成功客戶回訪第一步：結構合理精心編排的問卷是成功回訪的第一步。
在你拎起電話打算打給對方作 時，你是否已經想好了你要問對方的問題？你是否已經設計好何時用開放式問題，何時用封閉式問題來引導對方給出你要求的答案？你的問卷里是否有涉及他人隱私、公司機密或是一般人可能會迴避的問題？
如果這些都沒有事先準備好，那么這將是一次糟糕溝通的開始。
成功回訪客戶第二步：要有針對性地選擇回訪時間，不要在客戶繁忙或休息的時候去回訪。
可否想像，凌晨三點，你睡眼惺松地接起電話，一個甜美的女聲告訴你要對你昨天買的某個產品進行滿意度回訪，那時的你，是什麼樣的心情，可能再甜美的聲音也沖不熄你心中被人打擾的怒火。那時的你，會配合調查嗎？同樣的，對於背景調查來說，你選擇的溝通時間合適嗎？你是否選擇了比較繁忙的工作時段去做背景調查？你是否已經模擬過對方回答你的問題需要耽擱多長的時間？一般來說，上午的11點-12點的時間段，下午4點後的時間段，都是接近下班的時候，大多數人員會在那個時段把手上緊張的工作稍稍放鬆一點，那時進行背景調查，不配合的人員比較少，當然，這個時段並不是絕對的，所以，在進行背景調查，你也不妨問問應聘者，他們公司的上下班時間是怎樣定的。
成功回訪客戶第三步：禮貌和甜美的語聲是打動客戶聽下去的動力。
對於電話另一頭的人來說，你的語音是標識你修養與素質的唯一名片，拿起話筒前要先調節好自己的情緒，注意禮貌的問候、語氣和節奏的掌控，避免給別人一種冷冰冰、公事公辦的態度，要知道，對方無論選擇告不告訴你答案，對他來說，無半點損失。結束時，不妨加上一條祝福語，讓對方感受到你獲得幫助時的愉悅之情，這樣，你們兩個，當天都會有一個好心情。
注意事項：想讓對方對你坦誠，首先你自己要先坦誠，我曾經接過一個作背景調查的電話，問我兩名員工的信息，由於他堅持不肯透露自己的目的，不免讓我心生疑慮，出於對員工的保護和警惕，我很客氣地拒絕了他。還好這位先生覺悟地比較快，在我放下電話的五分鐘後，再次打電話來，很不好意思告訴我，他是我們競爭對手公司的，我們有兩位離職員工去應聘，他想了解一下她們在本公司的表現情況，於是釋然，接下來就是一場愉悅的溝通。
成功回訪客戶第四步：要多維度地去收集信息。
你的背景調查的計畫里，是否只有人力資源部？對於規模較大的公司來說，他們的人力資源部是否能夠全面地去了解每一個離職的人員？所以，不要忽視求職者的前任上司對他的評價，雖然說，這個評價當中可能具有摻水的成份，但是，如果他的前任上司對他讚不絕口，最起碼這個人在前公司的人緣，還未到被人恨之入骨的地步；如果他的前任上司對他咬牙切齒，那么，你不妨將他上級的評語與他的自述相對比，看看簡歷中是否摻了水。當然，對於他前任上司的回訪，也要考慮前三步的內容。
如果，能夠作到上面這四步，相信背景調查對於HR來說，不會再是一個棘手的包袱，而從黃金法則跨越到白金法則去看待人力資源，才能將真正地體會“服務部門”的含義，什麼？你說內部客戶和外部顧客是兩碼事？那么以後如果有時間，我們可以再討論一下利用客戶分層手法對員工進行分層次的人力資源管理
