需求分析書

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需求分析書
1.引言
1.1編寫目的
在完成了針對《檔案管理系統》軟體市場的前期調查，同時與多位軟體使用者進行了全面深入地探討和分析的基礎上，提出了這份軟體需求規格說明書。
此需求規格說明書對《檔案管理系統》軟體做了全面細緻的用戶需求分析，明確所要開發的軟體應具有的功能、性能與界面，使系統分析人員及軟體開發人員能清楚地了解用戶的需求，並在此基礎上進一步提出概要設計說明書和完成後續設計與開發工作。本說明書的預期讀者為客戶、業務或需求分析人員、測試人員、用戶文檔編寫者、項目管理人員。
1.2項目背景
由於檔案多，種類多，檔案創建者多，創建時間為不定期，要保護好一些公司重要的檔案極為不便，同時由於人員的流動，對原有的檔案的再現，顯得力不從心，有時查找與重新整理檔案要浪費許多的人力、物力。而且近年來，由於競爭的激烈程度不斷的加深，檔案的管理不當會嚴重到導致公司的面臨著虧損甚至破產的局面。於是人們不斷地在探索希望能找到解決的方法。
為了解決以上的問題，讓企事業單位能夠有效的掌握，有效的已分享檔案資源，保護好檔案，及促進檔案管理的信息化、規範化和集成化，本人多方聽取意見、追加和完善大量實用功能，進而了解檔案管理的流程，同時結合各部門、各行業與企業檔案管理的方法，開發出一套適合於檔案多而複雜的管理系統。
1.3定義、縮寫詞和符號
需求：用戶解決問題或達到目標所需的條件或功能；系統或系統部件要滿足契約、標準，規範或其它正式規定文檔所需具有的條件或權能。
1.4參考資料
魯榮江、王立豐：《Visual Basic 項目案例導航》，科學出版社，2002年6月版
陳明：《軟體工程》，中央廣播電視大學出版社，2002年6月版
段興：《Visual Basic 6.0　控制項實用程式設計100例》，人民郵電出版社，2002年12月
杜春雷、孫會蓮：《如何使用Visual basic 6.0中文版》，機械出版社，2000年1月
張曜、張青、李丁：《Visual Basic 函式實用手冊》，冶金工業出版社，2002年12月
范國平、陳曉鵬：《Access 2000 資料庫系統開發實例導航》，人民郵電出版社，2002年12月版
閃四清：《SQL Server 實用簡明教程》，清華大學出版社，2003年1月版
2.任務概述
2.1目標
2.1.1開發目標
在當今世界電腦普及的時刻，人們已經習慣用電腦辦公，結果自然會產生大量的電子檔案，這些檔案有寶貴的歷史價值，但我們如果將更多的時間花費在尋找這些檔案上，即費時又費力。本軟體根據此需求進行開發的。
2.1.2套用目標
讓企事業單位能夠有效的掌握，有效的已分享檔案資源，保護好檔案，及促進檔案管理的信息化、規範化和集成化，實現計算機的智慧型化管理，以提高工作效率和經濟效益。
2.2運行環境
2.2.1硬體環境
A． 一台586 以上的微機及兼容
B．記憶體16MB（最好32MB記憶體）　
C．VGA 彩顯一台
2.2.2軟體環境
A.windows 98 以上的作業系統
B．Microsoft Visual Basic 6.0.中文版資料庫管理系統　
C．Office 2000套用軟體
2.3條件與限制
本檔案管理系統軟體是套用於中小企業的。在功能上還可進一步實現安全防範、與E-Mail和網際網路電話集成起來，成為網路檔案管理系統軟體。
3. 數據描述
3.1靜態數據
下面列出了六個表的具體靜態數據：
1)檔案目錄表
此表存放檔案類型信息
欄位 欄位名 類型 寬度
1 檔案類型　Text 20
