。
2．密級公文製作、分送。涉密公文，一律在涉密計算機上製作，統一由文秘股文印室印製，由內收發室按批准的範圍傳送，嚴格履行簽字手續。
3．密級公文的複印。嚴禁擅自複印標註密級公文，如確因工作需要複印上級機關標有密級公文（絕密級和註明不準翻印的除外），經分管文秘工作副主任批准，方可複印。複印的公文應與正式印發的公文同樣管理，並嚴格履行簽字手續。
4．公文借閱。借閱涉密公文必須經過分管文秘工作副主任批准，並嚴格履行借閱手續。
5．公文銷毀。公文的銷毀由文秘股負責。銷毀公文時，必須有二人以上監銷。其中，銷毀涉密公文要登記造冊。
