背景
隨著我國高等教育事業的迅猛發展，高等學校占有、使用的固定資產規模急劇膨脹，其構成日趨複雜，管理難度越來越大。尤其是隨著校際間的合併與調整、學校內部推行的後勤、財務、人事、分配等各項改革的深化，對高等學校的固定資產管理工作不斷提出新要求。但是，多年來固定資產管理工作一直是高校管理的一個薄弱環節，管理基礎工作不夠規範，資產安全控制體系尚不完善，家底不清、帳帳、帳實不符、資產流失的現象在不少的學校依然存在，與高等教育發展改革的新形勢很不適應。近幾年來，為加強固定資產管理工作，國內一些地區和學校進行了有益的探索，開發管理軟體,開始使用計算機管理教學儀器、設備等,技術上有了一定的進步。但總的看來，這些軟體實現的往往是對原來手工勞動的簡單替代，完成的僅僅是單一業務和專門用途資產的管理，未能從根本上改變高校固定資產管理被動、滯後的局面。因此，必須從有力支撐高等教育發展改革的高度出發，對固定資產管理工作進行系統的規劃和建設，運用現代信息技術真正實現管理水平上的飛躍。
2000年初，山東省教育廳召集省內部分管理專家，對高校的固定資產管理工作進行了系統研究，提出了“運用現代信息技術，建立科學的高等學校固定資產新體系”的戰略目標，制定了開發設計《高等學校固定資產管理系統》的工作計畫，並著手進行調查研究。2001年5月，與 濟南國子數碼科技有限公司合作，成立了專門的開發團隊，進入實質性開發階段。2002年11月，順利完成了開發任務，並通過了鑑定，在全省範圍內推廣套用。運行一年後，對系統進行了繼續完善和再創新，升級為《高等學校固定資產管理系統（2003版）》。
《高等學校固定資產管理系統》是一個真正網上管理系統，可以由各級管理人員在校園網上實施各項管理活動，傳遞管理信息。管理的對象涵蓋了學校各類固定資產，包括房屋及構築物、教學科研儀器設備、辦公設備、後勤設備、圖書及文物陳列品等，並對物質屬性不同的固定資產進行多樣化管理。系統的功能幾乎覆蓋了所有的固定資產管理業務活動，包括固定資產驗收、增加、處置、變動、調劑、分布、清查、統計、分析、帳表、上報數據等等，具有十分強大的功能。在吸收先進管理思想的基礎上，綜合運用各種現代信息技術，是促進管理手段科學化的新型管理系統。
《高等學校固定資產管理系統》的套用實踐證明，該系統對理順固定資產管理體制、落實固定資產管理制度、實現對固定資產的全面監控和有效利用、提高管理工作效率，更好地服務於教育教學等方面，發揮了十分積極的作用，並表現出強大的效能。將高校固定資產管理工作搭建在一個高水平的管理平台之上，推入了科學化、規範化的軌道。不僅徹底改變了被動局面，而且有力地促進了學校整體管理水平的提高。無論在管理思想、管理方法還是在技術手段上，都達到了國內領先水平，得到了廣大用戶的認可和歡迎。
主要功能
《高等學校固定資產管理系統》完全針對高等學校固定資產的管理實踐活動設計，功能豐富、實用。系統有很強的適應性，結合實際管理活動合理配置、綜合運用，系統一定會發揮出強大的管理效能。基本的功能主要有以下十一個方面。
固定資產的增加
根據實際工作流程，採購部門（或使用部門）錄入驗收單信息，生成資產卡片並填寫相關使用信息，列印出規範的驗收單、卡片、條碼標籤，在校園網上提交歸口管理部門審核和財務部門審核與記帳，完成固定資產增加手續。不同種類的資產自動生成不同物質屬性的驗收單、卡片。支持分散採購和集中採購模式。（下圖顯示的是某一件陳列品的三幅圖像資料和三件資產的條碼標籤樣式）
資產變動管理
記錄固定資產在使用過程中一些主要使用屬性的變化，如現狀、使用人、使用單位、使用方向、存放地點、單價等。選擇要變動的資產，填寫並列印資產變動報告單，經過歸口管理部門審核，對於影響資產價值的變動，再經過財務審核與記帳，完成變動。
資產處置管理
對於報廢、報損、出售、無償調撥的固定資產，填寫並列印資產處置報告單，提交歸口管理部門審核和財務部門審核，記帳，完成資產處置。
原始數據的整理與導入
在系統啟用時，學校原有的固定資產信息，經資產清查後，逐條錄入系統，經過歸口管理部門和財務部門的兩級審核和記帳，進入到資料庫中；如果學校原已經使用其他軟體管理固定資產，可以方便地將其他系統的數據導入本系統加以檢查、整理、完善。
資產清查
