第一章 總則
第一條 為提高學校辦公效率，節約運行成本，規範辦公流程，提升管理水平，特就學校辦公自動化系統的規範使用，制定本辦法。
第二條 學校辦公自動化系統是數位化校園的一個子系統，包括公文處理、輔助辦公、個人辦公等功能模組,是學校實現辦公自動化的基礎平台。
第二章 系統管理
第三條 本系統運行由學校集中統一管理，黨辦、校辦為主管部門，日常工作由校辦負責，信息中心負責技術支持和系統維護，各部門、各單位負責本單位信息資料收發、日常管理及檢查維護等工作。
第四條 黨辦、校辦指定專人作為管理員，負責系統的日常管理與監督，指導各使用單位操作辦公自動化工作流程。
第五條 信息中心指定專人作為系統管理員，負責保障系統正常運行和技術支持與維護，定期備份數據。
第六條 檔案館按照電子檔案管理的有關規定，對辦公自動化系統中產生的電子公文及其他電子材料的歸檔工作進行指導和監督，並負責各類歸檔電子公文的安全管理、提供利用等工作。
第七條 學校各部門、各單位分管領導要高度重視辦公自動化系統的使用和管理，並指定一名管理員，負責本單位辦公自動化系統使用和相關事宜的協調處理，支持學校開展業務指導與管理等工作，負責查收本系統發布的各類檔案、信息，並履行相關告知、檔案傳閱和歸檔等職責；負責本單位和人員信息變更處理等。
第三章 帳戶安全
第八條 按照《西南大學校園網用戶賬戶管理規定》有關條款進行實名制賬戶管理。各部門、各單位的教職員工（統稱用戶）均在系統中分配唯一實名制帳戶。上述人員調離工作崗位，應辦理銷戶或轉戶手續。
第九條 為了不影響正常工作，新增人員的開戶和調離崗位人員的銷戶或轉戶由所在單位及時提出書面申請，由管理員提交信息中心辦理。因使用單位名稱、公章、用戶出現變更、撤銷、合併等情況而需要在辦公自動化系統中做相應處理的，應向學校提出書面申請，辦理相關手續。
第十條 系統中用戶擁有的帳戶的公文處理許可權由黨辦、校辦根據該用戶的黨務和行政分工所賦予的崗位職責分配，並根據崗位和分工的調整作相應調整。
第十一條 信息中心繫統管理員應採取實時監控、定期備份、定期查殺病毒等措施，防止系統中數據的丟失和被非法使用，確保系統安全和正常使用。
第十二條 各用戶應妥善保管自己的帳戶資料。用戶密碼應經常更換，登錄系統後因故離開要退出系統，以確保帳戶安全。用戶密碼遺失或遺忘應及時通知信息中心繫統管理員，並通過管理員封鎖該用戶的帳戶；解封帳戶需持本人書面申請及有效身份證件到信息中心辦理。
第十三條 涉密公文及有關資料不得通過辦公自動化系統辦理，仍沿用原有處理辦法並按規定範圍發布，如違反規定並造成嚴重泄密等事故的，依據《保密法》及相關法規追究相關人員責任。
第四章 人員管理
第十四條 各單位從事辦公自動化系統運行、維護和管理工作的人員，必須政治可靠、責任心強，具備良好的服務意識和相應的專業技術水平，熟悉辦公自動化系統的操作及相關管理規定，了解國家有關法律、法規和規章，盡職工作，確保工作質量。
第十五條 辦公自動化系統中的所有使用人員要自覺遵守系統運行中相關的規章制度，按照自己的許可權，認真完成本人在系統中所承擔的工作；必須對檔案資料的保密性、正確性、完整性、發布範圍負責，不得將涉密信息、帶毒文檔錄入該系統。
第十六條 按規定應使用本系統的人員，如因出差、請假等特殊原因離開而無法及時登錄辦公自動化系統處理檔案時，須事先通過工作授權功能委託相關人員代為辦理，代理人應履行委託人的一切義務。
