簡介
校友會的工作職責主要有: 收集校友資料, 溝通校友感情, 培養管理各地分會, 完成有關刊物的製作及發行等工作。 隨著高校人數的不斷增加, 辦學種類的不斷變化, 校友數據越來越多,校友管理系統的適應了新時代的要求。
功能
一、校友會網站系統
實現信息共享，資源互用，充分調動校友的積極性和熱情，加強網站的互動性，成為學校和校友溝通交流的紐帶。保護教育信息化的投資，利用網路在教育機構之間、教育機構內部、教育者和校友之間的信息傳遞，有效的保證校友們的“組織性”。
1） 校友會信息的採集、處理、傳播、檢索：
系統具有完善的功能體系，包括：文章、下載、圖片、留言板、信息採集等主功能模組，廣告、公告、調查、友情連結、網站統計、用戶、WAP、RSS、模板管理、資料庫管理等通用模組。其中每個模組又包含若干個子模組，整個系統由幾百個功能子模組緊密結合而成，構建出強大和完善的功能體系。
2） 無限級欄目分類功能
便捷的專題功能令您可以將信息進行任意分類。網站的每一級分類都支持無限個欄目和無限個專題，您可任意發布專題新聞或校友活動。
可批量移動不同的欄目、不同頻道間的信息，加快信息處理效率。系統提供的發布與簽收文章的功能可輕鬆地實現信息簽收功能。。
3） 智慧型化的信息採集
實現海量網路信息的採集和組合，為您提供最豐富的信息來源。
採集系統與學校網站、校友互動平台所關聯，將校友互動信息有效數據採集出來，並保持數據之間的邏輯關係。採集系統可以將校友活動內容、校友投稿、校友話題討論、校友調查問卷等信息單獨採集出來，分別作為欄位存儲在系統中，並無縫組合形成自身的網站信息。
4） 系統提供了快速強大的搜尋功能
能根據文章標題、內容、作者、錄入者等類別的關鍵字快速查找到您所需要的信息。作者管理、來源的管理、會員收藏夾、個人文集、信息評論等功能靈活滿足網站用戶對信息顯示、收藏等管理需要和互動。
5） 留言反饋
管理員在意見反饋箱的管理後台可以對校友發表的言論進行系統的管理。在意見反饋箱上，任何人都可以發表意見，但也不能防止有人發表一些惡意的言語，針對這種情況，管理員可以對這一類的言論進行刪除和設定自動禁止。
二、校友會資料庫系統
校友數據少則10萬多則上百萬，數據處理速度是考驗系統性能的最大難題，可以通過Excel檔案批量導入、批量修改數據；自定義主表、附屬表及任意欄位數據導出功能；多層次欄位排序、層級篩選、分類查詢、統計功能；任意關鍵字搜尋、篩選數據，計算；方便工作人員隨時查詢、調用、管理校友數據。
校友動態數據系統可以同網站端匹配，在網站上發布需要校友更新的欄位，方便校友線上更新個人信息；可以同網站調查問卷相對應，調查統計數據自動歸類；便於補充和整合校友數據，形成有組織、有價值的校友數據保存並且有效的利用起來。
一鍵定時群發手機簡訊、電子郵件、線上訊息、傳真, 定時傳送生日祝福、節日賀卡、校友電子刊物等；
萬能模板列印功能，支持調用資料庫內的所有欄位，支持自定義、設計各種模板，選擇調用校友數據，一鍵列印完成；
1) 校友數據管理
校友數據分為在校生數據管理、校友數據管理、教職工數據管理、校外導師數據管理、重要校友數據管理五個分類管理。根據學校的管理需要，可以再增加工會會員、黨員、團員等多個分類進行管理。
2) 校友信息維護及線上更新
校友數據的的創建和獲取功能、存儲和管理功能、實現對校友數據實時的信息維護，包括批量導入或修改校友數據、增加、刪除校友數據、校友登入網站管理、校友信箱激活管理、校友身份認證管理、重要校友管理等。提供字典設定功能，可任意增加刪除校友的數據類型。
3) 校友數據導出
所有查詢結果可以導出為Excel檔案，系統可以設定導出的欄位，可以設定最佳列寬。
4) 定時群發簡訊、郵件、傳真、站內訊息及接收郵件
系統提供一鍵定時群發簡訊、電子郵件、傳真、站內訊息功能，選擇要傳送的多個校友數據後用滑鼠右鍵即可實現電子郵件群發，支持存為模板功能，支持調用資料庫欄位內容。