利用已有的固定資產數據資源和校園網路資源，實現特定時點的以帳對物、以物對帳式的資產清查。可以利用條碼採集設備，對已貼上條碼標籤的資產進行快速清查，準確率高、工作效率高、勞動強度低。也可以對特定單位、特定使用人、特定地點的資產進行清查。
查詢
以簡單、直觀、方便的操作方式，查詢到所需信息，生成各類查詢表格，欄目、樣式可自行設定。並可以直接得到日常管理活動中最常用的按使用單位、存放地點、使用人的查詢表。系統支持B/S方式查詢。
財務管理
通過財務審核和財務帳表，實現財務監督。系統能夠自動生成符合現行財務制度的國家教育部十六大類固定資產總帳、分戶、分類帳、明細帳，並能自動生成相應的國家財政部十大類帳、六大類帳，保證會計數據與資產信息的協調一致。
統計報表與自定義報表
根據設定條件，生成各種常見的統計表，包括基本情況總表、固定資產增（減）情況明細表、固定資產（增）減情況明細表、使用方向分戶統計表、現狀分戶統計表、結存表、分戶結存統計表、分戶明細表、分戶分類結存表、分戶結存明細表、年代構成統計表、精密貴重及大型儀器設備使用情況、儀器設備分戶增減變動表、儀器設備價值分段統計表、交通運輸工具增減變動情況表，等等，為固定資產日常管理和領導決策提供全面、準確的依據。
用戶自定義報表是為了滿足不同的用戶在不同的場合下的特殊需求，用戶可以在全圖形環境下，比較方便地做出一個全新的表格並自動生成規定格式的數據，也可以對系統已有的表格進行修改使用。
上報數據
嚴格按照教育部高等教育司《關於報送高校實驗室和儀器設備統計數據盤及報表的通知》規定的數據結構和檔案格式，生成需要上報的有關儀器設備的數據，主要是如下三張表：教學科研儀器設備增減變動情況表、教學科研儀器設備數據、教學科研貴重儀器設備表。以教育部的要求作為預設條件，用戶可以自己設定數據條件，能夠對數據導入、導出、整理、檢查、匯總等。
統計分析
利用系統中的各類數據，根據管理需要，設定各類統計、分析的條件，可以對全校固定資產進行全面的統計與分析，並生成樣式豐富的分析圖形和帳表，直觀實用，用於資產管理以及統籌決策等。
主要包含資產狀況財務統計分析和資產分類分析（十六大類、十大類、六大類）、資產購建年代分析、資產資金來源分析、資產來源分析、資產使用方向分析、資產現狀分析、資產價格分段分析、資產處置方式分析等；輸出圖形的方式有柱形圖、餅形圖、走勢圖、立體柱形圖、立體餅形圖。
十一、基本辦學條件分析
根據教育部有關標準，生成普通高等學校基本辦學條件分析表，可用於本科教學水平評估等。
十二、精密、貴重及大型儀器設備信息維護
根據教育部要求的關鍵信息項，加強對貴重精密儀器設備的日常管理與維護，並對其使用信息進行記錄，以便更高效、合理地使用，使其充分發揮最大效能。主要包括兩方面：精密貴重及大型儀器設備年使用信息維護、精密貴重及大型儀器設備上網信息維護。
主要特點
高等學校固定資產管理系統是根據管理的要求，綜合利用現代信息技術對高校固定資產管理業務進行重塑和再造，在整個業務流程的各個環節中都有獨特的設計和創新。
全面性
本系統通過創新性設計，將物質屬性不同的十六大類資產納入到同一系統來管理，既可以在同一視窗處理不同類別資產的增加業務，又能記錄和反映不同類別資產的不同屬性。將十六大類固定資產均納入本系統中進行管理，不僅方便了用戶的操作，而且還能生成反映十六大類固定資產全貌的帳表體系，可以全面、正確地反映學校固定資產的總量、結構及變化趨勢等。
通過校園網，讓全校所有的資產管理部門和資產使用部門、所有的資產使用人員與管理人員利用同一套軟體系統參與到固定資產管理中來，系統對全部管理環節進行有效管理和控制，徹底解決了原來不同部門之間管理脫節和對帳困難的難題。
高效性
對高校固定資產管理模式全面革新，通過校園網實施業務管理活動，提高了工作效率。用同一套軟體，管理物質屬性各不相同的十六大類資產，系統同時支持教育部十六大類與財政部十大類、六大類資產代碼，使得固定資產管理的使用部門、歸口管理部門以及財務部門的固定資產帳表之間實時保持一致，從而徹底解決了高校資產管理部門與財務部門之間對帳難的問題。
嚴密性
根據“人人都管物，物物有人管”的要求，建立嚴密的帳、表、卡體系，將職責、許可權落實到每一個單位和和人員；從業務流程到管理範圍，從許可權分配到資料庫管理，都建立了嚴格的內控制度。
