簡介
機要工作即做好涉密檔案的管理工作，要認真完成機要檔案及傳真電報的閱辦，做好機要保密，其中機要檔案的傳閱、辦理都是有嚴格規定的。所以，機要工作人員務必保守機密，做到不該透露的絕不透露，不該說的絕對不說。同時，還必須注意時效性。收到檔案後，首先要注意傳遞檔案的時間，避免發生檔案傳遞不及時的錯誤。這就要求工作人員熟悉領導之間的分工，了解各部門及其分管領導的工作規律和時間安排，準確領會領導指示精神，掌握檔案的急緩程度，機動靈活，掌握時機。
因此，機要工作在要注意做好檔案的傳閱管理登記工作，及時將傳閱完的檔案收回，按順序分類，確保檔案安全。
收文辦理
收文辦理是比較完整、獨立的事，主要包括簽收、登記、擬辦、請辦、分發、傳閱、承辦、催辦等環節。其基本要求是準確、及時、安全、保密。
公文簽收
簽收工作要求認真細緻、不可馬虎大意。根據送件簿或送件清單的記載逐件檢查，看看是否發給本單位的，封皮編號是否與記載相符。清點函件總數是否和清單數一致。檢查收件有無破損、數包、被拆現象。有上述現象要查明原因，作適當處理，並在對方送件簿上註明，必要時報告本部門負責人。經清點、檢查無誤後，方可在送件簿上或清單上籤字，註明。
拆封
（1）要小心剪封，以免損壞封中檔案。
（2）要檢查封內檔案是否取淨，避免遺漏檔案。
（3）要檢查檔案是不是給本部門的，如有寄送錯誤，應及時退回來件單位，以免誤事。
（4）要檢查檔案上的主送（包括抄送）單位，來文單位與封皮所寫的是否符合，如不相符或無法判明的，應把封皮附在檔案後面備查。
（5）要檢查落款處有無漏蓋公章。如有漏蓋，一般件退回重蓋，急件可立即通過電話聯繫，證明無錯後，一邊處理，一邊要求來件單位蓋章補報。
（6）要檢查檔案附屬檔案是否齊全，如漏掉附屬檔案或附屬檔案不全，應通知來件單位補全，待附屬檔案齊備後，再行處理。
（7）來件如未裝訂、拆封當時要整理好，以免一個完整檔案誤分兩處。
（8）要檢查檔案落款日期，沒有日期的，要根據封皮郵戳補註日期；有的雖有日期，但離收到日期甚遠，遇到這兩種情況，要把封皮附在檔案後面備。
（9）封內有檔案清單的，應對照清單核對，封內有回執的應在回執單上籤收並將回執單退回來件單位。
登記
登記是一項重要的基礎工作。
（1）登記形式有簿式登記和聯單式登記兩種，各單位可按實際情況靈活使用。
（2）登記範圍：一是上級機關或上級主管業務部門來文（包括主送件和抄送件）；二是直屬下級機關的請示、報告；三是其它機關單位商洽工作，需要簽發的來函等。另外，具有機密等級的內部刊物、資料，可以另備簿登記，不與公文混登在一起。
（3）登記項目要求簡明、實用，既不要過繁，也不要過簡，收件登記的項目主要有：編號、成本日期、來文號、來文標題、主送機關、份數、收文日期（清辦意見，擬辦意見）、分送範圍、緩急程度，催辦情況、辦理結果等。
（4）登記要求：一要安全，主要項目要逐數登記，不能隨意刪減，來文單位兩個以上的不能少登記一個，標題要完整。二是準確，來文單位要用標準的簡稱，而且要一致。三要細。收到特急件、重要件的時間應登記月、日、時、分。催辦情況，每一次都要把時間等情況記錄登記清楚。
（5）登記要求字跡清楚，不僅自己能辨認，別人也能看懂，便於查找。
（6）登記後要在檔案右上方編號，或及時用檔案處理卡編號，便於檔案運轉、查找。
（7）在做好登記的基礎上，依據平時的登記，定期制文統計工作，及時向單位部門領導反映公文處理情況，做到上下心中有數。
