前言
為中國軌道界解密港鐵如何管理捷運建設項目——《解密港鐵》
作者：黃得承，寶智堅思管理諮詢有限公司行政總裁
作為捷運公司的工程建設管理者，你有沒有遇到過“建造成本超支、進度節點滯後、質量安全不好、團隊溝通不暢”等問題？當你需要做出管理決策時，感覺是否踏實、心裡有沒有底？是否覺得管理龐大而複雜的捷運工程讓你費心費力，一點也不輕鬆？
如果你想要改變這局面，本專題應該能給你帶來新的靈感和啟示。
目前狀況
捷運工程規模巨大，危機“潛伏”
中國捷運史無前例地迅猛發展，每箇中國人都引以自豪。根據有關數據表明，全國在建、報批以及籌建捷運和輕軌的城市將達40餘座。已獲國家批准的15個城市，規劃在2015年之前建成1700公里的城市軌道交通，總投資超過6000億元。在目前加速的城市化以及擴大投資拉動經濟的大背景下，全國捷運線路規模仍會火速增長，市場正醞釀暴發性增長。
目前的情況是，當一個城市確定要修建捷運後才組建成立該市的捷運公司，業務包括投融資、建設、運營和維修、硏發、資源開發等。需先通過有效的投融資運作和成功的建設，才會形成優良的設施資產，投入理想的運營。對這些“新鮮”的捷運公司來說，建設與運營兩大業務板塊涉及差異化的的管理機制。明顯地，後者比前者可以有更充裕的時間去籌備、組建合適的管理機制。
捷運公司剛剛成立便要立刻承擔管理捷運工程建設的艱巨任務，在管理上幾乎沒有時間去硏究合適的項目管理機制，只好參考以往在其它工程中使用過的一些管理手段，勉強地拼奏出一套“工程項目管理辦法”。問題是這些項目管理辦法真正有效嗎？
捷運工程不缺錢，不缺技術，缺的是管理！
中國捷運行業面臨的一個嚴重問題是：項目管理不夠強。
也許有些業界人士不太認同上述“項目管理危機”的嚴重性，理所當然得認為“捷運公司班子裡面不乏具有豐富重大工程管理經驗的人才，應該沒什麼大問題吧”。然而，相對其它重大市政工程或基礎建設工程來說，管理捷運工程更具挑戰、難度更大，對項目管理的要求也更高，主要原因有下列五點：
1. 協調管理難度大
捷運工程由於多是在城市地下開展，施工工藝複雜，施工邊界條件多變，再加上涉及多個專業、多個契約，接口管理在整個施工管理過程中極具挑戰性。
2. 不確定性特別多
相信沒有一條捷運線路，在工程正式啟動時能夠把整個項目範圍界定清楚，特別是前期動拆遷，和日新月異的機電軌道系統等設計和安裝工作。
3. 工期約朿相當緊
建造捷運是為了解決城市交通擁擠及環境污染問題，但在建造期間所引致的交通及環境“陣痛”，讓政府及市民對捷運工程的儘快完成抱有非常高的期望。
4. 管理人才很缺乏
捷運工程項目管理對從事人員要求比較高，需要兼備多方面專業知識和綜合能力，加上我國建造捷運的歷史較短，人才基礎薄弱，人才缺口問題尤其嚴重。
5. 管理方法欠成熟
由於很多國內城市缺乏捷運工程實戰經驗，加上尚未形成針對性強的理論體系與操作性強的管理程式，導致捷運工程項目管理普遍不規範、不合格。
必需要明白的一點是“捷運工程項目管理薄弱”代表什麼？當然不代表要放慢捷運建設的腳步，而是意味著更長的工期和更高的成本，交付質量不盡如人意。要避免犯上這些嚴重錯誤，最佳的選擇就是加強管理。如何通過有效的手段，快速提高整個捷運工程項目進行全過程的管理和控制，已經到了迫在眉睫的時刻。
什麼是項目管理的“核心功能”
在討論如何解決“項目管理薄弱”問題之前，有必要先說明 “項目管理” 指的是什麼？主要包括什麼功能？
