背景福州
清單式管理最初是為了配合《 ISO9001中國式質量管理》的實施、由日出東方管理諮詢有限公司首創而推出的支持性管理工具，由於它突出了全面提醒、細節提醒等特點和簡單實用，後來慢慢延伸至推廣至整個項目管理、並滲透到企業管理的方方面面，被越來越多的管理層所接受。
定義
所謂清單式管理，是指針對某項職能範圍內的管理活動，分析流程，建立管理台帳，並對流程內容進行細化、量化，形成清單，列出清晰明細的管理內容或控制要點，檢查考核按清單執行。它方便快捷報地反應出動態化的痕跡，能追溯到整個管理過程的來龍去脈。因此，清單式管理又成為台帳式管理、流程式管理、矩陣式管理。針對不同的管理項目、管理對象、管理內容，有以下不同的表現形式：
清單式管理的表現形式
台帳式
如人力資源要建立《員工花名冊》，設備管理要建立《設備台賬》、《工具量檢具清單》，採購控制首先要建立《供應商清單》、《材料清單》和《採購清單》，銷售部門首先要建立《顧客清單》、《契約登記分類明細表》，綜合部門首先要建立《檔案總清單》、《受控記錄總清單》等。管理涉及到方方面面，如何理出頭緒，不至於打亂仗，首先就要把各類台帳建立清楚，這也是清單式管理的基本功，沒有其它的捷徑可走。
檢查表式
如在《巡迴檢查保養清單》上，可以建立整個井場的所有設備名稱、保養點、保養時間、何時保養、保養到什麼標準都十分清晰地列了出來。由於細化到了最小單位。設備需要保養時，各個崗位上的員工只需要根據清單上列出的部位進行保養即可，既不會出現遺漏，又可以讓每個關鍵環節都得到有效保養。
總結式
總結式說白點就是中國人喜聞樂見的“一 二 三……”。如某部門職責有“一 二 三……”。 每天上班做的第一件事情是“一 二 三……”。交接工作是應交付的清單“ 一 二 三……”。工作總結好在哪“一 二 三……”。差再哪“一 二 三……”。
總結式在制度規定的描述上，表現為簡明扼要的指明問題的關鍵和核心所在，具體，確切，擊中要害。如“四無”是：車間必須做到無垃圾、無雜物、無閒聊人員、無亂放成品半成品。“五不走”是：當班任務不完成不走、設備不擦淨不走、材料不放整齊不走、工具不清點好不走、現場不清掃不走。
可追溯式
在清單的動態化管理中，對於量化的數字型變動情況，採用中國人比較習慣的打“正 正……”號，以跟蹤反應適時的狀態。
對於檢查類清單，採用中國人比較習慣的、且簡單而高效的打“√”、打“×”法，以跟蹤個反應工作執行和檢查時的狀態。
對於管理過程中存在的疑問、或需要溝通、或有待於進一步觀察的問題，用“※”、“◎”、“#”、“☆”等符號予以標識，以提醒管理者此項工作下一步需要的動作。
對於涉及多部門管理清單，或需要輸出後進行信息傳遞的，採用部門/崗位矩陣圖法，以跟蹤個反應各部門/崗位在工作協調和配合的狀況。
清單式管理的特點
清單化管理的核心是超前，它突出全面提醒、細節提醒等特點和簡單實用。對全面提高員工技術素質和操作能力，提升綜合管理水平有指導和督促作用。
清單式管理是時代對管理信息化、全球化和高新技化的要求，每一個組織都要面對大量新的複雜問題的挑戰。而面對挑戰就要清晰地了解問題，對管理領域和項目心中有數。許多組織被淘汰就是因為對問題沒有清晰的認識和把握。因此採用清單式管理，是現代管理的最基本的一個環節。建立清單式管理也是鏈式學習和點式管理的一個環節。列出各類管理問題的清單是為了研討問題。有效的做法是把問題清單交給員工，讓他們圍繞焦點、難點問題，自由自願地成立各種研討小組，按照平等、民主、自由的方式研究問題，找到管理項目的辦法。
清單式管理是針對某職能部門的一項管理，建立“動態式”的管理控制清單，以隨時反應該項目管理目前的變動狀態，並且，其最大優勢在於方便追溯、實現可追溯性。
正因為清單式管理，一般是不需要傳遞的，因此一般也無須走審核、批准等複雜程式，也因為它能“動態式”的反應出管理的中目前的狀況，在需要供內部、外部傳閱時，隨最新版本列印輸出。
管理最大目的性，一是實現可追溯，能從中分析出管理過程中的蛛絲馬跡，好在哪？差在哪？為自己的工作持續改進提供信息和線索。二是如何使某項管理能做到井井有條。 弄清楚了這兩項目的性，等把管理的靈活性也就慢慢就培養出來了。管理水平的提高，自然水到渠成！
意義
我國組織貫徹ISO9001標準本身就是在與國際接軌，如果用變形的形式主義做法，作為推動ISO9001的動力，必然事與願違地誤入歧途。只有立足於實際並能推動“ISO9001中國式質量管理”的有效性，才能具有可持續推動發展的基礎；貫徹ISO9001標準才能為組織的發展產生作用。
