內容簡介
為什麼很努力卻沒有回報？為什麼時間花了很多，事情完成很少？為什麼整天忙忙叨叨卻沒有成效？
職場中90%的人面臨最大的問題就是，效率低下！感覺很忙，事情很多，辛苦忙亂一天，結果發現毫無成就感。是什麼原因造成的？不是態度不積極，而是工作方法不對。
如同生活方面有“斷舍離”一樣，職場中也有“高效工作整理術”，能讓你的工作效率越來越高，業績越來越好。
本書是以四個技巧（聽、傳、分、動）為中心，詳細介紹了一種工作高效整理方法。能迅速把職場新人變成職場干將，讓職場人實現“工作越來越少，業績越來越好”的夢想。
快速工作的“四種技能”：
聽：正確聽取別人的話或者是獲取。
傳：將想說的內容簡單傳達。
分：對工作進行有計畫的劃分。
動：使別人積極地行動。
無論在哪個行業、具體做哪項工作，每個商務人士都離不開這四個技能。掌握快速提高工作的效率和質量的方法，你就是最能幹的人！
編輯推薦
讓我們成為被誇贊“真厲害”“真能幹”的人！
將龐大的工作效率化，保證質量地完成！
1、提高工作效率至關重要。
全球職場90%的人面臨的最大問題是效率低下！很努力卻沒有回報，花了很多時間事情卻完成很少，整天忙碌卻沒有成效。這些現象讓人們急需高效工作整理術，提高工作質量。
2、內容為實用而易學的方法。
讀者容易做到與實踐迅速結合。能把學到的內容迅速變成日常工作的行動。而且本書配有大量漫畫，活潑易讀。
3、作者實踐經驗豐富，權威。
作者從事諮詢工作，涉獵領域廣泛，和組織負責人、中間管理職員、現場負責人等各階層的交流與談判經驗豐富。曾專門做新人培訓工作，所寫內容為對一線工作的總結、提升，實用價值巨大。
作者簡介
吉澤準特
在外資諮詢公司擔任日本分公司領導，在專業領域，對從商務到系統的廣泛領域的諮詢工作都有涉獵。
作為項目經理，從事過數百億日元規模的系統運用改善，也從事過許多次組織改革，人才培養的工作。也具有IT服務管理的世界標準即ITILManager資格。
因為業務涉獵範圍廣，和組織負責人、中間管理職員、現場負責人等各階層為對象的交流與談判經驗豐富。曾擔任公司新人進修負責人的職務，十分熟悉對新人的培訓。著作有《熟練掌握架構之手冊》（日本能率協會管理中心）、《熟練掌握商務思考法之手冊》（日本能率協會管理中心）、《良好理解最新會議運營的基本和實踐》（秀和系統）。
目錄
第1章 掌握“工作的鐵則”
Rule是一切工作整理術的基石 003
俯瞰全局後“認準目的” 004
深入研究“了解內容” 008
考慮高效率的順序 011
第2章 把工作分為四步，就可以順利地進行了
所有的工作都可以分為四點 019
正確“聽取”對方的話 021
信息更加易懂地“傳達” 024
高效率地“劃分”工作 027
讓被動工作的人變主動 030
第3章 全面“聽取”
“聽取”技巧的框架和12個技術 037
對方的說法要無條件地接受 039
肯定、重複、換個說法 040
避開誘導詢問 042
聽著對方的話直到最後 044
隨身攜帶筆記本和筆 045
用自己的方式表達後再提問 047
對方的問題要正面回答 049
把對方的主張分成理由和結果 051
養成用英語“聽取”信息的習慣 052
靈活運用海外信息 054
得到的信息分為事實和推測 056
區分理論性研究和主觀性感想 058
明確分出問題、課題、風險 060
注意開口說話的時機 062
使用電話、郵件、聊天軟體 063
第4章 有效“傳達”
提高傳達技巧的框架和10個技巧 071
擁有共同的最終目的 073