捷運投資建設項目全過程管理是從捷運公司戰略目標高度出發，立足於捷運建設項目的全壽命周期，就是說從規劃設計、建造施工、直至驗收竣工為止，形成一個由總體到細節，包括各個方面、各種職能的嚴密的、多維的控制體系。能更有效地保證捷運項目各級目標的實現。
要抓好項目管理當然要從核心功能開始抓。所謂“各個方面、各種職能、各級目標”，一般項目來說最為關鍵就是工期、成本和質量的三大控制功能(對投資方來說是項目目標，而對項目管理方來說可以理解為約束)，就是經常有人說的“項目三角形平衡法則”。但正如前面提過的“捷運工程不確定性特別多”，所以對於捷運建設項目而言，關鍵目標的全過程管理還應包括範圍控制功能，構成“四大項目管理功能的平衡” (如圖一)。
圖一：四大項目管理功能的平衡
“範圍”、“工期”、“成本”和“質量”就像天幕帳篷的四條邊，挪動其中任何一條邊，另外三條必然會發生變化。
據筆者的接觸和了解，目前捷運公司的所謂“工程項目管理辦法”大多數都不夠規範、欠缺細節，範圍、工期、成本和質量的管理流程既不清晰、權責也不明確。在這種條件下，項目管理難免處於粗放狀態，項目的風險隱患一旦暴露出來，後果自然十分嚴重。
未來發展
創新 = 模仿 + 改良
當一家捷運公司有關的高管領導意識到這“項目管理危機”，考慮套用現代管理科學和技術手段，嘗試落實一些“創新”措施時，有可能不知道應該從何入手，更可能擔心會否“適得其反”。
據筆者所知，目前國家仍未有出台一套比較完整、針對捷運工程項目管理的規範指南，供各捷運公司作參考依據。雖然可以找到不少關於項目管理的書籍、又或美國項目管理協會（PMI）的知識體系等作為參考，可惜這些資料對捷運建設項目來講，大部分缺乏針對性和可操作性，很難系統地落實執行，真正達到精細化、科學化的項目管理水平。
正所謂“創新就是模仿加改良”。以模仿“標桿企業”的做法作為管理最佳化的切入點，目的不是為了“山寨”人家的流程和制度，而是將別人好的解決方案和經驗借鑑於企業本身的項目管理環節中。再從實踐中根據企業的個別需求，對一個公認為業界最佳實踐的做法進行適當調整和改良，並為己所用。最大好處是無需耗費大量的時間用於創建新的方法，達到“借船出海”的效果。
值得借鑑的“港鐵”管理機制
香港鐵路有限公司(簡稱“港鐵”)稱得上是捷運行業中的“標桿企業”，被公認為全球首屈一指的鐵路系統，以其卓越的安全性、可靠性與周到細緻的服務見稱。 “港鐵”多年來“立足香港、放眼國際”，其與鐵路相關的項目和顧問服務已拓展至亞洲、澳洲、中東和歐洲多個城市，所以被譽為世界級的管理企業。
在國內，“港鐵”已經參與上海捷運九號線一期、北京捷運四號線及深圳捷運四號二期的工程建設，進一步奠定了“港鐵”的“標桿”地位。正如上海港鐵建設管理有限公司總經理陸永國先生在公開發表的文章所述：“引入香港捷運公司的國際先進的管理理念和模式為上海軌道交通業帶來良性衝擊和良好開端，能更好的協助國家、政府真正的把規範操作落到實處，並增加管理的透明度，防範安全、質量隱患，提供一個高質可靠的工程項目。上海九號線的成功同時亦為突破本地以往的慣常做法打開了一個新思路，並提供了一個成功案例，這無疑具有開創性的價值和意義，值得業界參考和借鑑。”
由於諸多條件的限制，其它國內城市未必會像上海、北京及深圳一樣，可以通過與“港鐵”不同的合作模式，直接引入其先進的管理理念和模式。國內大部份捷運公司除了與“港鐵”有一些交流接觸，知道了它們“以地養鐵”的經營理念外，對它們實質的工程項目管理理念和模式，了解泛泛，深度接觸就更談不上了，離“借船出海”還相差很遠。
解密
幫你解密“港鐵”