2 安全級別 Text 20
2)檔案倉庫表
此表存放檔案的信息
欄位 欄位名 類型 寬度
1 檔案名稱 Text 50
2 檔案內容 Memo 自動
3 檔案說明 Text 50
4 檔案創建者 Text 20
5 檔案創建時間 Data/time 自動
6 最後修改者 Text 20
7 最後修改時間 Data/time 自動
8 檔案類型 Text 20
9 附加檔案 Text 50
10 安全級別 Text 20
3) 登錄表
此表存放操作員工的信息
欄位 欄位名 類型 寬度
1 用戶名 Text 50
2 密碼 Text 50
3 許可權 Text 20
4 級別 text 50
4) 操作員工信息表
此表存放操作員工詳細信息表
欄位 欄位名 類型 寬度
1 員工號 Text 50
2 姓名 Text 50
3 身份證號碼 Text 50
4 職稱 Text 50
5 工齡 Text 50
6 工作部門 Text 50
7 工作電話 Text 50
8 行動電話 Text 50
9 傳真號碼 Text 50
10 E_Mail Text 50
11 專業 Text 50
12 學歷 Text 50
13 愛好 Text 50
14 家庭電話 Text 50
15 家庭地址 Text 50
16 省份 Text 50
17 城市 Text 50
18 出生日期 Data/time 自動
19 簽訂時間 Data/time 自動
20 結束時間 Data/time 自動
21 許可權 Text 50
22 級別 Text 50
23 照片 Text 50
24 性別 Text 50
25 婚姻狀態 Text 50
5) 公司信息表
主要存放公司的信息
欄位 欄位名 類型 寬度
1 公司名稱 Text 50
2 公司電話 Text 50
3 公司傳真 Text 50
4 負責人 Text 50
5 公司地址 text 50
6)幫助表
此表存放幫助信息
欄位 欄位名 類型 寬度
1 名稱 Memo 自動
2 內容 memo 自動
3.2動態數據
輸入數據：選單選項，查找關鍵字，新建記錄項。
輸出數據：由查詢關鍵字確定的資料庫記錄集合。
內部生成的數據：中間查詢結果。
3.3資料庫描述
本軟體採用ACCESS資料庫。
3.4數據流圖
《檔案管理系統》軟體的數據流圖是比較清晰的，對各功能模組來說都比較有規律。但完整的圖比較繁瑣，各個功能模組的數據流圖如下。
１．登錄數據流圖
2.檔案管理
3.檔案查詢
3.系統配置
4.系統維護
5.列印報表
3.5數據字典
這裡給出一個數據元素的字典卡片與具體數據卡片的含義：
名稱：檔案類型信息
描述：產生檔案檔案類型送交檔案目錄表
定義：檔案類型信息＝檔案類型＋安全級別
4. 功能要求
4.1功能劃分
本系統有以下功能模組：
1）檔案管理模組
2）查詢管理模組
3）系統配置模組
4）系統維護模組　
5）列印報表模組
6）幫助模組
4.2功能描述
下面詳細描述一下各個功能模組：
1）檔案管理
(1) 檔案目錄管理:只限於一般用戶和管理員操作。而且不同的用戶級別所操作的檔案類型是有限制的。用戶可以向裡面添加、修改和刪除檔案類型。也可設定檔案類型的級別，以加強它們的保密性。
(2) 檔案倉庫:限於全體操作員工。一般瀏覽者只能查看檔案，不能對檔案做任何的修改。而且不同的用戶級別所看到的檔案是有限制的。一般用戶可向裡面添加、修改和刪除檔案。也可設定檔案級別，以加強它們的保密性。
2）查詢管理
(1) 查詢單條檔案記錄：主要是適合於全體操作員工的。在窗體上，先可以選擇查詢的條件，再輸入關鍵字名。按查詢即可。如果你不熟悉該檔案也可以在窗體上選擇模糊搜尋。查到記錄後，也可雙擊記錄即可顯示詳細信息。