意識到“前提/假設/結論”這三部分 074
結論通過前提和安排來展示 076
將要傳達的內容細化並簡化 078
在郵件中一步一步地傳達內容 079
整理改善目標和制約條件 081
直呼名字後再傳達 083
弄清楚各個選項的區別 084
避免“空中戰”，具體地進行確認 086
不製作需要口頭說明的資料 088
對幻燈片資料進行全面的思考 090
郵件只用郵件名就可以傳達 092
保留工作交流的證據 093
第5章 合理“分步”
分步技巧的框架和6個技巧 101
將全部的工作分解為“一個一個的工作” 102
立刻應對不花費時間的委託 104
決定性工作的處理順序 105
熟練套用模擬和數字 107
每日更新ToDo列表 109
對工作所需的時間進行多其一倍的預計 111
理解工作的本質，進行+a 112
要求對資料的大綱進行評判 114
如果調查10分鐘仍然不行，就詢問他人 116
多次進行的工作作程式化處理 118
第6章 積極“行動”
行動技巧的框架和12個技巧 125
確認反對意見，提前制訂對策 127
探尋可以接受的妥協方案 128
投出高球，看對方的態度 130
會議要在決定了目的和目標之後開始 132
不要以模糊的判斷結束會議 133
營造容易提出意見的氛圍 135
從上司的角度考慮應該做的事 136
交代工作的時候傳達委託和期待 138
以對方的意見為基礎探尋妥協方案 139
讓對方說出結論，讓其擁有當事者意識 141
不要讓會議離題 143
配合對方靈活應對 145
實用導向/低風險導向 147
配合對方靈活應對拘泥導向/協調導向 148
議事錄應該在當天率先寫好 150
議事錄要寫得簡單易懂 152
以議題為單位整理議事錄 153
第7章 進一步成為商務人士
專業的基本姿態 161
不要說“做不了” 162
對待任何工作都要有學為己用的姿態 164
不是記住信息本身，而是記住找到它的方法 165
優先記住重要的數字 167
參加會議前考慮參加的意義 168
率先承擔未確定責任者的課題 170
即使沒有根據也要有自信地進行說明 172
委託工作後不要插嘴 173
開會時不要無理由地遲到 175
上班和下班要打招呼 176
身體面向對方談話 178
措辭不要讓人感到不快 179
要注意自己的態度，不要讓對方感到不快 181
積極詢問團隊成員的煩惱 183
能夠談論工作以外的事 184
誇獎別人的時候要添加理由 186
和上司形成有建設性的關係 188
積極的姿態可以打破僵局 189
常常思考“接下來該怎么做” 191
目標是衝刺 192
選擇榜樣，模仿優點 194
在團隊之外擁有導師 196
尋找職場外的團體 197
第8章 隨著資歷的增長而成長
意識到自己不足的部分 205
新入職員時代的榜樣 206
中堅職員時代的榜樣 210
經驗豐富職員時代的榜樣 213
序言
快速工作的“四種技能”
本書是向各位讀者傳達快速提高工作效率和質量的方法論的書籍。
通過本書，希望大家學到的是，對於所有商務人士來說都必不可少的【聽】、【傳】、【分】、【動】這四個技能。
1.正確聽取別人的話或者是獲取信息。
2.將想說的內容簡便傳達。
3.對工作進行有計畫的劃分。
4.使別人積極地行動。
這四個技能本身沒有什麼特別之處。但是，無論是何種工作、職業，都是需要的，99%的工作沒有這四個技能都是無法進行的。
“啊？每天都在工作啊！就算你不說這些……”
我想也有讀者會這樣想吧。但是，請允許我問一個問題。
