特點
知照函具有單一性和廣泛性兩個鮮明的特點。
1．單一性
嚴格遵循函文一函一事的原則。一個知照函中，只能就一個事項做出知照；但是可以就這個事項的不同方面做出具體闡述。知照函的單一性同樣是對該事項重視的體現，以及確保知照對象能及時準確把握相關內容和要求。
2．廣泛性
廣泛性是指知照函在實際工作中使用廣泛。知照函沒有內容和行文對象的限制，因此可以廣泛運用於各種需要的情況。
對象
知照函的行文對象是與發文機關不相隸屬但有工作聯繫的機關。
由於知照函的內容涉及一些行文對象所不知道的新決定、新內容，所以在寫作中，要比其他同類函件詳細、具體，使行文對象充分理解知照內容的含義。
結構寫作
(一)結構要素
1．標題：一是由發文機關名稱、事由、文種構成，如“××大學關於舉辦五十周年校慶的邀請函”；二是由事由與文種構成，如“關於水務項目投資開放信息的告知函”、“關於××證券股權轉讓的告知函”、“國家助學貸款信息告知函”等；三是直接用“告知函”做標題。
2．主送對象：規範地標註主送單位名稱或者個人姓名。
3．正文：
開頭部分，交代行文的緣由、依據、目的及與告知事項相關的背景情況等內容，要求簡明扼要。
主體部分，明確告知某一事項、工作或活動所涉及的具體內容，如事項、工作或活動的名稱、時間、地點與主題、相關人員範圍，以及其他需要告知的內容等。如內容比較複雜，可分條列項予以說明，便於閱文者一目了然地獲取信息。
結尾部分，常用“特此函告”、“特此告知”、“專此函達，，等專用詞語結束，或者用“竭誠歡迎您屆時光臨”、“再次感謝貴公司一直以來對我公司的大力支持”等表達誠摯期盼、感謝、致意性的語句結束全文。
4．發文機關。
5．成文日期。
(二)撰寫要求
1．知照函的內容要明確、清晰，一函一事，主題單一、集中，篇幅短小，把告知事項說清楚即可。
2．知照函的語言要簡明扼要，措辭得體，不可使用指示性或命令性語句。主要使用說明的表達方式，不對告知事項進行深入的分析與闡釋，重點交代事項的相關信息。
語體特點
知照函的內容一般具有很強的針對性，是對相關機關、單位或團體就新出台的政策、新做的決定等進行知照。因此知照函的語體特徵一般表現為簡潔、明確、平實。
知照函發函的目的在於使相關機關知道新的政策、新的決定或具體事項，以便於工作中注意或者遵守。所以知照函的語言要簡潔明白，使行文對象一目了然，不能有表述不清、重複羅唆的地方。知照函是告知性的公文，只要求知照，不做號召鼓舞或者批評。因此，語言力求平實、明確，用最通俗易懂的書面語言把事項表達清楚即可，不需要寫得多么精彩華麗。
造句技巧
知照函的目的在於詳細具體地告知行文對象新的事項，因此其語言側重明確，易理解。在行文中不能使用雙關語或者容易讓行文對象產生歧義的語言，多使用詞義單一的詞語。
句式安排上，對長短句、整散句的使用要合理斟酌。短句和長句的使用效果有很大不同：短句表意簡約明快，靈活多變，清楚明晰；但是長句表意周密嚴謹，明確精細。因此，在使用中，要注意兩者的合理配合。充分運用短句，適當點綴長句，從而使知照函語意連貫，一氣呵成，錯落有致，邏輯清晰。
通知差異
知照函不同於知照性通知，二者的差異主要表現在：
一是行文的方向不同。知照函的發文機關與收文機關之間不相隸屬，因此知照函屬於平行文；而知照性通知的發文機關與收文機關之間大多是領導與被領導、指導與被指導的上下級工作關係，因此知照性通知多屬於下行文。
二是公文的內容不同。知照函的所側重的內容於告知不相隸屬的機關需要周知的事項，對於是否辦理、辦理方法與要求等一般難以限制，而是由收文單位自行決定；而知照性通知的所側重的內容於告知下級機關需要知悉或辦理的事項，收文單位需要根據通知的內容開展相關工作。
三是公文的作用不同。知照函傳達了需要收文單位知悉的與其業務活動相關的各種信息，具有信息溝通與協調的作用；而知照性通知傳達了上級機關需要下級機關知悉、辦理的事項，具有一定的領導、指導作用。