(2) 查詢全部檔案：是給管理員用的，是為了方便管理員查找檔案，也有關鍵字搜尋和模糊搜尋。查到記錄後，也可雙擊記錄即可顯示詳細信息。
(3) 查詢操作員工：是給管理員用的，因為操作員工的信息是保密的，所以只限管理員使用。
也有多種查詢方法。查到記錄後，也可雙擊記錄即可顯示詳細信息。
3）系統配置
(1) 配置公司信息:只限管理員配置，主要是配置公司的基本信息。一般用戶和瀏覽者均可查看。
(2) 配置系統桌面：用戶可以配置自己喜歡的桌面圖形。只要在窗體上單擊選擇圖片，再選擇所喜歡的圖片即可。
(3) 資料庫保存路徑：僅限管理員使用。用於打開資料庫。
4）系統維護
(1) 數據備份：用戶可以通過選擇保存的路徑把資料庫保存在硬碟中，也可保存在軟碟中。
(2) 數據恢復：用戶可以通過選擇路徑把數據恢復。
(3) 操作員工管理：僅限管理員。其中可以添加、修改、刪除操作員工，設定他們的許可權、級別及密碼。
(4) 系統整理信息：顯示距離管理員整理系統的時間。
5）列印報表
(1) 列印單條檔案記錄:主要適用於一般瀏覽者和一般用戶。他們只能列印在他們的許可權和級別範圍內所能查看的檔案。
(2) 列印全部檔案:是為管理員設定的，管理員可以根據需要設定列印。也可以讓檔案以報表的形式生成文本檔案或HTML檔案輸出。
列印操作人員的信息只限管理員使用。
6）幫助
(1) 幫助信息：顯示系統的詳細幫助信息。
(2) 關於系統：主要是顯示系統的一些信息。
5．性能需求
5.1數據精確度
A．要按照嚴格的數據格式輸入，否則系統不給予回響進行處理。
B．查詢時要保證查全率，所有相應域包含查詢關鍵字的記錄都應能查到。因為通常有檔案的記錄會很多，所以本系統採用了兩種方法進行查詢：直接查詢和模糊查詢。
5.2時間特性
一般操作的回響時間應在1~2秒內，對軟磁碟和印表機的操作也應在可接受的時間內完成。
5.3適應性
滿足企事業單位使用的需求（記錄量控制在1000項內）。
對前面提到的運行環境要求不應存在困難。
6. 運行需求
6.1用戶界面
超越VB的界面，全新感覺，操作簡便，一目了然，視圖優美等特點。並且採用選單界面驅動方式，給操作用戶帶來了極大的便利，對用戶友好。對滑鼠和鍵盤單獨支持。
6.2硬體接口
本軟體不需要特定的硬體或硬體接口進行支撐。
486以上PC機均可運行此軟體。
6.3軟體接口
運行於Windows95及更高版本具有Win32 API的作業系統之上。
6.4故障處理
正常使用時不應出錯，若運行時遇到不可恢復的系統錯誤，也必須保證資料庫完好無損。
調試中遇到的問題及解決的方案：
1)遇到跳出“資料庫已經關閉“提示信息阻止程式運行時
可以查看一下進行此項操作時，操作的表是否已經被關閉了或者是在沒有關閉此表的情況
下又一次運用打開語句打開此表。
2)關於空記錄帶來的麻煩
有些空記錄往往會使程式無法運行。此時你可用“if not IsNull”語句先判斷一下是否為
空記錄，再操作。
3）有些運行錯誤也可用如下語句排除
On Error GoTo Erropoint
Erropoint :
Msgbox Err.Descripton
Exit sub
或用On Error resume Ｎext　等語句進行處理。
7．其它要求
1)系統的功能實現情況: 用戶可在本系統下實現各種用戶要求的功能
2)系統的安全性: 對於系統的重要數據都有密碼保護，具有一定的安全性
3)系統的容錯性: 用戶輸錯數據都有提示信息，具有較好的容錯性能。
4)系統的封閉性: 用戶的封閉性較好，用戶基本上在提示信息下輸數據。