自動化概念
辦公自動化：是指在行政機關工作中，以計算機為中心，採用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。
辦公自動化是近年隨著計算機科學發展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，即包括網路化的大規模信息處理系統。
辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中採用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業務，都屬於辦公自動化的領域。
通常辦公室的業務，主要是進行大量檔案的處理，起草檔案、通知、各種業務文本，接受外來檔案存檔，查詢本部門檔案和外來檔案，產生檔案復件等等。所以，採用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，採用其它先進設備，如複印機、傳真機等複製、傳遞文檔，或者採用計算機網路技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特徵。
辦公室是各行業工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，並將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業務關聯單位。
分層次
OA（辦公自動化）技術分為三個不同的層次：第一個層次只限於單機或簡單的小型區域網路上的文字處理、電子表格、資料庫等輔助工具的套用，一般稱之為事務型辦公自動化系統。
技術概括
隨著三大核心支柱技術：網路通訊技術、計算機技術和資料庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：
（1）集成化。軟硬體及網路產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統。
（2）智慧型化。面向日常事務處理，輔助人們完成智慧型性勞動，如：漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。
（3）多媒體化。包括對數字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。
（4）運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統和決策型OA系統。
辦公事務OA中，最為普遍的套用有文字處理、電子排版、電子表格處理、檔案收發登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統計、報表處理、個人資料庫等。這些常用的辦公事務處理的套用可作成套用軟體包，包內的不同應用程式之間可以互相調用或共享數據，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟體包應具有通用性，以便擴大套用範圍，提高其利用價值。
系統特點
通用性
辦公自動化系統必須適應從局機關到基層的各個單位橫向及縱向之間相互關聯的辦公業務需要，滿足各種辦公業務的需要，滿足各種不同職務的個人的辦公需要，而不是針對某一單位或某一種業務流程或某一職務個人的系統，是面向整個企業的、各種辦公業務流程的系統。它必須能適應各個單位各種各樣不同的環境，符合國際標準，可以適應各種各樣的計算機作業系統平台和網路平台，是一個開放的、可擴充的系統。
實用性
辦公自動化系統必須面向最終用戶，以最終用戶為主，做到操作簡單方便，界面友好，業務流程合理，真正符合最終用戶的實際需要。經過短期培訓，在3～4個月的時間內OA系統可在全公司範圍內全面展開。
網路化
辦公系統要能夠隨著網路系統的建設，真正覆蓋所使用單位和部門以至於覆蓋全公司的每個管理人員，使每個人都可以通過辦公自動化網路和他人通訊、交流、協作，進行辦公業務往來，查詢各種企業信息。通過辦公自動化網路進行信息的收集和存儲，信息的處理和傳輸以及信息的發布和共享。
先進性
辦公自動化系統應採用國際先進的辦公自動化技術，結合實際情況，利用LotusDomino/Notes強大、快速的 辦公自動化套用開發工具，在今年內把廣州恆信的辦公自動化系統建成同類型企業中具有國內領先水平的系 統，並且逐步向國際先進的辦公自動化系統靠攏。
安全性
信息共享、網路化辦公必須保證信息的安全性，數據的丟失，信息的不安全將會給企業帶來巨大的損失。在辦公自動化系統的套用系統開發中，還必須考慮到數據的安全性，通過程式的手段控制不同用戶的訪問許可權，保證套用系統的安全性。必須加強安全管理，建立健全安全管理規章制度，保證數據和系統在物理上的安全性。
可擴充性
辦公自動化系統必須是開放的、規模可伸縮的、功能可以擴充的系統，完全支持Intranet/Internet標準，它的工作站也是Intranet/Internet瀏覽器，它的伺服器也是Web伺服器，通過它可以方便地組成企業Intranet/Internet網，開發Intranet/Internet套用，並且和Internet相連，從Internet上獲取信息或者向Internet發布信息。