筆者的專業原本是英國皇家特許工料測量師，1986年大學畢業後，一直從事工程項目的管理實務。到了2000年與朋友一起創辦ProjectAIMS公司，致力為企業提供項目管理信息系統及相關的專業服務，其中包括 “港鐵”在香港和上海的捷運工程項目。
通過與“港鐵”不同專業的工程師、甚至一些外部承包商的溝通和交流，傾聽“港鐵”領導人的談話，再仔細硏究他們的項目管理手冊，再觀察他們做事方法的過程中，近距離接觸“港鐵”的工程項目管理理念和模式時，讓人感到十分驚訝。
令人驚訝的不僅是“港鐵”厚達一千多頁的項目管理“秘笈”，而是看到當許多企業仍停留在“想”和“講”先進的項目管理之際，“港鐵”已經真實地把精細化、科學化的項目管理“做”起來了。特別令人讚賞的是“港鐵”不靠特別利害的人去“做”項目，而是靠一套特定的“機制”去管理項目。
如果我們能解讀“港鐵”管理項目“機制”的各種奧秘，從各關鍵環節解開其先進之密，就能為其它已建或在建捷運公司提供某些有價值的東西：從普通轉變為卓越的項目管理水平。
解密“港鐵”項目管理的理念框架
在進一步探索“港鐵”的項目管理“機制”，了解他們如何使範圍、工期、成本和質量四個維度達到最佳的平衡和整合狀態的過程中，筆者得出了在其非凡的成功中起推動作用的五大理念。這五大理念雖然簡單，但並不過分簡化。它們注重效果，運用時能產生極為強大的力量。
這裡嘗試用一個簡單的圖來展示“港鐵”項目管理的理念框架，就是在剛才項目管理天幕帳篷(圖一)固定在一個“理念圓環”上。意思是在嚴格遵循這些理念的前提下，執行並且平衡項目管理四大功能就自然事半功倍。理念圓環由五個可以互相區別、互相聯繫又互相作用的理念要素所組成。五大理念之間的箭頭代表這是一個循環往復的互動過程，在項目全過程中處於運動狀態。
圖二：“港鐵”項目管理的理念框架
五大理念，先睹為快
1. 流程理念
“港鐵”根據累積多年的捷運工程項目經驗，針對關鍵的管理流程，例如進度控制、成本控制、前期辦證、設計評審、變更處理、契約審批、支付審批、質量檢查、重點匯報..，制定了規範化、標準化的捷運工程項目管理流程體系。
2. 計畫理念
“港鐵”對項目計畫工作非常重視，在標準流程中有十分詳細的規定，可以說要求每個職能工作負責人，做每件事之前必需先做好計畫。“港鐵”不是將項目計畫工作視為項目批准後，項目實施前的階段性工作，而是貫穿於整個項目生命期的全程性工作。也就是說，項目計畫是隨著捷運工程的進展，在不斷地細化、完善、修改和調整，是一個持續的、漸進的過程。
3. 控制理念
“港鐵”的管理理念和模式認為好的計畫只是項目成功的一半，另一半是控制。無論是項目的範圍、進度、成本、技術和質量、契約與現場安全，“港鐵”都有一系列控制措施與方法，檢查是否按既定的計畫、標準和方法進行，發現偏差，分析原因，進行糾正，以確保捷運工程目標的實現。
4. 溝通理念
項目溝通對“港鐵”重要的意義在於作為項目管理方，要同時負責滿足捷運公司、公眾和政府部門對捷運工程的期望，也要滿足項目實施過程及移交過程中涉及眾多相關利益者的期望。項目溝通管理的根本目的就是要“管理和控制”這些不同的要求和期望，並最終使項目合理地、最大限度地滿足、甚至超越這些要求和期望。
5. 信息理念
“港鐵”知道要管理好捷運工程項目，包括按照前面所述的規範模式管理項目流程、計畫、控制和溝通。因此，“港鐵”會採用有效的項目管理信息平台，在工程管理隊、捷運公司總部和其他項目設計、監理、施工單位之間實現信息資源共享，可以確保所有需要協調的信息迅速、安全地流通，提高整個項目管理工作的效率和效益。
