印章的管理
第一條印章是學校各項管理活動中行使職權的重要憑證和工具，為了加強學校印章的使用管理，保證該工作的嚴肅性，進一步規範行政工作辦事程式，方便公務聯繫，特制定本辦法。
第二條凡冠有“西南大學”字樣的各單位、各部門印章和各種業務專用章，以及校領導的簽名章，均適用本辦法。
第三條 校印〔校印、校鋼印、校長印（方章、簽字章）、辦公室印、對外證明專用章、介紹信專用章、契約專用章〕由校辦公室專人管理；管印人員因故不能堅持崗位時，校辦主任指定人員代管，並辦清交接手續。
第四條 校辦公室印章管理人員不得在空白介紹信、空白信箋、空白紙等無具體內容的憑證或紙張上加蓋印章。
第五條 校辦公室印章使用應在校辦公室內，不得擅自委託他人代管，不得將印章攜帶出校辦公室以外使用。
第六條 校辦公室印章管理人員要認真核對用印憑證，如無主管部門負責人或校領導簽字，不能使用印章。
第七條 校辦公室印章管理人員要對用印留存的材料定期進行編號、整理、立卷歸檔。
第八條 學校二級單位印章要有專人妥善保管，平日隨用隨鎖。重要的檔案、材料、報表等，要保留領導簽字的底稿或者複印件備查。
用印範圍及程式
第九條 以學校名義發布的決定（決議）、指示、布告（通告）、通知、通報、報告（請示）、批覆和公函等公文，必須由主辦部門用“發文稿紙”擬稿，主辦部門負責人核稿（簽字），有關部門負責人會核（會簽），報分管校長簽發後，再由校辦公室登記、編號、用印。
第十條 大宗物資或大批量物資採購契約，由購買單位提出申請，國有資產管理處審核、招標，經校長或分管校領導審簽後，由校辦公室加蓋契約專用章。
第十一條 學校基本建設、維修等項目，經過法定招標，基建後勤處審核，校長或分管校領導審簽後，由校辦公室加蓋契約專用章。
第十二條 以學校名義簽署的契約書、協定書、意向書以及向教育部等上級報送的計畫任務書、統計報表、審查表、申報表等重要文本和呈報材料，需由主管部門提出文本（報表），署明編報人（或聯繫人），部門負責人審核簽字，報分管校長簽字批准，由校辦公室用印並留稿。
第十三條 到上級部門、公、檢、法以及機要部門聯繫工作需要介紹信的，需經分管校長簽字後，由校辦公室辦理學校介紹信及用印。
第十四條 在外刊登廣告、聲明等，按事項由主管部門經辦人擬出文稿，部門負責人核稿簽字，分管校長簽字批准後，由校辦公室用印並留稿。
第十五條 凡需要使用副校長公務印章的檔案、資料，必須經副校長本人審閱同意後，方可用印。
第十六條 工作證、公費醫療證，招生錄取通知、畢業分配通知，聘書、榮譽證書等常規證書、證明等，由各主管職能部門審核簽字後，持《西南大學使用印章申請書》到校辦公室用印。
第十七條 學生證、各類畢業證書、學位證書（肄業證書、結業證書、進修證、學歷證明）由各主管職能部門審核簽字後，持《西南大學學生證等蓋章通知單》並附名冊（名單），到校辦公室用印。
第十八條 出國留學（因公、因私）、考察、訪問、旅遊人員的材料由國際合作與交流處審核後，出具《西南大學使用印章申請書》，到校辦公室用印。
第十九條 凡向外報送的成果申報書、項目申請書、專利，成果推廣、各類科研契約等，由當事人所在單位報科研處或社科處，經科研處或社科處審核登記後，出具《科研項目材料蓋印接洽單》，到校辦公室用印。
第二十條 各協會、學會入會申請，由當事人所在單位報校科協，經科協審核登記後，出具《西南大學使用印章申請書》，到校辦公室用印。
第二十一條 教學成果申報由教務部門統一審核，報分管校長批准，由教務處出具《西南大學使用印章申請書》，到校辦公室用印。
第二十二條 院系及行政部門教職工到外單位聯繫工作、在校學生外出參觀、實習、查資料、學習等，由院系、部門主管審核後，出具《西南大學使用印章申請書》（到機場、火車站等地提取貨物的，還需持貨物提取通知單），到校辦公室辦理學校介紹信及用印。
第二十三條 其他事項需使用校印者，可參照以上程式辦理。非日常性事務用校印，均需要部門負責人審核，校領導簽字同意。
第二十四條 學校非獨立法人二級單位，無權使用該單位印章對外簽署任何檔案，如擔保、契約、協定、證明、聘書等。
第二十五條 學校二級單位的印章一般只作為業務工作用章，在校內使用；用印應按制度辦理，事先須經單位負責人批准，凡不具備批准手續，一律不能用印。重要用印須有登記或存根，以便備查。
第二十六條 學校二級單位行政第一負責人對本單位公章使用負全部責任。
第二十七條 凡違反本辦法用印者，必須承擔由此產生的全部後果。因違規用印而產生嚴重後果者，將受到相應的紀律處分；觸犯法律的，將承擔由此產生的全部法律責任。
印章的啟用和變更
第二十八條 各級行政單位因名稱變更、機構撤銷或印章受損等原因，需要刻制或更換印章，由單位提出申請，經校辦主任審核批准後，由校辦公室按照有關印章規定統一製作。
第二十九條 新印章啟用用前，校辦要行文明確啟用時間，說明同時廢止舊印。並收回舊印章，按規定歸檔案館銷毀或封存。
附則
第三十條 本辦法自下發之日起執行，未盡事宜，由校辦公室負責解釋。