你能把別人的話聽到最後嗎？你可以簡潔地概括自己想說的話嗎？你可以對工作進行有計畫的劃分嗎？
這只是一個例子而已，嘴上說“當然可以”，但實際上能做到何種程度，這中間會有很大的差別。
可以做到的人無一例外在做的事情都是縮減工作。
我在外資諮詢公司從事工作多年，參加過大小超過幾十個商業計畫，現在不限行業，正在從事IT領域的業務改善諮詢工作。
怎樣將龐大的工作效率化，並保證質量，這是我長年研究的課題。通過不斷參考工作十分優秀的商務人士的做法，我找到的答案是：對工作進行細化與整理。這就是說：
1.將工作使用合適的單位進行劃分。
2.細化之後，對應該做的部分全力以赴，高效地進行。
這個細化的單位，就是之前介紹的【聽】、【傳】、【分】、【動】這四個技巧。例如，如果是聽取對方的意見的話，則要把注意力放在“聽”上，想調整開會時間的話，則要把注意力放在在“分”上。
【鎖定】是可以做到的人和做不到的人的決定性區別。不能進行鎖定的人，對工作的目的和應該做的事情不明確，雖然努力了卻得不到任何結果，很多時候會感到挫敗。
掌握了四個技巧和鎖定後的你，會感到工作的質量和效率都有不可思議的變化。那么，就翻到下一頁，讓我們開始吧。
文摘
所有的工作都可以分為四步
第1章中闡述的“三個鐵則”是在遇到工作時應該有的思維習慣，如果熟練掌握這一能力，就可以接近商務專家了。但是要想對工作的構造有正確的認識，就要做到有自己的節奏，並且可以使工作得以順利進行。
所有的工作都可以分為“工作的內容”和“工作的流程”。因為與“工作內容”相關的事情和與“工作流程”相關的事情的性質是完全不一樣的。並且，也可以分為“針對自己的”和“針對對方的”。因為“針對自己”的工作方式和“針對對方”的工作方式的性質也是不同的。
如果以這樣的兩個觀點作為數軸，就可以整理為：1.正確“聽取”對方的話；2.將信息以更容易理解的方式進行“傳達”；3.更有效率地“劃分”工作；4.推動人“行動”起來。讓我們對工作的進行方法有更加系統化的認識吧。
從第3章到第6章，都是根據這四點進行說明的，但是，在本章中，我在講述具體的技巧之前，對預先想要了解的工作的核心印象進行了整理。
【四個技巧】其一
正確“聽取”對方的話
工作單靠某一個人就可以完成，這樣的人是不存在的。所以我認為在工作中正確地“聽”是最為重要的。
之所以沒有寫作“聞”，而是寫作“聽”，是因為並不只是用模糊的態度去“聽”，而是有必要積極地將對方說的話吸收到自己的頭腦里。
例如，假設從上司那兒得到以下委託。
想為下個月配備到我科室的新職員準備桌子，電話也要一起設定，由你聯繫總務部進行準備吧。
還有，目前新人教育會占用很多時間，大家都要開始忙起來了，同時派遣員工也要來了，已經訂好了他們下周就要過來，所以，也請準備一樣的桌椅。科室內的人員和郵件也要進行交換，為此請將每個人的信箱地址收集一下吧，拜託了。
上司委派你的任務是【下個月配備來的新員工和為了支援工作一起來的派遣員工的工作條件準備】。那么，如果只是聽上司這些話，你能夠把任務完成嗎？
只是【聞】的話，非常遺憾，這個任務是無法完成的，為什麼呢，因為上司忘了傳達最重要的事情。
能夠做到【聽取】的人，就會注意到剛才上司的委託中有兩個情報是缺失的。
第一個缺失的情報是，新入員工和派遣員工的人數，如果不知道人數，就無法判斷準備多少人的桌子才算可以。第二個缺失的情報是派遣員工的姓名，要想取得每個人的信箱地址，至少也要知道使用者的姓名。
如果能做到【聽取】，注意到針對自己應該做的事情所欠缺的情報，那么在這種情況下，你就可以要求提供追加情報，就會省去之後再向上司進行確認的麻煩了。