5) 校友查詢、顏色標記
校友少則十萬多則上百萬，數據的查詢功能非常重要，南北兄弟校友管理資料庫系統提供：模糊查詢、去重查詢、組合查詢、分類查詢、層級篩選查詢、分類篩選等九種查詢模式操作簡單方便，支持所有類似Excel的功能。
可以對校友數據進行顏色標記，支持所有字典型欄位，通過顏色標記，可以快速找到需要的信息。
6) 圖表統計
系統提供多種圖表統計形式，統計結果可以輸出、列印。
7) 附屬表
系統可以對任何一個附屬表進行查詢、修改、列印、群發簡訊、群發郵件、群發站內訊息、群發傳真等操作。
8) 萬能模板列印
系統提供萬能模板列印功能，可定製設計及列印各種模板，如：信封模板、感謝信模板、捐贈證書模板、聘書模板、胸卡模板、桌牌模板、賀卡模板等，工作人員可以方便選擇要列印的模板，一鍵列印完成。
9) 用戶許可權管理及群組管理
系統可以靈活設定多級群組功能，群組可以設定相應許可權：對管理員公開、對校友公開、只有自己可看，群組可以設定發布在各級校友社區。 提供任意自定義功能的許可權管理模式，先根據需要將設定不同的許可權組，然後再給用戶賦予某個許可權組功能，以實現快速許可權設定。
10) 系統初始設定
系統初始設定可以設定群發功能、顯示規則、系統ID規則、自動登入規則、網站信息等進行設定，實現系統自定義功能。
11) 動態資料庫設計
系統提供實時動態資料庫設計功能，可以對資料庫主表、附屬表及相應的欄位進行設定，可以對每個欄位許可權進行設定，可以將欄位發布在網站，可以進行索引及排序。
12） 可無限擴展的數據系統
系統通過了全球ID標準認證，各功能擁有標準的接口，可以無限增加新的應用程式，以滿足校友會發展的管理需求。
當校友會的需求發生變更時，工作人員只需要實時修改相應的配置，系統就會自動調整更新，不再需要二次升級開發。
三、校友網路互動平台
校友網路互動平台整合校友資料、增進校友感情、培養和管理各地分會，引導校友活動，凝聚校友資源。促使校友繼續與學校保持互動，實時感受來自母校的問候和溫暖，藉助龐大的校友網路，形成強勁的共榮共進、互助互幫、情感及經驗交融的校友“圈子”。
提供各地校友分會(同學會)管理功能，將分布在各地的校友合理組織起來，根據各高校校友會現狀，建議為分6+2級組織形式：即【校友總會】、【地方校友會】、【行業校友會】、【院系校友會】、【院系地方校友會】、【院系年級校友會】+【班級】、【校友個人網站】這6+2級組織：通過網際網路建立起一個遍布世界各地的校友網路；實現校友聯誼管理。
1. 找回校友
由來已久，學校總是處於“培養一批學子，丟失一大批校友”的窘況之中，北軟科技總結了國內外高校使用系統的經驗，整理出一套可行的找回丟失的校友數據方案。
收集現有校友數據：
通過學校已有系統來收集在校生及畢業生數據（如教學系統、就業系統、離校系統等），和校友分會等校友組織收集校友數據。
根據收集到的現有校友數據情況，採用不同的找回方案：
1、 是有數據有聯繫方式的：
可以通過系統將校友的登入信息直接發給校友（電子郵件、簡訊、信函）,校友通過獲得的登入信息直接登入系統。
2、 有數據無聯繫方式的：
可以通過驗證身份的形式，校友首次登入需要輸入：姓名、性別、生日、證件類型及證件號碼、手機號、電子郵件六個必須的信息。
3、 第三種是無數據無聯繫方式的：
系統提供三種解決方案:
一是通過建立班級聯絡員體系，通過班級聯絡員批量完善本班校友信息。
二是通過本班校友發出邀請給未登入的校友完善校友信息。
三是通過校友線上提交註冊個人信息，由管理人員手工核實的方式完善校友信息。
2. 校友溝通平台
具有校友申請、找回校友、校友信息導入、校友管理。並將SNS作為核心套用與其他套用互通互聯，提供九種校友查詢模式，操作簡單快捷，方便用戶迅速找到感興趣的人，校友間的互動和交流.
