秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法

秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法

《秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法》是清華大學出版社2017年4月出版的新書。 本書凝聚了一個從業多年、仍戰鬥在辦公室工作一線的小秘書的實踐經驗總結和理論思考成果。它不是以往或粗製濫造、或板著面孔、或不說真話的職場書,而是敢於揭露職場真相的真實手記。

圖書簡介

本書凝聚了一個從業多年、仍戰鬥在辦公室工作一線的小秘書的實踐經驗總結和理論思考成果。它不是以往或粗製濫造、或板著面孔、或不說真話的職場書,而是敢於揭露職場真相的真實手記。

它說真話,告訴你職場到底有什麼規矩:你不經常找領導匯報,領導就是不高興;你寫文章不懂得研究借鑑,就是寫不好;你老在微信上問“在嗎”,別人就是討厭你。職場規矩就是這樣,你看清楚了,就能繞開雷區。

它說人話,用口語化的、輕快活潑的字句來組織文章。堅決杜絕四六句、對仗句,堅決拋棄“一要二要三要”的俗套,怎么想的就怎么寫,怎么做的就怎么寫,怎么直觀好懂生動就怎么寫。

它想真切而直白地告訴你,身在職場,如何得到領導和同事的認可?如何培養辦公室工作人員素養?如何在辦公室搞好溝通?如何寫好公文?如何安排好宴請?如何組織好會議?如何高效辦公?

它是新潮、好用、深度的辦公室實操寶典,講的是做人、辦事的辦公室故事;它想帶你領略在辦公室風生水起的最大秘密——不是投機取巧,也不是爾虞我詐,而是,辦公室工作看上去全是繁瑣和重複,但想要做好它,想要實現作為大機器中一顆小零件的自身價值,只能靠我們用一種“匠人”的心態和精神去琢磨、去學習、去思考、去精進,最終把手頭平淡無奇的活計做成一門手藝。

編輯推薦

暢銷書《機關的機關》作者 張傳祿

暢銷書《機關行為36忌》作者 張建

“萬能八條”創始人 鍾君

《南方周末》評論版主編 蔡軍劍

知名時事評論員 曹林

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作者簡介

像玉的石頭(李珣),男,碩士畢業,博士在讀,京城某高校辦公室工作近6年,平日在辦公室被喚作小李。先後在綜合、文書、秘書、督查等崗位流轉,因深感辦公室工作“日績有餘、歲績不足”,務必需要在事務性工作中注意總結、沉澱和學習,不能迷失在繁雜瑣碎的工作中,遂把業餘思索的精力投入到辦公室工作研究領域,先後在《秘書工作》《套用寫作》《秘書之友》《北京教育》等雜誌發表了十餘篇業務體會、工作技巧類的文章,還辦起了一個名為“辦公室的秘密”的微信公眾號,推送風格獨特、管用實在的職場小文章,現在已有數萬冬粉。

前言

把你的工作做成一門手藝

寫完本書的最後一篇,告訴大家一個喜訊,石頭考上了博士,之後的工作之餘,石頭大概少有機會再去和大家分享這些教你為人、做事、精進工作的小文章,而是要潛心學術了。

準備博士考試的三四個月,石頭很受益,衝擊初試複試,石頭也很受教育。

那天在醫院抽血,參加複試體檢,碰到一位面試時排在我後面的一位老哥,筆試分數和石頭一樣,看年齡大我不少,衣著普通,微笑寒暄了幾句,但並未深聊。

一起下樓,這位老哥顯出了不同,司機為他打開車門,他上了一輛錚亮的黑色奧迪走了。

這引起了石頭的興趣,啥樣的人,看上去功成名就,都已經坐上奧迪了,還要和石頭這樣的小年輕坐在一個考場裡競爭,排著隊被扎針體檢呢?

內事不決問百度。於是石頭鬼鬼祟祟地在百度搜尋了一下這位考友的名字,蹦出來一位曾任某地級市副市長,現任

某全國數得上號的大型企業副總的人的簡介。石頭本能地想略過這個詞條,怎么可能,應該是重名吧。但一看

照片,還真是他。

石頭懷著錯愕的心情仔細閱讀了這位考友的簡歷,發現這位考友生於20 世紀60 年代,已年屆50 ,不僅當了領導,而且早就有金融學博士學位,還是好幾個學校的兼職教授。現在,他又要來讀另一個博士學位。

這很讓石頭感慨,自己到50 歲的時候,會不會有這么飽滿的學習熱情和強大的學習能力。

碩士畢業的時候,石頭曾覺得自己這輩子書讀夠了,讀傷了,絕不需要再去拿什麼更高的學位。但在辦公室久了,有機會近距離看到領導們是如何孜孜不倦地學習、不知疲憊地工作、充滿熱情地研究的,自己就總會受到感染。

有的領導乾一行專一行,管辦公室,辦公室工作的經驗文章幾年就能結集成書;管業務部門,也是幾年厚厚一本集冊;有的領導周末兩天都不休息,無論何時周末加班都能碰到他,就在辦公室辦公、看書、寫作;還有的領導晚上九點之後下班是常態,每到深夜,整棟辦公樓就他一間辦公室亮著燈光,時常就搭行軍床住在單位。

所以,當面試老師問石頭,為什麼要來考博士?