所有的工作都可以共同地說成為了減少麻煩，使工作簡單化，所以，一步到位地“聽取”是很重要的。
在聽對方說話的時候，要有【發現並積極地獲取對自己來說更深入的東西】這樣的意識。這樣做就可以在掌握了對自己必需的情報後開展下一步的行動，因此，擁有使對方給出意見的姿態是很重要的。
詳細內容會在第3章講到。
我所說的“聽取”並不單指對方的談話，有關資料和郵件也會涵蓋在“聽取”這個分類中。
比如說，想像一下收到了合作夥伴的郵件的情況。印證自己是否可以從郵件內容中得知自己應該做的事情，這一點和聽別人說話的情況是一樣的。最初提到的，委託你準備桌子的上司用郵件發過來要求，如果能夠抓住這一信息，你就會知道需要做的事情還是一樣的。
只是，和可以在當場直接交流不同，郵件多了交換所需的步驟和閱讀時間（等待時間）。這一點，就需要給對方傳送的內容做到精練（短文就足夠），這就需要傳達的技巧了。關於此點，會從下一頁開始進行介紹。
【四個技巧】其二
信息更加易懂地“傳達”
有很多很努力卻收不到回應的人，即便擁有絕妙的主意，也不能使周邊的人明白，很多時候他們會感到很焦躁。
在你的工作向前推進之際，也有過聽到對方說“好難啊，說的事情我不太明白”“你開玩笑呢吧”這樣的經歷，為了能夠理解傳達的重要性，來舉個例子。
A前輩：啊，小B，關於明天企劃案的資料，課長說還要改一下，但是不是說要跟合作方再召開緊急會議，只是就修改處進行一下更新，可以嗎？
B：好的。哪裡需要修改呢？
A前輩：在第一頁的幻燈片裡，雖然對這個產品的優點進行了說明，但是寫得有點兒太死板了。能不能讓客戶的目光更活躍，能夠一下子被吸引呢？
B：額，更活躍嗎？
A前輩：差不多也明白了吧，我要走了，之後的就拜託你了。
對更改後的具體印象在腦海中有充分理解的前輩A，用擬聲詞抽象地進行了說明，認為對方已經明白了。但是對於B來說，A前輩這樣模糊地說明，使他根本就不明白課長到底做出了怎么樣的指示。
不應該這樣做，需要像下面這樣對B進行具體的指示。
在第一頁的幻燈片的上部，寫了三行這個產品的優點，但是現在只有機能的優點的描述，如果這樣做，讀者對於這個產品的優點並不是很容易就有印象，因此，關於使用這個產品的用戶能夠感受到哪些優點，可否換為更簡潔的表達呢？
比如，不要表述為這個是用來做什麼的機器，而是用這個機器的話，使用者會感受到什麼樣的效果，像這樣換種方式的表達也是可以的，當然其他的表達也可以。
像這樣，將應該修改的地方和修改方法具體地列舉出來，A前輩就將自己了解的事實和意圖傳達給了B。
交流障礙主要是因為A前輩和B之間的認識有差別。
必須將自己獨自掌握的情報傳達給對方，這是工作進行的絕對條件。
對方不明白並不是理解能力的問題，雙方為了達到同等的信息水平進行交流，這是非常重要的。因為日本不是個多民族的國家，所以思維的前提就變成了覺得不須特意說明對方也應該能理解。讓我們預先考慮到對方和自己的思維差異，帶有一定程度的距離感來和對方接觸吧。
消除和對方的認識差異有很多的方法，希望讀者注意的事情是，不要一味地期待對方的理解能力會提高。
比如說，在前輩和新人工作交接的這個案例中，前輩想：以前已經告訴過他了，現在不用詳細地說也沒關係吧。但是新人想的卻是：只是零零碎碎地記著，按道理說他應該好好說明和交接一下啊。
如果是自己，要得到怎樣的說明才能理解呢？從這一觀點出發，努力做好傳達，這樣才可以被稱為商務人士。
詳細內容會在第4章中進行說明。
【四個技巧】其三
高效率地“劃分”工作