傳閱
（1）為了有效掌握傳閱檔案的行蹤和去向，必須設立傳閱登記，作為組織傳閱的手段。
（2）組織傳閱方法。工作人員作為中心點，各傳閱對象收、退檔案都直接與中心發生聯繫。組織傳閱，它既可有效地控制檔案等行蹤去處，防止檔案丟失，又可隨時合理地調度閱文次序，提高傳閱效率。
（3）組織傳閱的原則是急用先看。一般要照顧主要領導、主管領導、主管部門先看，然後再送其他領導和其他人員。
（4）特急件，絕密件要專送，減少中轉環節，以免費時誤事，還有得保密，密級以上檔案不得帶出黨政辦公室。
（5）建立閱文室。有關閱讀對象應儘量到閱文室閱讀檔案。建立閱文室既可減少往返傳遞時間和手續，又有利於安全保密，提高閱文效率。
（6）傳閱要把前、掃後，儘量加快傳閱速度，上班前要把傳閱件及時送出，下班前要及時收回傳閱件。
公文辦理
（1）對辦件設立辦件登記簿，領導批示意見，部門辦理意見或處理結果，送出、結理日期，逐一登記備案。 （2）對辦件實行催查制，凡辦件，特別是急件，要件，要定時檢查，落實情況。
（3）在辦理辦件過程中需要提供的有關檔案、材料，要積極為有關部門提供相關檔案材料等。
（4）在辦件過程中出現上下級或部門之間意見不一致時，要及時向領導反饋情況，使問題圓滿解決。
（5）辦件處理結果，及存在的問題，要及時或定期向領導反饋情況。
保密保管
公文的登記制度
公文的收、發、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等每個一環節都應嚴格執行登記制度，把好多遞關口，做到環環有手續，件件有著落，收發檔案要分類登記，秘密檔案要單獨承辦和專櫃保管。
翻印、複製
秘密以上檔案，公文下級機關不準翻印、複製上級機關的秘密檔案（公文）。除非根據有關規定，或得到批准。
複印檔案
複印檔案必須經過請示，得到審批，複印件按原件要求管理。
傳閱秘密檔案
傳閱秘密檔案，應由機要人員或指定人員統一掌握，非經批准，不得擅自擴大秘密、檔案閱讀範圍。閱讀秘密檔案要在黨政辦公室或閱文室進行，傳閱和借閱的秘密檔案，嚴格堅持分別登記，簽收的制度。當麵點清，簽字、不搞“信用”交接。領導同志和各部門閱辦的檔案，直接與機要人員聯繫，不互相傳遞，秘密檔案不在外過夜。
郵寄與傳遞
秘密檔案不準通過變通郵政郵寄，不準在普通的傳真機上傳遞。機要通信人員在外出遞送秘密檔案過程中，不準辦理與遞送無關的事。堅持專程取送。
攜帶外出
外出工作，必須攜帶秘密檔案的須經領導批准，並辦理登記手續。同時還要採取安全措施。
秘密檔案的存放
秘密檔案必須存放在有安全保障的地方，並經常檢查保管情況（要有文櫃、文櫃應有安全措施）。
清查清退制度
各單位、部門都應對秘密檔案建立清查，清退制度。堅持秘密檔案每天一收交，每周一清理，每月一核對。每天下班前，收發給領導和各單位的檔案，該收的都收回來，每周末下午，對一周內經辦的檔案全面清理一次，月底本月內經辦檔案按照收文簿，全面核對一次。如發現丟失現象，要及時追查處理。
銷毀
銷毀秘密檔案和其他公文，必須經領導批准，造冊登記。銷毀檔案時要對現場嚴密監護（有二人以上）必須銷盡。對銷毀過程監護人等要登記在案。
清退和立卷歸檔
（1）按照上級有關規定，做好每年度公文（檔案）清退移交工作，按時、如數上交要求移交的上級檔案。如有遺失，要寫出書面報告。
（2）根據檔案材料歸檔的範圍，協同檔案室做好每年度檔案材料歸檔立卷工作。