3. 圈子系統
用戶可以通過圈子認識和結交具有相同興趣愛好的人，發揮集聚效應。擁有創建群組，邀請好友，多人群聊，發表新帖，檔案共享，成員管理等基本功能，並具有完備的後台許可權配置，可自由把關群組審核，方便維護良好的溝通環境。
4. 活動功能
校友組織及校友個人可發布大型活動和私人聚會，具有活動發起、線上報名、邀請好友參加、上傳活動照片、線上交流等相關功能。 管理者可開啟/關閉活動審核功能。可向參加人員傳送站內信或簡訊形式的活動通知。使校友隨時了解校友會舉辦的校慶活動、植年返校等相關活動信息。
5. 線上調查
具備問卷調查管理模組，可以面向校友、教師等不同網站對象發布不同的調查問捲來收集各種意見反饋，並且調查結果還支持以圖表方式直觀查看。
6. 校友服務系統
安全實用的校友服務模組，校友捐贈、校友刊物、招聘求職、供應需求、資源下載、校友優惠、線上投稿等功能一應俱全。
7. 校友會分會及在校生組織管理
將分布在各地的校友合理組織起來，共同發展。根據各高校校友會級別，將校友會組織分為：校友總會、地方校友會、行業校友會、院系校友會、院系地方校友會、院系年級校友會及班級社區。
8. 廣告專題運營功能
靈活的廣告開關機制，自由調整推廣優先權；實時修改廣告展示方案，自主定義廣告排序，在滿足廣告主需求的同時提高自身的收益。
9. 海量套用
靈活、可擴展的套用機制和接口，可以對接上百萬的應用程式，能夠滿足不斷發展的需要。多款實用套用組件，任意添加、刪除、升級。
10. 個人空間
校友能夠任意定製套用模組的個人空間系統，在個人主頁展示個人相關信息、認證等級、所屬組織、日誌、相冊、圈子、供求信息等，更加全面的展示校友的站內動態。
11. 線上捐贈功能
捐贈系統可以發布系列的捐贈產品，比如綠樹冠名認捐、報告廳座椅冠名認捐、年度心意捐贈等，校友可以方便的選擇捐贈產品，隨時通過本人在網上的各個帳戶來支付捐贈款項。
線上捐贈功能，支持多個支付網關，系統會生成捐贈證書或相應榮譽，學校可以通過郵寄或者其他方式來表達校友會對其捐贈的感謝，校友能體會到母校對其捐贈的重視和感謝，從而加深校友和母校的關係。
12. 線上支付功能
系統提供了完美的收費體系，可以扣虛擬幣或線上付款等方式，對相應的版塊（如：活動發起、報名，校友捐贈）提供線上支付功能。
校友賬戶記錄所有的消費明細和資金明細操作。也可設定通過充值、發表信息獲得虛擬幣。 內置多家線上支付平台的接口，讓您的網站輕鬆實現線上支付功能。
意義
使用現代化的軟體進行校友管理, 可以極大的方便校友會的日常工作, 保證數據的一致性, 及時性, 增進校友會與校友之間的交流溝通, 及時的傳達學校,校友會的通知.
廣泛適用
聯合會、協會、學會、基金會、專業委員會、研究院等正式NGO組織，校友會、俱樂部、車友會、歌謎會、球謎會等聚會興趣組織，會員卡服務、商業網站會員、企業網站會員等SNS套用服務。