2003年年末，“劃分”這個詞語成了一個話題。因為擅長工作的人並不是能力有多強，而是具有“劃分”這一能力。
確實，商務人士的劃分能力是很強的，這方面，工作內容的好壞暫且不提；與此不同的方面是，其了解到了工作的時機不同會決定努力是否白費後才開展工作的。
比如說，下面這個對話。
A：下午的報告會要用的參考資料已經印好了嗎？100頁要印50份，擔心趕不上啊。
B：沒問題的，是會花費時間，但是從一早就開始準備了。
A：謝謝！啊？這個資料的背景幾乎是全黑的，字就看不見了啊。
B：啊？黑白模式列印的，所以字是黑色……
A：唉，已經沒有重印的時間了，這些也用不了啊！
A前輩的工作資料，因為B錯誤的列印設定，無法在重要的報告會上提出來了。對於A前輩來說，努力未見天日就被雪藏了，是難以忍受的。但是，這件事單單就是小B一個人的錯嗎？如果對列印狀況的確認時機再提早一些，就能及時發現錯誤，然後重印了啊。所以，對於自己的工作，A前輩耽誤了狀況確認的時機。
只注意到了工作內容是無法進行工作的，還要知道以何種順序進行組合，如何才能做到有效率，對這些因素的考慮都是必須的。
如此說來，做主菜、副菜、湯的烹飪節目可以稱為優秀統籌工作的代表了吧。先確認要做什麼樣的菜，然後準備所需的食材，切好燒好，用合理的順序進行調理，從而完成最終要做的菜品。否則，太過於著急則會有所失誤而不好吃，錯過時間又會導致燒焦無法食用了。
對工作有效率地進行“劃分”，這也是一個【俯瞰全局，對各個工作的組合順序進行考慮】的印象。無論是什麼樣的工作，首先考慮邁向終點最合適的路線吧。
並且，在對工作進行“劃分”的時候，有一點必須意識到，那就是【遵守期限】。
試著考慮一下最初的A前輩和B的對話吧。
在這個對話中，最基本的如果【A前輩的做好資料】一事不完成，【B列印資料】一事就無法進行。
因此，以B的所需時間為前提，設定A前輩的期限，並遵守這個期限。如果A前輩的期限無法完成，B的準備也就徒勞了。
以做飯為例，就跟焯好面了卻沒有把碗準備好的情況是相似的。焯面的行為是以直接裝進碗為前提的，但是如果沒有準備好碗，面就會不斷吸收水分被泡糟了。
為了不使進行的工作徒勞而終，確保遵守期限的分配是要必須執行的。
詳細情況會在第5章中進行闡述。
【四個技巧】其四
讓被動工作的人變主動
為了使整理工作的流程更具效率地推進，我們應該清楚：【管理和自己有關的課題的優先度】是“劃分”的目的，但是在跟別人相關的課題的基礎上進行對應是很有必要的。這樣的情況怎么辦呢？
小B：昨天的會議上，希望C主任做一份客戶方負責人的一覽表。周五之前您能做好嗎？
C主任：是我沒出席的會議啊？私自作決定真是很麻煩啊。這個月給客戶的跟單也是一堆啊，小B，你代我做一下可以嗎？
小B：那個，我拒絕了別的作業，要接受C主任的部分真是很難啊。
C主任：但是對客戶的回應如果推遲了，誰來承擔這個責任呢？所以只能由小B你來做了啊。
這是委派工作被拒而堅持委派的對話。擅自使用力量關係是可以強制執行的吧，但是在立場對等的情況下，確認強制安排未能達到預期結果的情況也是有的。
在自己這一方無論正確處理多少課程，但是不得到對方的協助就無法進行的工作是很多的。所以，只要稍微知道一點【讓人主動去做】這個工作的訣竅，就可以讓人更用心地去工作。
【讓人主動去做】這件事，可能會有不太好的印象。但是我如果請對方做同樣的工作，我會考慮怎么才能【讓對方快樂地工作】，讓對方主動工作。
就比如小B和C主任的對話也是一樣的，如果B把理由告知對方，就會有不同程度的進展了。