系統設有全面、規範的資料庫安全管理措施，使資料庫更為安全可靠，杜絕了任意修改資料庫的不規範操作。為保護數據的物理安全（指機器或硬碟損壞、病毒破壞、誤操作刪除數據等），系統已經採取的和建議用戶採用的措施主要有：數據定期備份、備份數據的妥善異地保存、伺服器的開機密碼、資料庫的操作密碼、嚴格的病毒防範措施和上網計算機管理制度等等。為了保護數據的使用安全（指數據的意外修改、超範圍使用等），系統採取的主要措施有：系統登錄密碼驗證、選單許可權管理、歸口審核許可權管理、財務審核許可權管理、數據備份與恢復、不相容許可權控制、操作日誌、業務流程控制等等。
學校可以根據管理的需要設定用戶操作許可權、數據管理許可權以及管理部門許可權等多種類型的許可權管理，對操作人員、系統管理人員以及各管理部門的操作許可權和管理範圍都可以作具體細緻的控制，以滿足單位內部的管理崗位分工、實施內部控制的需要。系統設定的許可權相斥功能，即一個用戶如果具有增加資產的許可權就不能再有審核的許可權等等，系統中不會有包攬一切業務的超級用戶。同時通過系統的流程控制在資產管理部門之間形成了權力制約關係。系統一旦得到規範的套用，學校中就不再有絕對的權力部門，即使是實行統一管理的國有資產管理處也無法在其他管理部門不知情的情況下完成一項從採購、驗收、登記到入賬業務的全過程。可以有效地控制濫用職權、營私舞弊的行為，防止國有資產流失。
實時性
對每一件固定資產從採購驗收直到處置的整個生命周期進行全程跟蹤管理，實時記錄管理活動，反映每一件固定資產狀態。
規範性
嚴格遵照國家有關財務管理與儀器設備管理制度要求，制定了規範的體系結構、業務流程、管理信息項。
系統根據網路化管理的要求對固定資產管理的主要業務都進行了必要的規範：系統設計出規範的網上管理流程，一項資產增（減）業務須由多個管理部門參與完成，如使用（購置）單位在任意一個終端提交驗收單後，歸口管理部門即可進行審核，然後財務審核或國資辦審核，這些操作都在網上實時進行，實現了事中的實時控制和事前的前饋控制功能，這是傳統管理無法做到的。系統還提供了一整套規範的管理帳、表、卡，無論在哪一個管理環節上都可以隨時彈出規範的業務處理表格，如：驗收單、變動單、處置單、資產卡片等，填制完畢或提交審核或隨時列印，所見即所得，非常方便。
先進性
充分利用先進的技術手段，如校園網、資產條碼管理、圖像無限制存儲、軟體在級升級、遠程維護等等；對軟體進行了智慧型化處理，簡單易用。
系統設計的技術定位是充分利用校園網進行固定資產管理，輔助以條形碼識讀技術、圖像採集技術等其他先進技術。通過網上管理使過去集中在歸口管理部門的資產增加、變動、處置等大部分基礎性錄入操作，分散到各院、系、室乃至具體使（領）用人去做，使得管理重心下移，原來繁重的歸口管理工作變得輕鬆、簡單。系統將條碼技術套用於固定資產管理與清查，使資產清查工作節省大量的人力、物力和財力，有效地提高工作效率，降低勞動強度和管理成本，促進管理水平的提高。
系統還對常用操作了智慧型化處理，有效地提高輸入速度。另外還有批量處理以及連續追加等功能，使繁瑣複雜的基礎數據錄入工作在瞬間點擊幾下滑鼠即可完成。
學校單位編制是一個規範的樹狀結構，但樹狀結構在計算機中的實現形式卻是多種多樣的。系統根據高校現行的管理體系和普遍存在的單位編制狀況，採用了直觀的樹狀結構列表形式，用專用邏輯變數表示單位間的上下級關係，取消級次的限制，可以無限制的增加單位級次。打破了國內其它同類軟體所採用的將單位編制必須用單位編號表示、並限定在三級以內的僵化形式。
教育部十六大類資產分類代碼為四級八位編碼，也是一種樹狀結構，為了更便於查找某一種資產代碼，系統對此也採用了樹狀結構列表形式，其外觀與操作方式與單位編制基本相同。另外為了方便用戶按資產的存放地點查詢和制表，系統對存放地點也採用了樹狀結構列表形式，大大方便了用戶的日常操作。
適用性
一系列版本，校園網C/S版、校園網B/S版、部門網路版、單機版等等，適用各級各類、規模不同的高校，包括普通高校、成人高校、職業技術學院等等。可在校園網(包括跨城市多校區)、區域網路、單機環境下運行，可供不同管理機制的學校選擇，版本間可自由轉換。