第十七條 不得在本系統上發布與工作無關的公告，一切言論應遵守國家相關法律法規，同時尊重他人權益及隱私。
第十八條 各單位管理員必須每天上班後及時登錄系統，辦理相關業務，直到下班後方可退出系統，以免影響和耽誤工作。
第五章 電子公文管理
第十九條 電子公文是指有別於紙質公文的以計算機電子文檔為載體，以計算機網路及其他數據通信介質為傳遞渠道的新的公文及公文處理形式。
第二十條 實施電子化辦公後，除涉密公文外，校黨政收文辦理和發文辦理均使用辦公自動化系統完成。黨政公文的收文辦理和發文辦理流程，由黨辦、校辦依照《西南大學公文處理辦法》及各部門的職能和校領導的分工對系統進行設定。
第二十一條 學校電子公文的文種、格式、行文規則須遵守現行的《國家行政機關公文處理辦法》、《中國共產黨機關公文處理條例》和《西南大學公文處理辦法》等檔案精神。
第二十二條 上級和非隸屬單位普通來文，統一交由黨辦或校辦督辦科收文並掃描進行數位化，進入辦公自動化系統，由系統收文管理啟動該文辦理流程。電子公文辦理按規定流程進行。
第二十三條 公文辦理每一環節的辦理人可以使用系統提供的功能完成各自應該處理的工作，辦理人處理完自己應處理的事務後，應將工作單及時傳送給流程規定的下一環節處理人員。如下一環節有多人可供選擇，則根據公文的內容和學校的有關規定選擇正確的傳送對象傳送，如傳送錯誤，應在接受方未辦理前及時收回。接受方收到通知信息後，應及時辦理。
第二十四條 為保證公文處理的時效性，各單位有關人員應經常進入系統查看有無需要自己處理的事宜，不能以未獲取辦公信息的任何理由延誤工作。
第二十五條 學校電子公文歸檔實行紙質載體（包括檔案和領導簽發意見）和電子文檔雙套歸檔制。各單位在辦公自動化系統上運行的電子公文，辦結後統一由本單位管理員完成歸檔工作。
第二十六條 其他與辦公自動化系統有關的電子文檔按學校檔案管理規定歸檔。
第二十七條 學校黨政對外發文的報送如採用紙質形式，辦理過程仍通過辦公自動化系統完成。
第二十八條 辦公自動化系統中的電子公文與原紙質公文具有同等效力。各單位可以從辦公自動化系統中複製公開發布的公文為紙質形式，被複製的電子公文具有同等效力。
第二十九條 對外發文和用於存檔的紙質公文由黨辦、校辦統一印製、用印。
第六章 應急處理
第三十條 當辦公自動化系統出現故障，應及時通知信息中心，查明原因，排除故障。
第三十一條 當辦公自動化系統出現故障無法及時排除時，各使用單位可暫時按照原方式（有紙化辦公）進行操作，保障正常辦公。待恢復正常後，需在系統中補發該檔案。
第七章 附則
第三十二條 辦公自動化系統客戶端環境配置要求：Windows作業系統，校園網路連結正常，IE6瀏覽器；安裝Word2003以上的辦公軟體；根據提示安裝系統所需的相關控制項；添加辦公自動化系統為信任站點，並允許瀏覽器彈出視窗。
第三十三條 學校各部門、各單位及工作人員，應充分認識辦公自動化系統工作的重要性，認真履行自己的職責，積極配合學校辦公自動化工作的進行，積極參加學校組織的系統操作培訓，並按照學校規定的辦公流程進行操作，努力適應辦公自動化對辦公人員提出的要求。
第三十四條 辦公自動化系統的使用操作能力作為辦公人員的基本素質要求納入能力考核範圍。
第三十五條 落實辦公自動化系統推廣套用考評獎懲制度，將其建設、使用和管理等情況由學校納入年終總結考核之中，學校將定期或不定期進行檢查、情況通報和表彰。
第三十六條 本暫行辦法由黨委辦公室、校長辦公室負責解釋。
第三十七條 本暫行辦法自發布之日起施行。
