西南大學印章使用和管理辦法

印章是學校各項管理活動中行使職權的重要憑證和工具,為了加強學校印章的使用管理,保證該工作的嚴肅性,進一步規範行政工作辦事程式,方便公務聯繫,特制定本辦法。

印章的管理

第一條印章是學校各項管理活動中行使職權的重要憑證和工具,為了加強學校印章的使用管理,保證該工作的嚴肅性,進一步規範行政工作辦事程式,方便公務聯繫,特制定本辦法。

第二條凡冠有“西南大學”字樣的各單位、各部門印章和各種業務專用章,以及校領導的簽名章,均適用本辦法。

第三條 校印〔校印、校鋼印、校長印(方章、簽字章)、辦公室印、對外證明專用章、介紹信專用章、契約專用章〕由校辦公室專人管理;管印人員因故不能堅持崗位時,校辦主任指定人員代管,並辦清交接手續。

第四條 校辦公室印章管理人員不得在空白介紹信、空白信箋、空白紙等無具體內容的憑證或紙張上加蓋印章。

第五條 校辦公室印章使用應在校辦公室內,不得擅自委託他人代管,不得將印章攜帶出校辦公室以外使用。

第六條 校辦公室印章管理人員要認真核對用印憑證,如無主管部門負責人或校領導簽字,不能使用印章。

第七條 校辦公室印章管理人員要對用印留存的材料定期進行編號、整理、立卷歸檔。

第八條 學校二級單位印章要有專人妥善保管,平日隨用隨鎖。重要的檔案、材料、報表等,要保留領導簽字的底稿或者複印件備查。

用印範圍及程式

第九條 以學校名義發布的決定(決議)、指示、布告(通告)、通知、通報、報告(請示)、批覆和公函等公文,必須由主辦部門用“發文稿紙”擬稿,主辦部門負責人核稿(簽字),有關部門負責人會核(會簽),報分管校長簽發後,再由校辦公室登記、編號、用印。

第十條 大宗物資或大批量物資採購契約,由購買單位提出申請,國有資產管理處審核、招標,經校長或分管校領導審簽後,由校辦公室加蓋契約專用章。

第十一條 學校基本建設、維修等項目,經過法定招標,基建後勤處審核,校長或分管校領導審簽後,由校辦公室加蓋契約專用章。

第十二條 以學校名義簽署的契約書、協定書、意向書以及向教育部等上級報送的計畫任務書、統計報表、審查表、申報表等重要文本和呈報材料,需由主管部門提出文本(報表),署明編報人(或聯繫人),部門負責人審核簽字,報分管校長簽字批准,由校辦公室用印並留稿。

第十三條 到上級部門、公、檢、法以及機要部門聯繫工作需要介紹信的,需經分管校長簽字後,由校辦公室辦理學校介紹信及用印。

第十四條 在外刊登廣告、聲明等,按事項由主管部門經辦人擬出文稿,部門負責人核稿簽字,分管校長簽字批准後,由校辦公室用印並留稿。

第十五條 凡需要使用副校長公務印章的檔案、資料,必須經副校長本人審閱同意後,方可用印。

第十六條 工作證、公費醫療證,招生錄取通知、畢業分配通知,聘書、榮譽證書等常規證書、證明等,由各主管職能部門審核簽字後,持《西南大學使用印章申請書》到校辦公室用印。

第十七條 學生證、各類畢業證書、學位證書(肄業證書、結業證書、進修證、學歷證明)由各主管職能部門審核簽字後,持《西南大學學生證等蓋章通知單》並附名冊(名單),到校辦公室用印。

第十八條 出國留學(因公、因私)、考察、訪問、旅遊人員的材料由國際合作與交流處審核後,出具《西南大學使用印章申請書》,到校辦公室用印。

第十九條 凡向外報送的成果申報書、項目申請書、專利,成果推廣、各類科研契約等,由當事人所在單位報科研處或社科處,經科研處或社科處審核登記後,出具《科研項目材料蓋印接洽單》,到校辦公室用印。

第二十條 各協會、學會入會申請,由當事人所在單位報校科協,經科協審核登記後,出具《西南大學使用印章申請書》,到校辦公室用印。

第二十一條 教學成果申報由教務部門統一審核,報分管校長批准,由教務處出具《西南大學使用印章申請書》,到校辦公室用印。

第二十二條 院系及行政部門教職工到外單位聯繫工作、在校學生外出參觀、實習、查資料、學習等,由院系、部門主管審核後,出具《西南大學使用印章申請書》(到機場、火車站等地提取貨物的,還需持貨物提取通知單),到校辦公室辦理學校介紹信及用印。

第二十三條 其他事項需使用校印者,可參照以上程式辦理。非日常性事務用校印,均需要部門負責人審核,校領導簽字同意。

第二十四條 學校非獨立法人二級單位,無權使用該單位印章對外簽署任何檔案,如擔保、契約、協定、證明、聘書等。

第二十五條 學校二級單位的印章一般只作為業務工作用章,在校內使用;用印應按制度辦理,事先須經單位負責人批准,凡不具備批准手續,一律不能用印。重要用印須有登記或存根,以便備查。

第二十六條 學校二級單位行政第一負責人對本單位公章使用負全部責任。

第二十七條 凡違反本辦法用印者,必須承擔由此產生的全部後果。因違規用印而產生嚴重後果者,將受到相應的紀律處分;觸犯法律的,將承擔由此產生的全部法律責任。

印章的啟用和變更

第二十八條 各級行政單位因名稱變更、機構撤銷或印章受損等原因,需要刻制或更換印章,由單位提出申請,經校辦主任審核批准後,由校辦公室按照有關印章規定統一製作。

第二十九條 新印章啟用用前,校辦要行文明確啟用時間,說明同時廢止舊印。並收回舊印章,按規定歸檔案館銷毀或封存。

附則

第三十條 本辦法自下發之日起執行,未盡事宜,由校辦公室負責解釋。

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