檔案管理程式

4.1檔案分類 4.5檔案的使用 4.6檔案的更改

1．目的
對與公司質量/環境體系有關的檔案和資料進行控制，確保各相關場所及時得到並使用檔案的現行有效版本。
2．範圍
適用於質量/環境體系有關的檔案控制。
3．職責
3.1 總經理負責批准發布質量環境管理手冊和質量環境程式檔案。
3.2 管理者代表負責審核質量環境管理手冊及質量環境程式檔案。
3.3 行政專員負責編制公司管理制度；體系維護專員負責組織編制質量環境管理手冊、程式檔案，編制《受控檔案清單》，並及時更新，負責各類體系檔案的歸口複製、發放、回收、銷毀和歸檔管理。
3.4 品管部負責組織編制工藝、技術檔案和各類作業指導書，並經管理者代表審核。
3.5 各部門負責控制本部門適用的有關檔案，同時報體系維護專員備案。
3.6各部門負責人負責屬本部門適用檔案的簽收和貫徹實施，編制本部門適用的《受控檔案清單》。
4．程式
4.1檔案分類
4.1.1質量環境管理手冊；
4.1.2質量環境程式檔案；
4.1.3作業指導書；
4.1.4 技術檔案：QC工程圖、化驗標準、工藝標準；
4.1.5 管理制度、管理職責；
4.1.6記錄表式及外來檔案或資料（如國家或地方法律、法規和其它要求等）
4.1.7 外來檔案包括適用的產品標準、法律法規等檔案。
4.2 檔案的編制與批准
檔案應按其使用範圍和性質，由其相應的管理者審批後生效。審批人應就檔案的充分性和適宜性進行評價，如檔案的功能、便於使用、所需資源、方針和目標、與管理知識相關的當前和未來的要求、檔案體系的水平縱向對比、公司與顧客、供方和它相關方的接口等等。必要時，可採用會簽或會議方式予以溝通，確保檔案的使用者都能理解和得到相應的檔案。
4.2.1檔案審批和發布許可權(一覽表)
4.2.2其它需以公司名義發布的檔案的審批許可權由體系維護專員確定。各部門自行發布的非質量/環境體系有關檔案由各部門領導審批，但應報行政專員備案。
4.3 檔案編號按 《檔案編號規定》的有關規定執行。
4.4 檔案的發放和領用
4.4.1 檔案發放前，由分發部門視發放對象和目的，分受控檔案和非受控檔案。受控檔案應加蓋紅色“受控”印章，並註明分發序號後發放。檔案領用人應在《檔案發放/回收登記表》上籤收。
4.4.2各部門應宣傳貫徹或傳閱受控檔案的內容，及時使有關人員了解檔案內容。
4.4.3檔案因破損嚴重影響使用時，使用者應向發放部門辦理更換手續，交出破損檔案，換髮新的檔案。
4.4.4 受控檔案不得隨意自行複印。檔案因丟失或其它原因（如提供給顧客、供應商、認證、諮詢機構）而需申請領用時，由申請人填寫發放記錄，發放部門核准後發放；提供給
顧客等相關方的檔案，不加蓋“受控”印章，不做更改（換）控制，但必須做好發放記錄。
4.4.5 受控檔案的使用人因工作崗位變動時，其使用檔案按如下方式管理：
a) 在本公司調動到性質相同的崗位，保留原使用檔案；
b) 調出本公司或調到與原崗位無關的崗位時，原使用檔案由發放部門收回或作出相應的調整。
4.5檔案的使用
4.5.1 所有場所使用的有關檔案應是現行有效的版本。
4.5.2 所有檔案使用人應經常查閱《受控檔案清單》和本部門適用的《受控檔案清單》，了解檔案的現行修訂狀態。
4.6檔案的更改
檔案更改時，由更改申請者填寫《檔案更改/廢止申請單》，按原審批程式批准後進行更改，並將更改後的正稿及相應的檔案交至發放部門，由發放部門按原發放單位進行發放，同時收回相應的作廢檔案並在《檔案發放/回收登記表》上作相應的記錄。
4.7 檔案的管理
4.7.1 本公司的檔案以書面形式為準。
4.7.2 任何人不得在受控檔案上亂塗亂畫亂改，不準私自外借，確保檔案的清晰、整潔和完好。
4.7.3當組織機構、職責和許可權調整，檔案控制部門應組織對檔案適宜性的評審，確定是否修訂，修訂檔案應重新履行審批。
4.7.4與質量/環境體系相關的檔案都必須分類存放在乾燥、安全的地方。
4.7.5各部門檔案由本部門負責人保管，體系維護專員每季對各部門檔案保管情況進行檢查。
4.7.6 對受控檔案，各部門負責人應及時填寫本部門的適用《受控檔案清單》，並及時按需更新。
4.7.7 體系維護專員匯總填寫《受控檔案清單》，並及時按需更新。
4.8 檔案的作廢與銷毀
4.8.1所有失效或作廢檔案由原擬制部門通知發放部門，發放部門檔案管理員按原發放清單逐一收回並記錄於《檔案發放/回收登記表》。
4.8.2 作廢檔案的原稿上加蓋“作廢”印章，保存於發放部門，不作銷毀,其餘副本作廢檔案，由發放部門填寫《檔案更改/廢止申請單》，經由原檔案批准部門批准後，作統一銷毀處理。
4.8.3作業現場不準保留“作廢”檔案。其餘留用的作廢檔案，經檔案管理部門負責人批准後，由檔案管理人員加蓋“作廢”印章後方可保存參考。
4.9 外來檔案的管理
4.9.1 收到外來檔案的部門,需識別其適用性,並控制分發,以確保其有效性。
4.9.2 體系維護專員負責收集質量/環境適用法律、法規與其它要求的最新版本,統一編號,加蓋“外來檔案”印章,分發到相關部門使用,並把舊標準收回。
4.9.3各部門要把與質量/環境體系有關的外來檔案填入本部門適用的《受控檔案清單》里。
4.10 檔案歸檔
需要歸檔的檔案，由檔案室按《記錄管理程式》有關要求，進行分類、編目、歸檔。
4.11作為原始記錄的檔案應執行《記錄管理程式》。
5． 相關檔案
5.1 《記錄管理程式》
5.2 《檔案編號規定》
6．記錄
6.1 《受控檔案清單》
6.2 《檔案發放/回收登記表》
6.3 《檔案更改/廢止申請單》
7．章印
7.1 受控檔案章
7.2非受控檔案章
7.3外來檔案章
7.4作廢檔案章
7.5存檔檔案章