銷售訂單檔案的作用
銷售訂貨是指由購銷雙方確認的客戶要貨需求的過程，企業根據銷售訂單組織貨源，並對訂單的執行進行管理、控制和追蹤。銷售訂單是反映由購銷雙方確認的客戶要貨需求的單據，它可以是企業銷售契約中關於貨物的明細內容，也可以是一種訂貨的口頭協定。簽署銷售訂單時，同一訂單上可以記錄多種存貨的銷售信息。因此，可以將銷售訂單檔案拆分成兩個檔案：一個檔案用於保存銷售訂單的固定信息，處於單據的表頭位置；另一個檔案用於保存銷售訂單的變動信息，處於單據的表體位置。
銷售訂單檔案的結構
銷售訂單固定信息檔案結構如表1所示。序號 | 項目 | 說明 |
1 | 銷售類型 | 根據某些特徵對銷售業務進行分類。以便按照銷售類型進行統計分析，如普通銷售，可選普通銷售、委託代銷，直運銷售、分期收款 |
2 | 訂單號 | 訂單號可由手工錄入，或系統根據企業所設定編號規則自動生成，編號惟一 |
3 | 單據日期 | 簽署銷售訂單日期，由企業手工錄入或參照日曆表生成 |
4 | 客戶編碼 | 銷售報價對象(即客戶)編碼，客戶編碼必須存在於客戶檔案中 |
5 | 客戶付款條件 | 針對當前銷售業務，客戶在不同期間付款可以獲取的現金折扣比率及最長信用期間。系統將根據所選客戶自動輸出其對應付款條件 |
6 | 部門編碼 | 處理當前銷售業務的部門編碼，部門編碼必須存在於部門檔案中 |
7 | 職員編碼 | 處理當前銷售業務的業務員編碼，職員編碼必須存在於職員檔案中 |
8 | 發貨地址 | 系統將根據該訂單對應客戶自動從客戶檔案中讀取發貨地址 |
銷售訂單變動信息檔案結構如表2所示。
序號 | 項目 | 說明 |
9 | 訂單號 | 銷售訂單編號，通過銷售訂單編號實現銷售訂單固定信息檔案和變動信息檔案的關聯 |
10 | 存貨編碼 | 存貨編碼必須存在於存貨檔案中 |
11 | 增值稅率 | 系統根據檔案中的存貨編碼從存貨檔案中讀取增值稅率 |
12 | 訂貨單價 | 對於有銷售報價環節的銷售業務，從報價單獲取訂貨單價；對於沒有銷售報價環節的銷售業務，系統自動根據價格政策計算訂貨單價 |
13 | 訂貨數量 | 銷售訂貨數量，一般而言，訂貨數量不能小於零 |
14 | 訂貨金額 | 系統根據訂貨單價和數量自動計算訂貨金額 |
企業根據核算和管理需要可以增加或減少相應的項目。