石頭如實回答:之前並不想考,覺得自己早就失去了搞學術、搞

研究的方位和土壤,況且再高一層的學位,對石頭來說也不再有太多

實際的、功利的效用,我們單位從沒有拿到博士就能提拔的慣例。

但工作這幾年,尤其是在辦公室工作的這段時間,石頭愈發的發現,成功的前輩無數次為我們證明演示,要更好地實現自身的價值,有兩個因素至關重要:一是始終保持學習和研究事物的熱情;二是至少找準一個領域持之以恆、久久為功。讀博士,或許能為自己在這兩

個方面的努力提供一些契機或條件。

所以,考博並不是為了“學位”的這一形式,而是為了“學習”的這一機會、“研究”的這一習慣。

同樣,最初發表在“辦公室的秘密”這個小小的微信平台上的文章,也是石頭學習研究的一個嘗試。每每回憶思索,每每動筆記錄,和大家分享自己對辦公室日常工作的體會和想法、經驗和挫折,石頭自己也在接受新的教育,不斷有新的體會。

日本壽司匠人小野二郎捏壽司60 年最終封神。辦公室工作看上去全是繁瑣和重複,但竊以為還是比捏壽司要精深、博大得多,值得辦公室人用一種“匠人”的心態去琢磨,說不定哪天,我們中間就湧現出幾個“辦公室之神”。

最後,各位親愛的讀者,希望你們能從石頭走過的路、寫下的話里獲得一點啟發,那石頭就心滿意足了。如果你想收穫更多,指望石頭就不夠了,唯一的辦法是,你們都來寫寫自己的工作,記下自己在辦公室里的行和思,石頭保證,一段時間後,你的收穫會超出你動筆時的想像。

是為序。

圖書目錄

第一章 長袖善舞的藝術——如何被領導和同事

認可

一、領導正焦急地等待著你的匯報 \ 002

二、正確理解領導指示的關鍵幾招 \ 011

三、 領導老掛在嘴邊的“眼力見”到底是什

么 \ 020

四、辦公室挨罵怎么辦 \ 024

五、 領導突然叫你起來即興發言,如何才能講

得頭頭是道 \ 032

六、 如何擁有溫暖人心的力量 \ 038

七、說到別人心花怒放的藝術 \ 047

八、秘書與領導的日常 \ 056

第二章 習慣為王——如何培養辦公室工作素養

一、優秀辦公室人需具備的三個習慣 \ 066

秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法

VI

二、工作拼到最後,其實就是拼身體 \ 069

三、 辦公室著裝沒有Casual Friday(星期五便裝

日) \ 076

四、珍惜在辦公室的每一分鐘 \ 081

五、初入辦公室,可以看看哪些書 \ 088

六、職場好習慣,從記日記開始養成 \ 099

七、做秘書工作,這樣才能萬無一失 \ 105

八、工作不懂外包,你就只能自己乾到死 \ 114

九、碎片化學習並不可恥 \ 123

第三章 溝通溝通再溝通——如何打電話發信息

一、機德反映人品 \ 132

二、微信社交啟示錄 \ 144

三、 打電話的最高境界:讓別人聽到你的笑意與和

氣 \ 153

第四章 筆桿子萬歲!——如何寫好公文

一、 幫領導寫好公文,我們自己能得到...

二、 如何用5分鐘大幅提升一篇公文的質量和水

準 \ 164

三、寫好公文的第一要務是做亮標題 \ 169

四、寫實講話稿正文的幾種辦法 \ 177

五、 我們不生產文字,我們只是文字的搬運工 \ 182

六、不再因錯別字挨罵,還得靠這幾條 \ 197

目錄

Contents

VII

第五章 禮多人不怪——如何安排好宴請

一、排排坐吃果果:坐好位置再吃飯 \ 202

二、敬酒時說話的七個法寶 \ 206

三、成為點菜高手,看這一篇就夠了 \ 213

四、宴請如何選餐廳?不光看“好吃” \ 222

第六章 勝利的大會——如何組織好會議

一、通知會議:一個都不能少 \ 228

二、 如何才能提高效率,避免在會海里淹死 \ 235

三、 開一個團結勝利的大會,千萬別忽視這幾個細

節 \ 240

四、開會只信爛筆頭,不靠好記性 \ 247

第七章 欲善其事先利其器——如何高效辦公

一、你根本不懂檔案命名 \ 254

二、你的辦公桌為什麼永遠收拾不乾淨 \ 258

三、一個懶人的計算機資料夾整理懶辦法 \ 267

四、跟上雲時代的步伐吧 \ 275

五、細節決定命運:辦公室郵件六原則 \ 282

結 語 我為什麼要寫一本不裝的職場指南

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